CALENDRIER PAR LIEUX & PRESTATIONS

Découvrez les fonctionnalités de l'outil calendrier par lieux et prestations. Cet outil est très pratique pour les lieux et les agences qui ont besoin de gérer plusieurs salles dans un même calendrier.

• Calendrier par lieux & prestations : Général
• Calendrier par lieux & prestations - créer des événements et étapes
• Calendrier par lieux & prestations - fonctionnalités avancées
• Réglages sur le calendrier par lieux et prestations
• Partager votre calendrier par lieux et prestations - INTERNE
• Partager votre calendrier par lieux et prestations - EXTERNE
• Calendrier par lieux & prestations - Gérer vos hébergements

Calendrier par lieux & prestations : Général

1- Créer un calendrier pour vos salles

1- Vous pouvez créer autant de calendriers que vous désirez !

 

A partir de la page d'accueil, cliquez sur le logo calendrier en haut à droite :

Cliquez sur le “+” du calendrier, et vous allez pouvoir ajouter votre espace :

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Cliquez sur “Ajouter Lieux et Prestations à la liste” et sélectionnez le nom du prestataire ou du produit qui vous intéresse.

Si vous gérez vos propres salles, vous pouvez configurer le calendrier par lieux et prestations de façon à que vos salles apparaissent automatiquement en ouvrant le calendrier. Pour voir comment configurer votre calendrier, cliquez ici.

2- Vous pouvez faire apparaitre vos salles de réunion

En fonction des calendriers que vous allez créer, vous voudrez peut être faire apparaitre toutes vos salles de réunion ou juste quelques une. 

Pour cela, vous pouvez appuyer sur le bouton "Ramification" pour le choisir. 

et ensuite sélectionner les salles que vous désirez faire apparaitre !

Pour mieux retrouver vos salles, vous pouvez utiliser la barre de recherche.

2- Trouver votre calendrier pour vos lieux & prestations

 A partir de la page d'accueil, cliquez sur le logo calendrier en haut à droite :

Voici le calendrier par lieux & prestations:

Vous pouvez faire apparaitre toutes vos salles de réunion en appuyant sur le pictogramme "ramification", nous en parlerons plus en détail ci-dessous.

Créer des événements et étapes ici.

 

Calendrier par lieux & prestations - créer des événements et étapes

Voici une vue complète d'un calendrier par lieux & prestation. Les "slots" donnent un aspect très visuel et les couleurs permettent de ne pas tout mélanger. Vous aurez ainsi une vue sur les événements prévus et en cours ainsi que sur les disponibilités.

A - Création d'un créneau horaire

En faisant un clic, puis en glissant la souris en maintenant le clic, vous pouvez créer des slots entre vos horaires.

Vous pouvez aussi faire clic droit sur une ligne du calendrier, puis "+ Ajoutez l'événement".

Après avoir sélectionné une plage horaire dans le calendrier, une fenêtre s’ouvrira pour vous permettre d’y indiquer un certain nombre d'informations détaillés ci-dessous.

1) Onglet GENERAL

A) Relier le créneau à un client / prospect existant et événement

Vous avez la possibilité de choisir un client ou prospect existant parmi la liste
Ou créer un nouveau profil de client en cliquant sur le +

• Si vous avez choisi un client existant, vous pourrez ensuite le relier à un événement existant :
  

  

Si vous souhaitez créer un nouvel événement, vous pouvez cliquer sur le plus à coté de "relier un événement" et une deuxième fenêtre s'ouvrira.

B) Autres informations

• Titre du créneau horaire

Indiquez un titre pour ce créneau horaire : 

En créant un devis simple, ce titre sera visible pour chaque articles ajoutés à ces créneaux horaires. 

• Nombre de personnes

Indiquez le nombre de personnes pour ce créneau horaire :

• Disposition de la salle

Indiquez la disposition de la salle : 

A savoir : vous pouvez personnaliser l'appellation des dispositions standard ou personnalisées à partir de la page de configuration des langues : Cliquez ici pour en savoir plus. 

 

C) Choix des dates et horaires

Pour définir vos dates et horaires, deux choix s'offrent à vous : par horaires ou par périodes.

• Si vous utilisez les périodes

Il est possible de définir plusieurs périodes (Matin, Déjeuner, Après-Midi, Soirée…) au lieu des horaires, ce qui vous permettra de créer vos créneaux plus rapidement sur votre calendrier par lieux et prestations.
Au préalable : définissez vos périodes

Si la date de fin est à +1j de la date de début, sélectionnez la période (+1j.), si elle est à +2j, sélectionnez la période (+2j.) etc :

• Si vous n'utilisez pas les périodes

Indiquez simplement les dates et horaires :

Retrouvez ensuite le client, l'événement ainsi que les dates associées dans l'encadré récapitulatif

D) Définissez quelle configuration d'événement attribuer à cet événement

Les configurations d'événements sont des formats types pour vos événements (nu, aménagé…).

Au préalable :
- Définissez vos configurations d'événements dans l'administration
- Pour vos salles : choisissez le type de configuration

En créant un créneau pour une salle, vous pourrez choisir quelle configuration attribuer à cet événement. Ceci vous permettra d'afficher en priorité, dans vos résultats de recherche, les articles liés à ces configurations (cf. partie 3)

Vous verrez uniquement les configurations liées à la salle choisie. Si aucune configuration n'est liée à la salle, vous verrez toutes les configurations que vous avez créées

E) Choisir quel type de créneau horaire affecter :

S'agit-il d'un événement ou d'une indisponibilité ? Indiquez votre choix :

• S'il s'agit d'un événement, le créneau horaire se créera avec les informations renseignées sur le client et l'événement : 

• S'il s'agit d'une indisponibilité, vous pourrez indiquer la raison de l'indisponibilité :
  

  

Le créneau horaire se créera alors comme une indisponibilité :

2) Onglet MONTAGE

Cet onglet est proposé en option du logiciel. Si vous ne le voyez pas, rapprochez vous de notre équipe.

Au préalable : configurez et définissez vos critères de montage et de démontage.

Dans cet onglet, vous allez pouvoir indiquer les plages horaires dédiées au montage/démontage interne et client : 

Pour chaque montage et démontage, vous pourrez indiquer un commentaire : 

Sur votre calendrier par lieux et prestations, vos créneaux de montage et de démontage seront créés fonction des dates et horaires que vous avez indiqué :

3) Onglet AJOUTER DES ARTICLES

Est-ce obligatoire d'associer des articles ? 
Non, vous pouvez vous servir de cette fonctionnalité sans avoir d'articles, mais si vous avez des articles, les recherches seront plus rapides pour créer  vos devis et de vos factures. En effet les résultats apparaitront en premier dans la liste. 

Pour comprendre comment ajouter vos articles : consultez cette page.

 

Vous voulez découvrir les fonctionnalités avancées du calendrier par lieux et prestations ? c'est par ici.

 

Calendrier par lieux & prestations - fonctionnalités avancées

A- Vue d'ensemble de tous vos événements

1 - Choix de la vue

Vous pouvez afficher vos événements par mois, par semaine, par jour, par périodes et par heures : 

Pour en savoir plus sur ces vues : consultez cette page

2 - Modifier ou supprimer votre événement à tout moment

Effectuez un clic droit sur l'événement et choisissez l'action souhaitée.

 

3 - Voir rapidement un récapitulatif de l'événement

Pour cela, il suffit de passer la souris sur le créneau horaire pour voir des informations sur l'événement

Vous aurez : 

• Le nom de l'événement
• Les dates et horaires du créneau
• La salle sélectionnée pour ce créneau
• Le nom de la société - Le prénom et nom du contact
• L'adresse email du contact
• Le nombre de personnes
• Le lieu sélectionné 
• Toutes les salles utilisées pour cet événement
• Le statut d'avancement de l'événement

B - Retrouvez facilement la capacité de vos salles

Vous trouverez sur le coté gauche du calendrier des pictogrammes avec les capacités de vos salles, basées sur la fiche produit que vous aurez préalablement remplie.

Si vous souhaitez savoir comment remplir une fiche produit, cliquez ici

C- Accédez directement à la gestion globale de votre événement.

Pour ce faire, effectuez un double clic sur le nom de l'événement et une nouvelle fenêtre s'ouvrira vous permettant de renseigner plus de détails sur l'événement.

 

D- Accédez directement au prochain événement

Vous pouvez aller d'un événement à un autre en cliquant sur le bouton < ou > 

Pour chercher le créneau suivant

Pour chercher le créneau précédent : 

 

Cela ne cherchera uniquement QUE dans la période sélectionnée

 

Quand vous cliquez sur les flèches, vous irez au créneau suivant : 

E- Affichez le calendrier en PLEIN ECRAN 

Pour plus de lisibilité, passez en plein écran

Cela ouvrira automatiquement le calendrier en plein écran : 

Réglages sur le calendrier par lieux et prestations

Vous pouvez faire de nombreux réglages pour afficher votre calendrier comme vous le désirez.

1 - La légende

La légende est reliée au suivi d'événements. Cela permet de savoir à quel état d'avancement se trouve les événements présents dans votre calendrier. 

Par défaut, la légende est fermée. Mais vous pouvez l'ouvrir en cliquant sur le titre. 

2 - Affichage des salles

Si vous souhaitez afficher ou non les salles avec événements sur la période, sélectionner "Avec/sans évènements", le menu déroulant vous permettra de choisir la vue souhaitée.

3 - Vue simplifiée

Si vous avez de nombreuses salles à présenter sur le calendrier, il est parfois utile d'activer la vision simplifiée, plus compacte. 

• Vue simplifiée désactivée

• Vue simplifiée activée

4 - Sélection de la période

Vous pouvez afficher vos événements par année, mois, semaine, jour. Cela vous permettra d'avoir une vue de vos événements par périodes !

4.1 Par Année : 

En fonction de la période sélectionnée, vous aurez une vue des événements sur une année glissante : 

4.2 Par Mois : 

En fonction de la période sélectionnée, vous aurez une vue de vos événements sur un mois glissant : 

4.3 Par Semaine : 

En fonction de la période sélectionnée, vous aurez une vue de vos événements sur une semaine glissante : 

4.4 Par Jour : 

En fonction de la période sélectionnée, vous aurez une vue de vos événements sur un jour glissant :

5 - Zoom sur la période

Vous pourrez choisir ensuite d'afficher les périodes de différentes façons grâce à la sélection de "Zoom sur la période".
Ceci vous permettra de zoomer sur la période pour avoir un affichage mois par mois, semaine par semaine, jour par jour réduit etc. 

5.1 Mois par mois :

Cette sélection pourra se faire sur les périodes "année" et "mois".
Elle permet d'avoir un affichage de la période par mois : 

5.2 Semaine par semaine : 

Cette sélection pourra se faire sur les périodes "année" "mois" et "semaine".
Elle permet d'avoir un affichage de la période par semaine : 

5.3 Jour par jour large : 

Cette sélection pourra se faire sur les périodes "année" "mois" "semaine" et "jour".
Elle permet d'avoir un affichage de la période par jour large :

Exemple : VEN. 17 NOV. pour Vendredi 17 novembre.

6. Naviguer entre les jours

Utilisez le bouton Aujourd'hui pour voir apparaître rapidement la date du jour. Utilisez les flèches de gauche et de droite pour naviguer entre les jours précédents et les jours suivants.

 

7. Passer d'un événement à un autre

Utilisez les flèches loupes gauche et droite pour aller retourner vers les événements précédents ou passer vers les événements suivants :

8 - Filtres par suivi d'événement

Vous avez la possibilité de filtrer par deux critères qui sont liés

Vous avez la possibilité de filtrer selon 

• Gagnés, perdus ou en cours : cela regroupe vos événements selon les grandes étapes de vie de votre événement. 
• Suivi d'événement: là vous êtes dans la précision de l'étape de l'événement

MALIN : configurez sur quoi vous voulez atterrir par défaut comme filtre : tout est expliqué ci dans vos choix personnalisés par profil d'utilisateur

EXPLICATION POUR LES GAGNES PERDUS OU EN COURS

• Masquer les perdus : cache tous les événements PERDUS (donc tous les suivis d'événements que vous avez classés comme PERDUS)
• Masquer les perdus et les gagnés : cache tous les événements PERDUS et les GAGNES (donc tous les suivis d'événements que vous avez classés comme PERDUS et GAGNES) et donc en fait n'affiche que les événements EN COURS.

Masquer les perdus et les gagnés est la vue la plus intéressante pour le suivi commercial

• Afficher les gagnés uniquement: affiche SEULEMENT tous les événements GAGNES (donc tous les suivis d'événements que vous avez classés comme GAGNES)

Afficher les gagnés uniquement est la vue la plus intéressante pour la production des événements signés

• Afficher les perdus uniquement: affiche SEULEMENT tous les événements PERDUS (donc tous les suivis d'événements que vous avez classés comme PERDUS)
• Afficher Tout: affiche les PERDUS, les GAGNES mais aussi les EN COURS (ceux qui ne sont NI PERDUS NI GAGNES)

Cela ne fonctionne que si vous avez bien configuré les GAGNES, PERDUS et EN COURS -> vous pouvez en savoir plus en allant sur cette page

 

 

Partager votre calendrier par lieux et prestations - INTERNE

Ceci est une option présente dans certaines formules de l'outil Lab Event,

1- Partager le calendrier à d'autres utilisateurs internes

Si cette option est bien activée, vous devriez avoir cette icône de partage visible :

Au clic, vous allez pouvoir partager le calendrier par lieux et prestations EN INTERNE (c'est à dire avec des personnes qui sont utilisateurs de Lab Event). 

De la facon suivante : 

Vous allez ensuite pouvoir choisir si vous le partagez

• à TOUS les utilisateurs d'un "rôle" - c'est à dire à plusieurs utilisateurs ayant les mêmes permissions

• Ou juste à certains utilisateurs en particulier

2- Comment les utilisateurs internes voir ce calendrier partagé

Dès que vous partagez avec un ensemble d'utilisateur ou un utilisateur particulier, ces personnes verront automatiquement le calendrier lieux et prestations partagé dans leur espace Lab Event. 

 

Comme vous partagez un calendrier, l'utilisateur interne ne peut pas le SUPPRIMER, mais va pouvoir le "délier" de son compte c'est à dire ne plus le voir s'il ne veut pas le voir sur son outil Lab Event

Dans ce cas là, le calendrier va disparaitre de son compte. 

 

3- RE Partager le calendrier à des utilisateurs internes

Vous pouvez à tout moment en tant que créateur de ce calendrier le partager ou le repartager (meme si votre utilisateur l'a delié de son compte) et donc lui "forcer" cette vue.

Pour cela il suffit de re-cliquer sur le bouton de partage.

 

 

 

Partager votre calendrier par lieux et prestations - EXTERNE

Ceci est une option présente dans certaines formules de l'outil Lab Event,

Si cette option est bien activée, vous devriez avoir cette icône de partage visible :

Au clic, vous allez pouvoir partager le calendrier par lieux et prestations EN EXTERNE (c'est à dire avec des personnes qui ne sont pas utilisateurs de Lab Event). 

Pour cela il suffit de cliquer sur le bouton : 

Cela permettra de faire des réglages sur ce CALENDRIER partagé. 

Voici comment le configurer : 

• Titre du calendrier : Vous pouvez nommer le calendrier, cela apparaitra de la sorte pour les personnes à qui vous partagerez ce calendrier.

 

• Gagné, perdu et en cours : vous allez pouvoir choisir d'afficher les événements selon leur avancement 
  • Afficher tout : vous montrez tous les événements, les gagnés, les perdus et les en cours
  • Masquer les perdus : vous montrez tous les événements, les gagnés et les en cours mais pas les perdus
  • Masquer les perdus et les gagnés : vous montrez tous les événements en cours mais pas les perdus et les gagnés.
  • Afficher les gagnés uniquement : vous montrez uniquement les événements gagnés (pas les perdus et pas les en cours)
  • Afficher les perdus uniquement : vous montrez uniquement les événements perdus (pas les gagnés et pas les en cours)

• Suivi Evénement : vous allez pouvoir choisir d'afficher d'afficher uniquement quelques statuts d'avancement de vos événements (qui sont administrés selon votre choix). Le choix sont liés au choix Gagné, Perdu et en Cours que vous pouvez faire à gauche de ce champ. 

 

• Choisissez les détails que vous voulez afficher dans votre calendrier : 

 

Cela aura un impact sur les détails quand vous passez la souris sur l'événement

• Choisissez un mot de passe (non obligatoire) : 

Vous pouvez rajouter un mot de passe que vous communiquerez au personne à qui vous voulez partager le calendrier

Voilà ce que ca donne sur le calendrier partagé : 

 

Enfin vous allez pouvoir copier l'adresse pour l'envoyer aux personnes à qui vous voulez le partager : au clic, cela le copie dans votre presse papier. 

 

Calendrier par lieux & prestations - Gérer vos hébergements

La gestion des hébergement est possible sur Lab Event grâce à l'extension Hébergement.

Il s'agit d'une extension payante.

Vous avez la possibilité de pouvoir gérer des nuitées depuis votre calendrier par Lieux et Prestations.

Les hébergements dans l'événement, comment ça marche ?

1 - Quel est l'intérêt ?

L'idée est de pouvoir visualiser la totalité de vos hébergements sur une période donnée. Sous forme de tableau, la lecture est très simple et les calculs se font automatiquement.

2 - Présentation du calendrier

Nous vous invitons à consulter la page pour créer son calendrier avant de lire cette page.

Nous avons plusieurs événements qui utilisent tous la prestation Hotel de LE.

Les quantités sont identiques à ceux que vous avez renseigné dans le Brief de l'événement. Lorsqu'il y a plusieurs événements sur une période, les données sont calculées automatiquement et vous avez accès directement à plusieurs totaux.

Les valeurs ne sont pas modifiables dans le calendrier par Lieux et Prestations mais uniquement dans l'événement

En fonction du suivi de l'événement, le nombre d'hébergement (couchages) peut avoir plusieurs types : 

Total en option : Quand l'événement n'est pas "Gagné", le nombre indiqué est dit en option.

Total confirmés : Quand l'événement est "Gagné", le nombre indiqué est dit confirmé.

Total disponibles : Le total disponible, est la capacité totale restante, c'est à dire en soustrayant Total en option et Total confirmés du nombre total d’hébergements.

3 - Ou est indiqué le nombre total d’hébergements ?

Le nombre total d’hébergements n'est disponible que pour les prestations de TYPE = HOTEL.

Dans la partie gestion de la fiche prestation, dans l'onglet Capacités, vous pouvez indiquer le nombre total d'hébergements de l'hôtel.

 

Vous avez accès à un mode d'emploi pour comprendre la globalité de l'extension Hébergement.