Vue Exploitation Comment faire directement sa fiche exploitation à partir d'un devis Comment faire une fiche exploitation et à quoi ca sert ? Si vous voulez communiquer avec vos cuisines, votre service ménage, votre régisseur, vous pouvez le faire via la fiche exploitation. Vous pourrez faire des fiches d'exploitation globales : TOUS services confondus par service : ex : Restauration, Technique... Voici deux possibilités pour faire vos fiches exploitation : - A partir de la vue exploitation des devis- A partir de la vue exploitation des événements Celle-ci, pour éviter toute double saisie, sera une vue retravaillée de votre devis. Pour optimiser sa création, suivez le guide : 1 - il faut vous assurer déjà vous utilisez bien les articles avec les grandes familles et les commentaires internes 2 - Ensuite il faut créer l'événement en utilisant les créneaux horaires et assigner dans ce créneaux horaires les articles concernés 3 - Exporter ces informations dans un format devis : vous pouvez modifier les informations DIRECTEMENT dans votre devis également. Quand tout est bon validez votre devis ! 4 - Allez dans la vue EXPLOITATION pour exporter des vues par jour, par semaine par mois et par service 5 - Recevez votre Vue Exploitation par email en pdfVue exploitation - bien préparer vos articles Pour tout savoir sur la gestion des articles, merci de regarder les tutoriels de la partie ARTICLES. 1 - Les Grandes familles Nos articles sont regroupés dans des grands ensembles que l'on nomme "GRANDES FAMILLES". Ces grandes familles sont vos "Services" - par exemple CUISINE, TECHNIQUE, ... Il faut bien penser à les configurer dans l'administration. Quand vous êtes sur un article, vous pouvez les CHOISIR dans l'onglet TARIF de l'article 2 - Le commentaire interne Vous voulez enregistrer un message pour vos équipes ? vous pouvez le faire dans votre catalogue article Vous pourrez toujours le modifier dans votre devis pour l'adapter totalement à votre événement. Voici les infos de l'article qui seront repris dans votre vue exploitation le titre de l'article la description (orientée client car elle apparait dans l'export devis pdf pour le client) la description pour interne (elle n'apparait pas dans l'export devis pdf pour le client) Vue Exploitation - Evénements en utilisant les créneaux horaires Pour ne pas réécrire deux fois les informations, nous vous préconisons cette méthode 1 - Remplir les informations de l'événement global Il faut rentrer en priorité Le nombre de personnes la date de l'événement Les horaires 2 - Choisir votre établissement Malin: vous pouvez le définir par défaut dans votre profil. Ainsi vous n'avez pas besoin de réaliser cette étape ! Pour choisir votre établissement, voici la procédure : D'abord appuyez sur le bouton pour ajouter votre établissement Et ensuite choisissez le dans la liste avec le bouton jaune "+ ajouter" 3 - Choisir votre salles Si l'événement se fait dans certaines salles de votre établissement, vous pouvez le sélectionner ici : Si vous ne voyez pas cette vue en planning, vous pouvez l'activer par défaut dans votre profilVous pouvez également activer cette vue sur l'événement en cliquant sur le bouton "planning" si vous êtes en vue tableau ! Une popup va s'ouvrir pour vous proposer les salles qui vont avoir un intérêt pour vous pour CET événement en particulier Quand vous les avez choisis, elles sont bloquées par défaut sur le créneau horaire de l'événement. 4 - Définir le planning salle par salle Vous pouvez tout d'abord supprimer le créneau horaire général qui bloque votre établissement (sauf si vous êtes en privatisation totale de l'établissement) Vous allez pouvoir CONSTRUIRE SALLE par SALLE votre déroulé. Pour cela il suffit de prendre un créneau horaire (le pavé vert) sur la gauche et la droite pour le réduire ou l'étirer Ensuite vous allez rentrer dedans (en double cliquant) pour rentrer l'information de ce que c'est dans l'onglet GENERAL ex : Pause café, Plenière, Team Building, ... Cela se verra de la sorte de dans le déroulé : Pensez également à bien rentrer dans la popup les informations concernant votre créneau horaire. Ce sont CES informations qui se déverseront dans le devis. Enfin créer des nouveaux créneaux horaires en cliquant une fois et glissant sur la durée du créneau. Le créneau indique "Nouveau" par défaut Vous pouvez aussi utiliser la fonction COPIER / COLLER des créneaux horaires 5 - Rajouter les articles dans les créneaux horaires Vous allez pouvoir rajouter directement les articles créneaux par créneaux. Ainsi vos équipes terrains connaitront les horaires et les salles pour faire les prestations demandées. Doublez-cliquez le créneau horaire qui vous intéresse et allez dans la partie "Ajouter des articles". La popup vous ouvre la page de recherche poussée des articles que vous pouvez filtrer par grande famille, par tags, par mots clés... Choisissez votre ou vos articles avec le + à gauche : ils se mettent dans votre panier de sélection à droite. Vous pouvez reproduire cette action pour tous les autres créneaux horaires Vous avez l'indication du nombre d'articles sélectionnés dans le petit numéro à coté du cube 5 - Transformer votre planning avec article en DEVIS Vous pouvez à partir de là exporter un devis ou une facture à partir du bouton EUROS.Pensez bien à sélectionner les salles à gauche dont vous voulez faire le devis Vous pouvez bien sur rajouter d'autres prestataires extérieurs dans la liste des prestations. Votre devis ressemblera à cela : Vue Exploitation - Modification sur le devis 1 - Modification sur le devis Sur votre devis, vous pouvez modifier toutes les informations 2 - Les informations viennent de votre article et de votre événement Pour rappel, Toutes les informations sont reprises du catalogue article. à partir de l'onglet GENERAL et l'onglet TARIFS Sur le devis, vous pouvez TOUT modifier pour adapter à votre EVENEMENT. 3 - Finalisez votre devis et validez le ! D'abord pensez à valider votre devis pour le voir apparaitre dans la vue EXPLOITATION ! Ensuite choisissez son statut d'avancement : en effet vous pourrez filtrer pour n'exporter QUE les devis signés par exemple Cliquez sur le bouton suivi pour choisir le statut qui correspond : Pour le mettre en DEVIS SIGNE PAR LE CLIENT Vue Exploitation des devis - Vue exploitation en détail Retrouvez la Vue Exploitation dans le menu, partie Evénement 1- Votre tableau exploitation A- Colonnes du tableau Votre vue exploitation est composée de plusieurs colonnes qui apparaissent par défaut. Vous conservez la possibilité de masquer/afficher les colonnes de votre choix B- Lignes du tableau Chacune des lignes du tableau sont regroupées en fonction des filtres/regroupement sélectionnés : consultez cette page pour en savoir plus. Vous pourrez avoir un aperçu pour chacune de vos lignes filtrées/groupées (lignes en gras) sur les sous-totaux par : - prix d'achat- prix de vente - quantités- prix de vente avant remise- prix de vente après remise- Total HT après remise- % de remise- Total remise Exemple : pour vos regroupements par salle + événement : Vous retrouverez des sous totaux pour chaque devis/factures par événements : Puis un total global par salles regroupant les événements : 2 - Vos actions sur la vue EXPLOITATION 1 -1 : Vous pouvez définir les colonnes comme vous le désirez Nous vous donnons un ordre par défaut mais vous pouvez le modifier et faire afficher les colonnes comme vous le désirez 1 -2 : Utilisez la fonction GROUPER PAR Grouper par vous permet de visualiser en fonction de différents critères : Grande famille : vous pouvez grouper la vue par service (GRANDE FAMILLE) Statut : vous pouvez grouper les lignes par STATUT de devis ou STATUT de Facture Grande famille + N° : vous pouvez grouper les lignes d'abord par Grande famille et ENSUITE en sous partie par numéro de devis ou facture Chaque numéro de devis/factures sera visible sur votre export PDF : voici un exemple. N° + Grande famille: vous pouvez grouper les lignes d'abord par numéro de devis ou facture  et ENSUITE en sous partie par Grande famille Evénement : vous pouvez grouper les lignes par événement Chaque intitulé d'événement sera visible sur votre export PDF : voici un exemple. Evénement + Grande Famille : vous pouvez grouper les lignes par événement et ENSUITE en sous partie par Grande famille Type : de facture ou devis Article : vous pouvez grouper les lignes par articles Chaque article sera visible sur votre export PDF : voici un exemple. Article + Evénement : grouper les lignes par articles et ENSUITE en sous partie par événements Evénement + Article : grouper les lignes par événements et ENSUITE en sous partie par articles Salle : grouper les lignes par salles Chaque salle sera visible sur votre export PDF : voici un exemple. Evénement + Salle : grouper les lignes par événements et ENSUITE en sous partie par salles Salle + Evénement : vous pouvez grouper les lignes par salle et ENSUITE en sous partie par événements Article + Salle : vous pouvez grouper les lignes par articles et ENSUITE en sous partie par salles Salle + Article : vous pouvez grouper les lignes par salles et ENSUITE en sous partie par articles 1 -3 : Filtrez par SOCIETE Si vous utilisez l'outil avec plusieurs profils de société, vous retrouverez ces différentes sociétés en forme de liste déroulante dans la vue exploitation. Vous pourrez donc afficher les documents financiers propres à une société. 1 -4 : Filtrez par SUIVI Cela vous permet de filtrer et de n'afficher QUE ce qui vous intéresse d'exporter dans votre fiche EXPLOITATION : Suivi de vos factures : - Finalisée - Envoyée pour révision- Rejeté- Envoyée au client- Payée- Payée en partie- Litige Suivi de vos devis : - Finalisée- Envoyée pour révision- Rejeté- Envoyé au client- Signé par le client- Rejeté par le client- Annulé 1-5 : Filtrez par type de DOCUMENT (DEVIS ou FACTURE) 1-6 : Filtrez par DATE - Date du document financier- Date de l'événement- Date de la demande 1-7 : Afficher les couleurs des statuts Vous pouvez choisir d'afficher les couleurs des statuts de vos devis ou factures. 2 - Ensuite exportez en utilisant le bouton EXPORT PDF Cliquez sur le bouton EXPORT PDF Cela ouvre une popup avec des sélections : 2 - 1 : Choisir le profil de la société Vous pouvez configurer dans Lab Event plusieurs sociétés 2 - 2 : Choisir le type de document financier Vous pouvez choisir sur quoi s'applique votre EXPORT : sur vos devis sur vos factures 2 - 3 : Choisir la grande famille Si vous voulez exporter TOUS les services (c'est à dire toutes les grandes familles), ne choisissez rien dans la partie GRANDE FAMILLE Si vous voulez exporter certains les services (c'est à dire des grandes familles en particulier), choisissez dans le menu déroulant de la GRANDE FAMILLE : ici par exemple : RESTAURATION 2 - 4 : Afficher la description détaillée Vous pouvez choisir d'afficher la description détaillée qui provient de vos devis/factures : Il s'agit de la description détaillée qui se trouve dans la colonne Libellé (entre la salle et la description pour interne) : 2 - 5 : Modifier la période d'export et définir sur quoi s'applique le choix de la période Vous pouvez choisir : Date de l'événement : la période ciblera la date du début de l'événement Date du document financier : la période ciblera la date de création du document financier (devis ou facture) Date de la demande : la période ciblera la date de création de l'événement Date du créneau horaire : la période ciblera les dates dans vos créneaux horaires de votre planning 3 - Quand vous avez appuyez sur EXPORTER Quand vous appuyez sur le bouton EXPORTER, vous avez un message qui vous averti que vous le recevrez dans votre boite mail Votre vue exploitation expliquée en détail sur cette page. Vue Exploitation des devis - Votre fiche exploitation par email Vous recevez votre fiche par EMAIL à votre adresse enregistrée dans votre profil 1 - Vous recevez l'email dans votre messagerie 2 - En ouvrant le pdf vous aurez les informations de votre fiche d'exploitation 2-1 : Voici les informations qui structurent la page La date d'édition en haut à droite est la date de création de votre document EXPLOITATION (date de l'export) La date de la période en haut à gauche (période choisie lors de votre export) La date de l'événement juste en dessous Les horaires du CRENEAU HORAIRE sélectionné dans votre événement et / ou dans votre devis 2-2 : Voici les informations affichées Vous aurez le format si vous l'avez indiqué dans un PLANNING ou dans un DEVIS : Vous aurez la salle si vous l'avez indiquée dans le un PLANNING ou dans un DEVIS : Vous aurez le nom de l'événement et du client : Vous aurez le nom de l'article sélectionné et les quantités indiquées dans un PLANNING ou dans un DEVIS Si vous avez indiqué des doubles quantités sur vos devis/factures, celles-ci apparaitront les unes après les autres. Pour en savoir plus sur les doubles quantités, consultez cette page Vous aurez la description détaillée de l'article si vous avez choisi de l'afficher pour l'export : consultez cette page pour en savoir plus Vue exploitation des événements Si vous voulez communiquer avec vos cuisines, votre service ménage, votre régisseur, vous pouvez le faire via la fiche exploitation. Vous pourrez faire des fiches d'exploitation globales : TOUS services confondus par service : ex : Restauration, Technique... Celle-ci, pour éviter toute double saisie, sera une vue retravaillée de votre événement. Ajouter des articles à partir des créneaux horaires de l'événement, à partir des devis liés à l'événement ou directement à partir de la vue article. Accéder à la vue exploitation des événements Recevez votre Vue Exploitation des événements par email en pdf