Edition d'un devis ou d'une facture Découvrez toutes les fonctionnalités de notre outil devis / facture Fonctionnalités majeures : ajout de ligne, de titre, ... Les fonctionnalités majeures se trouvent à droite de vos articles. 1/ Ajouter une nouvelle ligne Vous avez la possibilité d'ajouter un nouvel article à votre devis/facture : 2/ Mettre un titre Vous avez la possibilité d'ajouter un/plusieurs titre(s) à votre devis/facture : Le titre peut être renommé en cliquant dessus. Vous pouvez choisir s'il s'agit d'un Titre, d'un Sur-titre ou d'un Sous-titre : Sur le PDF : Le sur-titre transforme la ligne en ligne SURLIGNEE Le titre transforme la ligne en ligne soulignée en rouge Le sous-titre transforme la ligne en ligne en gras 3/ Copier la ligne Vous avez la possibilité de copier un article de votre devis/facture : 4/ Mettre en option Vous avez la possibilité de mettre en option un article de votre devis : L'article mis en option n’est pas repris dans le calcul total du devis. On ne peut pas mettre en option des articles dans une facture. En effet, vous aurez la possibilité lors du passage du devis à la facture de choisir quelles lignes vous voulez passer d'options à confirmées et quelles options vous voulez écarter. 5/ Supprimer la ligne Vous avez la possibilité de supprimer un article votre devis/facture : Pour accéder aux fonctionnalités suivantes, il faut cliquer sur les 3 points qui se trouvent sur la droite. 6/ Masquer une ligne à zéro Vous pouvez masquer les lignes dont le prix de vente est à zéro en masquant l'œil : Les lignes masquées n'apparaîtrons dans le PDF de vos devis/factures. 7/ Importer un modèle de devis Vous avez la possibilité d'ajouter un modèle à votre devis/factures : Pour savoir comment importer votre modèle de devis/facture existant Cliquez ici. 8/ Zone de texte Vous pouvez créer une zone de texte qui apparaîtra dans votre devis ou facture sans information financière Voici dans l'édition, en cliquant sur le bouton zone de texte, vous pouvez écrire le texte dans la pop-up La zone de texte apparaîtra ensuite sous la ligne budgétaire dans votre document : Par défaut, la zone de texte sera reliée à la ligne budgétaire qui la précède : lorsque vous déplacerez une ligne budgétaire, la zone de texte sera également déplacée. Vous pouvez toutefois délier une zone de texte à une ligne budgétaire en cliquant sur la croix : Voici comment apparaitra la zone de texte dans l'export PDF : 9/ Nouvelle Ligne Vous avez la possibilité d'ajouter une nouvelle ligne de calcul à votre devis/facture (même fonctionnalité que le bouton + Nouvelle ligne) 10/ Titre Vous avez la possibilité d'ajouter un titre à votre devis/facture (comme sur les boutons d'actions : voir partie 2) 11/ Saut de ligne Vous avez la possibilité d'ajouter une ligne totalement vide (un saut de ligne) dans votre document Voici dans l'édition, Il apparaîtra ensuite de la sorte dans votre document et voici dans le pdf : 12/ Saut de page Vous avez la possibilité d'ajouter un titre à votre devis/facture : Tous les articles qui se trouvent après le saut de page se retrouveront à la page suivant dans l'export PDF. 13/ Sous-total Vous avez la possibilité d'ajouter un Sous total à votre devis/facture : Le sous-total prend en compte tous les articles se trouvant au-dessus de lui jusqu'au sous-total précédent. Les options ne sont pas pris en compte dans les sous-totaux. 14/ % de la ligne Il vous est également possible d'afficher le pourcentage de chacune de vos lignes en cliquant sur le champ : % de lignes. S'affichera alors une nouvelle colonne où vous pourrez cochez les lignes pour lesquelles vous souhaitez que les % s'affichent.Lorsque vous cocherez une ligne dans la colonne %, une nouvelle ligne apparaîtra avec les données voulues. Vous pouvez choisir de mettre les % de vos lignes en positif afin d'obtenir des honoraires, ou bien en négatif pour avoir des remises globales. Vous pouvez pareillement définir comme vous le voulez le % par défaut de vos lignes. Pour tout savoir sur la configuration des informations par défauts du module Finance dans la partie Administration, cliquez ici 15/ Ajouter un prestataire et une prestation au devis Afin de mieux suivre vos postes de dépenses, vous pouvez associer une société prestataire et une prestation à une ligne budgétaire. Cliquez sur le bouton + : A- Si des prestations ont été créées Si vous possédez déjà des sociétés prestataires et prestations, vous pourrez les sélectionner directement puis cliquer sur AJOUTER : B- Si des prestations n'ont pas été créées Si vous n’avez pas votre prestation et / ou votre prestataire dans votre base de donnée, vous pouvez la créer directement : Soit en sélectionnant une société prestataire existante (puis la relier à un nouveau type de prestation et un nouveau lieu/prestation) Soit en créant une nouvelle société prestataire : Une fenêtre s'ouvrira vous permettant de : - Entrer le nom de la société prestataire- Entrer l'email du contact prestataire Vous pouvez ajouter davantage d'informations en cliquant sur PLUS D'OPTIONS : Vous pourrez ajouter directement les informations de votre contact prestataire : prénom, nom, portable, poste occupé, type de société et téléphone direct : Vous pourrez ensuite compléter encore plus dans sa fiche prestataire si besoin ! Pour ce faire, cliquez ici. Titre - date - nombre de personnes 1/Dans une facture ou un devis vous pourrez retrouver ces trois champs Titre : donner un titre à votre devis ou facture, mais si vous le crée via votre évènement, le titre sera mis automatiquement Date :  Cela correspond à la date de votre évènement. Nombre de personnes : Équivaut au nombre de personne mais si vous le créez via votre évènement, le nombre de personnes sera mis automatiquement 2/Lorsque que vous allez créer un évènement, vous pourrez retrouver ces trois champs Donc quand vous créerez votre devis ou facture via votre évènement, ces informations se mettront automatiquement lors de leur création.Modification du devis ou de la facture La partie principale est composée de 3 parties : - la 1ère indique les dates, le nombre de personnes, et la possibilité d'activer les options devis en ligne et devis à choix- la 2ème permet les calculs- la 3ème permet de définir les acomptes A - Quelles sont les informations dans la 1ère partie ? Vous pouvez définir : Le titre : cela sera le nom de votre document. Vous pouvez décider d'afficher ou non l'information sur le pdf de sortie en activant / désactivant l'oeil. Les dates : Elle se mettent AUTOMATIQUEMENT si vous avez relié un événement Vous pouvez décider d'afficher ou non l'information sur le pdf de sortie en activant / désactivant l'oeil. Le nombre de personne : il se met AUTOMATIQUEMENT si vous avez relié un événement Vous pouvez décider d'afficher ou non l'information sur le pdf de sortie en activant / désactivant l'oeil. Devis en ligne : activez le bouton vers la droite pour générer un lien et partager votre devis en ligne. Cliquez ici pour en savoir plus. Devis à choix : activez le bouton vers la droite pour faire apparaître l'option. Cliquez ici pour en savoir plus. B - Comment est organisée la partie centrale d'édition ? Chaque ligne est composée de plusieurs éléments que nous allons passer en revue B 1 - Le libellé C'est ce qui permet de créer la partie principale de votre ligne (le titre), les dates, les horaires, la salle, la description détaillée et la description pour interne. --> Voici ce que cela donne sur votre export pdf pour le client : B 2 - Le Prix UNITAIRE d'achat et de vente : On appelle ici PRIX UNITAIRE HA = Prix Unitaire d'Achat et PRIX UNITAIRE VT = Prix Unitaire de Vente Vous avez dans la même colonne le prix d'achat unitaire (en gris) et le prix de vente unitaire (en blanc). Le prix d'achat unitaire n'est pas obligatoire ! Vous pouvez le mettre à 0. Vous pouvez donc acheter à 0 et revendre à un prix donné. A l'inverse vous pouvez aussi avoir un prix de vente unitaire à 0 et un prix d'achat >0. Cela vous créera une perte de marge Si vous ne fonctionnez pas avec le principe de marge, ne remplissez pas les informations dans la case Prix de vente Unitaire HA (laissez la case à 0) Le prix d'achat unitaire est en gris car il n'apparait JAMAIS dans vos documents clients. Vous pouvez décider d'afficher ou non l'information sur le pdf de sortie en activant / désactivant l'oeil. --> Voici ce que cela donne sur votre export pdf pour le client avec l'oeil ouvert B 3 - L'unité L'unité est l'unité de mesure du nombre. Elle est à but informatif. Vous pouvez décider d'afficher ou non l'information sur le pdf de sortie en activant / désactivant l'oeil. --> Voici ce que cela donne sur votre export pdf pour le client avec l'oeil ouvert B 4 - Le nombre Le nombre intervient sur le calcul du total à partir du prix d'achat unitaire et à partir du prix de vente unitaire. Le nombre est lié aussi à l'Unité (voir B-3). Voici les règles : Si vous choisissez UNITE = Unité, Forfaitaire, m2, m3, kg, Tonne, g, m, km, Jours, Heures, Minute --> automatiquement la valeur dans nombre sera : 1 Si vous choisissez UNITE = Personne ou Chambre --> automatiquement la valeur dans nombre sera celle de la case "Nombre de personnes" (voir la partie A). Vous pouvez modifier cette valeur. A partir du moment où vous modifiez cette valeur, la couleur change de bleu en noir. Ce qui fait qu'elle n'est plus liée à la case "Nombre de Personnes" Vous pouvez décider d'afficher ou non l'information sur le pdf de sortie en activant / désactivant l'oeil. B 5 -Prix TOTAL d'achat et de vente HT On appelle TOTAL HA = Prix total d'Achat HT et TOTAL VT = Prix total de Vente HT C'est le calcul suivant : Prix de Vente total HT = Prix de vente unitaire * Nb Prix d'Achat total HT = Prix d'achat unitaire * Nb Le prix d'achat total n'est pas obligatoire ! Vous pouvez le mettre à 0. Vous pouvez donc acheter à 0 et revendre à un prix donné. A l'inverse vous pouvez aussi avoir un prix de vente total à 0 et un prix d'achat >0. Cela vous créera une perte de marge Si vous ne fonctionnez pas avec le principe de marge, ne remplissez pas les informations dans la case TOTAL HA (laissez la case à 0) Le prix d'achat HT total est en gris car il n'apparait JAMAIS dans vos documents clients. Vous pouvez décider d'afficher ou non l'information sur le pdf de sortie en activant / désactivant l'oeil. --> Voici ce que cela donne sur votre export pdf pour le client avec l'oeil ouvert B 6 -Taux de commission et commission La commission est le montant à récupérer auprès d'un prestataire. Ce montant se calcule sur le prix d'achat et n'est pas soustrait du prix d'achat. L'information est donc donnée en plus, à coté de la marge Le calcul est le suivant : Commission = Prix d'achat Total * Taux de commission Si vous ne vous servez pas de la commission, il est possible de la MASQUER. Pour cela, désactivez le bouton "Montrer les commissions" : Le taux de commission n'apparaît jamais sur le devis ou la facture. B 7 - % de marge et total marge La marge est la différence entre prix d'achat et prix de vente. Nous avons comme formule pour "% marge" : (Total Prix de Vente - Total Prix d'achat) / Total Prix de Vente. Les financiers appellent cela le "taux de marque" . Ainsi, vous ne pouvez jamais avoir un taux de marge > 100%. Vous pouvez modifier directement % marge dans la colonne % Marge --> cela augmentera le prix de vente. Si vous ne vous servez pas de la marge, il est possible de la MASQUER. Pour cela , désactivez le bouton slide "Montrer le prix d'achat" La marge est en GRISEE, elle n'apparait donc jamais sur les factures des clients B 8 -Le % de TVA La TVA est possible ligne à ligne. Vous pouvez dans l'administration : Définir un taux par défaut à la création d'une nouvelle ligne Définir vos taux de TVA Pour en savoir plus, rendez vous sur la page de TVA dans l'administration Vous pouvez décider d'afficher ou non l'information sur le pdf de sortie en activant / désactivant l'oeil. B 9 -Le Prix de Vente TTC C'est un calcul automatique, lié au taux de TVA, selon la formule suivante : Prix de Vente TTC =  Prix de Vente HT * (1+ %TVA) B 8 - Les remises Si vous travaillez avec des remises, activez le bouton "Activer les remises". Cliquez ici pour en savoir plus sur les remises. C - Quelles informations pour les acomptes En fonction du document sur lequel vous vous trouverez, vous aurez des informations différentes C 1 - sur un devis : la création d'acomptes Vous pouvez créer autant d'acomptes que vous voulez demander au client C 2 - sur une facture : la déduction des acomptes Vous enlevez ici les acomptes faits par des factures d'acomptes. Créez un lien URL pour vos devis et factures Il vous est désormais possible de créer un lien PDF de votre devis ou facture en vue de l'envoyer à vos destinataires, de définir son temps d'expiration, mais également d'avoir la possibilité d'être informé quant au moment de son ouverture. 1/ Activez votre option Pour pouvoir créer un lien url à partir d'un devis ou d'une facture, il vous est indispensable d'activer au préalable l'option lien partageable pour document dans la partie Administration de l'outil. Pour savoir comment activer votre l'option, cliquez ici 2/ Sur votre devis/facture A) Validez vos devis/factures Pour que vous puissiez créer un lien URL de votre devis/factures, il faut auparavant que ce dernier soit "Finalisé". Il vous sera impossible de générer un lien si le devis ou facture n'est pas validé (c'est à dire pas en brouillon) - le bouton URL sera d'ailleurs grisé. B) Créez votre lien Après avoir validé votre devis/factures, il vous suffit pour générer un lien URL, d'activer votre option en cliquant sur le bouton coulissant correspondant au champ Devis en ligne. Cela créera automatiquement un lien pour votre document et vous permettra également de configurer sa date d'expiration. Pour obtenir le lien de votre document, il vous faut cliquer sur l'icône correspondant, ce qui le copiera automatiquement dans votre presse-papier. C) Enregistrez votre devis/facture Suite à l'activation de l'option et de la création du lien, cliquez sur "Enregistrer". Un nouvel onglet apparaîtra en haut de votre devis/facture grâce auquel vous pourrez visualiser et télécharger votre document. Si vous souhaitez savoir comment envoyer votre lien URL par mail, cliquez ici Faire un devis multi-choix Le but : faire un devis avec plusieurs choix pour le client Afin de pouvoir activer un devis en format multi-choix, il faut au préalable choisir l'option dans la partie ADMINISTRATION. Voir cette page pour faire la procédure. TRUC ET ASTUCE : Vous voulez gagner du temps : créez vos modèles de devis multi-choix et choisissez les à la création de votre devis Maintenant voici la procédure de A à Z : 1 - Activer le bouton "Devis à choix" Si vous voulez faire un devis à plusieurs choix, vous devez activer l'option en cliquant sur le bouton "Devis à choix" Il faut passer en ACTIF ce bouton 2 - Gestion des formules 2 - 1 Créer des formules Vous pouvez créer jusqu'à 3 formules différentes par devis. Pour cela, il faut appuyer sur le bouton +. 2 - 2 Modifier les formules Vous pouvez modifier : le titre de la formule : vous pouvez écrire directement à la place du "Choix 1" le titre que vous désirez Description : le texte apparaitra sur le devis pdf envoyé au client Date : vous pouvez définir une date différente par formule Vous pouvez également créer des formules et les MASQUER dans le devis final au client. Pour cela il faut désactiver les yeux. 3 - Choisir les lignes qui composent les formules Vous allez pouvoir choisir ligne à ligne ce que vous voulez faire apparaitre dans chaque formule. Les cases cochées dans les colonnes 1, 2 ou 3 correspondent aux formules 1, 2 ou 3. Si vous avez désactivé la visualisation pdf d'une formule pour un client, la colonne apparaitra en grisée. 4 - Récapitulatif des différentes formules / choix Vous allez avoir en dessous un récapitulatif par CHOIX qui vous permettra de dire ce qui est INCLUS ou non dans chacune des prestations. On peut penser à des formules avec champagne ou autre... 5 - Choix des acomptes Vous allez pouvoir définir un acompte (un seul % valable pour les 3 formules). Les montants évolueront en fonction du montant total des formules multiplié par le pourcentage d'acompte 6 - Rentabilités des différentes formules Si vous avez classé vos articles dans des grandes familles, vous allez pouvoir connaitre la répartition pour chacun des formules. De plus si vous travaillez avec la notion de prix achat / prix de vente, vous aurez également la rentabilité de chaque formule par grande famille En savoir plus sur les grande familles d'article 7 - Exporter en pdf Comme d'habitude vous allez pouvoir exporter en pdf ou envoyer le lien suivi. Pour activer le lien suivi d'un devis ou d'une facture, il faut l'activer dans la partie administration. Cela vous générera un document qui présentera vos différentes options au client Transformer un devis multi-choix en facture Afin de pouvoir activer un devis en format multi-choix, il faut au préalable choisir l'option dans la partie ADMINISTRATION. Voir cette page pour faire la procédure. Au préalable pensez à bien suivre les informations sur les pages suivantes : Création et édition d'un devis multichoix Création et édition d'un modèle de devis multichoix 1- Méthode 1 : sélectionner le choix retenu par le client dans le menu des choix Vous pouvez directement, au choix du client sélectionner ce que retient le client en terme de formule ou choix. Dès que vous choisissez cela, passe le choix en entouré et la colonne concernée en sélectionnée. Dès lors, quand vous appuyez sur le bouton "Transformer en facture d'acompte" ou "Transformer en facture", cela prendra ce choix pour préparer la facture. 2- Méthode 2 : sélectionner le choix retenu par le client au niveau de la transformation en facture Si vous voulez faire la sélection de votre choix (ou formule) directement au moment de la création d'une facture, vous le pouvez. Choisissez l'un des choix proposé dans la fenêtre qui s'ouvre. La facture sera créée avec le choix concerné ! Ajouter des articles avec saisie directe 1- Ajouter des articles directement dans la cellule LIBELLE 1-1 Ajoutez des articles Vous avez la possibilité d’ajouter des articles en modifiant le titre présent dans la colonne libellé : 1-2- Indiquez le titre des articles Indiquez le titre de l'article, puis cliquez sur l'article choisis : Vous pouvez également rechercher vos articles par le nom de la prestation associée. Pour ce faire, indiquez le nom de la prestation dans la colonne "Référence" : Cette action vous permettra de faire une recherche plus précise de vos articles dans la colonne libellé. 2- Quels prix et unités choisis ? Le prix de vente, prix d'achat ainsi que l'unité choisis pour l'article apparaîtront automatiquement dans les colonnes de vos devis/factures. 2-1 Pour vos articles simples 2-2 Pour vos articles avec forfait En savoir plus sur les articles forfait 2-3 Pour vos articles multi-choix En savoir plus sur les articles multi-choix 2-4 Pour vos articles intervalles En savoir plus sur les articles intervalles Vous pourrez modifier le prix d'achat, prix de vente ou unités. Toutefois, la modification de ces champs peut être verrouillée si votre administrateur en a donné la possibilité.Consultez cette page pour en savoir plus 2-5 Si vous avez des articles liés à des périodes Option en supplément : à vérifier auprès de votre service clientèle Lab Event Vous avez deux choix pour que le prix d'un article soit inséré dans un devis Date de l'événement Date de la création du document financier Pour en savoir plus, allez dans la partie administration. Ajouter des articles ou regroupements avec la loupe Vous pouvez ajouter des articles en masse OU des regroupements dans vos devis / factures. 1- Ajouter des articles ou regroupements via la loupe 1-1- Cliquez sur l'icône "loupe" Dans un premier temps, vous devez créer un devis ou une facture. Dans la colonne "REFERENCE", cliquez sur l'icône "loupe". Une pop-up s'ouvrira vous permettant de choisir vos articles ou regroupements : 1-2- Rechercher vos articles ou regroupements a) Articles : Vous pouvez rechercher des articles par : Grande famille Tags Saisie directe b) Regroupements : Vous pouvez rechercher des regroupements par : Tags Saisie directe 1-3- Sélectionner vos articles ou regroupements Une fois la recherche faite, vous pourrez sélectionner les articles ou regroupements que vous souhaitez en cliquant sur le +. Attention, parfois un article peut être lié à plusieurs prestations, dans ce cas-là , une Pop-Up s’affichera et vous pouvez sélectionner la prestation souhaitée. 1-4- Intégrer les articles ou regroupements Après avoir sélectionné tous les articles ou regroupements dont vous avez besoin. Cliquez sur le bouton "INTEGRER AU DEVIS/FACTURE". Pour les REGROUPEMENTS, les articles apparaîtrons les uns après les autres sur le devis ou la facture. 2- Quels prix et unités choisis ? Le prix de vente, prix d'achat ainsi que l'unité choisis pour l'article apparaîtront automatiquement dans les colonnes de vos devis/factures. 2-1 Pour vos articles simples 2-2 Pour vos articles avec forfait En savoir plus sur les articles forfait 2-3 Pour vos articles multi-choix En savoir plus sur les articles multi-choix 2-4 Pour vos articles intervalles En savoir plus sur les articles intervalles Vous pourrez modifier le prix d'achat, prix de vente ou unités. Toutefois, la modification de ces champs peut être verrouillée si votre administrateur en a donné la possibilité.Consultez cette page pour en savoir plus 2-5 Si vous avez des articles liés à des périodes Option en supplément : à vérifier auprès de votre service clientèle Lab Event Vous avez deux choix pour que le prix d'un article soit inséré dans un devis Date de l'événement Date de la création du document financier Pour en savoir plus, allez dans la partie administration. Faire apparaitre / disparaitre le prix d'achat et la marge Après avoir défini votre vue par défaut préférée (en CACHANT le prix d'ACHAT ou en le MONTANT), vous avez encore la possibilité d'activer pour des cas particuliers la vue avec la notion de prix d'achat et de prix de vente. Activer / Désactiver la marge et le taux de marge sur un document financier Vous pouvez à tout moment activer ou désactiver la colonne taux de marge et total marge. Pour cela vous n'avez à cliquer que sur le bouton pressoir : Quand le bouton est actif : vous ne VERREZ pas le prix d'achat unitaire, le prix d'achat total, la marge et le taux de marge Quand le bouton est inactif : vous ne VERREZ pas le prix d'achat, la marge et le taux de marge Cela peut vous permettre de calculer dans ce cas votre marge de facon précise. A la création d'un nouveau document, cela sera encore de nouveau caché si vous l'avez demandé caché dans l'administration (et inversement). Si vous voulez passer définitivement sur un nouveau mode pour tous vos nouveaux documents, il faut aller dans l'administration et décider de le passer dans la vue désirée (en affichant le prix d'achat ou en le cachant) Comprendre les colonnes marge et taux de marge 1- Où les trouver ? Les colonnes taux de marge et totale marge se trouvent sur votre devis / facture. Il est possible que cette information n'apparaisse pas (ou apparaisse alors que vous ne la voulez pas !). Dans ce cas, allez voir dans la configuration de votre compte (voir dans la partie financière, dans la partie informations générales) 2- Si vous avez activé la marge : comment est-elle calculée ? 1/ Le taux de marge se calcule en divisant le PV (prix de vente) moins le PA (prix d'achat) par le PV (prix de vente) : Taux de marge =( PV - PA ) / PV Si le taux de marge est égal ou supérieur à 100%, une Pop-up apparaît en indiquant que le PA va automatiquement passer à 0. 2/ Le total de marge est la différence entre le PV et le PA : Total de marge = PV - PA Il va se calculer lui-même lorsque vous définissez le prix d'achat et le taux de marge dans votre devis / facture Verrouiller le prix de vente pour changer son prix d'achat 1 - Dans votre devis / facture, pour verrouillez votre prix de vente, il suffit de cliquer sur le cadenas se trouvant sur la colonne PX VT HT. 2 - Une pop-up apparaît. Cliqué sur OK pour valider. 3 - Le cadenas sera bien activé et le prix de vente ne peut plus être modifié. Vous pouvez à tout moment déverrouiller le prix de vente en cliquant à nouveau sur le cadenas.Comprendre les colonnes Commission et taux de Commission 1 - Où les trouver ? Pour pouvoir ajouter une commission à votre devis / facture, il suffit de cliquer sur le "+" entre le HA TOTALE et le TAUX DE MARGE sur votre devis. Les colonnes taux de commission et total commission vont ensuite apparaître. 2 - Comment le calculer ? Le total de commission se calcule en multipliant le total HA par le taux de commission : Total de commission = total HA * taux de commission Il va se calculer lui-même lorsque vous définissez le Total HA et le taux de commission dans votre devis / facture. Importer un modèle dans un devis ou facture existant Dans votre devis / facture, vous avez la possibilité d'importer votre modèle. Pour savoir comment créer un modèle de devis / facture cliquez ici. Cliquez sur les ... tout à droite de votre article et sélectionnez  "À partir d'un modèle". Une pop-up apparaît où vous pouvez sélectionner un de vos modèles. Le modèle va se rajouter dans l'édition du devis / facture. Vous avez la possibilité de sélectionner autant de modèles que vous le voulez. Ils vont se rajouter à la suite de l'autre.Devis : ajouter des demandes d'acomptes Afin d'établir une facture d'acompte, vous devez au préalable créer un devis en y renseignant le montant des acomptes. 1 - A partir d'un devis Rendez vous dans la partie TOTAL du devis située en dessous du détail des prestations : 2 - Ajouter un acompte Pour ajouter un acompte, deux possibilités s'offrent à vous : A- Ajouter un acompte manuellement Cliquez sur + Ajouter un acompte. Une ligne s'ajoutera pour vous permettre de saisir la date de l'acompte à régler, puis soit le % d'acompte, soit le montant de l'acompte TTC. Vous pouvez ajouter : - autant de lignes d'acompte en cliquant sur + Ajouter un acompte- déplacer les lignes à l'aide des flèches  : cet ordre sera conservé lors de l'export PDF- supprimer des lignes en cliquant sur le B- Ajouter un acompte à partir d'un échéancier Vous pouvez définir des échéanciers d'acompte que vous pourrez choisir différemment en fonction de vos profils de sociétés (si vous en avez plusieurs) ou en fonction de vos devis et factures. Choisissez l'échéancier d'acompte parmi ceux créés pour la société : Les échéanciers se calculeront automatiquement en fonction de la date du document financier et/ou de la date de l'événement et selon les deadlines définies : 💡A savoir : Vous pouvez définir dans vos paramètres d'affichage par défaut, un échéancier d'acompte qui apparaitra par défaut sur vos documents financiers. En savoir plus : consultez cette page. Pour aller plus loin :Comment créer une facture d'acompte à partir des devis ? Consultez cette page. Les options : leurs fonctionnements et le passage à la facture Les options, comment les activer sur un devis? Vous pouvez rajouter des lignes d'options dans vos devis. Cela vous permet de rajouter des lignes budgétaires qui ne seront pas comptabilisé dans le total proposé au client. Pour transformer une ligne en OPTION, il suffit d'aller à droite dans les icones d'actions et choisir : "Mettre en option" Lorsque que vous aurez sélectionné cet état, la ligne passera en option : Il n'y AUCUNE option sur une facture. Pour voir comment transformer un devis avec option à une facture, nous vous invitons à lire la suite de la page Les options, comment les voient votre client sur le pdf ? Les options apparaissent en grisé sur le devis, avec une mention à gauche dans la colonne indiquant "Option". Pour rappel, le total EXCLUT le montant des options (cela ne le prend pas en compte). Les options, comment se transforment elles lorsque vous passez un devis en facture ? Nous vous le laissons au choix : vous pouvez sélectionner OPTION par OPTION celle que vous voulez confirmer ou mettre de coté (et donc ne pas mettre dans votre facture) Si vous mettez de coté vos options, elles resteront évidemment dans votre devis. L'action n'est que dans la création de la facture à partir du devis. 1- D'abord, choisissez (sur le listing ou sur l'édition de facture) si vous voulez transformer votre devis en facture d'acompte ou facture de solde 2- Ensuite, vous verrez l'apparition d'une popup. Vous pouvez choisir les options que vous voulez passer en confirmées (et donc qui seront facturées) et celles qui seront écartées (donc non présentes sur la facture) 3- ici un exemple d'une ligne qui est passée en confirmée (option 1) alors que la deuxième (option 2) n'apparait pas Facture : ajouter un acompte venant d'un autre logiciel A partir d'une facture, vous avez la possibilité de déduire le montant de l'acompte fait dans un autre logiciel que Lab Event. 1- Ajouter un acompte Cliquez sur "+ Ajouter un acompte" : 2- Cliquez sur les 3 points A partir de l'encadré prévu à la saisie des acomptes, cliquez sur les 3 points : 3- Ajoutez le montant à déduire Une fenêtre s'ouvrira vous permettant d'y ajouter le montant HT à déduire. Une fois le montant saisi, cliquez sur ENREGISTRER : Le montant de l'acompte déduit apparaîtra sous le format TTC dans la case "ACOMPTE TTC" : Par défaut, la date du jour est saisie. Vous pouvez modifier cette date en cliquant sur le calendrier : Vous pouvez déduire autant d'acomptes que vous souhaitez en cliquant sur "+Ajouter un acompte" 4- Supprimer un acompte venant d'un autre logiciel Pour supprimer un acompte, il vous suffit de cliquer sur le symbole "_" 5- Visualiser ses acomptes sur un PDF Consultez cette page pour comprendre comment exporter une facture en PDF. Lors de l'export PDF de votre facture, les acomptes ajoutés et provenant d'un autre logiciel apparaîtront dans l'encadré "ACOMPTE(S) DEJA FACTURE(S)" : Facture : ajouter un règlement ou remboursement Pour vos factures, vous pourrez ajouter le montant du règlement à partir de l'édition de la facture ou du listing des factures. De la même manière, pour vos factures d'avoir, vous pourrez ajouter le montant du remboursement. 1 - A partir de l'édition de la facture A- Ajouter un paiement Dans la section SUIVI DES RÈGLEMENTS, cliquez sur le bouton "Cliquez ici pour ajouter un règlement" ou "Cliquez ici pour ajouter un remboursement" s'il s'agit d'une facture d'avoir. Une Pop-up apparaît : Sur cette Pop-up vous pouvez : - Indiquer le moyen de paiement (que vous pouvez définir dans l'administration) - Indiquer le montant TTC du règlement / remboursement - Indiquer la date du règlement / remboursement - Rajouter un commentaire interne (comme par exemple les remises de chèques) Vous pourrez ajouter ou supprimer plusieurs règlements / remboursement Enfin : cliquez ensuite sur "enregistrer" pour valider vos règlements / remboursement B- Afficher le paiement Vous avez la possibilité d'afficher / masquer le suivi des règlements / remboursement en cliquant sur l'oeil. Lorsque vous exportez votre devis en PDF, vous pouvez voir votre suivi de règlements / remboursement si vous avez décidé de l'afficher. 2 - A partir du listing des factures Rendez-vous dans le listing des factures : consultez cette page pour en savoir plus La colonne PAIEMENT vous permet de voir et d'ajouter le règlement / remboursement de la facture directement en cliquant sur la loupe : La même pop-up présentée ci-dessus apparaîtra : Travailler la TVA sur marge Avant de travailler avec la TVA sur marge, pensez à configurer que vous voulez le rendre opérationnel en cliquant ici. 1- Activer la TVA sur marge dans un devis ou une facture Vous avez la possibilité d'activer ou désactiver la TVA sur marge document par document.Pour le faire : penser à cocher la case "Activer la tva sur marge pour ce document" Cela doit se présenter ainsi : 2- Exporter votre document avec la tva sur marge Nous vous proposons d'exporter le document avec les informations calculées en fonction de la TVA sur marge. Pour cela, vous n'avez qu'à faire l'export de votre document comme d'habitude. Cela vous sortira un document pdf avec les informations nécessaires pour la TVA sur marge Afficher les remises sur les devis et factures 1- Configurez si vous voulez travailler avec des remises A partir des informations par défaut, activez les remises en cliquant sur le bouton slide : En activant le bouton slide, vous pourrez choisir de travailler par la suite avec des remises sur vos devis et factures. 2- Ouvrez votre devis ou facture A- Montrez les remises A partir d'un devis ou d'une facture, activez le bouton slide "Montrer les remises" pour afficher les remises : B- Indiquez le montant ou le pourcentage de remise A partir de la colonne REMISE, indiquez le pourcentage de remise ou le montant total de la remise : Dans la colonne APRES REMISE, les informations suivantes seront affichées : - Le prix unitaire HT après remise :Il s'agit du prix unitaire de vente hors taxe après déduction des remises. Exemple : Votre prix de vente unitaire est de 250 € et vous appliquez une remise de 10 % : le prix de vente HT remisé est de 225 €. - Le montant total HT après remise :Il s'agit du montant total de vente hors taxe après déduction des remises.Exemple : Votre prix de vente unitaire est de 250 € pour 20 personnes et vous appliquez une remise de 10 % : le montant total HT remisé est de 4500 €. - Le pourcentage de la marge après remise : Il s'agit du pourcentage de marge perçu après déduction des remises. Exemple :Votre marge est fixée à 20 % et vous avez effectué une remise de 10 % sur votre prix de vente : le pourcentage de marge après cette remise est de 11,11 %. - Le montant total de la marge après remise : Il s'agit du montant total total de la marge perçu après déduction des remises Exemple : Le montant total HT après remise est de 2250 € et votre pourcentage de marge après remise est de 11,11 % : le montant total de la marge après remise est de 250 € C- Comment apparaissent les remises dans l'export PDF Vous pouvez choisir d'afficher ou de masquer dans l'export PDF de vos devis ou factures les informations concernant les remises. Pour ce faire, cliquez sur l'œil pour masquer/afficher les informations : Si vous avez choisi d'afficher les informations concernant les remises, celles ci apparaitront dans l'export PDF de vos devis ou factures : Afficher le prix par personne 1- Paramétrez l'affichage par défaut A partir de la roue dentée, cliquez sur la gestion des champs et formulaires puis sélectionnez les informations par défaut dans la partie "Finance" : A- Affichage pour le devis par défaut - Pour afficher le prix par personne HT sur un devis : sélectionnez la mention "Oui" dans l'onglet "Afficher le prix par personne HT" - Pour afficher le prix par personne TTC sur un devis : sélectionnez la mention "Oui" dans l'onglet "Afficher le prix par personne TTC" Une fois terminé, cliquez sur le bouton "Enregistrer" B- Affichage pour la facture par défaut - Pour afficher le prix par personne HT sur un facture : sélectionnez la mention "Oui" dans l'onglet "Afficher le prix par personne HT" - Pour afficher le prix par personne TTC sur un facture : sélectionnez la mention "Oui" dans l'onglet "Afficher le prix par personne TTC" Une fois terminé, cliquez sur le bouton "Enregistrer" 2- Afficher le prix par personne sur un devis ou une facture Si vous avez choisi d'afficher par défaut le prix par personne HT ou TTC, celui ci apparaîtra sur votre facture ou votre devis dans les cases "TOTAL VT HT / PERS" et "TOTAL VT TTC / PERS" Vous pouvez choisir de masquer ou non le prix par personne en cliquant sur l'œil : Si vous avez choisi de faire apparaître le prix par personne sur vos factures et devis, lors de l'export PDF celui-ci apparaîtra sous le format suivant : Comment apparaissent les articles avec les grandes familles Pour comprendre comment se structure une page article dans le catalogue : consultez cette page. 1. Les articles SIMPLES Sur vos devis/factures, vous pouvez ajouter des articles simples, c'est-à-dire sans avoir défini de forfaits. A- Ajoutez votre article simple Pour ajouter un article avec une saisie directe : consultez cette pagePour ajouter un article avec la loupe : consultez cette page B- Apparition des grandes familles Si vous avez associer une grande famille à votre article, celle-ci s'ajoutera automatiquement sous le nom de la prestation dans la colonne "Référence" Vous avez la possibilité de modifier la grande famille liée à l'article directement sur le devis ou la facture 2. Les articles AVEC forfait Sur vos devis/factures, vous pouvez ajouter vos articles avec forfait : consultez cette page pour comprendre comment créer un article avec forfait. A- Ajoutez votre article avec forfait Pour ajouter un article avec une saisie directe : consultez cette pagePour ajouter un article avec la loupe : consultez cette page B- Apparition des grandes familles Si vous avez associer une ou plusieurs grandes familles à votre article, celles-ci s'ajouteront automatiquement dans la colonne référence pour chaque forfaits créés.Exemple pour l'article "Forfait tout compris" qui comprend un forfait "Animation" associé à la grande famille "SPECTACLE" et un forfait "Restauration" associé à la grande famille "Lieux et salles" : Vous avez la possibilité de modifier la grande famille liée à l'article avec forfait directement sur le devis ou la facture Les noms que vous avez associés à vos forfait apparaissent dans la colonne libellé : Si vous avez indiquer vos prix de vente unitaires, vous verrez apparaitre automatiquement le prix de vente unitaire HT dans la colonne PRIX UNITAIRE VT : Ces informations sont modifiables directement dans le devis/facture. Pour afficher vos rentabilités par grandes familles : consultez cette page 3. Les articles AVEC Multi-Choix A- Ajoutez votre article avec multi-choix Sur vos devis/factures, vous pouvez ajouter vos articles avec multi-choix : consultez cette page pour comprendre comment créer un article avec multi-choix. Pour ajouter un article avec une saisie directe : consultez cette pagePour ajouter un article avec la loupe : consultez cette page Si vous avez choisi de faire apparaître par défaut sur vos devis et factures les lignes de votre article multi choix, celles-ci apparaîtrons en sous-ligne : Vous pouvez modifier le choix du tarif lié à l'article en cliquant sur l'icône suivante : Un onglet s'ouvrira vous permettant de sélectionner la ou les lignes qui apparaîtrons sur votre devis ou facture : Vous pouvez ajouter une sous-ligne de prix en cliquant sur "Ajouter une sous-ligne de prix" : B- Apparition des grandes familles Vous pouvez associer une grande famille par articles avec multi choix, celles-ci s'ajouteront automatiquement dans la colonne référence : Ces informations sont modifiables directement dans le devis/facture. 4. Les articles AVEC intervalles A- Ajoutez votre article avec intervalles Sur vos devis/factures, vous pouvez ajouter vos articles avec intervalles : consultez cette page pour comprendre comment créer un article avec intervalles. Pour ajouter un article avec une saisie directe : consultez cette pagePour ajouter un article avec la loupe : consultez cette page Exemple d'un article avec intervalles : Mon article contiens 2 intervalles avec quantités différentes : - Intervalle 1 : quantités comprises entre 1 et 10 personnes- Intervalle 2 : quantités comprises entre 11 et 20 personnes Sur mon devis ou ma facture, je saisis le nombre de personnes correspondant à mon événement : J'ajoute mon article avec intervalles : L'intervalle qui apparaît sur mon devis ou ma facture correspond aux quantités saisies (nombre de personnes) : Si je modifie la quantité, l'intervalle changera automatiquement par celui correspondant : Si vous sélectionné "Forfait" pour un intervalle et une quantité comprise dans cet intervalle, le prix sera fixe peu importe la quantité choisie. Si la quantité n'est pas comprise dans mes intervalles, le tarif forfaitaire ne s'appliquera plus et le prix sera calculé en fonction du nombre de personnes. Pour modifier l'intervalle, cliquer sur les flèches : Une nouvelle fenêtre s'ouvrira vous permettant de choisir l'intervalle de tarif pour la ligne : Cette action ne modifiera pas les quantités. B- Apparition des grandes familles Vous pouvez associer une grande famille par articles avec intervalles, celles-ci s'ajouteront automatiquement dans la colonne référence : Langue du devis pour le client Vous pouvez traduire certaines parties de vos devis que vous souhaitez adresser à vos clients dans la langue que vous voulez. 1/ Création du devis A) À partir de Zéro/ d'un modèle Dans la partie Liste de vos devis, lorsque vous créez un devis à partir de zéro ou bien d'un modèle, vous pouvez choisir la langue dans laquelle il sera traduit, en cliquant sur le menu déroulant Choisissez la langue de l'export pdf puis en cliquant sur la langue que vous voulez, parmi celles que vous aurez configurées au préalable dans le module Langues utilisées. Ce module se trouvant dans la partie Administration de l'outil. B) À partir d'un événement Lorsque vous créez un devis à partir de votre événement, il vous est demandé de choisir la langue d'export PDF. Alors, cliquez sur le menu déroulant et choisissez la langue que vous souhaitez, parmi celles que vous aurez configurées au préalable dans le module Langues utilisées. Ce module se trouvant dans la partie Administration de l'outil. 2/ Paramétrez le module Langues au préalable Pour que vous puissiez traduire vos devis dans les langues que vous désirez, que ce soit les langues par défaut telles que l'anglais et l'espagnol ou bien celles que vous aurez créées, il faut au préalable que vous les activiez (pour savoir comment, cliquez ici), puis que vous les configuriez afin qu'elles puissent être applicables à ces derniers. Pour savoir comment configurer le module Langues pour choisir les modules que vous souhaitez traduire, cliquez ici 3/ Edition Si vous souhaitez changer la langue par défaut, de vos futurs devis, vous pouvez, sur votre devis, cliquer sur la roue dentée relative au champ Langue du devis pour le client, ce qui vous renverra directement au module Langues utilisées de la partie Administration. Ensuite, cliquez sur l'icône crayon correspondant à la langue que vous souhaitez mettre par défaut, puis cliquez sur le bouton coulissant Par défaut, et enfin sur Modifier. Pour savoir comment créer une langue: cliquez ici Pour savoir comment traduire vos Landing page, cliquez ici Si vous souhaitez savoir comment traduire vos mini-sites d'invitation, cliquez iciComment bloquer vos factures après validation ? Il vous est possible de choisir de ne plus pouvoir modifier vos factures après les avoir validées. Autrement dit, si vous souhaitez bloquer vos factures après validation, cela veut dire que vous ne pourrez plus éditer certaines de leurs informations à nouveaux, que ce soit avant ou après les avoir présentés à vos clients. 1/ Activez cette option dans la partie Administration Pour que vous puissiez bloquer vos (futures) factures après les avoir validées, il vous est nécessaire d'activé l'option Modification des documents après validation au préalable dans la partie Administration de l'outil. Pour savoir comment activer cette option, cliquez ici 2/ Validation de votre facture Une fois l'option validée, votre facture créée et configurée en tant que brouillon, lorsque vous déciderez de la valider en cliquant sur le bouton Enregistrer et Valider, une fenêtre apparaîtra vous rappelant le fait qui si vous souhaitez valider votre document, celui-ci ne sera plus éditable, en vous proposant également deux boutons : Le premier pour annuler la validation de votre facture Le second pour confirmer la validation de votre facture 3/ Champs non modifiables après validation Une fois votre facture validée, la plupart des informations qui la constitue ne seront plus modifiables, telles que : Le propriétaire de la facture ainsi que son mail et numéro de téléphone Le profil société à l'origine de la facture et les informations qui lui sont liées Le client à qui s'adresse la facture et les champs qui lui sont affiliées Les informations complémentaires Le titre de l'événement Les dates de l'événement Le nombre de personnes participant à l'événement Le client facturé Le nom prestation de vos lignes La référence de vos lignes Les informations de la colonne Libellé Les informations de la colonne Prix unitaire VT Les informations de la colonne unité Les informations de la colonne NB Les informations de la colonne Total VT Les informations de la colonne %TVA Les informations de la colonne Prix VT TTC Les informations de la colonne Taux de commission/Total com Les informations de la colonne remise Les informations de la colonne après remise 4/ Champs éditables après validation Néanmoins, certains champs de vos factures peuvent être éditées même une fois la validation de cette dernière telles que : A) Le Statut de l'événement B) La zone de texte liée au champ analytique sélectionné (qui lui, n'est pas modifiable) C) La facture en ligne D) Les grandes familles D) La colonne % Marge / Total Marge E) Les actions d'éditions de chaque ligne F) Les icône "œil" permettant de masquer ou de faire apparaître les différentes informations  de votre facture. Afficher les remises automatiquement liées au type de client Au préalable, pensez bien à configurer le % de remise que vous associez au client dans la partie administration. Quand vous avez configuré un % dans l'administration de la remise par client A partir du moment où vous avez sélectionné un CLIENT qui est dans cette typologie (par exemple ici) quand vous voudrez faire un devis : Automatiquement, la remise sera appliquée Faire apparaitre/disparaitre les doubles quantités Si vos prestations nécessitent, par exemple, un nombre de personnes pour un nombre d'heures/dates défini (exemple : 2 serveurs pendant 6h ou 25 personnes pendant 3 jours), vous pourrez opter pour la double quantité dans vos devis et factures.Au préalable, activez la double quantité à partir de vos informations par défaut. 1- A partir de l'édition de votre devis/facture En activant le bouton "Activer les doubles quantités", une colonne supplémentaire (QTE 2) s'ajoutera vous permettant d'y indiquer une deuxième quantité : Par défaut, ce bouton est désactivé. Vous pouvez choisir de l'activer par défaut : en savoir plus.Ce bouton restera actif si vous dupliquez un devis ou utilisez un modèle de devis qui possède les doubles quantités. Règles de calcul : En ajoutant une double quantité, le calcul du total se fera de cette façon : - TOTAL HA : PRIX UNITAIRE HA x QTE 1 x QTE 2 (pour rappel HA veut dire prix d'achat)- TOTAL VT : PRIX UNITAIRE VT x QTE 1 x QTE 2 2- Affichage sur votre PDF Pour que le nombre de quantité (NB) et les unités associées (UNITE) soient visibles sur votre PDF, vous devez afficher l'oeil : Nous ne recommandons pas de masquer la quantité 2 si celle-ci est différente de 1. Sur votre PDF, les doubles quantités seront visibles sur 4 colonnes distinctes avec (1) représente les quantités 1 et (2) représente les quantités 2 : Les doubles quantités seront également visibles : Lorsque vous transformez un devis en facture Sur l'export de la vue exploitation Sur l'export de la vue analytique Sur vos présentations lors de l'ajout d'un devis Ajouter un % de grande famille Sur vos devis/factures, vous pouvez ajouter un pourcentage en fonction des grandes familles associées aux articles : - Si le montant du pourcentage est négatif, cela sera une remise.- Si le montant du pourcentage est positif, cela s’additionnera dans votre devis / facture.Au préalable, pensez à créer vos grandes familles. 1- A partir de l'édition de votre devis/facture En cliquant sur les 3 points situés à droite de vos lignes, vous allez pouvoir ajouter une ligne pour le calcul du pourcentage en fonction de vos grandes familles. Cliquez sur % de grande famille : Une ligne s'ajoutera à la suite pour y indiquer le % de grande famille : 2- Ajouter le % de grande famille Pour ajouter un % de grande famille, vous pourrez l'effectuer soit en choisissant un modèle, soit sans passer par un modèle, c'est-à-dire en y indiquant le % manuellement : A- A partir d'un modèle Les modèles de % de grande famille vous permettront d’effectuer automatiquement l’opération (remise ou addition) sur tous les articles liés à la grande famille sélectionnée. Vous devez créer un ou plusieurs modèles : consultez cette page. Choisissez un modèle parmi la sélection : Indiquez un titre pour ce % de grande famille : La remise (ou addition) sera appliquée sur les grandes familles sélectionnées dans le modèle et qui sont associées aux articles présents dans vos devis/factures : B- Sans sélectionner de modèle Si toutefois, vous souhaitez appliquer une remise (addition) sans passer par les modèles de % de grande famille, vous pouvez l'effectuer en sélectionnant la ou les grandes familles parmi l'ensemble de vos grandes familles créées : Puis indiquez le pourcentage à appliquer : A savoir : pour désélectionner une grande famille, il vous suffit de cliquer à nouveau sur celle-ci ! 3- Comment apparaissent les % de grande famille sur le PDF ? En exportant vos devis/factures en PDF, voici comment apparaitra la ligne de % de grande famille ajoutée : Comment exporter vos devis et factures en PDF ?