Tout savoir sur l'onglet Invitation (en option payante)

Organisez vos congrès rapidement et envoyez des invitations

Où se trouve la partie INVITATION ?

Il s'agit d'une option payante de l'outil Lab Event. Pour activer cette option, contactez-nous.

1- Accédez à votre évènement 

Avant de pouvoir parvenir à la partie INVITATION, accédez à votre évènement depuis le menu à gauche : cliquez sur l'onglet Évènements, puis sur la proposition Liste des évènements.

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2- Sélectionnez votre évènement 

Recherchez votre évènement directement dans les Résultats de la recherche ou utilisez l'option FILTRER.

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3- Accédez à la partie INVITATION

Une fois l'évènement sélectionné, la partie invitation se trouve dans l'onglet INVITATION.

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Suivi de l'invitation dans l'évènement

Ce champ vous garantira un suivi intelligent  de vos invitations en vous permettant de noter des informations concernant les prestations, les clients et vos échanges avec ces derniers.

Mais également grâce à la possibilité d'avoir un suivi des tâches et d'ajouter des appels ainsi que des rendez-vous. 

Pour savoir comment accéder à la partie invitation, cliquez ici. 

1- Accédez au SUIVI de L'INVITATION

Afin d'accéder au suivi de l'invitation, rendez vous dans la partie INVITATION à partir de l'évènement. Puis, cliquez sur l'inscription SUIVI ou SUIVI PARTIE INVITATION.

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Une fois le module ouvert, différents champs vous sont proposés : 

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2 - Trouvez les informations clefs de l'invitation

Chargé de projet : vous indiquez ici le nom du responsable de projet qui sera chargé de la partie invitation. Pour savoir comment  le modifier à tout moment, cliquez ici.

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Suivi Invitation : ce champ permet le suivi de votre prestation.  Il est totalement paramétrable dans la partie administration pour répondre à votre façon de travailler, même s'il arrive déjà prérempli. 

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3 - Ajoutez une information à une invitation

Pour créer une information sur le client (l'entreprise ou le contact), le prestataire ou la prestation, vous devez définir :

  1. La catégorie (à quel type vous reliez cette tâche : ex : prospection, fidélisation, Etude de marché...) que vous pouvez paramétrez dans l'administration.
  2. Un commentaire (pour expliquer le sens de la tâche)
  3. Vous pouvez aussi modifier la date de création de l'information. Par défaut, elle indique la date du jour.

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Une fois le commentaire ajouté dans le fil d'actualité, vous reconnaîtrez les informations par la petit icone "I" :

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4 - Ajoutez une tâche

Pour créer une tâche, vous devez définir :

  1. A qui l'attribuer (vous pouvez créer une tâche pour vous ou pour un collègue)
  2. La deadline (le jour limite pour réaliser cette tâche : après cela, votre tâche sera considérée comme en retard)
  3. La catégorie (à quel type vous reliez cette tâche : ex : prospection, fidélisation, Etude de marché...)
  4. Un commentaire (pour expliquer le sens de la tâche)

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Une fois le commentaire ajouté, il apparaît dans le fil d'actualité.

5 - Ajoutez des Appels 

Pour créer un appel, vous devez définir :

  1. La date de l'appel (afin d'avoir un suivi daté de l'avancée du projet)
  2. Catégorie (à quel type vous reliez cet appel : ex : relance prestation, brief...)
  3. Un commentaire (pour expliquer l'objet de l'appel)

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Une fois le commentaire ajouté, il apparaît dans le fil d'actualité.

6 - Ajoutez des Rendez-vous

Pour créer un RDV sur le client (l'entreprise ou le contact), vous devez définir :

  1. Catégorie  (à quel type vous reliez ce RDV)
  2. Un commentaire (pour expliquer le déroulé du RDV)
  3. Vous pouvez aussi indiquer la date du RDV. Par défaut, elle indique la date du jour.

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Une fois le commentaire ajouté, il apparaît dans le fil d'actualité.

Home page de votre mini-site : comment la construire ?

Remplir les champs de cet onglet pour la configuration du site.

L'onglet Construction de la homme page vous permettra de créer la page d'accueil de votre mini-site spécialement dédié aux  invitations à destination de vos clients, afin d'inviter des participants sur de la réservation individuelle d'hôtels et de restaurants.

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Pour savoir comment accéder à la partie invitation, cliquez ici. 

1- Choix des langues

Il est possible lors de la création de votre mini-site, de le traduire en différentes langues.

Pour savoir comment configurer les langues du mini-site, cliquez ici.

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2- Paramétrage de la bannière du haut

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Voici comment la construire sur l'outil : 

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Logo pour votre page : Ce champ vous permet d'importer le logo du client afin qu'il soit visible sur la bannière du haut du mini-site.

Titre : Inscrivez le titre de l'évènement.

Identifiant (slug) : Ceci est l'URL du site d'invitation. Il suffit de cliquer sur ce dernier et le logiciel vous renverra directement sur la page du site en question.

Actif  : Pour que l'URL du mini-site soit opérationnel, cliquez sur ce champ.

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Site Web sur la bannière : Ce champ vous donne la possibilité de faire apparaître l'adresse du site du client sur la bannière. 

Téléphone sur la bannière : Ce champ vous donne la possibilité de faire apparaître le numéro de téléphone du client sur la bannière.

Email sur la bannière : Ce champ vous donne la possibilité de faire apparaître l'email du client sur la bannière.

Couleur du fond de la bannière : Choisissez à votre guise la couleur du fond de la bannière.  

3 - Paramétrage de la partie principale 

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Voici comment la construire sur l'outil : 

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Nom Public de l'événement : Inscrivez le nom public de l'événement afin qu'il soit visible sur la partie principale de la home page du site.

Lieu principal de l'événement : Indiquez le lieu où se déroulera l'événement

Ville : Indiquez la ville dans laquelle se déroulera l'évènement.

Photo de présentation : Ce champ vous permet d'importer une photo de présentation de l'événement qui apparaîtra sur la partie principale du haut du mini-site.

Date de participation : Précisez la date et ainsi la durée de l'évènement.

Description : Ce champ vous permet de rédiger une description vis-à-vis de l'événement (contexte, thème, etc.) ainsi que des informations supplémentaires (concernant les réservations par exemple) que vos invités pourront lire. 

4 - Visualisation de la Home page 

Ainsi, après avoir accédé au mini-site via à l'URL disponible sous le champ Identifiant (slug), vous pourrez alors apercevoir la bannière du haut ainsi que la partie principale de la home page avec les informations que vous aurez renseigné.

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Le carré blanc en bas à gauche de la home page concerne l'onglet Choix proposés aux participants. Pour savoir comment le configurer cliquez ici.

 

Choix proposés aux participants

Cet onglet vous permet de choisir à qui vous voulez vous adresser en vous donnant la possibilité de choisir et de créer des profils de participants.

Remplir les champs de cet onglet pour la configuration du site.

1- Accédez à l'onglet 

Pour savoir comment accéder à la partie invitation, cliquez ici. 

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2- Choix des Profils de participants 

A/ Configurations des profils

Pour créer ou supprimer des profils de participants, il suffit de cliquer sur la roue dentée qui vous renverra directement dans la partie Administration et plus précisément dans le champ Configurez vos types de participants de l'onglet Gestion des champs et formulaires.

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B/ Prix pour la participation

Lorsque vous sélectionnez un profil de participant en cliquant sur le bouton oui, une nouvelle fenêtre apparaît en dessous du champ Prix pour la participation, avec la date correspondant à l'événement.

 

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Lorsque l'on coche un profil, une nouvelle ligne du tableau apparaît.

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3- Prix pour la participation

A/ La fenêtre qui apparait lorsque l'on sélectionne des profils de participants correspond aux prix en fonction de la date de réservation de vos clients. Que vous pouvez choisir et modifier selon les profils participants.

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B/ Si vous souhaitez définir des prix en fonction de la date de confirmation de vos clients, cliquez sur le bouton oui puis puis sur le bouton "+" à droite de la dernière colonne pour en ajouter.

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Une nouvelle colonne se rajoutant au tableau apparaît.

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Les dates qui apparaissent sont celles que vous aurez désigné dans l’onglet Construction de la home page de la partie INVITATION.

C/ Puis choisissez les dates et les prix en fonction des profils participants manuellement. Si vous voulez supprimer une date, appuyer sur le bouton "x" de la dernière ligne.

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D/ Si vous ne souhaitez pas définir des prix en fonction de la date de confirmation de vos clients, appuyez sur le bouton non.

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4 - Choix des grandes catégories proposées

Cet onglet vous permet de choisir les services proposés par l’événement et en fonction de cela, les afficher sur le mini-site afin que vos clients ou les invités qui peuvent y accéder, puissent y faire également des réservations.

Ainsi, deux catégories vous sont proposées : la catégorie hôtels et la catégorie restauration.

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Lorsque vous sélectionnez une catégorie (ou les deux) en appuyant sur le bouton oui, une nouvelle fenêtre Choix des catégories en fonction des profils des participants apparaît. Fenêtre qui présente les profils des participants sélectionnés, en fonction de la catégorie choisie.

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Vous pouvez ensuite choisir ce que peuvent réserver les participants en cliquant soit sur le bouton V, ou ce qu'ils ne peuvent pas réserver en cliquant sur le bouton X.

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5 - Apparition de nouveaux onglets

Egalement, lorsque vous sélectionnez une catégorie, un nouvel onglet apparaît afin que vous puissiez la paramétrer. 

 

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Pour savoir comment configurer les hôtels à proposer, cliquez ici.

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Pour savoir comment configurer les restaurants à proposer, cliquez ici.

 

Hotels pour les participants

Ce champ vous permet de configurer les hôtels que vous souhaitez proposé à vos clients ainsi que le nombre de chambres et de jours pour lesquels ces derniers pourront prendre des réservations directement via votre mini-site d'invitation. 

Cet onglet apparait et peut être configuré seulement si la mention "Hôtel" à été choisi au préalable dans la partie : Choix des participants  

Pour tout savoir concernant le module Invitation, cliquez ici

1- Accédez à l'onglet 

Pour savoir comment accéder à la partie invitation, cliquez ici. 

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2- Description sur le site 

Ce champ vous permet de rédiger des descriptions et autres renseignements relatifs aux hôtels que souhaitez proposer à vos clients, qui seront visibles sur le site d'invitation.

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Vous pouvez également écrire votre description sur le site texte traduit en différents langages sur les zones de textes des langues correspondantes situées en haut de l'onglet.

Pour savoir comment configurer les langues du mini-site, cliquez ici

Visualisation sur le site :

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3- Ajouter un hôtel

A/ Sélection de l'hôtel

Pour pouvoir ajouter un ou plusieurs hôtels, il vous suffit d'appuyer sur le bouton Recherche global, qui se trouve en dessous du champ Description sur le site et de sa zone de texte.

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La fenêtre Chercher et ajouter un lieu ou prestation apparaît alors :

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Pour savoir comment chercher et ajouter un lieu ou prestation, cliquez ici.

Après avoir sélectionné votre hôtel, ce dernier apparaitra juste en dessous :

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B/ Configuration 

Chaque ligne du tableau correspond aux caractéristiques d'un type de chambre/suite proposé par l'hôtel.

Prix en fonction de la date : Appliquez si vous le souhaitez, un prix en fonction de la date de réservation.

Les icônes étoiles : Précisez (ou non) le nombre d'étoile que détient l'hôtel. 

Titre ou article : Ajouter le nom d'un type de chambres/suites

Description : Inscrivez la description relative au type de chambres/suites

Position : Indique le nombre de chambres proposées

Prix TTC : Ajoutez le prix TTC de chaque chambre/suite

Accessible pour : Présente les types de profils pour qui la réservation d'hôtel est accessible. Vous pouvez configurez cela à votre guise dans l'onglet Choix proposés aux participants. Vous pouvez également choisir si une chambre est accessible ou non à un type de profil grâce aux boutons V et X.

Calendrier des réservations et des disponibilités : En fonction des dates que vous aurez définis dans l'onglet Construction de la home page, renseigner le nombre de chambre disponible pour chacune d'entre elles.

Si vous souhaitez renseigner un texte ainsi qu'une adresse dans la fiche de l'hôtel qui apparaitront sur le site, cliquez sur la roue dentée qui vous amènera directement dans l'onglet Mail & Invitation de la fiche correspondant au lieu.

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Pour Ajouter un type de chambre/suite, cliquez sur l'icône +.

Pour Effacez une chambre ou une gamme de chambre, cliquez sur l'icone corbeille.

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Si vous souhaitez traduire vos articles en différentes langues, cliquez  sur l'icône langage. Une fenêtre apparaitra avec des zones de textes correspondants aux langues que vous aurez configuré en amont.

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Pour Effacez un hôtel, cliquez sur l'icone corbeille tout à droite tu tableau.

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3- Visualisation sur le site 

 

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La photo de l'hôtel et le plan sont configurable dans la fiche de l'hôtel.

1) Sélectionnez les dates de votre réservation, parmi celles que vous aurez configurés en amont.

2) Grâce au menu déroulant se trouvant à gauches de la durée de la réservation, les invités pourront choisir le nombre de chambres qu'ils souhaitent réserver. Le prix s'affichant en dessus du bouton Réserver.

3) Une fois les dates sélectionnées et le nombre de chambres choisit, cliquez sur le bouton Réserver.

4) S'affiche alors dans la fenêtre Votre panier, un récapitulatif de la réservation :

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5) Appuyer ensuite sur le bouton Etape suivante.

4- Informations personnelles

Vos clients pourront commencer leur inscription en indiquant leurs coordonnées complètes, tels que leurs noms, adresse…

Une fois cela terminer, ils pourront continuer la procédure en cliquant sur le bouton Etape suivante pour accéder à la suite.

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* Les invités pourront également, si ils le souhaitent, renseigner une adresse de facturation et également indiquer si ils sont accompagnés.

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5- Récapitulatif

S'affiche ici un récapitulatif global de la réservation.

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Enfin, après avoir prit connaissance en détails de toutes les informations de la réservation, les invités pourront procéder au paiement en cliquant sur le bouton Etape suivante.

6- Paiement

Ici, les invités pourront choisir le moyen de paiement qui leur conviendra le mieux, et ce, en cliquant sur le bouton à l'extrémité de chaque ligne correspondant à un moyen de paiement, puis en cliquant sur Choisir ce règlement.

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7- Visualisation sur la partie Invitation

Une fois le payement des invités finalisé, vous pourrez visualiser le nombre de chambres réservées en fonction du type de chambre choisie et de la date, dans le tableau de l'onglet Configurez les hôtels à proposer.

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Restaurants pour les participants

Warning : cela apparait quand c'est choisi au préalable dans la partie : choix des participants (faire un lien)

+ ensuite dire qu'ont peut choisir dnas sa base un RESTAURANT (faire un lien sur LIEUX ET PRESTATIONS - création)

avec une description (faire un lien sur la page)

et qu'on peut choisir des ARTICLES (faire lien) pour choisir des dates et des allotements (expliquer les allotements) et que c'est lié avec les réservations

 

Choisir des mode de règlement

Indiquer qu'il faut ici remplir le texte

Récapitulatif des participants

Nous avons ici le recap des commandes.

Montrer les informations en détails en allant sur le petit crayon à droite