Les indispensables de Lab Event Comment organiser un événement de A à Z - Lieux Comment organiser un événement de A à Z - Agence Tableau de bord Qu'est-ce que le tableau de bord ? Le tableau de bord est la page d'accueil de votre logiciel. Vous y accédez à l'ouverture du logiciel ou en cliquant sur la première icône du menu latéral gauche. Que trouver dans le tableau de bord ? Vous pouvez y ajouter différentes vues de votre travail, qui sont paramétrables dans le Menu Administration. Pour en savoir plus, cliquez ici. 1. Suivi Pipeline des demandes d'événements Si vous décidez de le laisser apparaître, vous retrouvez le suivi pipeline de vos événements, configurable ici. 2. Suivi Pipeline des prospects et clients Vous pouvez également afficher le suivi pipeline de vos clients, paramétrable ici. 3. Liste des tâches Vous pouvez afficher votre liste de tâches, ainsi que celles de tous les membres de votre équipe. Pour en savoir plus, cliquez ici. 4.  Calendrier Vous pouvez enfin afficher le calendrier de vos événements et tâches. Pour le paramétrer, cliquez ici. Suivi des tâches Si vous voulez un rappel des taches quotidien par email, cliquez sur votre profil sur le bouton recevoir mes taches. A- Ou se trouvent les tâches 1 /Retrouvez toutes vos tâches listées dans l'onglet 'Tâches'. Ce dernier est situé en haut à droite de votre écran: C'est là que vous retrouverez toutes les tâches qui vous sont assignées mais aussi les tâches des autres utilisateurs. Pour savoir comment créer une tâche, consultez la page Créer une tâche. 2/ Organisez vos tâches Organisez vous de façon simple et pratique avec notre système de filtres intelligents. Utilisez-les pour effectuer vos recherches selon des critères divers et variés. N'oubliez plus aucune tâche importante grâce aux deadlines. Ces dernières vous signifient vos tâches en retard à l'aide d'un point d'exclamation rouge. 3 / Une fois une tâche créée, vous pouvez la modifier, la dupliquer, la clôturer ou la supprimer tout à droite de votre écran : Attention, ce n'est pas la même chose de clôturer une tâche ou de la supprimer. Vous ne pourrez plus retrouver une tâche supprimée alors qu'une tâche clôturée sera archivée. Vous pourrez la retrouver dans 'Tâches finies' : 4/ Vous pouvez regrouper vos tâches par date de création ou date de deadline 5/ Vous pouvez organiser chaque colonne selon vos préférences Faites un clic droit sur le nom de la colonne et vous pourrez trier les lignes de cette colonne ou bien vous pourrez déplacer la colonne sur le tableau . 6/ Vous pouvez rajouter des colonnes à votre tableau Cliquez droit sur une colonne et une liste déroulante se dépliera. Cette liste contient les colonnes fournies d'origine et les champs dynamiques que vous aurez configuré dans l'onglet administration. Pour savoir comment configurer les champs, cliquez ici B-  Trouvez les tâches sur votre tableau de bord Vous trouverez également la liste de vos tâches sur le tableau de bord, entre le suivi des clients et le calendrier Recherche globale dans le logiciel Lab Event Comment chercher un lieu/prestation ? Avec Lab Event, vous avez plusieurs moyens pour rechercher un lieu ou une prestation en fonction de la page sur laquelle vous vous situez. 1/ Recherche globale par la loupe Grâce au bouton “Rechercher” ou l’icône loupe, dans la barre de recherche générale en haut de votre écran. 2/ Recherche dans le module Lieux et Prestations Ensuite, dans le Catalogue des Lieux et Prestations dans le module Lieux et Prestations grâce aux différents filtres. Pour en savoir plus sur le moteur de recherche du module gestion des prestations et prestataires, cliquez ici 3/ Recherche à partir du brief de l'événement Pour en savoir comment créer un nouvel événement, cliquez ici Pour en savoir plus sur le moteur de recherche du module événement, cliquez iciOù se trouve la recherche globale ? Vous avez une recherche qui va aller dénicher l'information qui est stockée dans l'outil Lab Event.Pour cela, il suffit d'aller sur la partie en haut de l'écran. Une page s'ouvre alors avec des résultats de recherche ! Pensez bien à regarder TOUS les onglets car cela s'ouvre par défaut sur CLIENT mais peut-être cherchez vous autre chose ! Voici les choix de résultats Clients - Contacts : Tous les contacts clients que vous avez en base de données et correspondant à la recherche Colonne Client : Vous retrouverez le nom de votre client. Colonne Contact : Vous retrouverez le nom et le prénom du contact client. Colonne Téléphone : Vous retrouverez le numéro de téléphone du contact client. Colonne Email : Vous retrouverez l'email du contact client. Colonne Evénements : Vous retrouverez la liste des événements associés à ce contact client. Colonne Actions : Vous pourrez modifier la fiche de contact client, envoyer un email au contact client, ou bien créer un nouvel événement à partir de ce contact client. Clients - Sociétés : Toutes les sociétés clientes que vous avez en base de données et correspondant à la recherche Colonne Client : Vous retrouverez le nom de votre société cliente. Colonne Contact  principal : Vous retrouverez le nom et le prénom du contact client. Colonne Téléphone : Vous retrouverez le numéro de téléphone du contact client. Colonne Email : Vous retrouverez l'email du contact client. Colonne Nombre de contacts : Vous retrouverez le nombre de contacts que vous avez pour ce client. Colonne Actions : Vous pourrez modifier la fiche client. Evénements : Tous les événements que vous avez en base de données et correspondant à la recherche Colonne Date enregistrement : Vous retrouverez la date à laquelle l'événement à été créé. Colonne Client : Vous retrouverez le nom de votre société cliente. Colonne Contact : Vous retrouverez le nom et le prénom du contact client. Colonne Téléphone : Vous retrouverez le numéro de téléphone du contact client. Colonne Titre du projet : Vous retrouvez l'intitulé de votre événement. Colonne Date : Vous retrouverez les dates pour l'événement en question. Colonne Chargé du projet : Vous retrouverez de le nom du chargé de projet, c'est à dire le responsable de l'événement. Colonne VIP : Colonne Suivi Evénement : Vous retrouverez le statut actuel de l'événement accompagné du code couleur associé. Colonne Actions : Vous pourrez modifier l'événement, envoyer un email au contact client, ou bien créer un nouvel événement à partir de ce contact client. Lieu ou Prestation : Tous les lieux ou les prestations que vous avez en base de données et correspondant à la recherche Colonne Nom : Vous retrouverez le nom du Lieu ou de la Prestation. Colonne Localisation : Vous retrouverez l'adresse complète renseignée dans la fiche de la prestation. Colonne Prestataire : Vous retrouverez le nom du prestataire pour ce Lieu ou Prestation. Colonne Contact : Vous retrouverez le prénom et le nom du contact prestataire renseigné dans la fiche contact prestataire. Colonne Type de prestation : Vous retrouverez le type de prestation renseigné dans la fiche Lieu ou Prestation. Colonne Grille de tarif : Colonne Salles : Vous retrouverez les salles proposés par ce Lieux ou Prestation. Colonne Statut : Vous retrouverez l'état de la fiche du Lieu ou Prestation. Colonne Actions : Vous pourrez modifier la fiche du Lieu ou de la Prestation. Prestataires - Contacts : Tous les contacts des prestataires que vous avez en base de données et correspondant à la recherche Colonne Contact : Vous retrouverez le prénom et le nom du contact principal pour ce prestataire. Colonne Prestataire : Vous retrouverez le nom de la société prestataire. Colonne Email : Vous retrouverez l'email du contact principal pour ce prestataire. Colonne Téléphone : Vous retrouverez le numéro de téléphone du contact pour ce prestataire. Prestataires - Sociétés : Toutes les sociétés des prestataires que vous avez en base de données et correspondant à la recherche Colonne Prestataire : Vous retrouverez le nom de la société prestataire. Colonne Contact principal :Vous retrouverez le nom du contact principal pour ce prestataire. Colonne Téléphone : Vous retrouverez le numéro de téléphone du contact principal pour ce prestataire. Colonne Email : Vous retrouverez l'email du contact principal pour ce prestataire. Colonne Nombre de contact : Vous retrouverez le nombre de contact que vous avez et qui sont liés à ce prestataire. Colonne Nombre des lieux ou prestations : Vous retrouverez le nombre de Lieux ou Prestations qui font appel à ce prestataire. Devis : Tous les devis que vous avez en base de données et correspondant à la recherche Colonne Profil : Vous retrouverez le profil avec lequel vous avez généré le devis. Colonne N°Devis : Vous retrouverez le numéro du devis. Colonne Client : Vous retrouverez le nom de la société cliente pour ce devis. Colonne Contact : Vous retrouverez le prénom du contact client. Colonne Suivi : Vous retrouverez le statut du devis. Colonne Evénement : Vous retrouverez le titre de l'événement lié à ce devis. Colonne Suivi Evénement : Vous retrouverez statut de l'événement. Colonne Actions : Vous pourrez modifier votre devis. Factures : Toutes les factures que vous avez en base de données et correspondant à la recherche Colonne Profil : Vous retrouverez le profil avec lequel vous avez généré la facture. Colonne N°Facture : Vous retrouverez le numéro de la facture. Colonne Client : Vous retrouverez le nom de la société cliente pour cette facture. Colonne Contact : Vous retrouverez le prénom du contact client. Colonne Suivi : Vous retrouverez le statut de la facture. Colonne Evénement : Vous retrouverez le titre de l'événement lié à cette facture. Colonne Suivi Evénement : Vous retrouverez statut de l'événement. Colonne Actions : Vous pourrez modifier votre facture. Calendrier Général Votre calendrier Le calendrier vous permet de visualiser tous vos événements en cours et passés, de filtrer par date, statut, suivi etc. Il a été entièrement conçu pour être accessible et adaptable à tous les appareils : ordinateurs, tablettes, smartphones, etc. La version présentée ci dessous a été lancée en MARS 2023 1/ Où trouver le calendrier général ? Retrouvez votre calendrier synthétique avec vos événements et vos tâches dans l'onglet 'Calendrier' toujours visible en haut à droite de l'écran Votre calendrier "général" apparait dans l'onglet calendrier : La couleur associée à chaque créneau correspond au statut du suivi de l'événement : cliquez ici pour en savoir plus Votre calendrier est également accessible depuis votre tableau de bord : consultez cette page pour paramétrer cette information 2/ Affichage des différentes vues du calendrier Vous pouvez afficher la vue du calendrier par jour, semaine, mois, année ou agenda : Pour en savoir plus sur toutes les vues du calendrier, cliquez ici : vous aurez un détail de la vue par jour, par semaine, par mois, par année et par agenda Utilisez les flèches pour naviguer entre les jours, semaines mois, années : Cliquez sur AUJOURD'HUI pour accéder directement aux événements qui se réfèrent à la date du jour : 3/ Utiliser les fonctionnalités du bloc latéral gauche Vous pouvez afficher ou masquer la barre latérale de filtres en cliquant sur les 3 petits points : Cela vous donne accès à beaucoup de fonctionnalités et de filtres qui sont toutes détaillées dans la page des filtres du calendrier 3-1/ Afficher les événements par utilisateurs 3-2/ Filtrer par statut gagné, perdu, en cours3-3/ Filtrer par suivi de l'événement3-4/ Filtrer par lieux/prestations3-5/ Partage du calendrier3-6/ Afficher les tâches Pour en savoir plus sur ces filtres, cliquez ici 4/ Afficher rapidement un récapitulatif de l'événement Pour cela, il suffit de cliquer sur le créneau horaire pour afficher les informations de l'événement : Pour tout savoir sur les informations de cette fenêtre d'information, cliquez ici Vous pouvez rentrer dans le détail de l'événement en cliquant sur le crayon : Les filtres dans le calendrier général Pour activer les filtres : 1/ Afficher les événements par utilisateurs : Vous pouvez choisir d'afficher les événements par utilisateurs en cliquant sur le + 2/ Filtrer par statut gagné, perdu, en cours Vous pouvez filtrer l'affichage des événements par statut du suivi des événement gagné, perdu ou en cours : Cliquez ici pour en savoir plus 3/ Filtrer par suivi de l'événement Vous pouvez utiliser le filtre suivi de l'événement pour afficher les événements que vous souhaitez en fonction de leur statut. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs statut. 4/ Filtrer par lieux/prestations Vous pouvez filtrer par lieux et prestations pour afficher uniquement les événements que vous souhaitez en fonction des lieux et prestations qui leur sont associés. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs lieux/prestations en cliquant sur les cases correspondantes puis sur Sélectionner 5/ Partage du calendrier Vous pouvez partager le calendrier en externe en cliquant sur l'icône située près du Partage du Calendrier. Consultez cette page pour tout savoir sur le partage du calendrier 6/ Afficher les tâches Vous avez également la possibilité d'afficher les tâches que vous avez à réaliser pour un événement ou bien pour un client sur le calendrier. Pour savoir comment créer une tâche, cliquez ici. Chaque tâche est affichée en fonction de sa date d'échéance, avec des icônes symbolisant l'urgence de ces dernières, en fonction des deadlines que vous aurez défini. Indique que la deadline de votre tâche a été dépassée ou qu'elle doit être exécuter dans la journée. Signifie qu'il reste encore du temps pour réaliser votre tâche. Vous pouvez afficher les tâches en cliquant sur le bouton "Afficher les tâches" vers la droite. Vous pouvez cliquer sur la tâche pour afficher le détail et modifier les informations en cliquant sur le crayon : Les différentes vues du calendrier Important : notre calendrier étant dédié aux métiers de l'événementiel, il commence à 05h00 du matin et se finit à 04h59 le lendemain. Ainsi, si vous commencez un événement à 20h et finissiez à 02h00, l'événement restera sur le même jour ! Plus simple pour s'organiser :) VUE JOUR La vue jour commence à 05h et finit à 04h59.Elle permet de voir en un clin d'oeil tous les événement (et taches) de la journée. Vous pouvez naviguer de jour en jour en cliquant sur les dates : cela ouvrira le jour correspondant) N'oubliez pas que vous pouvez cliquer sur un événement : cela ouvre une fenêtre qui vous donne beaucoup de détail : plus d'info ici. VUE SEMAINE La vue semaine commence elle aussi à 05h et finit à 04h59.Elle permet de voir en une salle page tous les événement (et tâches) de la semaine. N'oubliez pas que vous pouvez cliquer sur un événement : cela ouvre une fenêtre qui vous donne beaucoup de détail : plus d'info ici. VUE MOIS La vue mois permet de voir les événements d'une facon plus condensée, mois par mois. Un événement commencé après 5h du matin et qui se finirait AVANT 04h59 le lendemain va être considéré comme se passant sur une seule journée. N'oubliez pas que vous pouvez cliquer sur un événement : cela ouvre une fenêtre qui vous donne beaucoup de détail : plus d'info ici. VUE ANNEE Cette vue encore plus condensée vous permet de voir les dates avec forte densité d'événements. En blanc : pas d'événementsEn Jaune : jusqu'à 3 événementsEn orange : de 4 à 5 événementsEn rouge : plus de 5 événements N'oubliez pas que vous pouvez cliquer sur un événement : cela ouvre une fenêtre qui vous donne beaucoup de détail : plus d'info ici. VUE AGENDA La vue agenda permet d'organiser les prochains événements en format liste les uns en dessous des autres. Vous pouvez afficher les événements dans l'agenda et filtrer par jour, semaine, mois, année, décennie en cliquant sur la roue dentée : Récapitulatif de l'événement dans le calendrier Vous aurez comme informations : Les dates de l'événement et les horaires Le nom de la société cliente Le nom et prénom du contact client Le numéro de téléphone du contact client L'adresse email du contact client Le nombre de personnes Le(s) lieu(x) ou prestation(s) de l'événement (explication: voir ci-dessous et pour l'activer : cliquez ici) La (les) salle(s) de l'événement (explication: voir ci-dessous et pour l'activer : cliquez ici) La photo du chargé de projet de l'événement Le statut du suivi de l'événement La couleur associée à chaque créneau correspond au statut du suivi de l'événement : cliquez ici pour en savoir plus Vous pouvez rentre dans le détail de l'événement en cliquant sur le crayon : Vous pouvez choisir deux informations à afficher en plus dans votre récapitulatif : Le lieu ou prestation de l'événement (explication: voir ci-dessous et pour l'activer : cliquez ici) La salle de l'événement (explication: voir ci-dessous et pour l'activer : cliquez ici) 1- Configurez si vous voulez voir le Lieu ou prestation dans le récapitulatif Pour choisir de l'afficher, il faut aller dans le panneau d'administration (voir le lien ici) et faire quelques choix proposés. Le but : faire apparaitre les lieux ou prestations que vous avez sélectionnés (ou validés) de votre événement. Pour rappel, vous les avez rentrées dans votre événement dans cette partie : Tous les lieux et prestations sélectionnées apparaitront par défaut dans le récapitulatif dans votre agenda si vous cliquez sur "le faire apparaitre" dans les réglages. Si vous voulez REDUIRE la liste des lieux et prestations affichées dans cette visualisation, vous pouvez dans les réglages décider de ne voir que certains suivis : par exemple uniquement les prestataires que vous auriez signés. Pour cela vous devez le configurer dans la partie ADMINISTRATION du calendrier. 2- Configurez si vous voulez voir la salle sélectionnée dans le récapitulatif Cela s'adresse aux lieux qui possèdent plusieurs salles de réunion. Vous avez la capacité directement dans le calendrier de voir les salles qui sont retenues par le client. Pour faire apparaitre les salles dans votre calendrier dans la visualisation, il faudra activer cette fonctionnalité dans l'administration (pour savoir comment faire, cliquez ici) Par ex, dans votre événement vous avez sélectionné des salles dans votre vue planning: elles apparaitront donc dans votre fenêtre de visualisation ! Partager votre calendrier général Ceci est une option présente dans certaines formules de l'outil Lab Event, Vous pouvez partager votre calendrier général et ainsi donner une visibilité sur vos événements à toute personne qui possèdera le lien de partage. 1- Accédez à votre calendrier général : Puis cliquez sur l'icône partage : 2- Comment le configurer Configurez le partage du calendrier général : consultez cette page pour en savoir plus CALENDRIER PAR LIEUX & PRESTATIONS Calendrier par lieux & prestations : Général 1- Créer un calendrier pour vos salles 1- Vous pouvez créer autant de calendriers que vous désirez ! A partir de la page d'accueil, cliquez sur le logo calendrier en haut à droite : Cliquez sur le “+” du calendrier, et vous allez pouvoir ajouter votre espace : Cliquez sur “Ajouter Lieux et Prestations à la liste” et sélectionnez le nom du prestataire ou du produit qui vous intéresse. Si vous gérez vos propres salles, vous pouvez configurer le calendrier par lieux et prestations de façon à que vos salles apparaissent automatiquement en ouvrant le calendrier. Pour voir comment configurer votre calendrier, cliquez ici. 2- Vous pouvez faire apparaitre vos salles de réunion En fonction des calendriers que vous allez créer, vous voudrez peut être faire apparaitre toutes vos salles de réunion ou juste quelques une. Pour cela, vous pouvez appuyer sur le bouton "Ramification" pour le choisir. et ensuite sélectionner les salles que vous désirez faire apparaitre ! Pour mieux retrouver vos salles, vous pouvez utiliser la barre de recherche. 2- Trouver votre calendrier pour vos lieux & prestations A partir de la page d'accueil, cliquez sur le logo calendrier en haut à droite : Voici le calendrier par lieux & prestations: Vous pouvez faire apparaitre toutes vos salles de réunion en appuyant sur le pictogramme "ramification", nous en parlerons plus en détail ci-dessous. Créer des événements et étapes ici. Calendrier par lieux & prestations - créer des événements et étapes Voici une vue complète d'un calendrier par lieux & prestation. Les "slots" donnent un aspect très visuel et les couleurs permettent de ne pas tout mélanger. Vous aurez ainsi une vue sur les événements prévus et en cours ainsi que sur les disponibilités. A - Création d'un créneau horaire En faisant un clic, puis en glissant la souris en maintenant le clic, vous pouvez créer des slots entre vos horaires. Vous pouvez aussi faire clic droit sur une ligne du calendrier, puis "+ Ajoutez l'événement". Après avoir sélectionné une plage horaire dans le calendrier, une fenêtre s’ouvrira pour vous permettre d’y indiquer un certain nombre d'informations détaillés ci-dessous. 1) Onglet GENERAL A) Choix des dates et horaires Pour définir vos dates et horaires, deux choix s'offrent à vous : par horaires ou par périodes. Si vous utilisez les périodes Il est possible de définir plusieurs périodes (Matin, Déjeuner, Après-Midi, Soirée…) au lieu des horaires, ce qui vous permettra de créer vos créneaux plus rapidement sur votre calendrier par lieux et prestations.Au préalable : définissez vos périodes Si la date de fin est à +1j de la date de début, sélectionnez la période (+1j.), si elle est à +2j, sélectionnez la période (+2j.) etc : Si vous n'utilisez pas les périodes Indiquez simplement les dates et horaires : B) Relier le créneau à un client / prospect existant : Vous avez la possibilité de choisir un client ou prospect existant parmi la liste : Ou créer un nouveau profil de client en cliquant sur le + Si vous avez choisi un client existant, vous pourrez ensuite le relier à un événement existant : Si vous avez choisi un client nouveau, vous pourrez CREER un NOUVEL événement Si vous souhaitez créer un nouvel événement, vous pouvez cliquer sur le plus à coté de "relier un événement" et une deuxième fenêtre s'ouvrira. C) Indiquez le nombre de personnes prévues pour cet événement : D) Sélectionner la disposition de la salle prévue A savoir : vous pouvez personnaliser l'appellation des dispositions standard ou personnalisées à partir de la page de configuration des langues : Cliquez ici pour en savoir plus. E) Définissez quelle configuration d'événement attribuer à cet événement Les configurations d'événements sont des formats types pour vos événements (nu, aménagé…). Au préalable :- Définissez vos configurations d'événements dans l'administration- Pour vos salles : choisissez le type de configurationEn créant un créneau pour une salle, vous pourrez choisir quelle configuration attribuer à cet événement. Ceci vous permettra d'afficher en priorité, dans vos résultats de recherche, les articles liés à ces configurations (cf. partie 3) Vous verrez uniquement les configurations liées à la salle choisie. Si aucune configuration n'est liée à la salle, vous verrez toutes les configurations que vous avez créées F) Choisir quel type de créneau horaire affecter : S'agit-il d'un événement ou d'une indisponibilité ? Indiquez votre choix : S'il s'agit d'un événement, le créneau horaire se créera avec les informations renseignées sur le client et l'événement : S'il s'agit d'une indisponibilité, vous pourrez indiquer la raison de l'indisponibilité : Le créneau horaire se créera alors comme une indisponibilité : 2) Onglet MONTAGE Cet onglet est proposé en option du logiciel. Si vous ne le voyez pas, rapprochez vous de notre équipe. Au préalable : configurez et définissez vos critères de montage et de démontage. Dans cet onglet, vous allez pouvoir indiquer les plages horaires dédiées au montage/démontage interne et client : Pour chaque montage et démontage, vous pourrez indiquer un commentaire : Sur votre calendrier par lieux et prestations, vos créneaux de montage et de démontage seront créés fonction des dates et horaires que vous avez indiqué : 3) Onglet AJOUTER DES ARTICLES Est-ce obligatoire d'associer des articles ? Non, vous pouvez vous servir de cette fonctionnalité sans avoir d'articles, mais si vous avez des articles, les recherches seront plus rapides pour créer  vos devis et de vos factures. En effet les résultats apparaitront en premier dans la liste. Pour comprendre comment ajouter vos articles : consultez cette page. Vous voulez découvrir les fonctionnalités avancées du calendrier par lieux et prestations ? c'est par ici. Calendrier par lieux & prestations - fonctionnalités avancées A- Vue d'ensemble de tous vos événements 1 - Choix de la vue Vous pouvez afficher vos événements par mois, par semaine, par jour, par périodes et par heures : Pour en savoir plus sur ces vues : consultez cette page 2 - Modifier ou supprimer votre événement à tout moment Effectuez un clic droit sur l'événement et choisissez l'action souhaitée. 3 - Voir rapidement un récapitulatif de l'événement Pour cela, il suffit de passer la souris sur le créneau horaire pour voir des informations sur l'événement Vous aurez : Le nom de l'événement Les dates et horaires du créneau La salle sélectionnée pour ce créneau Le nom de la société - Le prénom et nom du contact L'adresse email du contact Le nombre de personnes Le lieu sélectionné Toutes les salles utilisées pour cet événement Le statut d'avancement de l'événement B - Retrouvez facilement la capacité de vos salles Vous trouverez sur le coté gauche du calendrier des pictogrammes avec les capacités de vos salles, basées sur la fiche produit que vous aurez préalablement remplie. Si vous souhaitez savoir comment remplir une fiche produit, cliquez ici C- Accédez directement à la gestion globale de votre événement. Pour ce faire, effectuez un double clic sur le nom de l'événement et une nouvelle fenêtre s'ouvrira vous permettant de renseigner plus de détails sur l'événement. D- Accédez directement au prochain événement Vous pouvez aller d'un événement à un autre en cliquant sur le bouton < ou > Pour chercher le créneau suivant Pour chercher le créneau précédent : Cela ne cherchera uniquement QUE dans la période sélectionnée Quand vous cliquez sur les flèches, vous irez au créneau suivant : E- Affichez le calendrier en PLEIN ECRAN Pour plus de lisibilité, passez en plein écran Cela ouvrira automatiquement le calendrier en plein écran : Réglages sur le calendrier par lieux et prestations Vous pouvez faire de nombreux réglages pour afficher votre calendrier comme vous le désirez. 1 - La légende La légende est reliée au suivi d'événements. Cela permet de savoir à quel état d'avancement se trouve les événements présents dans votre calendrier. Par défaut, la légende est fermée. Mais vous pouvez l'ouvrir en cliquant sur le titre. 2 - Affichage des salles Si vous souhaitez afficher ou non les salles avec événements sur la période, sélectionner "Avec/sans évènements", le menu déroulant vous permettra de choisir la vue souhaitée. 3 - Vue simplifiée Si vous avez de nombreuses salles à présenter sur le calendrier, il est parfois utile d'activer la vision simplifiée, plus compacte. Vue simplifiée désactivée Vue simplifiée activée 4 - Sélection de la période Vous pouvez afficher vos événements par année, mois, semaine, jour. Cela vous permettra d'avoir une vue de vos événements par périodes ! 4.1 Par Année : En fonction de la période sélectionnée, vous aurez une vue des événements sur une année glissante : 4.2 Par Mois : En fonction de la période sélectionnée, vous aurez une vue de vos événements sur un mois glissant : 4.3 Par Semaine : En fonction de la période sélectionnée, vous aurez une vue de vos événements sur une semaine glissante : 4.4 Par Jour : En fonction de la période sélectionnée, vous aurez une vue de vos événements sur un jour glissant : 5 - Zoom sur la période Vous pourrez choisir ensuite d'afficher les périodes de différentes façons grâce à la sélection de "Zoom sur la période".Ceci vous permettra de zoomer sur la période pour avoir un affichage mois par mois, semaine par semaine, jour par jour réduit etc. 5.1 Mois par mois : Cette sélection pourra se faire sur les périodes "année" et "mois". Elle permet d'avoir un affichage de la période par mois : 5.2 Semaine par semaine : Cette sélection pourra se faire sur les périodes "année" "mois" et "semaine". Elle permet d'avoir un affichage de la période par semaine : 5.3 Jour par jour large : Cette sélection pourra se faire sur les périodes "année" "mois" "semaine" et "jour".Elle permet d'avoir un affichage de la période par jour large : Exemple : VEN. 17 NOV. pour Vendredi 17 novembre. 6. Naviguer entre les jours Utilisez le bouton Aujourd'hui pour voir apparaître rapidement la date du jour. Utilisez les flèches de gauche et de droite pour naviguer entre les jours précédents et les jours suivants. 7. Passer d'un événement à un autre Utilisez les flèches loupes gauche et droite pour aller retourner vers les événements précédents ou passer vers les événements suivants : 8 - Filtres par suivi d'événement Vous avez la possibilité de filtrer par deux critères qui sont liés Vous avez la possibilité de filtrer selon Gagnés, perdus ou en cours : cela regroupe vos événements selon les grandes étapes de vie de votre événement. Suivi d'événement: là vous êtes dans la précision de l'étape de l'événement MALIN : configurez sur quoi vous voulez atterrir par défaut comme filtre : tout est expliqué ci dans vos choix personnalisés par profil d'utilisateur EXPLICATION POUR LES GAGNES PERDUS OU EN COURS Masquer les perdus : cache tous les événements PERDUS (donc tous les suivis d'événements que vous avez classés comme PERDUS) Masquer les perdus et les gagnés : cache tous les événements PERDUS et les GAGNES (donc tous les suivis d'événements que vous avez classés comme PERDUS et GAGNES) et donc en fait n'affiche que les événements EN COURS. Masquer les perdus et les gagnés est la vue la plus intéressante pour le suivi commercial Afficher les gagnés uniquement: affiche SEULEMENT tous les événements GAGNES (donc tous les suivis d'événements que vous avez classés comme GAGNES) Afficher les gagnés uniquement est la vue la plus intéressante pour la production des événements signés Afficher les perdus uniquement: affiche SEULEMENT tous les événements PERDUS (donc tous les suivis d'événements que vous avez classés comme PERDUS) Afficher Tout: affiche les PERDUS, les GAGNES mais aussi les EN COURS (ceux qui ne sont NI PERDUS NI GAGNES) Cela ne fonctionne que si vous avez bien configuré les GAGNES, PERDUS et EN COURS -> vous pouvez en savoir plus en allant sur cette page Partager votre calendrier par lieux et prestations - INTERNE Ceci est une option présente dans certaines formules de l'outil Lab Event, 1- Partager le calendrier à d'autres utilisateurs internes Si cette option est bien activée, vous devriez avoir cette icône de partage visible : Au clic, vous allez pouvoir partager le calendrier par lieux et prestations EN INTERNE (c'est à dire avec des personnes qui sont utilisateurs de Lab Event). De la facon suivante : Vous allez ensuite pouvoir choisir si vous le partagez à TOUS les utilisateurs d'un "rôle" - c'est à dire à plusieurs utilisateurs ayant les mêmes permissions Ou juste à certains utilisateurs en particulier 2- Comment les utilisateurs internes voir ce calendrier partagé Dès que vous partagez avec un ensemble d'utilisateur ou un utilisateur particulier, ces personnes verront automatiquement le calendrier lieux et prestations partagé dans leur espace Lab Event. Comme vous partagez un calendrier, l'utilisateur interne ne peut pas le SUPPRIMER, mais va pouvoir le "délier" de son compte c'est à dire ne plus le voir s'il ne veut pas le voir sur son outil Lab Event Dans ce cas là, le calendrier va disparaitre de son compte. 3- RE Partager le calendrier à des utilisateurs internes Vous pouvez à tout moment en tant que créateur de ce calendrier le partager ou le repartager (meme si votre utilisateur l'a delié de son compte) et donc lui "forcer" cette vue. Pour cela il suffit de re-cliquer sur le bouton de partage. Partager votre calendrier par lieux et prestations - EXTERNE Ceci est une option présente dans certaines formules de l'outil Lab Event, Si cette option est bien activée, vous devriez avoir cette icône de partage visible : Au clic, vous allez pouvoir partager le calendrier par lieux et prestations EN EXTERNE (c'est à dire avec des personnes qui ne sont pas utilisateurs de Lab Event). Pour cela il suffit de cliquer sur le bouton : Cela permettra de faire des réglages sur ce CALENDRIER partagé. Voici comment le configurer : Titre du calendrier : Vous pouvez nommer le calendrier, cela apparaitra de la sorte pour les personnes à qui vous partagerez ce calendrier. Gagné, perdu et en cours : vous allez pouvoir choisir d'afficher les événements selon leur avancement Afficher tout : vous montrez tous les événements, les gagnés, les perdus et les en cours Masquer les perdus : vous montrez tous les événements, les gagnés et les en cours mais pas les perdus Masquer les perdus et les gagnés : vous montrez tous les événements en cours mais pas les perdus et les gagnés. Afficher les gagnés uniquement : vous montrez uniquement les événements gagnés (pas les perdus et pas les en cours) Afficher les perdus uniquement : vous montrez uniquement les événements perdus (pas les gagnés et pas les en cours) Suivi Evénement : vous allez pouvoir choisir d'afficher d'afficher uniquement quelques statuts d'avancement de vos événements (qui sont administrés selon votre choix). Le choix sont liés au choix Gagné, Perdu et en Cours que vous pouvez faire à gauche de ce champ. Choisissez les détails que vous voulez afficher dans votre calendrier : Cela aura un impact sur les détails quand vous passez la souris sur l'événement Choisissez un mot de passe (non obligatoire) : Vous pouvez rajouter un mot de passe que vous communiquerez au personne à qui vous voulez partager le calendrier Voilà ce que ca donne sur le calendrier partagé : Enfin vous allez pouvoir copier l'adresse pour l'envoyer aux personnes à qui vous voulez le partager : au clic, cela le copie dans votre presse papier. Calendrier par lieux & prestations - Gérer vos hébergements La gestion des hébergement est possible sur Lab Event grâce à l'extension Hébergement. Il s'agit d'une extension payante. Vous avez la possibilité de pouvoir gérer des nuitées depuis votre calendrier par Lieux et Prestations. Les hébergements dans l'événement, comment ça marche ? 1 - Quel est l'intérêt ? L'idée est de pouvoir visualiser la totalité de vos hébergements sur une période donnée. Sous forme de tableau, la lecture est très simple et les calculs se font automatiquement. 2 - Présentation du calendrier Nous vous invitons à consulter la page pour créer son calendrier avant de lire cette page. Nous avons plusieurs événements qui utilisent tous la prestation Hotel de LE. Les quantités sont identiques à ceux que vous avez renseigné dans le Brief de l'événement. Lorsqu'il y a plusieurs événements sur une période, les données sont calculées automatiquement et vous avez accès directement à plusieurs totaux. Les valeurs ne sont pas modifiables dans le calendrier par Lieux et Prestations mais uniquement dans l'événement En fonction du suivi de l'événement, le nombre d'hébergement (couchages) peut avoir plusieurs types : Total en option : Quand l'événement n'est pas "Gagné", le nombre indiqué est dit en option. Total confirmés : Quand l'événement est "Gagné", le nombre indiqué est dit confirmé. Total disponibles : Le total disponible, est la capacité totale restante, c'est à dire en soustrayant Total en option et Total confirmés du nombre total d’hébergements. 3 - Ou est indiqué le nombre total d’hébergements ? Le nombre total d’hébergements n'est disponible que pour les prestations de TYPE = HOTEL. Dans la partie gestion de la fiche prestation, dans l'onglet Capacités, vous pouvez indiquer le nombre total d'hébergements de l'hôtel. Vous avez accès à un mode d'emploi pour comprendre la globalité de l'extension Hébergement. Tickets A quoi sert un ticket ? Un ticket vous permet de : Remonter des éventuels bugs rencontrés sur l'outil Poser une question à propos de l'outil Cela vous intéresse ? Découvrez comment créer un ticket. Notre équipe vous répondra dans la journée. Vous recevrez une réponse directement sur l'outil.Comment créer un ticket ? 1/ Où trouver le Module Ticket ? Vous retrouverez le Module Tickets tout en bas de la barre latérale à gauche de votre écran: 2/ Comment créer un Ticket ? A) Pour ouvrir un ticket cliquez sur le petit plus B) Ou depuis la liste de tickets, cliquez sur créer un ticket 3/ Comment remplir un ticket Alors, il vous suffit de remplir les champs demandés : Prénom, Nom, E-mail, Sujet, Description Vous aurez aussi la possibilité de définir la Priorité (faible, moyen, haut) et la Catégorie (technique, facturation, service client) du ticket que vous créez. Les informations à mettre impérativement dans un ticket : - l'url de la page qui vous pose problème- une description- une copie d'écran (vous pouvez la copier dans le corps du message) Pour voir comment retrouver la réponse à votre ticket, cliquez ici. Comment voir la réponse à mon ticket ? 1/ Dans le Module Tickets, vous pourrez retrouver votre Ticket dans Tickets en cours. 2/ Une fois le ticket traité, vous le trouverez dans l'onglet tickets finalisés 3/ En cliquant sur le crayon vous pourrez lire la réponse Sachez qu'à chaque étape du traitement du ticket, vous en recevrez une copie par emailLes éléments dynamiques Qu'est-ce que les éléments dynamiques ? Les éléments dynamiques, ou short codes, sont des codes qui seront transformés en données dans vos mails ou présentations. Ces éléments dynamiques vous permettent de faciliter l'envoi de vos mails ou la création de vos présentations. En ajoutant des éléments dynamiques à vos modèles de mails ou vos modèles de présentation, vous personnaliserez le contenu en fonction des informations que vous aurez renseigner dans vos fiches clients, fiches prestataires, fiches lieux et prestations et événements. Les éléments dynamiques ont leur intérêt dans deux grandes parties du logiciel : Dans les emails : cliquez ici Dans les Présentations : cliquez ici Eléments dynamiques et emails A- Où trouver les éléments dynamiques concernant les emails ? A partir de la roue dentelée située à droite, cliquez sur Gestion des emails : Votre page sera redirigée vers la partie "Modèle de mails" où vous pourrez configurer tous vos modèles de mails. Pour comprendre comment configurer vos modèles de mails, cliquez ici. B- Ajouter des éléments dynamiques à vos modèles de mails Vous pouvez choisir de créer un nouveau modèle en cliquant sur "Ajouter un modèle" ou modifier un modèle existant en cliquant sur le crayon situé dans la colonne Actions : A partir de votre modèle, vous avez la possibilité d'ajouter un ou plusieurs éléments dynamiques. La liste de tous les éléments dynamiques se trouve dans la partie "Eléments dynamiques" : Pour ajouter un élément dynamique, placez vous (dans l’objet de l’email ou dans le message) à l’endroit où vous voulez l’insérer, et effectuez un simple glisser-déposer : Celui-ci apparaîtra sous le format suivant : C- Comment apparaissent les éléments dynamiques sur vos emails ? A partir d'une fiche client ou prestataire, vous avez la possibilité d'envoyer un email aux contacts en cliquant sur l'icône enveloppe.Consultez cette page pour comprendre comment envoyer un email à vos contacts. Lorsque vous sélectionnez le modèle de mail que vous aurez préalablement configuré avec les éléments dynamiques, ceux-ci apparaitront automatiquement lors de l'envoi du mail. Les éléments apparaîtront uniquement si vous avez renseigner les informations concernant le client, le prestataire, l'événement, le responsable de projet ou les lieux et prestations sélectionnées. D- Ajouter des éléments dynamiques lors de l'envoi d'un mail : Vous avez également la possibilité d'ajouter des éléments dynamiques directement à votre email. Pour ce faire, cliquer sur la partie "Champs dynamiques". Vous y trouverez tous les éléments dynamiques : Pour ajouter des éléments dynamiques dans l'email, placez vous à l'endroit où vous souhaitez l'insérer et CLIQUEZ sur l'élément dynamique. Celui-ci s'ajoutera automatiquement avec les informations qui concernent l'élément dynamique. Pour découvrir : - les éléments dynamiques concernant le client, cliquez ici. - les éléments dynamiques concernant le prestataire, cliquez ici. - les éléments dynamiques concernant l'événement, cliquez ici. - les éléments dynamiques concernant le responsable de projet, cliquez ici. - les éléments dynamiques concernant les lieux et prestations, cliquez ici. - les éléments dynamiques concernant l'automatisation, cliquez ici. Les éléments dynamiques et présentations A- Où trouver les éléments dynamiques concernant les présentations ? Ouvrez le module présentation : Ajouter un modèle de présentation ou ouvrez un modèle existant puis cliquez sur la partie Champs dynamiques. Pour tout savoir sur la partie modèle de présentation, cliquez ici. Les éléments dynamiques se trouvent dans la partie gauche de votre modèle de présentation : Seuls les éléments dynamiques concernant les parties "Général" "Client" "Client facturation" "Evénement" et "Reponsable de projet" peuvent être ajoutés aux présentations. B- Ajouter des éléments dynamiques à vos modèles de présentations Pour ajouter un élément dynamique, vous pouvez : 1- Glisser-déposer l'élément dans la présentation : 2- Ajouter l'élément directement dans le texte en cliquant sur l'icône située à droite de l'élément : C- Comment apparaissent les éléments dynamiques sur vos présentations ? En créant une présentation à partir d'un modèle de présentation (consultez cette page pour en savoir plus), les éléments dynamiques que vous aurez préalablement intégrés dans vos modèles apparaitront automatiquement avec les informations que vous aurez renseignées. Pour comprendre comment se comportent les éléments dynamiques dans une présentation, CONSULTEZ CETTE PAGE. Les éléments dynamiques concernant le client 1- Les éléments dynamiques concernant le client Voici les éléments dynamiques concernant le client que vous pouvez intégrer à vos mails et présentations : Pour chacun des éléments, nous vous indiquerons à quoi ils correspondent et où ils sont modifiables dans le logiciel. {(SOCIETE_CLIENT)} : Correspond à la société que vous avez indiqué sur la fiche client, dans l'onglet Général pour "Nom de la société cliente". Pour en savoir plus sur comment remplir une fiche client, cliquez ici. {(CLIENT_PRENOM)} et {(CLIENT_NOM)} : Correspond au prénom et au nom que vous avez indiqué sur la fiche contact client, dans l'onglet Général pour "Prénom du contact" et "Nom du contact". Pour en savoir plus sur comment remplir une fiche client, cliquez ici. {(CLIENT_EMAIL)} : Correspond au mail que vous avez indiqué sur la fiche contact client, dans l'onglet Général pour "Email du contact", juste en dessous du Prénom et du Nom du contact. Pour en savoir plus sur comment remplir une fiche client, cliquez ici. {(CLIENT_TELEPHONE_DIRECT)} : Correspond au numéro que vous avez indiqué sur la fiche client, dans l'onglet Général pour "Téléphone direct du contact". Pour en savoir plus sur comment remplir une fiche client, cliquez ici. {(ADRESSE)} : Correspond à l'adresse que vous avez indiqué sur la fiche société cliente, dans l'onglet Général pour "Adresse". Pour en savoir plus sur comment remplir une fiche client, cliquez ici. {(ADRESSE 2)} : Correspond à la seconde adresse que vous avez indiqué sur la fiche société cliente, dans l'onglet Général pour "Adresse 2". Pour en savoir plus sur comment remplir une fiche client, cliquez ici. {(Code postal} : Correspond au code postal que vous avez indiqué sur la fiche société cliente, dans l'onglet Général pour "Code postal". Pour en savoir plus sur comment remplir une fiche client, cliquez ici. {(Ville)} : Correspond à la ville que vous avez indiqué sur la fiche société cliente, dans l'onglet Général pour "Ville". Pour en savoir plus sur comment remplir une fiche client, cliquez ici. {(Pays)} : Correspond au pays que vous avez indiqué sur la fiche société cliente, dans l'onglet Général pour "Pays". Pour en savoir plus sur comment remplir une fiche client, cliquez ici. 2- Les éléments dynamiques concernant la société cliente de facturation Voici les éléments dynamiques concernant le client que vous pouvez intégrer à vos mails et présentations : Pour chacun des éléments, nous vous indiquerons à quoi ils correspondent et où ils sont modifiables dans le logiciel. {(SOCIETE_DE_FACTURATION)} : Correspond au nom de la société de facturation que vous avez indiqué sur la fiche société cliente, dans l'onglet Général pour "Société de facturation". Pour en savoir plus sur comment remplir une fiche client, cliquez ici. {(NUMERO_DE_TVA_DE_FACTURATION)} : Correspond au numéro de TVA de la société de facturation que vous avez indiqué sur la fiche société cliente, dans l'onglet Général pour "Numéro de TVA de la société de facturation". Pour en savoir plus sur comment remplir une fiche client, cliquez ici. {(SERVICE_DE_FACTURATION} : Correspond au service de facturation que vous avez indiqué sur la fiche société cliente, dans l'onglet Général pour "Service". Pour en savoir plus sur comment remplir une fiche client, cliquez ici. {(PRENOM_DE_FACTURATION)} : Correspond au prénom de facturation que vous avez indiqué sur la fiche société cliente, dans l'onglet Général pour "Prénom". Pour en savoir plus sur comment remplir une fiche client, cliquez ici. {(NOM_DE_FACTURATION)} : Correspond au nom de facturation que vous avez indiqué sur la fiche société cliente, dans l'onglet Général pour "Nom". Pour en savoir plus sur comment remplir une fiche client, cliquez ici. {(EMAIL_DE_FACTURATION)} : Correspond à l'email de facturation que vous avez indiqué sur la fiche société cliente, dans l'onglet Général pour "Email". Pour en savoir plus sur comment remplir une fiche client, cliquez ici. {(TEL_DIRECT_DE_FACTURATION)} : Correspond au numéro de téléphone direct de facturation que vous avez indiqué sur la fiche contact client du client principal. {(PORTABLE_FACTURATION)} : Correspond au numéro de téléphone portable de facturation que vous avez indiqué sur la fiche société cliente, dans l'onglet Général pour "Téléphone Direct". Pour en savoir plus sur comment remplir une fiche client, cliquez ici. {(ADRESSE_DE_FACTURATION)} : Correspond à l'adresse de facturation que vous avez indiqué sur la fiche société cliente, dans l'onglet Général pour "Adresse de facturation". Pour en savoir plus sur comment remplir une fiche client, cliquez ici. {(ADRESSE_2_DE_FACTURATION)} : Correspond à la seconde adresse de facturation que vous avez indiqué sur la fiche société cliente, dans l'onglet Général pour "Adresse de facturation 2". Pour en savoir plus sur comment remplir une fiche client, cliquez ici. {(CODE_POSTAL_DE_FACTURATION)} : Correspond au code postal de facturation que vous avez indiqué sur la fiche société cliente, dans l'onglet Général pour "Code postal". Pour en savoir plus sur comment remplir une fiche client, cliquez ici. {(VILLE_DE_FACTURATION)} : Correspond à la ville de facturation que vous avez indiqué sur la fiche société cliente, dans l'onglet Général pour "Ville". Pour en savoir plus sur comment remplir une fiche client, cliquez ici. {(PAYS_DE_FACTURATION)} : Correspond au pays de facturation que vous avez indiqué sur la fiche société cliente, dans l'onglet Général pour "Pays". Pour en savoir plus sur comment remplir une fiche client, cliquez ici. {(NUMERO_DE_TVA)} : Correspond au numéro de TVA que vous avez indiqué sur la fiche société cliente, dans l'onglet Général pour "Numéro de TVA". Pour en savoir plus sur comment remplir une fiche client, cliquez ici. {(COMPTE_COMPTABLE)} : Correspond au numéro de compte comptable que vous avez indiqué sur la fiche société cliente, dans l'onglet Général pour "Compte comptable". Pour en savoir plus sur comment remplir une fiche client, cliquez ici. {(SIRET)} : Correspond au numéro de SIRET que vous avez indiqué sur la fiche société cliente, dans l'onglet Général pour "SIRET". Pour en savoir plus sur comment remplir une fiche client, cliquez ici. {(CODE_APE)} : Correspond au code APE que vous avez indiqué sur la fiche société cliente, dans l'onglet Général pour "Code APE". Pour en savoir plus sur comment remplir une fiche client, cliquez ici. {(LANGUE_SOCIETE)} : Correspond à la langue utilisée par la société que vous avez indiqué sur la fiche société cliente, dans l'onglet Général pour "Langue Société". Pour en savoir plus sur comment remplir une fiche client, cliquez ici. Consultez les éléments dynamiques concernant les prestataires en cliquant ici. Les éléments dynamiques concernant le prestataire Voici les éléments dynamiques concernant le prestataire que vous pouvez intégrer à vos mails et présentation. Pour chacun des éléments, nous vous indiquerons à quoi ils correspondent et où ils sont modifiables dans le logiciel. {(SOCIETE_PRESTATAIRE)} : Correspond au nom de la société prestataire que vous avez indiqué sur la fiche contact prestataire, dans l'onglet Relié Au Prestataire pour "Société Prestataire". Pour en savoir plus sur comment remplir une fiche prestataire, cliquez ici. {(PRESTATAIRE_PRENOM)} et {(PRESTATAIRE_NOM)} : Correspond au prénom et au nom du contact prestataire que vous avez indiqué sur la fiche contact prestataire, dans l'onglet General pour "Prénom du contact" et "Nom du contact". Pour en savoir plus sur comment remplir une fiche prestataire, cliquez ici. {(PRESTATAIRE_EMAIL)} : Correspond à l'adresse email que vous avez indiqué sur la fiche contact prestataire, dans l'onglet General pour "Email du contact". Pour en savoir plus sur comment remplir une fiche prestataire, cliquez ici. {(PRESTATAIRE_TELEPHONE_DIRECT)} Correspond au numéro de téléphone direct du contact que vous avez indiqué sur la fiche contact prestataire, dans l'onglet General pour "Téléphone Direct du contact". Pour en savoir plus sur comment remplir une fiche prestataire, cliquez ici. Consultez les éléments dynamiques concernant l'événement en cliquez ici. Les éléments dynamiques concernant l'événement - partie 1 Voici les éléments dynamiques concernant l'événement que vous pouvez intégrer à vos mails et présentations. Sur vos emails : Sur vos présentations et modèles de présentations : Pour chacun des éléments, nous vous indiquerons à quoi ils correspondent et où ils sont modifiables dans le logiciel. {(CODE EVENEMENT)} : Ce champ correspond au code événement présent sur vos événements : {(TITRE_DU_PROJET)} : Correspond, dans le brief général partie CONTENU DE L'EVENEMENT, à ce que vous avez écrit dans "Titre du projet" {(DESCRIPTION_DU_PROJET)} : Correspond, dans le brief général partie CONTENU DE L'EVENEMENT, à ce que vous avez écrit dans "Description du projet" {(NOMBRE_DE_PERSONNES)} : Correspond, dans le brief général partie CONTENU DE L'EVENEMENT, au nombre de personnes que vous avez indiqué dans "Nombre de personnes". {(DATES_POUR_CET_EVENEMENT)} : Correspond, dans le brief général partie CONTENU DE L'EVENEMENT, à la date que vous avez indiqué dans "Dates pour cet événement" (la date fixe étant activée par défaut) - S'il s'agit d'une date fixe, la date apparaîtra dans votre email ou votre présentation de la façon suivante : 09/03/2022. - S'il s'agit d'une période, la date apparaîtra dans votre email ou votre présentation de la façon suivante : du 09/03/2022 au 10/03/2022. {(CEST_UNE_PERIODE)} : - Si vous avez choisi une date fixe et vous sélectionnez cet élément, un NON s'affichera, car une date fixe n'est pas une période. - Si vous avez choisi une période et vous sélectionnez cet élément, un OUI s'affichera. {(AUTRES_DATES)} : Vous pouvez y indiquer d'autres dates possibles pour votre événement, et ce que vous écrirez s'affichera lorsque vous sélectionnerez cet élément. {(DATE_FIXE)} : - Si vous avez choisi une date fixe, un OUI s'affichera. - Sinon, un NON s'affichera. {(BUDGET_PAR_PERSONNE)} et {(BUDGET_TOTAL)} : Correspond, dans le brief général partie CONTENU DE L'EVENEMENT, au budget par personne que vous avez indiqué dans "Budget par personne" ainsi qu'au budget total que vous avez indiquer dans "Budget total" {(BUDGET_HTouTTC)} Correspond, dans le brief général partie CONTENU DE L'EVENEMENT, au choix de l'affichage du budget HT ou TTC. {(Lieu(x)_adresse(s)_événement)} Correspond, dans le brief général partie CONTENU DE L'EVENEMENT, aux lieux et adresses indiquées : {(PAYS)} et {{ZONE_GÉOGRAPHIQUE}} Correspond, dans le brief général partie CONTENU DE L'EVENEMENT, au choix du pays dans le champ "Pays" et à la zone géographique dans le champ "zones géographiques" {{FAIT_PRÉCÉDEMMENT}} Correspond, dans le brief général partie CONTENU DE L'EVENEMENT et plus d'options, aux éléments contenus dans le champ "fait précédemment" {{LIEUX/ANIMATIONS_DÉJÀ_CONTACTÉS}} Correspond, dans le brief général partie CONTENU DE L'EVENEMENT et plus d'options, aux éléments contenus dans le champ "Lieux/animations déjà contactés" {{DEROULE_GENERAL}} (uniquement pour les emails) Correspond, dans le brief général partie LIEUX OU PRESTATIONS SELECTIONNES, aux lieux et prestations ajoutés. Le déroulé général apparaîtra dans votre email ou votre présentation de la manière suivante : Pour tout savoir sur la partie Moment cliquez ici. {{CIBLE}} Correspond, dans le brief général partie CONTENU DE L'EVENEMENT et plus d'options, aux éléments contenus dans le champ "Cible" {{HORAIRE_PRÉSENCE_CLIENT}} (uniquement pour les emails) Correspond, dans le brief général partie CONTENU DE L'EVENEMENT, aux horaires de l'événement correspondant au champ "Horaires" Lors d'un envoi d'un email ou sur votre présentation, les horaires apparaîtront de la façon suivante : de 20h00 à 00h00. {{DATES_DE_ÉVÉNEMENT_FORMAT_LONG}} Correspond, dans le brief général partie CONTENU DE L'EVENEMENT, aux dates de l'événement choisis dans "Dates pour cet événement" - Si c'est une période : Lors d'un envoi d'un email ou sur votre présentation, les dates apparaîtront de la façon suivante : du mercredi 09 mars 2022 au jeudi 10 mars 2022.- Si c'est une journée : la date apparaîtra de la façon suivante : le mercredi 09 mars 2022. {{DATE_DÉBUT_EVENEMENT}} Correspond, dans le brief général partie CONTENU DE L'EVENEMENT, à la date de début de l'événement choisi dans "Dates pour cet événement" Lors d'un envoi d'un email ou sur votre présentation, la date de début apparaîtra de la façon suivante : 09/03/2022 {{DATE_DÉBUT_EVENEMENT_FORMAT_LONG}} Correspond, dans le brief général partie CONTENU DE L'EVENEMENT, à la date de début de l'événement choisi dans "Dates pour cet événement" Lors d'un envoi d'un email ou sur votre présentation, la date de début apparaîtra de la façon suivante : mercredi 09 mars 2022. {{HORAIRE_DE_DÉBUT}} Correspond, dans le brief général partie CONTENU DE L'EVENEMENT, à l'horaire de début de l'événement choisi dans "Horaires" Lors d'un envoi d'un email ou sur votre présentation, l'horaire de début apparaîtra de la façon suivante : 20h00. {{DATE_FIN_EVENEMENT}} Correspond, dans le brief général partie CONTENU DE L'EVENEMENT, à la date de fin de l'événement choisi dans "Dates pour cet événement" Lors d'un envoi d'un email ou sur votre présentation, la date de fin apparaîtra de la façon suivante : 10/03/2022. {{DATE_FIN_EVENEMENT_FORMAT_LONG}} Correspond, dans le brief général partie CONTENU DE L'EVENEMENT, à la date de fin de l'événement choisi dans "Dates pour cet événement" Lors d'un envoi d'un email ou sur votre présentation, la date de fin apparaîtra de la façon suivante : jeudi 10 mars 2022. {{HORAIRE_DE_FIN}} Correspond, dans le brief général partie CONTENU DE L'EVENEMENT, à l'horaire de fin de l'événement choisi dans "Horaires" Lors d'un envoi d'un email ou sur votre présentation, l'horaire de fin apparaîtra de la façon suivante : 00h00. Pour voir à présent les éléments dynamiques concernant le responsable de projet, cliquez ici. {{LISTE_UTILISATEUR_EXTERNES}} (uniquement pour les emails) Correspond, dans l'onglet STAFF aux utilisateurs externes qui ont validé leur présence sur l'événement. Cette liste prend différentes formes en fonction de l'utilisation du champ. Sous forme de texte : Sous forme de bloc : Pour aller plus loin : Les éléments dynamiques concernant l'événement - partie 2Les éléments dynamiques concernant le Responsable de projet Voici les éléments dynamiques concernant le Responsable de projet que vous pouvez intégrer à vos mails et présentations Pour chacun des éléments, nous vous indiquerons à quoi ils correspondent et où ils sont modifiables dans le logiciel. Tout d'abord, vous devez vous rendre dans le menu Administration, cliquez sur Informations générales sur la société, puis dans le menu à gauche, cliquez sur la deuxième icône "Gestion des utilisateurs" puis sur "Mon profil". {{RESPONSABLE_DE_PROJET_NOM}} et {{RESPONSABLE_DE_PROJET_PRÉNOM}} : Correspond au prénom et au nom que vous avez indiqué dans Mon profil, dans le premier onglet Profil qui s'ouvre automatiquement.Pour en savoir plus sur comment gérer votre profil et vos informations, cliquez ici. Pour les 4 éléments suivants, ils correspondent également à ce que vous avez indiqué dans l'onglet Profil : {{RESPONSABLE_DE_PROJET_POSTE_OCCUPE}} : {{RESPONSABLE_DE_PROJET_TELEPHONE_DIRECT}} : {{RESPONSABLE_DE_PROJET_TELEPHONE_MOBILE}} : {{RESPONSABLE_DE_PROJET__EMAIL}} : {{RESPONSABLE_DE_PROJET_SIGNATURE}} : Rendez-vous dans l'onglet Signature. Ce qui apparaîtra dans votre mail correspond au texte que vous aurez indiqué dans "Texte de la signature", et vous aurez un aperçu de ce à quoi votre signature ressemblera (avec ou sans image incluse) lors de l'envoi d'un mail dans "Aperçu de la signature". Pour en savoir plus pour configurer votre signature, cliquez ici. Les éléments dynamiques concernant les lieux et prestations Au préalable, consultez cette page pour comprendre comment créer et gérer les lieux et prestations Voici les éléments dynamiques concernant les lieux et prestations que vous pouvez intégrer à vos mails UNIQUEMENT : Pour chacun des éléments, nous vous indiquerons à quoi ils correspondent et où ils sont modifiables dans le logiciel. {{LOCALISATION}} : Correspond, dans la fiche d'un lieu ou d'une prestation, à la localisation indiquée dans l'onglet "Localisation" {{STATUT DU LIEU-PRESTATION DANS L’ÉVÉNEMENT}} : Correspond, dans un événement à l'état d'avancement indiqué dans la partie "Lieux ou prestations sélectionnés". Pour comprendre comment suivre l'avancement de vos relations avec les prestataires cliquez ici. {{LIEUX-PRESTATIONS-NOM FICTIF - LISTE}} : Correspond, dans la fiche d'un lieu ou d'une prestation, au nom fictif indiqué dans l'onglet "Landing Page" et au champ "Nom fictif". Pour comprendre comment créer une landing page consultez cette page. Cet élément apparaitra uniquement lors de la réception de l'email. 1- Ajouter le nom fictif Pour ajouter le nom fictif de votre lieu/prestation, à partir de la gestion de la fiche lieu/prestation et de l'onglet Landing page, ajouter le nom fictif de votre lieu/prestation : 2- Comment apparaît l'élément dynamique {{LIEUX-PRESTATIONS-NOM FICTIF - LISTE}} Lors de la réception de l'email, les lieux/prestations apparaissent sous le format liste : {{LIEUX-PRESTATIONS-VRAI NOM - LISTE}} : Correspond, dans la fiche d'un lieu ou d'une prestation, au vrai nom indiqué dans l'onglet "Landing Page" et au champ "Nom du Lieu ou de la Prestation". Pour comprendre comment créer une landing page consultez cette page. Cet élément apparaitra uniquement lors de la réception de l'email. 1- Ajoutez le vrai nom A partir d'une fiche lieu/prestation, cliquez sur l'onglet Landing page et remplissez le champ prévu pour le vrai nom : Vous pouvez choisir de faire apparaître dans vos landing page le vrai nom ou le nom fictif du lieu ou de la prestation en activant le bouton "NOM SUR LE SITE" sur "NOM FICTIF" ou "VRAI NOM". 2- Comment apparaît l'élément dynamique {{LIEUX-PRESTATIONS-VRAI NOM - LISTE}} Lors de la réception de l'email, les lieux/prestations apparaissent sous le format liste : {{LIEUX-PRESTATIONS-NOM FICTIF - IMAGE}} : Il s'agit de la liste de tous vos lieux/prestations relié à l'événement présentés où les éléments suivants apparaitrons : nom fictif du lieu/prestation, image et texte d'accroche. Ces éléments seront visibles uniquement lors de la réception de l'email. 1- Ajouter le nom fictif Pour ajouter le nom fictif de votre lieu/prestation, à partir de la gestion de la fiche lieu/prestation et de l'onglet Landing page, ajouter le nom fictif de votre lieu/prestation : 2- Ajouter une image Pour ajouter une image de votre lieu/prestation, à partir de la gestion de la fiche lieu/prestation et de l'onglet Médias, sélectionnez l'image à la une en cliquant sur l'étoile. 3- Ajouter un texte d'accroche Pour ajouter un texte d'accroche, à partir de la gestion de la fiche lieu/prestation et de l'onglet Mail & Invitation, indiquez le texte d'accroche : 4- Comment apparaît l'élément dynamique {{LIEUX-PRESTATIONS-NOM FICTIF - IMAGE}} Lors de la réception de l'email, les lieux/prestations apparaissent sous le format suivant : {{LIEUX-PRESTATIONS-VRAI NOM - IMAGE}} : Il s'agit de la liste de tous vos lieux/prestations relié à l'événement présentés où les éléments suivants apparaitrons : vrai nom du lieu/prestation, image et texte d'accroche. Ces éléments seront visibles uniquement lors de la réception de l'email. 1- Ajouter le vrai nom Pour ajouter le vrai nom de votre lieu/prestation, à partir de la gestion de la fiche lieu/prestation et de l'onglet Informations générales, ajouter le vrai nom de votre lieu/prestation : 2- Ajouter une image Pour ajouter une image de votre lieu/prestation, à partir de la gestion de la fiche lieu/prestation et de l'onglet Médias, sélectionnez l'image à la une en cliquant sur l'étoile. 3- Ajouter un texte d'accroche Pour ajouter un texte d'accroche, à partir de la gestion de la fiche lieu/prestation et de l'onglet Mail & Invitation, indiquez le texte d'accroche : 4- Comment apparaît l'élément dynamique {{LIEUX-PRESTATIONS-NOM FICTIF - IMAGE}} Lors de la réception de l'email, les lieux/prestations apparaissent sous le format suivant : Les éléments dynamiques concernant l'automatisation Si vous avez défini une automatisation qui implique qu'un mail soit envoyé, alors vous serez intéressé à rajouter du contenu dynamique dans le mail que vous allez recevoir automatiquement. Vous les trouverez dans la partie "Eléments Dynamiques", dans la sous partie "Automatisation" quand vous créez un modèle {{NUM_DOCUMENT_FINANCIER}} Cela va indiquer le numéro du Devis ou de la facture concernée par l'automatisation Voici un exemple pour un numéro de devis {{DATE_HEURE_OUVERTURE_DOC}} Ceci va vous informer à quelle date et à quelle heure votre client a ouvert votre document. {{LIEN_DOCUMENT_FINANCIER}} Sera inséré le lien vers le document (devis ou facture) afin que vous puissiez directement cliquer de votre mail et ouvrir le document concerné {{PX_VT_TTC}} Vous pourrez grâce à ce champ dynamique indiquer sur votre email le montant en TTC du document financier (devis ou facture) {{RESTANT_DU}} Vous pourrez grâce à ce champ dynamique indiquer sur votre email le montant en TTC du restant de votre facture Les éléments dynamiques concernant l'événement - partie 2 En créant votre déroulé à partir de la vue déroulé de l'événement, vous pourrez exploiter ce déroulé sur vos présentations. Plusieurs champs dynamiques vous permettrons d'afficher le déroulé sous la forme de texte, tableau, classé par date/salles et en fonction des informations renseignées pour le client ou pour l'interne.Consultez cette page pour en savoir plus sur le déroulé de l'événement. Chaque déroulé est destiné, soit au client, soit à l'interne, ou aux deux. Pour choisir quelles informations vous souhaitez faire apparaître, vous devez indiquer dans l'événement pour chaque étape s'il s'agit d'un déroulé destiné au client et/ou à l'interne : Consultez cette page pour en savoir plus 1- POUR LE CLIENT DEROULE FORMAT TEXTE : votre déroulé apparaitra sous le format texte et organisé par dates. Voici les informations qui y figurent :- Dates de début et de fin- Horaires de début et de fin- Titre de l'étape (ou s'il s'agit d'un montage/démontage)- Lieu/prestation sélectionnée- Salle sélectionnée- Disposition de la salle- Nombre de personnes DEROULE TABLEAU CLIENT : ce champ dynamique vous permet d'afficher votre déroulé sous la forme d'un tableau destiné au client. DEROULE TABLEAU PAR DATES CLIENT : ce champ dynamique vous permet d'afficher votre déroulé sous la forme d'un tableau destiné au client ET classé par dates. DEROULE TABLEAU PAR SALLES CLIENT : ce champ dynamique vous permet d'afficher votre déroulé sous la forme d'un tableau destiné au client ET classé par salles. 2- POUR L'INTERNE : Ces champs ont la particularité d'inclure le commentaire lié à l'exploitation ou le commentaire lié au montage/démontage. - Si vous avez indiqué un commentaire dans la partie Commentaire pour Exploitation, celui-ci apparaitra dans votre déroulé : - Si vous avez indiqué un commentaire dans la partie Commentaire du montage/démontage, celui-ci apparaitra dans votre déroulé : DEROULE FORMAT TEXTE INTERNE : votre déroulé apparaitra sous le format texte, organisé par dates et incluant le commentaire exploitation. Voici les informations qui y figurent :- Dates de début et de fin- Horaires de début et de fin- Titre de l'étape (ou s'il s'agit d'un montage/démontage)- Lieu/prestation sélectionnée- Salle sélectionnée- Disposition de la salle- Nombre de personnes DEROULE TABLEAU INTERNE : ce champ dynamique vous permet d'afficher votre déroulé sous la forme d'un tableau destiné à l'interne. DEROULE TABLEAU PAR DATES INTERNE : ce champ dynamique vous permet d'afficher votre déroulé sous la forme d'un tableau destiné à l'interne ET classé par dates. DEROULE TABLEAU PAR SALLES INTERNE : ce champ dynamique vous permet d'afficher votre déroulé sous la forme d'un tableau destiné à l'interne ET classé par salles. Les éléments dynamiques concernant les devis (Finance) Les éléments dynamique FINANCE vous permettent d'exploiter entièrement vos devis ou uniquement les informations que vous souhaitez afficher sur vos présentations, de façon à créer un devis plaquette sur-mesure. Attention : vous devez associer la présentation à un devis pour pouvoir exploiter les éléments dynamiques FINANCE. Consultez cette page pour en savoir plus. {{DEVIS_NUM}} : Il s'agit du numéro de devis renseigné dans le devis : {{A_SIGNER_AVANT_format_court}} : Il s'agit de la date renseignée pour "A signer avant le" sous le format JJ//MM/AAAA {{A_SIGNER_AVANT_format_long}} : Il s'agit de la date renseignée pour "A signer avant le" sous le format jour date mois année (ex : jeudi 6 juillet 2023) {{ENTETE DEVIS LIE}} : Ce champ vous permet de glisser les informations provenant de l'en-tête du devis. Seules les informations qui ne sont pas masquées sur le devis seront visibles. Consultez cette page. Voici comment le champ sera visible sur votre présentation : {{DEVIS LIE SIMPLE}} : Ce champ vous permet d'insérer le devis en version simplifiée avec : - Libellés- Prix unitaires- Unités- Nombres- Total HT- % TVA - Total TTC Certaines colonnes peuvent être masquées sur vos devis, de façon à ce qu'elles n'apparaissent pas sur le PDF des devis mais aussi sur vos présentations. Consultez cette page pour en savoir plus. {{DEVIS LIE SIMPLE TOTAL ET ACOMPTE}} : Ce champ vous permet d'insérer le devis en version simplifiée ET avec une partie supplémentaire pour le Total et les acomptes : Sur votre présentation, le total et les acomptes apparaitrons à la fin du devis : {{DEVIS LIE SANS PRIX CLIENT}} : Ce champ vous permet d'insérer le devis avec une version sans prix avec : - Les titres - Vos articles - Les unités- Les quantités et doubles quantités Certaines colonnes peuvent être masquées sur vos devis, de façon à ce qu'elles n'apparaissent pas sur le PDF des devis mais aussi sur vos présentations. Consultez cette page pour en savoir plus. {{DEVIS LIE SANS PRIX INTERNE}} : Ce champ vous permet d'insérer le devis avec une version sans prix MAIS inclus en plus des éléments visibles uniquement en interne dont les lignes de description interne ainsi que les lignes dont le prix de vente est à zéro qui ont été masquées sur le devis : Les lignes de description interne : Les lignes dont le prix de vente est à zéro masquées : Certaines informations peuvent être masquées sur vos devis, de façon à ce qu'elles n'apparaissent pas sur le PDF des devis mais aussi sur vos présentations. Consultez cette page pour en savoir plus. {{DEVIS_LIE_AVEC_PRIX_LIGNES_MASQUEES_VISIBLES}} Certaines informations de vos devis peuvent être masqués de façon à ne plus les faire apparaitre sur la version PDF des devis/factures : Lignes qui peuvent être masquées sur les devis : Lignes dont le prix de vente est à zéro Lignes à l'intérieur du regroupement Lignes avec articles multichoix Lignes avec articles intervalles En utilisant le champs dynamique DEVIS_LIE_AVEC_PRIX_LIGNES_MASQUEES_VISIBLES, vous pourrez insérer le devis dans sa totalité, incluant les lignes masquées : Ligne masquée sur le devis : Ligne visible sur la présentation : {{TOTAL ET TVA}} : Ce champ vous permet de glisser un bloc pour le Total, la TVA et les ACOMPTES présents sur le devis : Sur votre présentation, le total et les acomptes apparaitrons sur un seul bloc : {{BLOC SIGNATURE DEVIS}} : Ce champ vous permet de glisser un bloc pour votre signature et celle du client. Si la signature est masquée sur le devis, elle n'apparaitra pas dans le bloc signature. Sur votre présentation, le bloc signature apparaîtra de la façon suivante : {{DEVIS LIE PAR CATEGORIES DATES SALLES}} : Si vous avez créé un devis classé par catégorie (plus d'informations sur les catégories ici), vous pourrez utiliser ce champ pour afficher le devis par catégorie : {{BUDGET_TOTAL_DETAIL_PAR_CATEGORIE}} Ce champ dynamique vous donnera un aperçu du montant total HT par catégories, du total général HT, du montant de la TVA ainsi que le total général TTC : {{ACOMPTES}} Il s'agit du montant des acomptes renseignés dans le devis : Ce champ dynamique apparaîtra sous la forme d'un tableau : {{Regroupement venant du devis}} Si vous disposez de l'option REGROUPEMENT, vous aurez la possibilité d'ajouter vos regroupements dans vos présentations. Pour comprendre comment fonctionnent les regroupement sur les présentations : consultez cette page. {{Articles par Grande Famille venant du devis}} Vous avez la possibilité d'ajouter vos grandes familles venant du devis dans une présentation. Cela vous permettra de faire apparaître la liste de vos articles sous la forme d'un tableau. Pour comprendre comment fonctionnent les Grandes Familles sur les présentations : consultez cette page. Les éléments dynamiques concernant le prestataire du devis Les éléments dynamiques concernant le prestataire du devis vous permettrons d'exploiter les informations des prestataires ajoutés dans vos devis, de façon à créer un bon d'échange sur-mesure.Le bon d’échange est un document permettant d’obtenir des prestations ou des services. Le client devra remettre son bon d’échange aux prestataires auxquels il aura recours. Ces prestataires auront accès à un document créé à partir de l'outil Présentation et reprenant les informations provenant du devis client.Vous souhaitez activer l'option Bon d'échange ? Contactez notre équipe. Attention : les éléments dynamiques concernant le prestataire du devis seront uniquement exploitables à partir des modèles de présentation créés avec le type de modèle "Bon d'échange". {{SOCIETE PRESTATAIRE}} : Il s'agit du nom de la société prestataire choisie sur le devis. {{PRESTATAIRE CIVILITE}} / {{PRESTATAIRE PRENOM}} / {{PRESTATAIRE NOM}} Ces informations reprennent la civilité, le prénom et le nom du prestataire provenant de la fiche contact prestataire : {{PRESTATAIRE EMAIL}} : Il s'agit de l'email provenant de la fiche contact prestataire. {{PRESTATAIRE TEL DIRECT}} : Il s'agit du téléphone direct du contact provenant de la fiche contact prestataire. {{PRESTATAIRE PORTABLE}} : Il s'agit du téléphone portable provenant de la fiche contact prestataire. {{ADRESSE PRESTATAIRE}} / {{ADRESSE_2_PRESTATAIRE}} : Il s'agit de l'adresse et de l'adresse 2 provenant de la fiche société prestataire. {{CODE POSTAL_PRESTATAIRE}} / {{VILLE_PRESTATAIRE}} /{{PAYS_PRESTATAIRE}} : Il s'agit du code postal, de la ville et du pays provenant de la fiche société prestataire. {{TABLEAU ARTICLES PRESTATAIRES}} : Ce champ permettra de faire apparaître un tableau avec les informations concernant les articles du devis liés au prestataire.Vous aurez : - Le nom des articles (Titre)- Les dates- Les horaires- Les quantités (NB prévu)- Une colonne vide pour indiquer les quantités réelles (NB réel)- Une ligne pour la description détaillée de l'article Exemple d'un devis : Votre tableau TABLEAU ARTICLES PRESTATAIRES : Comment créer un bon d'échange ? Consultez cette page.Comment envoyer un mail à partir de l'outil ? Il existe plusieurs façons d'envoyer des mails sur l'outil. A chaque fois, vous retrouverez l'icône Mail sur lequel il faudra cliquer : 1. Menu Clients Avant de pouvoir envoyer un mail, il faut au préalable configurer votre adresse email dans l'outil. Pour savoir comment faire, cliquez ici. A partir du menu Clients, cliquez sur Liste de contacts clients. Vous retrouverez l'icône mail au bout de chaque contact client, cliquez sur l'icône de la ligne correspondante à la personne que vous souhaitez contacter. 2. Fiche client Pour voir comment créer une nouvelle page cliente sur Lab Event, cliquez ici. Sur une fiche client, dans l'onglet Contacts, vous pouvez directement contacter la personne qui vous intéresse. 3. Menu Prestataire A partir du menu Prestataires, cliquez sur Liste de contacts prestataire. Vous retrouverez l'icône mail au bout de chaque contact prestataire, cliquez sur l'icône de la ligne correspondante à la personne que vous souhaitez contacter. 4. Événement Sur un événement, dans l'onglet CLIENT, vous pouvez directement envoyer un mail au contact en cliquant sur "Envoyer un mail". Vous pouvez également envoyer un mail au client ou au(x) prestataire(s) dans l'onglet LIEUX ET PRESTATIONS SÉLECTIONNÉS. Sélectionnez une ou plusieurs prestations en les cochant à gauche, puis dans le menu déroulant en haut à droite, sélectionnez si vous souhaitez envoyer un mail aux prestataires ou une proposition au client avec les prestations sélectionnées. 5. Tableau des demandes Sur le suivi de demandes tableau,  vous aurez un aperçu de vos événements en fonction de leur niveau d'avancement.Vous pouvez contacter directement le contact client de l’événement en cliquant sur l'icone mail au bout de la ligne correspondante. Il est paramétrable dans le Menu Administration. Pour en savoir plus, cliquez ici. Documents Désormais, rajoutez des documents dans toutes les parties de notre logiciel : Dans l'événement Dans les fiches clients et contacts clients Dans les fiches prestataires Dans les fiches Lieux & Prestations Voici tout en détail : A- Rajoutez des documents à votre événement 1/ Depuis votre événement, allez dans l'onglet documents 2/ Cliquez sur Ajouter un document 3/ Une nouvelle fenêtre s'ouvrira et vous pourrez choisir de déposer un fichier ou naviguer pour importer le document depuis votre ordinateur. 4/ Le nouveau document apparaitra en haut de la liste 5/ Cliquez sur importer pour l'intégrer dans l'événement B- Rajoutez des documents à vos fiches clients 1/ Depuis votre liste de clients, ouvrez la fiche concernée 2/ Allez à documents 3/ Cliquez sur Ajouter un document 4/ Une nouvelle fenêtre s'ouvrira et vous pourrez choisir de déposer un fichier ou naviguer pour importer le document depuis votre ordinateur. 5/ Le nouveau document apparaitra en haut de la liste 6 / Cliquez sur importer pour l'intégrer dans la fiche client C - Rajoutez des documents à vos fiches prestataires 1/ Depuis votre liste de prestataires, ouvrez la fiche concernée 2/ Allez à documents 3/ Cliquez sur Ajouter un document 4/ Une nouvelle fenêtre s'ouvrira et vous pourrez choisir de déposer un fichier ou naviguer pour importer le document depuis votre ordinateur. 5/ Le nouveau document apparaitra en haut de la liste 6 / Cliquez sur importer pour l'intégrer dans la fiche prestataire D - Rajoutez des documents à vos lieux et prestations 1/ Depuis votre liste de lieux et prestations, ouvrez la fiche concernée 2/ Allez à documents 3/ Cliquez sur Ajouter un document 4/ Une nouvelle fenêtre s'ouvrira et vous pourrez choisir de déposer un fichier ou naviguer pour importer le document depuis votre ordinateur. 5/ Le nouveau document apparaitra en haut de la liste 6 / Cliquez sur importer pour l'intégrer dans la fiche lieux ou prestation Drive Votre drive Le drive de Lab Event vous permet de stocker tous vos fichiers et dossiers et de les partager avec vos collaborateurs. Il est lié aux onglets "Documents" que vous retrouvez sur vos fiches clientes/contact, événements, prestations, prestataires/contacts prestataires, mais aussi au module présentation. 1- Où trouver le drive ? Retrouvez votre drive dans l'onglet "Drive" visible en haut à droite de l'écran. 2- Vos dossiers par défaut Par défaut, vous trouverez des dossiers qui concernent les modules du logiciel. Dans ces dossiers, vous retrouverez les fichiers qui ont été intégrés dans la partie "Documents" de ces modules. Ces dossiers ne peuvent pas être supprimés. En revanche, les fichiers qui s'y trouvent peuvent être supprimés. CLIENT : vous trouverez dans ce dossier tous vos clients classés dans des dossiers individuels. CONTACT CLIENT : vous trouverez dans ce dossier tous vos contacts clients classés dans des dossiers individuels. EVENEMENT : vous trouverez dans ce dossier tous vos événements classés dans des dossiers individuels. STAFF (uniquement si vous possédez l'option) : vous trouverez dans ce dossier tous les fichiers qui proviennent du Mini-Site. PRESENTATION (uniquement si vous possédez l'option) : vous trouverez dans ce dossier toutes vos présentations classées dans des dossiers individuels. PRESTATION : vous trouverez dans ce dossier toutes vos prestations classées dans des dossiers individuels. PRESTATAIRE : vous trouverez dans ce dossier toutes vos prestations classées dans des dossiers individuels. CONTACT PRESTATAIRE : vous trouverez dans ce dossier tous vos contacts prestataires classées dans des dossiers individuels. GENERAL ACHAT (uniquement si vous possédez l'option) : vous trouverez dans ce dossier les fichiers provenant des factures d'achat fournisseur. Consultez cette page pour en savoir plus. Pour voir les actions que vous pouvez effectuer sur le drive : consulter cette page.Vos actions sur le drive Le drive de Lab Event vous permet de stocker tous vos fichiers et dossiers et de les partager avec vos collaborateurs. Il est lié aux onglets "Documents" que vous retrouvez sur vos fiches clientes/contact, événements, prestations, prestataires/contacts prestataires, mais aussi au module présentation. Retrouvez votre drive dans l'onglet "Drive" visible en haut à droite de l'écran : Vous pouvez effectuer plusieurs actions sur vos dossiers et fichiers présents sur le drive : Vos dossiers sont reconnaissables par une icône sous forme de dossier jaune. Vos fichiers sont reconnaissables avec une icône qui définit le programme utilisée (.jpg, .xlsx, .docs, etc) A- Créez un dossier ou un fichier 1- Pour un dossier Vous pouvez créer un dossier en cliquant sur + Créer un dossier : Une pop-up s'ouvrira vous permettant de créer un nouveau dossier : 2- Pour un fichier Vous pouvez ajouter un fichier depuis votre ordinateur en cliquant sur ajouter un fichier : Lorsque vous ajoutez un fichier, celui-ci sera par défaut non classé dans un dossier. B- Partagez le dossier ou le fichier en cliquant sur la flèche de partage : Vous pouvez partager un dossier ou un fichier grâce à la flèche de partage : Les dossiers qui sont créés par défaut dans le drive ne peuvent pas être partagés. En revanche, les fichiers qui s'y trouvent peuvent l'être. Une pop up s'ouvrira vous permettant de partager le dossier ou le fichier en externe : 1- Indiquez le titre pour le partage2- Indiquez la date d'expiration du lien de partage3- Créer un mot de passe pour sécuriser le dossier partagé4- Copier le lien de partage : vous pouvez partager ce lien de partage avec une personne externe à votre société. C- Renommez le dossier ou le fichier en cliquant sur le crayon Vous pouvez renommer un dossier ou un fichier grâce au crayon : Les dossiers qui sont créés par défaut dans le drive ne peuvent pas être renommés. En revanche, les fichiers qui s'y trouvent peuvent l'être. D- Déplacez le dossier ou le fichier en cliquant sur l'icône de déplacement Vous pouvez déplacer un dossier ou un fichier grâce à l'icône de déplacement : Une pop-up s'ouvrira vous permettant de choisir vers quel dossier déplacer votre dossier : Les dossiers qui sont créés par défaut dans le drive ne peuvent pas être déplacés. E- Supprimez un dossier ou un fichier en cliquant sur la corbeille Vous pouvez supprimer un dossier ou un fichier grâce à la corbeille : Les dossiers qui sont créés par défaut dans le drive ne peuvent pas être supprimés. F- Visualisez un fichier en cliquant sur l'œil En cliquant sur l'icône œil, vous pourrez voir un aperçu du fichier : G- Téléchargez un fichier en cliquant sur l'icône de téléchargement : En cliquant sur l'icône de téléchargement, vous pourrez télécharger le fichier : Nouveautés sur Lab Event - 2023 Cette page présente tous les changements, nouvelles versions, fonctionnalités ou améliorations de Lab Event depuis le début de l'année 2023. CLIENTS Janvier 2023 Champs personnalisés client - Modèles de page client - Créer ou modifier votre page client Champs personnalisés contacts client - Modèles de page contact client - Créer ou modifier votre page contact client Définir les comptes client par client Opt-in pour le contact de la société Décembre 2023 Suivi des campagnes d'emailing EVENEMENTS Janvier 2023 Vue Exploitation (fiche de production) Mars 2023 Ajout d'utilisateurs additionnels sur un événement Organisation des onglets de la page événement Trier le pipe par date de création ou date de l'événement Avril 2023 (option) Evénements façon calendrier : choix d'affichage de la vue Mai 2023 (option) Evénements façon calendrier : partage de la vue (option) Onglet Ressources dans l'événement Juin 2023 Vue Déroulé Commentaire pour Exploitation (option) Configuration des événements (option) Montage et Démontage Juillet 2023 Choix pour le déroulé client et déroulé interne Constructeur de cartes événement Septembre 2023 Couleurs des statuts pour la vue exploitation (option) Evénements façon calendrier : affichage du staff en vue liste Changer automatiquement le statut des devis en "Annulé" Octobre 2023 Onglet Finance : vue analytique des devis et factures Multi Pipeline événement Novembre 2023 Vue planning simplifiée Vue exploitation : sous-totaux articles et nouveaux regroupements - description détaillée sur l'export PDF Décembre 2023 Champs personnalisables pour le BRIEF - modèle de page BRIEF 2 nouvelles colonnes dans l'export des événements : Total Règlement(s) reçu et Reste à payer théorique PRESENTATIONS (option) Janvier 2023 Nouvelle home page pour vos présentations et modèles Envoyer une présentation par email depuis la home page Février 2023 Vue sans prix client Vue sans prix interne Avril 2023 Associer une présentation à un devis Créer une présentation à partir d'un devis Champ dynamique Regroupement venant du devis Champs Articles par grande familles venant du devis Juin 2023 Changer le statut du devis à partir d'une présentation Envoyer une présentation par email depuis une présentation En-tête et pieds de page Champs dynamiques concernant le déroulé de l'événement Champs dynamiques provenant du devis Champs dynamiques prestataires du devis Septembre 2023 Signature électronique depuis une présentation LIEUX ET PRESTATIONS Liste des lieux et prestations Juin 2023 (option) Configuration des événements Articles liés Salle(s) liée(s) Dispositions personnalisées Septembre 2023 Vue tableau pour vos lieux et prestations Catalogue d'articles Juin 2023 Section "Avancé" pour vos articles Novembre 2023 Règles pour les articles : bloquer le prix d'achat / prix de vente / choix de l'unité Suivi Ressources (option) Export des ressources STAFF (option) Avril 2023 Vue disponibilité Staff Widget Ressources RH : gérer la rémunération des Staffs Nombre de staffs requis Heure/date de départ/retour du staff (option) Evénement façon calendrier : staffs requis, horaire de début staff et horaire de fin staff Nouvelle règle pour accéder à l'événement : uniquement si l'événement est confirmé Mai 2023 Widget staff sur l'événement Vue disponibilité : filtres de présence événement Vue disponibilité : voir uniquement les événements gagnés Planning du staff : nouveau code couleur pour la confirmation de présence du staff Août 2023 Onglet Rémunération Septembre 2023 Motif pour Retour Matériel Couleur du staff FINANCE Février 2023 Masquer les champs analytiques du PDF Tarifs avancés : Multi-choix Tarifs avancés : Intervalle Description interne dans un devis Avril 2023 Signature électronique Mai 2023 Bloquer les factures après validation : attestation de conformité Juin 2023 Ajouter un Titre, Sur-titre ou Sous-titre sur les devis/factures Catégories pour articles Créer un devis/une facture classé par catégorie Dupliquer un devis Doubles quantités dans les devis/factures Juillet 2023 Choix des comptes auxiliaires Créer un bon de commande - éditer un bon de commande - Liste des bons de commande Conditions générales d'achat Août 2023 Export comptable avancé Créer un bon de réception Délais de paiement Export des bons de réception (Yooz) Septembre 2023 Suivi des factures : Annulé par avoir et Compensé par avoir Création d'un bon de commande à partir de la page événement Octobre 2023 Echéancier des acomptes Novembre 2023 Bon d'échange / Voucher Forcer l'utilisation des articles dans les devis et factures Bon de réception : bloquer la modification (quantités et montants) et statut annulé Vue analytique : visibilité sur les sous-totaux et nouveaux regroupements Bon de commande : 2 colonnes ajoutées au tableau : N° BON(S) DE RECEPTION LIE(S) et % de livraison Décembre 2023 Créer un bon de commande de zéro 2 nouvelles colonnes dans le listing des factures : Devis lié(s) et Acompte déduit(s) STATISTIQUES Mars 2023 Statistiques financières : champs personnalisés clients dans l'export DRIVE Mai 2023 Stocker ses fichiers et dossiers dans Lab Event CALENDRIERS Calendrier Général Mars 2023 Type de calendrier par défaut Avril 2023 Nouveau calendrier adapté à tous les appareils Mai 2023 Filtre par défaut pour le calendrier général Calendrier par lieux et prestations Juin 2023 Indisponibilités sur le calendrier (option) montage/démontage Septembre 2023 Sélection de périodes (mois, années, semaines, jours) INTEGRATIONS Avril 2023 Intégration entre ZOHO et LAB EVENT Intégration d'emails d'autres plateformes : MARIAGES.NET Novembre 2023 Intégration d'emails d'autres plateformes : KACTUS Décembre 2023 Intégration avec des outils d'emailing : SmartProfile - Mailjet - Mailchimp - Brevo - Sarbacane Nouveautés sur Lab Event - 2024 Cette page présente tous les changements, nouvelles versions, fonctionnalités ou améliorations de Lab Event depuis le début de l'année 2024. CLIENTS Janvier 2024 Format CSV ajouté pour l'export de la liste des clients et contacts Février 2024 3 nouvelles civilités (en plus de Madame et Monsieur) pour les pages contact : Professeur, Maître, Docteur EVENEMENTS Janvier 2024 Format CSV ajouté pour l'export de la liste des événements Liste des devis et factures dans l'événement avec vue détaillée et vue synthétique Février 2024 Liste des événements au format tableau : nouvelle colonne pour les emails Sélection de la période dans la liste des événements au format tableau Champs ajoutés dans le contenu de l'événement : code personnalisé événement Vue planning de tous les événements Relier un événement à un profil de société Relier un événement à une langue pour les devis et factures Vue planning : export Mars 2024 Opportunités pour gérer la prospection et l'historisation des événements passé Vue par article - Explication des colonnes - Filtres et groupements PRESENTATIONS (option) Février 2024 Champs dynamiques liés aux devis avec SALLES LIEUX ET PRESTATIONS Liste des lieux et prestations Février 2024 Relier un lieu ou une prestation à un profil de société Catalogue d'articles Février 2024 Nouvelle unité pour les tarifs : Coef Mars 2024 Référence interne pour les articles Suivi Ressources STAFF (option) Aucune nouveauté FINANCE Janvier 2024 Format CSV ajouté pour l'export comptable vente & export comptable règlement Février 2024 Création d'une facture de solde : mise à jour sur la sélection de factures d'acomptes Apparition des totaux des factures dans les vues synthétiques Mars 2024 Zone de texte reliée aux lignes budgétaires BON DE COMMANDE / BON DE RECEPTION Février 2024 Bon de commande : modifier le contact dans l'édition Bon de commande : export de la liste Bon de commande : heure de livraison et de reprise estimée Bon de commande : commentaire général Mars 2024 Dupliquer un bon de commande SIGNATURE ELECTRONIQUE Mars 2024 Double signature électronique STATISTIQUES Janvier 2024 Liste des exports DRIVE Aucune nouveauté CALENDRIERS Calendrier Général Aucune nouveauté Calendrier par lieux et prestations Aucune nouveauté INTEGRATIONS Aucune nouveauté ADMINISTRATION Général Février 2024 Export quotidien par email Rôles Mars 2024 Nouveaux rôles pour les bons de commande et bons de réception Profil Février 2024 Choix personnalisés d'affichage : affichage ordre croissant/décroissant par défaut dans le pipeline événement Gestion des champs et formulaires Février 2024 Choix export CSV : UTF-8-bom