Import et Export des événements
Pour importer et exporter vos événements en tout facilité
Exporter la liste des événements
1- Ouvrez la liste de vos événements
2- Exporter la liste de vos événements
Cliquez ensuite sur exporter
Vous recevrez l'export de la liste de vos événements par email sous le format .xlsx et .csv
Par défaut, le fichier .csv est en UTF-8. Vous pouvez sélectionner un autre format : UTF-8-bom. Consultez cette page pour en savoir plus.
3- Quelles informations apparaissent sur l'export ?
Informations générales
- DATE ENREGISTREMENT (DE LA DEMANDE) : correspond à la date et l'horaire de création de l'événement
- CHARGE DE PROJET : correspond au chargé de projet pour le suivi commercial de l'événement
- TITRE DU PROJET : correspond au titre du projet de l'événement
- SOURCE : correspond à la source attribuée aux clients, prestataires ou événements concernant les conditions de leur prise de contact
Informations du client
- Client : correspond au client relié à l'événement
- Contact : correspond au contact relié au client
- TEL CONTACT DIRECT : correspond au téléphone direct du contact
- EMAIL CONTACT : correspond à l'email du contact
Informations de l'évènement
- DATE DE DEBUT : correspond à la date de début de l'événement
- HEURE DE DEBUT : correspond à l'horaire de début de l'événement
- DATE DE FIN : correspond à la date de fin de l'événement
- HEURE DE FIN : correspond à l'heure de fin de l'événement
- Nombre de personnes : correspond au nombre de personnes participants à l'événement
Informations de suivi d'évènement
- % de succès : correspond au pourcentage de succès mentionné dans le suivi commercial de l'événement
- Code événement : correspond au code situé sur l'événement
Informations financières
- Total CA Devis Evénement : correspond au TOTAL HT VT des devis envoyés et signés (inclut signature électronique) dans l'événement
- Total CA Devis envoyé Evénement : correspond au TOTAL HT VT des devis envoyés relié à votre événement
- Total CA Devis signé Evénement : correspond au TOTAL HT VT des devis signés dans l'événement
- Total Marge Devis Evénement : correspond à la marge totale HT VT des devis envoyés et signés de l'événement
- Total Achat Devis Evénement : correspond au TOTAL HT ACHAT des devis envoyés et signés (inclut signature électronique) dans l'événement
- Total CA Facture Evénement : correspond au TOTAL HT VT des factures validées (sans les proforma/brouillon) dans l'événement
- Total Marge Facture Evénement : correspond à la marge totale HT VT des factures validées (sans les proforma/brouillon) de l'événement
- Total Achat Facture Evénement : correspond au TOTAL HT ACHAT des factures validées (sans les proforma/brouillon) dans l'événement
- Total BDC reliés à l'événement : correspond au TOTAL HT ACHAT des bons de commande validés dans l'événement (excepté annulés et rejetés)
- Total BDR reliés à l'évènement : correspond au TOTAL HT ACHAT des bons de réception dans l'événement (excepté les annulés et rejetés)
Retrouver en détail la correspondance de ces colonnes en consultant cette page.
- Total Règlement(s) reçu : correspond au TOTAL PAIEMENT des factures dans l'événement
- Reste à payer théorique : correspond au restant à payer sur l'événement entre les devis et les factures :
Calcul : (PX VT TTC du Total des devis - PAIEMENT total des factures). Exemple :
Le calcul du reste à payer théorique se fera uniquement sur les devis et factures en statut envoyé ou signé.
- Champs du BRIEF PERSONNALISÉ : chaque champ créé dans le brief personnalisé sera listé dans les colonnes qui suivent celles listées précédemment.
Importer la liste de vos événements
Vous pouvez importer vos événements de n'importe quelle vue dans le listing d'événement
A - Appuyez sur le bouton IMPORTER
B - Action préalable : importez vos clients
Comme précisé dans les étapes ci dessous, vous devez impérativement importer la base CLIENT avant de faire l'import de la base EVENEMENTS.
En effet, nous relions les événements grace à l'email de la colonne 1 du fichier d'import, qui correspond aux emails clients de votre base de données sur Lab Event
C - Téléchargez le fichier modèle import événement
Pour cela il suffit de cliquer sur le symbole entouré
D - Rentrez les informations dans le fichier excel
- Mail du client : c'est le plus important : cela lie votre CRM Lab Event avec les événements. Pensez bien AVANT à importer vos clients !
- Date de création : date de création de l'événement
-
Titre du projet
-
Nombre de personnes
-
Montant HT : Budget estimatif HT
- Probabilité : probabilité de succès
Cette information apparaît en cliquant sur Plus d'options
- Commercial : il faut faire correspondre ici le PSEUDO de vos commerciaux. Attention, vous aurez une erreur si cela ne correspond pas à un utilisateur de Lab Event (qu'il soit ACTIF ou INACTIF d'ailleurs)
- Date du début de l'événement :
- Horaire début événement
- Date de fin de l'événement
- Horaire fin événement
- Suivi Evénement : Très important : vous devez faire correspondre à votre liste de suivi d'événements. Si vous en rajoutez dans le fichier excel qui ne sont pas dans la liste, Lab Event créera ces nouveaux statuts.
- Date dernier suivi
- Date objectif
- Description du projet : cela correspond au brief de l'événement
- Commentaires : cela correspond à une information dans la partie SUIVI COMMERCIAL
- Gagné ou Perdu : c'est lié au statut d'évènement : en effet ces derniers peuvent être :
- Gagné
- Perdu
- Vide (c'est à dire en cours)
Cette information doit correspondre avec le suivi de l'événement.
E - Glissez déposez ou cliquez sur la flèche vers le haut pour charger le fichier rempli
Une pop up de validation s'ouvrira et vous pourrez cliquer sur
- ERREURS : pour ouvrir les lignes avec erreur
- IMPORTER pour importer le fichier quand il n'y a plus d'erreurs