Gérer son staff dans Lab Event - Depuis l'événement

Comprendre l’onglet STAFF

L'onglet Staff se trouve dans votre événement à côté du Brief. Cet onglet vous permet de gérer tous vos utilisateurs externes attachés à votre événement. Vous disposez :

- D'un planning pour vos staffs (pour visualiser toutes les disponibilités et les événements de vos staffs)

- D'un espace de gestion des staffs et des prestations

- D'une partie Retours et Commentaires pour les remarques que pourrait faire vos staffs

- D'une partie Retour matériel

1- PLANNING DU STAFF SUR L'EVENEMENT

Depuis ce planning vous gérez l'emploi du temps de chaque staff de l'événement grâce à un système de "slots". Ces slots sont des créneaux horaires pendant lesquelles vos staff sont en mission globale, ou bien dans une prestation choisie dans le Brief.

La zone bleue correspond aux horaires de l'événement indiquées dans le Brief de votre événement. Vous avez accès au planning de vos staff, leurs disponibilités ainsi que les événements auxquels ils participent. Vous pouvez utiliser les boutons "+" et "-" pour contrôler le zoom, et faire glisser le planning grâce à la barre ou bien MAJ + SCROLL.

Pour ajouter un staff à votre événement, cliquez ici.

Pour une recherche rapide de vos staffs sur le planning, vous pouvez utiliser la barre de recherche :

A- Déterminer l'amplitude horaire de travail du staff

Les dates et heures de départ et retour du staff peuvent être différentes de celles indiquées dans l'événement : Vous pouvez modifier cette information afin de déterminer l'amplitude horaire de travail du staff.

En attribuant l'événement au staff, les horaires prises en compte dans le planning seront celles qui concernent l'amplitude horaire de travail du staff.

Exemple : Mon événement se déroule le 10/02/2023 de 10h à 18h

Mon staff n'est présent pour l'événement que de 10h à 14h. Lorsque j'attribue l'événement au staff, le créneau horaire se définira automatiquement en fonction des dates et horaires de départ/retour du staff :

B- Indiquer le nombre de staff requis

Vous pouvez indiquer le nombre de staff requis : Il s'agit uniquement d'une information supplémentaire pour vos utilisateurs qui sauront combien de staff doivent être affectés à l'événement.

Vous pourrez retrouver le nombre de staff requis sur la vue évènement jour par jour : consultez cette page pour en savoir plus.

C. Vous pouvez utiliser le filtre de présence événement pour afficher : 
- Tout le staff : tous vos staffs seront affichés dans la vue disponibilité
- Uniquement le staff de CET événement : vous verrez uniquement le staff qui a été affecté à l'événement

- Le staff affecté à des événements : vous verrez uniquement le staff qui a été affecté à des événements
- Le staff non affecté à des événements : vous verrez uniquement le staff qui n'a pas été affecté à des événements

D. Vous pouvez afficher le staff en fonction de ses disponibilités :
- Libre : vous verrez uniquement vos staffs qui ont indiqué être libres dans leur calendrier

- Pas disponible : vous verrez uniquement vos staffs qui ont indiqué ne pas être disponibles dans leur calendrier
- Libre si besoin : vous verrez uniquement vos staffs qui ont indiqué être libre si besoin dans leur calendrier
- Non renseigné : vous verrez uniquement vos staffs qui n'ont pas renseigné leurs disponibilités dans leur calendrier

E. Vous pouvez afficher le staff en fonction de son rôle (manager, staff, client, prestataire).

Cliquez ici pour en savoir plus sur les rôles des utilisateurs externes

E. Vous pouvez afficher le staff en fonction du profil du staff (type d'utilisateur externe).

Cliquez ici pour en savoir plus sur le type d'utilisateur externe

2- STAFF SUR L'EVENEMENT

A- Attribuer des staffs sur l'événement

Nous avons sollicité notre deuxième staff. Julien contrairement à Nicolas n'est lié à aucune prestation.

Dans cet espace de gestion, nos staff sont divisés en fonction de leurs attributions à des prestations ou non. Tous les staff non associés à une prestation seront dans l'onglet Au global, tous les staff associés à une prestation seront dans un onglet dédié.

Dans notre exemple, nous avons Julien dans l'onglet Au global, et Nicolas dans l'onglet Traiteur.

B- Confirmation présence

Depuis le Mini-Site, votre staff a les informations principales pour accepter ou non de participer à cet événement. Grâce aux butons Refuser ou Valider, il peut confirmer son choix en un clic. Consultez cette page pour en savoir plus.

Chaque confirmation de présence sera automatiquement répertoriée dans l'onglet Staff sur l'événement : 

Voici les différents types de confirmation et leur action sur le planning du staff :

3 - RÉMUNÉRATION STAFF 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4 - RETOURS ET COMMENTAIRES

Dans cet espace, vous allez retrouver les commentaires que vos staff ont laissé sur leur mini site. En effet, tous les champs de type tableau avec une saisie utilisateur seront affichés dans cet espace.

Exemple : 

Le widget ci dessous a été rempli depuis le mini site par un utilisateur externe.

Vous pouvez retrouver ces commentaires dans votre onglet STAFF. Un onglet est ouvert par STAFF, vous pouvez donc savoir qui a posé ce commentaire. Nous avons deux staffs pour cet événement, donc deux onglets dans la partie Retours.

Voyez aussi : Champs personnalisables et widgets

5 - RETOUR MATERIEL

Cet onglet vous permet de visualiser les retours faits par l'utilisateur externe sur le matériel.

Vous pouvez modifier l'état de traitement du matériel : 
- en attente
- traité
- Réparé

Vous pouvez modifier le commentaire du matériel en cliquant sur le crayon : 

 

Ajouter des utilisateurs externes à votre événement

Votre planning contient tous les noms de vos utilisateurs externes actifs.

Nous allons donner une mission à Nicolas en traçant un slot. Nous voulons qu'il soit en service pour la prestation Traiteur, et qu'il travaille de 18h à minuit. En cliquant puis en glissant le curseur, vous pouvez construire le slot sur la plage horaire que vous souhaitez.

Une popup s'ouvre automatiquement à la fin du tracé.

Vous pouvez remplir les informations dans la popup.

La prestation Traiteur est présente dans le Brief, elle apparaît donc dans la liste des produits disponibles.

Notre slot est bien tracé et respecte toutes les informations données. L'utilisateur externe concerné aura accès à ces informations depuis son mini site.

Envoyer des emails à vos utilisateurs externes

Depuis l'onglet Staff de votre événement, vous avez la possibilité d'envoyer des emails à vos utilisateurs externes. 

Vous n'avez pas encore d'utilisateurs externes ?

Dans la partie STAFF SUR L'EVENEMENT, vous avez accès à la liste de vos utilisateurs externes par prestation pour cet événement. Tous les staffs de cet événement qui ne sont pas associés à une prestation sont groupés dans l'onglet Au global.

1- Sélectionner vos utilisateurs externes

Grâce aux boites situés sur le coté gauche, vous pouvez sélectionner plusieurs staffs. Les butons d'action seront débloqués lorsque vous aurez sélectionner au moins 1 staff. Vous avez aussi la possibilité de sélectionner vos staff entre plusieurs prestation en changeant d'onglet.

2- Envoyer un Mail

Une fois vos staffs sélectionnés, cliquez sur le bouton Mail. La première chose à indiquer est de choisir un modèle d'email parmi la liste de vos modèles. En fonction de ce modèle, les champs suivants seront remplis automatiquement mais resterons modifiables.

Retirer des utilisateurs externes de votre événement

Depuis l'onglet Staff, vous pouvez retirer des utilisateurs externes de votre événement.

1- Supprimer depuis la partie PLANNING DU STAFF SUR L'EVENEMENT

Cliquez sur le slot de l'utilisateur en question, puis appuyez sur le buton "suppr" de votre clavier.

2- Supprimer depuis la partie STAFF SUR L'EVENEMENT

Cliquez sur les butons "-" pour supprimer vos staff un par un.

 

Sélectionner les utilisateurs externes, puis appuyez sur le bouton Retirer.

Attribuer des rôles en fonction de l'événement

Tous vos utilisateurs externes sont créés avec un rôle par défaut. C'est notamment ce rôle qui associe un utilisateur externe avec un modèle de mini site.

Vous voulez comprendre les rôles ? 

Depuis un événement, dans l'onglet Staff, vous pouvez choisir de modifier le rôle de vos utilisateurs externes. De cette façon, vous pouvez rapidement faire des modifications et changer l'organisation de votre événement. Vous pouvez réagir rapidement et simplement en cas d'imprévu.

Comprendre la partie Retours et Commentaires

Comment utiliser cette partie ?

Chaque champ dans le mini site de vos staff qui sera avec un type "Saisie utilisateur" apparaîtra dans cette partie.

Le type de saisie ? Cliquez ici

1- Nous créons un champ personnalisable Tableau : 

Le type de saisie se modifie en cliquant sur la cellule en question.

2- Nous l'insérons dans un modèle de page Organisation : 

3- Nous importons le modèle de page Organisation dans Organisation : 

4- Nous utilisons notre champ tableau dans un widget de type tableau : 

5- Nous utilisons notre widget tableau dans un modèle de mini site : 

Voyez aussi : Champs personnalisables et widgets

Gérer la rémunération de mes Staffs

Cet onglet est lié à l'extension Ressources Humaines. Si vous ne le voyez pas contactez nos équipes.

Depuis un événement, dans l'onglet Staff, vous pouvez gérer la rémunération de vos staffs. De cette façon, vous pouvez rapidement faire des modifications et changer le montant de la rémunération de vos staffs. Vous pouvez réagir rapidement et simplement en cas d'imprévu.

1- Définir les règles de gestion et les types d'utilisateurs externes 

Au préalable, vous devez créer des règles de gestion pour vos utilisateurs externes et définir vos types d'utilisateurs externes.

2- Assigner un événement à un staff

Vous pouvez ensuite assigner un événement à un staff. Deux méthodes s'offrent à vous : 

A- A partir du planning du staff

Depuis ce planning vous gérez l'emploi du temps de chaque staff de l'événement grâce à un système de "slots". Ces slots sont des créneaux horaires pendant lesquelles vos staff sont en mission globale, ou bien dans une prestation choisie dans le Brief.

Pour comprendre comment assigner un événement à un staff à partir du planning de l'événement : consultez cette page.

B- A partir de la vue disponibilité

La vue disponibilité vous donne un récapitulatif global des disponibilités de vos staffs ainsi que des événements qui leur sont attribués. Vous pouvez assigner un événement à un staff à partir de cette vue disponibilité.

Pour comprendre comment assigner un événement à un staff à partir de la vue disponibilité : consultez cette page.

3- A partir de l'onglet Staff

Accédez à l'onglet Rémunération Staff : 

4- Sélectionnez la règle de gestion 

Vous pouvez sélectionner la règle de gestion à appliquer pour chaque staff.
Pour configurer vos règles de gestion, consultez cette page.

Les montants que vous avez renseignés dans vos paramètres de règles de gestion (taux horaire, forfait, prime) seront automatiquement repris. Vous pouvez modifier ces données pour chaque staff directement à partir du tableau :

5- Indiquer les informations de rémunération

Vous devez indiquer un certain nombre d'informations pour le calcul de la rémunération de vos staff : 

A- Le nombre de Kilomètres (KM)

Pour le calcul des indemnités kilométriques, vous devez renseigner le nombre de kilomètres effectués par votre staff dans la colonne KM : 

B- Le temps de pause (TPS PAUSE) et temps de transport (TPS TRANSPORT)

Pour le calcul du temps effectif et du temps payé, vous devez indiquer le temps de pause (TPS PAUSE) et le temps de transport (TPS EFFECTIF) de vos staffs.

Le temps effectif et le temps payé dépendrons du temps de pause. En revanche, le temps de transport impactera uniquement le temps effectif calculé.

Le TPS PAYE sera égal au TOTAL HORAIRES si vous avez sélectionné OUI pour le temps de pause payé dans la règle de gestion.

C- Total Horaires

La colonne TOTAL HORAIRES correspond à la durée totale de la présence de vos staffs entre les horaires de départ et de retour. 
Ces informations sont reprises à partir du planning du staff sur l'événement.

Vous pouvez modifier les horaires de départ/retour directement à partir de la colonne DEPART/RETOUR :

Si vous modifiez les dates et horaires de départ/retour de vos staffs à partir du tableau de rémunération, ces modifications n'apparaîtrons pas dans le planning du staff sur l'événement.

D- Revenu Brut

Le revenu brut correspond à la rémunération totale brut de vos staffs.

- Si le type de contrat sélectionné dans la règle de gestion est un Forfait : REVENU BRUT = (FORFAIT + PRIME + (INDEMNITE KM))
- Si le type de contrat sélectionné dans la règle de gestion est en Horaire : REVENU BRUT = (TOTAL HORAIRE x TEMPS PAYE + PRIME + (INDEMNITE KM))

6- Gérer la rémunération globale de mes staffs 

Vous pouvez visualiser la rémunération de vos staffs par événements ou par staffs à partir d'un tableau synthétique.
Pour accéder à ce tableau synthétique, vous devez vous rendre dans la VUE STAFF PAR EVENEMENT :

A partir de ce tableau, vous pourrez : 
- Sélectionner la vue à afficher
- Regrouper la vue par événements ou par staffs
- Filtrer par suivi d'événement
- Faire un export de la vue staff

Consultez cette page pour en savoir plus sur la VUE STAFF PAR EVENEMENT