Export du devis et choix des informations
Choisissez les informations sur le haut ou le bas du devis ou de la facture
- Explication de la partie "supérieure" du devis ou de la facture
- Explication de la partie "inférieure" du devis ou de la facture
- Signature dans un devis
- Faire apparaitre l'information desirée dans les devis et factures
- Envoyez votre devis ou facture directement par mail
- Exporter votre devis ou facture en pdf
- Exporter votre devis ou facture en pdf avec des horaires et vos salles
- Exporter votre devis vers une présentation
- Transformez votre devis ou facture en fichier EXCEL
- Exporter dans l'événement les prestations et les horaires de votre devis ou facture
- Exporter votre devis ou facture traduit
- Exportez vos factures d'achats
- Envoyez votre devis pour double signature électronique
- Exporter la liste de vos devis et factures
Explication de la partie "supérieure" du devis ou de la facture
Dans la partie supérieure d'un(e) devis/facture vous retrouverez les informations de la société à gauche et à droite celle du client
A/ Description de la partie informations de la société
Pour plus d'information sur comment renseigner ces informations société, veuillez cliquer ici.
Ici vous aurez les informations suivantes :
- Le logo de votre profil de société
- L'adresse
- Le numéro de SIRET
- La TVA intracommunautaire
- Le code NAF
- Mais aussi le contact de votre société lié à ce document financier
B/ Description de la partie information client
Pour plus d'informations sur comment créer un client, veuillez cliquer ici.
Ici vous aurez les informations suivantes :
- Le numéro du devis ou Facture
- La date de la création du devis/facture
- la possibilité de rajouter une date limite pour la signature
- Des informations complémentaires
- Puis les informations sur la société cliente.
Depuis votre devis, vous avez la possibilité de pouvoir changer le client et changer également l'événement auquel il est attaché.
1 - Changer le client :
Avec la petite loupe vous allez pouvoir ouvrir une popup et sélectionner un client déjà existant ou bien créer un nouveau client.
Vous pouvez choisir un client déjà existant.
Ou bien créer directement un nouveau client.
Si l'événement reste identique, le document financier sera stocké dans l'onglet FINANCE de l'événement.
2 - Changer l'événement
Avec la petite loupe vous allez pouvoir ouvrir une popup et sélectionner un client déjà existant ou bien créer un nouveau client grâce au bouton "+".
En fonction du choix du client vous allez pouvoir lier un autre événement déjà existant pour ce client, ou bien créer un nouvel événement grâce au bouton "+".
Explication de la partie "inférieure" du devis ou de la facture
Dans la partie inférieure d'un(e) devis/facture vous retrouverez les conditions générales et de règlement
A/ Dans un premier temps nous avons les Conditions Générales :
Vous pouvez sélectionner les CGVS (qui correspondent au profil de la société si vous en avez plusieurs).
D'autre actions sont possibles :
- En cliquant sur le crayon, vous pourrez éditer directement vos conditions générales.
Attention : les modifications apportées sur les conditions générales de votre document s'appliquerons uniquement à votre document.
- En cliquant sur la roue dentelée, vous pourrez configurez vos CGVs dans vos paramètres. Cliquez ici pour en savoir plus. Vous pourrez par exemple associer d'autres CGVS au profil de votre société.
- En cliquant sur l'oeil, vous pourrez choisir de faire apparaître ou non les conditions générales.
B/ Puis les Conditions Particulières :
En cliquant sur l'oeil, vous pourrez choisir de faire apparaître ou non les conditions particulières
C/ Les conditions de paiement :
- En cliquant sur la roue dentelée, vous pourrez configurez vos conditions de paiement dans vos paramètres. Cliquez ici pour en savoir plus.
- En cliquant sur l'oeil, vous pourrez choisir de faire apparaître ou non vos conditions de paiement
D/ Les informations bancaires :
- En cliquant sur le crayon, vous pourrez éditer directement vos informations bancaires.
- En cliquant sur la roue dentelée, vous pourrez configurez vos informations bancaires dans vos paramètres. Cliquez ici pour en savoir plus.
- En cliquant sur l'oeil, vous pourrez choisir de faire apparaître ou non vos informations bancaires.
E/ Et pour finir la partie Signature :
Vous pourrez retrouver cette partie intégralement expliquée en cliquant ici .
Signature dans un devis
Pour avoir plus d'information sur comment crée sa signature devis, Veuillez cliquer ici .
Vous pouvez créer une signature dans un devis de plusieurs façons (mais au préalable pensez à créer un devis)
Dans un premier temps, si vous voulez signer vos devis, nous vous conseillons de créer votre signature de devis. Vous pouvez la retrouver dans Mon Profil / Signature devis.
Un fois un devis créé, il vous faut cocher la case : "Faire apparaitre le bloc signature sur le devis"
Deux solutions se présentent à vous pour la signature des devis :
1 - Apposez votre Signature
Pour faire apparaître votre signature, vous devez cliquer sur l'œil "Votre signature"
Par défaut, ce choix est décoché, c'est à dire qu'un devis se transformera en pdf SANS votre signature. Il faut donc penser à cocher la case si vous voulez utiliser cette solution.
Si vous souhaitez ajouter une information à votre signature, vous devez cliquer sur le bouton "Ajouter une information à votre signature"
2 - Demandez la signature du client
Pour faire apparaître uniquement la signature du client, vous devez cliquer sur l'œil "Signature du client"
Par défaut la demande de signature du client est cochée, il faut donc penser à décocher la case si vous ne voulez pas afficher la demande de signature du client.
Si vous souhaitez ajouter une information pour le client, vous pouvez cliquer sur le bouton "Ajouter une information pour le client"
3 - Signatures pour le client et pour vous
Pour faire apparaître votre signature et la signature du client, vous devez cliquer sur l'œil "Votre signature" et "Signature du client".
Votre signature s'affichera lorsque vous exporterez votre devis en PDF.
Faire apparaitre l'information desirée dans les devis et factures
Certains éléments de vos devis/factures peuvent être masqués de façon à ne plus les faire apparaitre sur la version PDF des devis/factures ainsi que sur l'affichage des devis dans les présentations : en savoir plus.
Une icône œil 
présente près de chaque champs/colonnes/lignes vous indiquera que l'information peut être masquée.
Si cette information est masquée, l'icône œil sera barrée et grisée : 
1/ Dans la partie supérieure d'un devis
lors de l'export tout les éléments seront présent si dessus mais par exemple si je décidais de caché le champ "Société Stella Aerospace" voici ce que ca donne :
2/ Dans la partie du milieu d'un devis
2.1- Masquer les colonnes du devis
Certaines colonnes dont l'icône oeil est présente peuvent être masquées :
Par exemple si je décidais de cacher le champ PX VT TTC voici ce que ça donne :
Attention, si je souhaite masquer le PX VT TTC et le PX VT HT en ayant une ligne de sous total, elle va disparaitre. Par exemple :
2.2- Masquer les lignes du devis
Certaines lignes dont l'icône œil est présente peuvent être masquées :
A) Lignes dont le prix de vente est à zéro
Les lignes dont le prix de vente est à zéro (ou lignes avec affichage INCLUS, GRATUIT, A DEFINIR, OFFERT : en savoir plus) peuvent être masquées :
|
La ligne Location n'apparait plus. |
B) Lignes à l'intérieur du regroupement
Cochez l'oeil pour masquer les lignes présentes à l'intérieur du regroupement :
|
Les articles inclus dans le regroupement Pack technique n'apparaissent plus. |
C) Lignes avec articles Multi Choix
Les lignes incluses dans les articles créés avec tarifs en Multi Choix peuvent être masquées :
|
|
D) Lignes avec articles Intervalles
Les lignes incluses dans les articles créés avec tarifs en Intervalles peuvent être masquées :
|
La ligne pour l'article intervalle Privat maison a été masquée. |
E) Afficher toutes les lignes masquées
Si des lignes sont masquées sur le devis, il est possible de les faire réapparaitre en cliquant sur l'oeil présent au dessus de la dernière colonne :
3/ Dans la partie inférieure d'un devis
Par exemple si je décidais de caché le champ "Conditions Générales" voici ce que ca donne :
Envoyez votre devis ou facture directement par mail
NOUVEAUTE : vous pouvez désormais envoyer vos devis ou vos factures directement de l'édition de ces documents.
Ils se mettront en pièce jointe du mail si vous n'avez pas activé le lien en ligne. Si vous avez activé le lien en ligne, ce dernier remplacera le pdf.
Vous n'aurez accès à cette fonctionnalité UNIQUEMENT quand le document est validé. Il n'y a pas d'envoi de brouillon pour des raisons de sécurité
1/ Où trouver l'envoi de facture ou de devis par email
A) Dans la liste des devis et des factures
Vous le trouverez dans les icônes d'actions à droite.
Pour en savoir plus sur cette partie, cliquez ici.
B) Dans un événement dans la partie finance
Vous le trouverez dans les icônes d'actions à droite.
Pour en savoir plus sur cette partie, cliquez ici
C) Dans l'édition d'un devis ou d'une facture
Vous le trouverez en haut et en bas du document.
2/ Configuration du mail
Pour que cela fonctionne, il faut au préalable que vous ayez configuré votre envoi d'email via Lab Event. Pour en savoir plus, cliquez ici.
A) Pour les documents ne comportant aucun lien URL
Lors de la création de votre mail, le document que vous avez sélectionné est automatiquement mis (au format PDF) en pièce jointe de ce dernier, comme le prouve le champ Pièce jointe situé en bas de votre mail, avec à sa droite, le nom du document choisi.
Langue : Si vous souhaitez traduire votre email, cliquez sur le menu déroulant et sélectionné la langue que vous voulez parmi celles que vous aurez configurées au préalable.
Pour savoir comment activer vos langues par défaut, les créer ou les configuré afin qu'elles puissent s'appliquer à vos mails, cliquez ici
Modèle d'email : Si vous voulez choisir un modèle d'email, parmi ceux que vous aurez créé auparavant, cliquez sur le menu déroulant puis sélectionner le modèle que vous souhaitez.
À : Le contact de la société cliente à propos duquel la présentation de l'événement est associé, sera automatiquement mit en tant que destinataire de l'email. Vous pouvez ajouter davantage de destinataire, parmi les contacts que vous aurez enregistré dans l'outil, grâce à la barre de recherche intelligente.
Ajouter un Cc : Cliquez sur ce bouton si vous souhaitez ajouter une personne en copie de l'email.
Ajouter un Cci : Cliquez sur ce bouton si vous voulez envoyer cet email à des personnes en copie cachée. Ces destinataires cachés ne seront pas visibles par votre destinataire qui est en destinataire principal.
Vous pouvez ajouter une adresse mail en CCI sans que celle-ci ne soit enregistrée dans votre base de données.
Objet de l'email : Indiquez l'objet de l'email.
Catégorie : Pour choisir une catégorie à votre email, parmi celles que vous aurez créé, cliquez sur le menu déroulant Catégorie, puis cliquez sur celui qui vous conviendra.
Suivi du devis : en sélectionnant un suivi (Devis finalisé, Envoyé au client, Signé par le client, Rejeté par le client, Annulé), le suivi du devis se mettra automatiquement à jour avec le suivi sélectionné une fois l'email envoyé.
Champs dynamique : Cliquez sur le menu déroulant afin d'intégrer des champs dynamiques dans le message de votre email.
Message : Inscrivez le message de votre email dans la zone de texte.
Envoyer : Une fois toutes les informations renseignées, cliquez sur ce bouton afin que cet email soit adressé à vos destinataires.
B) Pour les documents comprenant un lien URL
Pour savoir comment créer un lien URL de votre devis/facture, cliquez ici
La seule différence entre l'édition d'un mail pour un document ne contenant aucun lien URL et celui pour un document en possédant un, est que pour ce dernier, le document sélectionné n'est pas automatiquement mis en pièce en jointe.
Au lieu de cela, un autre champ est mis à disposition afin d'ajouter ce lien directement dans le corps du mail.
3/ Suivi de vos mails contenant un url
Afin de retrouver les différents documents que vous avez envoyés par mail via un lien url et savoir s'ils ont été ouverts ou non par vos destinataires, il vous suffit de vous rendre dans vos listes de vos devis et factures et ces derniers seront visible grâce à une icône lien url et un cercle de couleur, situés tous deux dans la colonne N°devis / superviseur.
Vous pouvez copier directement le lien url en cliquant sur l'icône correspondant et savoir si celui-ci a été ouvert ou non grâce à un code couleur. En effet :
Si le point de couleur associé à l'url est rouge, cela veut dire qu'il n'a pas encore été ouvert par son destinataire.
Si le point de couleur associé à l'url est vert, cela veut dire qu'il a été ouvert. La date à laquelle il a été ouvert est indiquée si vous passez votre curseur dessus.
Exporter votre devis ou facture en pdf
Vous pouvez exporter votre devis ou facture en PDF à partir du moment où votre document financier est validé.
A - Changer le statut d'un document financier
A 1 : Valider le document
Que cela soit un devis ou une facture, vous pouvez (en fonction de vos droits) changer le statut d'un document financier
Voici la vision dans un rôle qui vous permet de la valider directement
A 2 : Demander de valider le document
Si vous n'avez pas les droits pour le valider, vous aurez le choix suivant :
B - Exporter en pdf
B 1 - Comment exporter ?
Il suffit de cliquer sur le bouton Exporter... en pdf
B 2 - Quelles informations exporter ?
Grâce aux YEUX, vous pouvez choisir précisément quelle information exporter.
Si vous ne voulez pas une information ou une colonne, vous pouvez cliquer sur les YEUX pour les masquer.
C - Un pdf simplifié et plus lisible
Nous avons sorti une nouvelle version en Octobre 2021 pour améliorer la lisibilité des pdf de sorties client.
Exporter votre devis ou facture en pdf avec des horaires et vos salles
Vous avez la possibilité de faire apparaitre des horaires et vos salles dans les devis. Voir comment vous pouvez activer ces options dans l'administration.
Quand vous avez activé l'option, vous aurez le choix de faire apparaitre dans l'édition les horaires ligne à ligne.
Si vous l'avez activé, une ligne vierge apparaitra de la sorte :
Vous pouvez donc définir :
- Votre titre
- Votre description détaillée
- Votre salle
- Vos horaires de début et de fin
Une fois ces informations remplies, elles s'exporteront dans votre document client pdf
Exporter votre devis vers une présentation
Vous pouvez exporter votre devis vers une Présentation à partir du moment où votre devis est finalisé.
Ceci vous permettra de rattacher un devis directement à la présentation et de pouvoir utiliser les regroupements et grandes familles qui sont inclus dans le devis dans la présentation.
Pour comprendre comment utiliser les regroupements dans une présentation : consultez cette page
Pour comprendre comment utiliser les grandes familles dans une présentation : consultez cette page
Pour pouvoir exporter vers une présentation, vous devez disposer du module Présentation. Contactez notre équipe pour plus d'information.
A - Changer le statut du devis :
Vous pouvez (en fonction de vos droits) changer le statut d'un devis. Voici la vision dans un rôle qui vous permet de la valider directement. Cliquez sur Enregistrer et Valider :
B - Exporter vers Présentation :
Cliquez sur Export vers Présentation :
Vous serez redirigés vers le module Présentation pour la création d'un nouveau document. Les informations sur le client, l'événement et le devis seront directement associés au document :
Si vous modifiez ces informations (client, événement ou devis) lors de la création, la présentation ne sera plus liée aux informations présentes dans le devis.
Pour en savoir plus sur le module présentation : consultez cette page.
Transformez votre devis ou facture en fichier EXCEL
A présent vous pouvez créer un déroulé de votre événement directement à partir de votre devis ou de votre facture grâce à un export en EXCEL. Dans un premier temps vous devez créer un devis ou une facture.
Attention, celui-ci doit être approuvé afin de pouvoir l'exporter en EXCEL.
1- Cliquez sur le bouton "Export..."
Une fois votre devis ou facture finalisé et approuvé. Cliquez sur le bouton "Export..." puis choisissez "...le déroulé en excel"
2- Ouvrez le fichier EXCEL
Un fichier EXCEL se téléchargera.
Vous trouverez, dans une première partie, les informations du chargé de projet et celles de la société cliente.
Et dans une seconde partie, vous retrouverez les titres et les lignes de votre devis ou facture. Avec en colonnes, le nom du prestataire, le titre et la description de la ligne.
Le format EXCEL vous laisse la possibilité de modifier comme vous le souhaitez votre déroulé en y ajoutant par exemple des commentaires ou des horaires.
Exporter dans l'événement les prestations et les horaires de votre devis ou facture
Depuis Novembre 2021, nous vous proposons de rajouter vos horaires dans vos devis et vos factures. Vous pouvez l'activer ici dans l'administration.
Ainsi combiné à la selection de prestation dans le devis, vous allez pouvoir mettre à jour vos déroulés sur vos événements.
Voici comment faire :
1- Penser à bien définir pour chaque ligne la prestation reliée ou l'article
2- Appuyez sur le bouton "Export...le déroulé dans l'événement"
--> Si vous avez créé un événement, cela écrasera les informations de votre déroulé.
--> Si vous n'avez pas crée d'événement, cela vous en créera un nouveau
1- Bien créer ses lignes dans un devis ou une facture
1 - 1 : Sans utiliser les articles
Vous pouvez créer des lignes à partir de zéro dans Lab Event. Toutefois, meme si vous mettez une information de zéro, vous pouvez dire à quelle prestation c'est rattacher.
Comment faire ? Choisissez une prestation dans la colonne de gauche...
Si vous avez choisi une prestation, automatiquement quand vous exporterez le document dans l'événement, les lignes se créeront prestation par prestation.
1 - 1 : En utilisant les articles
En choisissant un article (qui est relié à une prestation), vous allez avoir la possibilité d'avoir automatiquement la prestation assignée.
Ainsi de la même facon, quand vous exporterez le document dans l'événement, les lignes se créeront prestation par prestation.
2- Actionner le bouton pour exporter dans votre événement
Il faut aller dans le menu déroulant "Export..." et choisir : "... le déroulé dans l'événement"
2 - 1 : Le document (devis ou facture) est relié à un événement
Si votre document est relié à un événement, Lab Event va vous proposer d'écraser votre sélection de prestation dans la partie "Lieux et Prestations sélectionnés".
Voici le message d'alerte
Quand vous aurez validé, l'événement s'ouvrira sur la page modifiée.
2 - 1 : Le document (devis ou facture) n'est pas relié à un événement
Si vous avez crée un devis ou une facture sans l'avoir relié à un événement, Lab Event vous permet de générer DIRECTEMENT à partir du devis un NOUVEL événement.
- le titre sera le titre du devis (qui devient obligatoire)
- la date prise est la date de l'événement dans le devis
- Le nombre de personnes est prise également du devis
- Evidemment le client associé à l'événement sera celui du devis
Si vous n'avez rien indiqué dans le titre du devis (comme la capture d'écran ci dessus), vous aurez le message suivant :
"Vous devez indiquer un titre pour le devis ou la facture"
Il faut l'indiquer dans la page et relancer l'import
Le saviez vous : Lab Event vous donne la possibilité de faire l'opération inverse, c'est à dire de partir de votre événement pour générer votre document financier (devis ou facture).
Tout savoir sur cela en cliquant sur le lien !
Exporter votre devis ou facture traduit
Vous avez la possibilité d'exporter vos devis et factures dans la langue que vous souhaitez, parmi celles disponibles par défaut ou bien celles que vous aurez créées dans la partie Langues de l'Administration.
Il vous est possible de configurer et de choisir les langues de vos devis et factures. Pour savoir comment : cliquez ici
Ici, nous prendrons l'exemple du devis.
1/ Création du devis et choix de la langue
A) À partir de Zéro/ d'un modèle
Dans la partie Liste de vos devis, lorsque vous créez un devis à partir de zéro ou bien d'un modèle, vous pouvez choisir la langue dans laquelle il sera traduit, en cliquant sur le menu déroulant Choisissez la langue de l'export pdf puis en cliquant sur la langue que vous voulez parmi celles que vous aurez configuré au préalable dans le module Langues utilisées. Ce module se trouvant dans la partie Administration de l'outil.
B) À partir d'un événement
Lorsque vous créez un devis à partir de votre événement, il vous est demandé de choisir la langue d'export PDF. Dès lors, cliquez sur le menu déroulant et choisissez la langue que vous souhaitez, parmi celles que vous aurez configurées au préalable dans le module Langues utilisées. Ce module se trouvant dans la partie Administration de l'outil.
2/ Export
Une fois votre devis créé ou finalisé, cliquez tout d'abord sur le menu déroulant du champ Export..., puis sur la proposition ...le devis en pdf.
Vous pourrez alors remarquer que votre devis a été traduit selon les mots inscrits, correspondant à la langue associée, dans le module Langues utilisées de la partie Administration.
Pour savoir comment créer une langue , cliquez ici
Si vous souhaitez savoir comment traduire vos mini-sites d'invitation, cliquez ici
Pour savoir comment traduire vos Landing page, cliquez ici
Exportez vos factures d'achats
Il s'agit d'une option payante de l'outil Lab Event. Pour activer cette option, contactez-nous.
Vous avez la possibilité d'exporter toutes vos factures d'achats fournisseurs liés à vos événements en format Excel.
1/ Validez votre facture d'achat
Pour pouvoir exporter une facture d'achat associé à un événement, il vous bien évidemment nécessaire de la créer ainsi que de la valider au préalable.
Pour savoir comment créer des factures d'achats, cliquez ici
Une fois votre facture d'achat créée, il vous suffit pour la valider, de cliquer sur l'icône correspondant :
Une fois votre facture d'achat validée, vous ne pourrez dès lors plus interagir avec !
2/ Exportez vos factures d'achat dans un listing
Après avoir validé votre facture d'achat fournisseur, rendez-vous dans vos listes de devis et factures de la partie Finance :
Une fois que vous y êtes, cliquez ensuite sur le champ Export(s), puis sur le menu déroulant Export... et enfin sur la proposition ...comptable achat.
Une popup apparaîtra alors, dans laquelle vous pourrez donner un titre à votre export et sélectionner le profil société (si vous avez plusieurs) que vous souhaitez, parmi ceux que vous aurez paramétré auparavant. Une fois les différentes informations renseignées, cliquez sur le bouton OK et le téléchargement de votre facture d'achat en format Excel s'opérera.
3/ Suivez l'export de vos factures d'achat
Vous pouvez avoir accès à l'ensemble de vos exports concernant vos factures d'achats en vous rendant d'abord dans l'onglet de la partie Export(s) de vos listes de vos devis et factures, puis en cliquant sur le champ Comptable achat.
Ici sera hiérarchisé la totalité de vos exports comptable achat, en vous indiquant le profil société, la date d'export ainsi que le titre de chacun d'entre eux, mais également, la possibilité de les télécharger à nouveaux ou encore de les supprimer.
Pour savoir comment activer l'option Achat et en apprendre davantage concernant sa configuration, cliquez ici
Il vous est possible d'utiliser les informations relatives à vos factures d'achats pour vos présentations. Pour en savoir plus, cliquez ici
Envoyez votre devis pour double signature électronique
La signature électronique est une option payante du logiciel. Si vous ne la voyez pas, contactez notre équipe.
La double signature électronique vous offre la possibilité de faire signer vos documents par deux personnes.
Voici les trois options possibles :
1. Une signature interne d'abord, suivie par la signature du client.
2. Une signature du client d'abord, suivie par la signature interne.
3. Une signature du client d'abord, suivie par une autre signature du client.
Si vous souhaitez envoyer vos documents pour signature électronique simple (un seul destinataire) : consultez cette page.
La signature électronique se fera par double authentification (email et sms) afin de garantir la sécurité.
Les devis multichoix ne peuvent pas être signés électroniquement. Notre équipe travaille sur ce sujet et mettra en place cette possibilité prochainement.
1- Activez la double signature électronique
Pour utiliser la double signature électronique, vous devez au préalable activer l'option dans l'administration. Pour ce faire, accédez à la gestion des champs et formulaires puis dans la partie Finance, vous pourrez accéder à la signature électronique.
Activer la double signature électronique
2- Dans l'édition d'un devis
A- Envoyer le devis pour double signature électronique
Lorsque votre devis est passé en statut VALIDÉ, vous pourrez l'envoyer pour double signature électronique en cliquant sur "Envoyer pour signature électronique". 
Sélectionnez ensuite Double signature pour l'envoie : 
Si vous avez défini un seuil de déclenchement de la signature interne pour le montant CA HT, la double signature électronique sera uniquement active lorsque ce seuil renseigné sera égal ou supérieur au montant CA HT présent sur le devis : 
Attention, l'envoi pour signature électronique rendra le document non modifiable. Vous pourrez néanmoins annuler cet envoi et dupliquer le document.
a- Signature interne puis signature client
Voici la procédure complète pour ce type de signature
b- Signature client puis signature interne
Voici la procédure complète pour ce type de signature
c- Signature de deux clients simultanément
Voici la procédure complète pour ce type de signature
Après envoi, la pop-up suivante s'affichera :
Vous pouvez copier coller ce lien si vous souhaitez l'envoyer séparément.
Une fois envoyé pour double signature électronique, vous serez redirigés vers la liste des devis et le statut du devis passera sur "Envoyé signature électronique".
B- Actions sur le devis
Voici les actions que vous pouvez effectuer sur un devis en statut "Envoyé signature électronique" :
- Regarder le devis : cette action vous permet de visualiser le devis dans son intégralité mais sans pouvoir le modifier
- Visualiser le devis : cette action vous permet de visualiser le devis sous format PDF
- Envoyer par email : cette action vous permet d'envoyer le devis par email
- Dupliquer : cette action vous permet de dupliquer le devis. Par conséquent, un nouveau devis sera créé et vous pourrez à nouveau modifier le devis dupliqué.
Astuce : retrouvez le lien de signature électronique
Dans la liste des devis en vue synthétique, vous retrouverez le lien de signature électronique à l'aide de l'icône rouge suivante. Vous pourrez cliquer dessus pour copier le lien et l'envoyer à nouveau au destinataire concerné.
Une fois envoyé pour signature électronique, vous ne pourrez plus modifier le devis. Vous pourrez néanmoins passer le statut du devis en "Rejeté par le client" ou "Annuler" pour modifier à nouveau le devis. Ces actions annulent la procédure de signature électronique. Vous devez à nouveau envoyer le devis pour signature électronique.
Exporter la liste de vos devis et factures
Exporter la liste de vos devis et factures vous permet d'avoir un suivi Excel en plus de LabEvent. Vous recevrez le fichier par mail en formant xls et csv.
1- Exporter la liste de vos devis et factures
Vous avez la possibilité de recevoir un fichier d'export par mail incluant la liste de vos devis et factures sous deux formats :
Au global : L'export global vous inclut la totalité de vos devis ou factures de votre évènement.
Par exemple si vous avez plusieurs devis ou factures associés à des profils de sociétés qui ne sont pas cochés dans la visualisation, il apparaitront dans votre export.
En sélection : L'export de sélection vous permet de recevoir uniquement les informations que vous aurez filtrés en amont dans le tableau de vos devis ou des factures
Par exemple, vous pouvez exporter vos factures de votre évènement correspondantes à une date précise, seules celle-ci apparaitront dans votre export.
2- Détails des colonnes de votre export
L'export global inclura automatiquement les colonnes suivantes :
L'export en sélection inclura uniquement les colonnes que vous aurez sélectionnez ainsi que des filtres éventuels
3- Exporter à différents endroits
L'export de vos devis est facture est disponible à 3 endroits afin de faciliter votre recherche.
Depuis Finance d'un évènement
Exporter depuis un évènement, vous permet de récolter les devis et factures associés uniquement à cet évènement
Depuis une Fiche client
Exporter depuis votre client, vous apporte une vision d'ensemble des devis et factures fait avec ce client, tous évènements confondus. Vos documents financier non reliés à des évènements seront également présent.
Depuis un contact client
Exporter depuis votre contact vous permet de rechercher des documents financier spécifiquement liées à ce contact.
Vos devis et factures reliés ou non à des évènements seront présent.
