Calendrier Général

Découvrez le calendrier pour suivre vos événements et vos tâches

Votre calendrier

Le calendrier vous permet de visualiser tous vos événements en cours et passés, de filtrer par date, statut, suivi etc. 
Il a été entièrement conçu pour être accessible et adaptable à tous les appareils : ordinateurs, tablettes, smartphones, etc.

La version présentée ci dessous a été lancée en MARS 2023

1/ Où trouver le calendrier général ?

Retrouvez votre calendrier synthétique avec vos événements et vos tâches dans l'onglet 'Calendrier' toujours visible en haut à droite de l'écran

Votre calendrier "général" apparait dans l'onglet calendrier : 

La couleur associée à chaque créneau correspond au statut du suivi de l'événement : cliquez ici pour en savoir plus

Votre calendrier est également accessible depuis votre tableau de bord : consultez cette page pour paramétrer cette information

 

2/ Affichage des différentes vues du calendrier

Vous pouvez afficher la vue du calendrier par jour, semaine, mois, année ou agenda : 

Pour en savoir plus sur toutes les vues du calendrier, cliquez ici : vous aurez un détail de la vue par jour, par semaine, par mois, par année et par agenda

 

Cliquez sur AUJOURD'HUI pour accéder directement aux événements qui se réfèrent à la date du jour : 

 

3/ Utiliser les fonctionnalités du bloc latéral gauche

Vous pouvez afficher ou masquer la barre latérale de filtres en cliquant sur les 3 petits points : 

Calendrier-barre-fermée-v2.png

Cela vous donne accès à beaucoup de fonctionnalités et de filtres qui sont toutes détaillées dans la page des filtres du calendrier

3-1/ Afficher les événements par utilisateurs 
3-2/ Filtrer par statut gagné, perdu, en cours
3-3/ Filtrer par suivi de l'événement
3-4/ Filtrer par lieux/prestations
3-5/ Partage du calendrier
3-6/ Afficher les tâches 

Pour en savoir plus sur ces filtres, cliquez ici

 

4/ Afficher rapidement un récapitulatif de l'événement

Pour cela, il suffit de cliquer sur le créneau horaire pour afficher les informations de l'événement : 

Pour tout savoir sur les informations de cette fenêtre d'information, cliquez ici

 

Vous pouvez rentrer dans le détail de l'événement en cliquant sur le crayon : 

Les filtres dans le calendrier général

Pour activer les filtres : 

Calendrier-barre-fermée-v2.png
 
1/ Afficher les événements par utilisateurs : 

Vous pouvez choisir d'afficher les événements par utilisateurs en cliquant sur le +

2/ Filtrer par statut gagné, perdu, en cours

Vous pouvez filtrer l'affichage des événements par statut du suivi des événement gagné, perdu ou en cours : Cliquez ici pour en savoir plus

3/ Filtrer par suivi de l'événement

Vous pouvez utiliser le filtre suivi de l'événement pour afficher les événements que vous souhaitez en fonction de leur statut.
Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs statut.

4/ Filtrer par lieux/prestations

Vous pouvez filtrer par lieux et prestations pour afficher uniquement les événements que vous souhaitez en fonction des lieux et prestations qui leur sont associés. 

Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs lieux/prestations en cliquant sur les cases correspondantes puis sur Sélectionner

5/ Partage du calendrier

Vous pouvez partager le calendrier en externe en cliquant sur l'icône située près du Partage du Calendrier. 
Consultez cette page pour tout savoir sur le partage du calendrier

6/ Afficher les tâches 

Vous avez également la possibilité d'afficher les tâches que vous avez à réaliser pour un événement ou bien pour un client sur le calendrier. Pour savoir comment créer une tâche, cliquez ici. Chaque tâche est affichée en fonction de sa date d'échéance, avec des icônes symbolisant l'urgence de ces dernières, en fonction des deadlines que vous aurez défini.

76!.png Indique que la deadline de votre tâche a été dépassée ou qu'elle doit être exécuter dans la journée.

77!.png  Signifie qu'il reste encore du temps pour réaliser votre tâche.

Vous pouvez afficher les tâches en cliquant sur le bouton "Afficher les tâches" vers la droite. 

Vous pouvez cliquer sur la tâche pour afficher le détail et modifier les informations en cliquant sur le crayon :

 

 

Les différentes vues du calendrier

Important : notre calendrier étant dédié aux métiers de l'événementiel, il commence à 05h00 du matin et se finit à 04h59 le lendemain. Ainsi, si vous commencez un événement à 20h et finissiez à 02h00, l'événement restera sur le même jour ! Plus simple pour s'organiser :)

 
VUE JOUR

La vue jour commence à 05h et finit à 04h59.
Elle permet de voir en un clin d'oeil tous les événement (et taches) de la journée. 

Vous pouvez naviguer de jour en jour en cliquant sur les dates : cela ouvrira le jour correspondant)

Vue-Jour.png

N'oubliez pas que vous pouvez cliquer sur un événement : cela ouvre une fenêtre qui vous donne beaucoup de détail : plus d'info ici. 

 
VUE SEMAINE

La vue semaine commence elle aussi à 05h et finit à 04h59.
Elle permet de voir en une salle page tous les événement (et tâches) de la semaine. 

Vue-Semaine.png

N'oubliez pas que vous pouvez cliquer sur un événement : cela ouvre une fenêtre qui vous donne beaucoup de détail : plus d'info ici. 

 
VUE MOIS

La vue mois permet de voir les événements d'une facon plus condensée, mois par mois. Un événement commencé après 5h du matin et qui se finirait AVANT 04h59 le lendemain va être considéré comme se passant sur une seule journée. 

Vue-Mois.png

N'oubliez pas que vous pouvez cliquer sur un événement : cela ouvre une fenêtre qui vous donne beaucoup de détail : plus d'info ici. 

 
VUE ANNEE

Cette vue encore plus condensée vous permet de voir les dates avec forte densité d'événements. 

En blanc : pas d'événements
En Jaune : jusqu'à 3 événements
En orange : de 4 à 5 événements
En rouge : plus de 5 événements

Vue-Année.png

N'oubliez pas que vous pouvez cliquer sur un événement : cela ouvre une fenêtre qui vous donne beaucoup de détail : plus d'info ici. 

 
VUE AGENDA

La vue agenda permet d'organiser les prochains événements en format liste les uns en dessous des autres. 

Vous pouvez afficher les événements dans l'agenda et filtrer par jour, semaine, mois, année, décennie en cliquant sur la roue dentée : 

Récapitulatif de l'événement dans le calendrier

Vous aurez comme informations : 

La couleur associée à chaque créneau correspond au statut du suivi de l'événement : cliquez ici pour en savoir plus

Vous pouvez rentre dans le détail de l'événement en cliquant sur le crayon : 

 

Vous pouvez choisir deux informations à afficher en plus dans votre récapitulatif : 

 

1- Configurez si vous voulez voir le Lieu ou prestation dans le récapitulatif

Pour choisir de l'afficher, il faut aller dans le panneau d'administration (voir le lien ici) et faire quelques choix proposés.  

Le but : faire apparaitre les lieux ou prestations que vous avez sélectionnés (ou validés) de votre événement.

Popup-selection-produit.png

Pour rappel, vous les avez rentrées dans votre événement dans cette partie : 

Lieux-et-prestations.png

Tous les lieux et prestations sélectionnées apparaitront par défaut dans le récapitulatif dans votre agenda si vous cliquez sur "le faire apparaitre" dans les réglages.

Si vous voulez REDUIRE la liste des lieux et prestations affichées dans cette visualisation, vous pouvez dans les réglages décider de ne voir que certains suivis : par exemple uniquement les prestataires que vous auriez signés. Pour cela vous devez le configurer dans la partie ADMINISTRATION du calendrier. 

 

2- Configurez si vous voulez voir la salle sélectionnée dans le récapitulatif

Cela s'adresse aux lieux qui possèdent plusieurs salles de réunion. Vous avez la capacité directement dans le calendrier de voir les salles qui sont retenues par le client. 

Pour faire apparaitre les salles dans votre calendrier dans la visualisation, il faudra activer cette fonctionnalité dans l'administration (pour savoir comment faire, cliquez ici)

Affichage-calendrier.png

Par ex, dans votre événement vous avez sélectionné des salles dans votre vue planning: elles apparaitront donc dans votre fenêtre de visualisation !

Salles-selectionnées.png

 

Partager votre calendrier général

Ceci est une option présente dans certaines formules de l'outil Lab Event,

Vous pouvez partager votre calendrier général et ainsi donner une visibilité sur vos événements à toute personne qui possèdera le lien de partage.

1- Accédez à votre calendrier général :

Puis cliquez sur l'icône partage : 

2- Comment le configurer

Configurez le partage du calendrier général : consultez cette page pour en savoir plus