Signature électronique
- Envoyez votre devis pour signature électronique simple
- Double signature électronique : signature interne puis signature client
- Double signature électronique : signature client puis signature interne
- Double signature électronique : signature de deux clients simultanément
- Actions sur le devis après envoi pour signature électronique
Envoyez votre devis pour signature électronique simple
La signature électronique est une option payante du logiciel. Si vous ne la voyez pas, contactez notre équipe.
Vous pouvez désormais envoyer vos devis pour signature électronique.
La signature électronique se fera par double authentification (email et sms) afin de garantir la sécurité.
Les devis multichoix ne peuvent pas être signés électroniquement. Notre équipe travaille sur ce sujet et mettra en place cette possibilité prochainement.
1- Activez la signature électronique
Pour utiliser la signature électronique, vous devez au préalable activer l'option dans l'administration. Pour ce faire, accédez à la gestion des champs et formulaires puis dans la partie Finance, vous pourrez accéder à la signature électronique. Consultez cette page pour en savoir plus
Pour activer la double signature : consulter cette page
2- Dans l'édition d'un devis
A- Envoyer le devis pour signature électronique
Lorsque votre devis est passé en statut VALIDÉ, vous pourrez l'envoyer pour signature électronique en cliquant sur "Envoyer pour signature électronique" :
Attention, l'envoi pour signature électronique rendra le document non modifiable. Vous pourrez néanmoins annuler cet envoi et dupliquer le document
Une pop-up s'ouvrira vous permettant de compléter les informations du client. Par défaut, le prénom et le nom du contact client seront repris dans la pop-up. Vous pouvez modifier ces informations si besoin.
Indiquez ensuite l'email et le téléphone mobile du destinataire au format international et sans espace (+33XXXXXXXXX) :
Votre client recevra des codes de confirmation par email et par SMS. Veillez à bien vérifier l'email du destinataire et le téléphone mobile.
Après envoi, la pop-up suivante s'affichera :
Vous pouvez copier coller ce lien si vous souhaitez l'envoyer séparément.
Une fois envoyé pour signature électronique, vous serez redirigés vers la liste des devis et le statut du devis passera sur "Envoyé signature électronique".
3- Signature électronique par le client
A- Envoi au client
Votre devis a été envoyé au client pour signature électronique.
Celui-ci recevra un premier email lui indiquant la procédure à suivre pour signer électroniquement le document
Cliquez ici pour suivre la procédure de signature électronique côté client
B- Changement du statut des devis
- Lorsque le devis est envoyé, celui-ci passera au statut "envoyé pour signature électronique"
- Lorsque le devis est signé, celui-ci passera au statut "signé électroniquement"
Quelles sont les actions possibles pour la signature électronique ? Consultez cette page pour en savoir plus.
Double signature électronique : signature interne puis signature client
La double signature électronique vous offre la possibilité de faire signer vos documents par deux personnes.
Voici les trois options possibles :
1. Une signature interne d'abord, suivie par la signature du client.
2. Une signature du client d'abord, suivie par la signature interne.
3. Une signature du client d'abord, suivie par une autre signature du client.
Signature interne puis signature client : vous obtenez d'abord la signature d'un membre de votre équipe interne (propriétaire du devis ou autre utilisateur), puis vous obtenez la signature du client concerné.
Au préalable : vous devez activer la double signature électronique
Puis sélectionner "D'abord signature interne et ensuite signature client" : 
A- Envoyer pour double signature électronique
A partir de l'édition du devis, envoyez votre devis pour signature électronique
1- Premier destinataire (superviseur)
- Parmi la liste de vos utilisateurs, sélectionnez le premier destinataire qui recevra le devis à signer. Vous pourrez modifier l'email et le téléphone mobile de ce superviseur.
- Commentaire (optionnel) : il s'agit d'une note à destination du superviseur qu'il recevra dans l'invitation à signer le document.
2- Deuxième destinataire (client)
Le client recevra l'invitation à signer le document seulement lorsque le superviseur aura signé de son côté.
- Remplissez ensuite les champs qui concernent le client : automatiquement, les informations du client rattaché au devis seront préremplies.
- Message (optionnel) : il s'agit d'une note à destination du client qu'il recevra dans l'invitation à signer le document.
Les numéros de téléphone mobile doivent être au format international et sans espace (+33XXXXXXXXX).
Veillez à bien vérifier les email et numéros de téléphone mobile : le superviseur ainsi que le client recevront des codes de confirmation par email et SMS.
B- Invitation de signature électronique
1- Signature interne avant envoi au client
Dans un premier temps, le superviseur recevra un premier mail lui indiquant la procédure à suivre pour signer électroniquement le document. Mail en provenance de LabEvent : notify@lab-event.com
Si un commentaire a été mentionné avant l'envoi, celui-ci apparaîtra juste au dessus du bouton "voir le document" : 
En cliquant sur "Voir le document", le superviseur sera redirigé vers la page de signature. Il pourra consulter ou télécharger le document en PDF et y apposer sa signature.
Pour consulter la procédure complète à suivre pour signer électroniquement un document : consultez cette page
Une fois signé, une confirmation sera envoyée par email et indique au superviseur que le devis a été envoyé au client.
Le membre actif (utilisateur à l'origine de l'envoi pour signature) sera en copie du même email. 
Le devis signé par le superviseur sera disponible en pièce jointe de l'email ou en téléchargement via le bouton "voir le document signé"
2- Signature du client
Une fois la signature du superviseur apposée, le client recevra à son tour un email d'invitation pour signature :
Mail en provenance de LabEvent : notify@lab-event.com
Si un message a été mentionné pour le client avant l'envoi, celui-ci apparaîtra juste au dessus du bouton "voir le document" :
En cliquant sur "Voir le document", le client sera redirigé vers la page de signature. Il pourra consulter ou télécharger le document en PDF et y apposer sa signature.
Pour consulter la procédure complète à suivre pour signer électroniquement un document : consultez cette page
Une fois signé, une confirmation sera envoyée par email au client avec en copie le superviseur et le membre actif (utilisateur à l'origine de l'envoi pour signature). Le propriétaire du devis sera quand à lui en copie cachée du même mail de confirmation.
C- Signatures sur le PDF
Double signature électronique : signature client puis signature interne
La double signature électronique vous offre la possibilité de faire signer vos documents par deux personnes.
Voici les trois options possibles :
1. Une signature interne d'abord, suivie par la signature du client.
2. Une signature du client d'abord, suivie par la signature interne.
3. Une signature du client d'abord, suivie par une autre signature du client.
Signature client puis signature interne : vous obtenez d'abord la signature du client concerné, puis vous obtenez la signature d'un membre de votre équipe interne (propriétaire du devis ou autre utilisateur)
Au préalable : vous devez activer la double signature électronique
Puis sélectionner "D'abord signature client et ensuite signature interne" : 
A- Envoyer pour double signature électronique
A partir de l'édition du devis, envoyez votre devis pour signature électronique
1- Premier destinataire (client)
- Remplissez les champs qui concernent le client : automatiquement, les informations du client rattaché au devis seront préremplies.
- Message (optionnel) : il s'agit d'une note à destination du client qu'il recevra dans l'invitation à signer le document.
2- Deuxième destinataire (superviseur)
Le superviseur recevra l'invitation à signer le document seulement lorsque le client aura signé de son côté.
- Parmi la liste de vos utilisateurs, sélectionnez le deuxième destinataire qui recevra le devis à signer. Vous pourrez modifier l'email et le téléphone mobile de ce superviseur.
- Commentaire (optionnel) : il s'agit d'une note à destination du superviseur qu'il recevra dans l'invitation à signer le document.
Les numéros de téléphone mobile doivent être au format international et sans espace (+33XXXXXXXXX).
Veillez à bien vérifier les email et numéros de téléphone mobile : le superviseur ainsi que le client recevront des codes de confirmation par email et SMS.
B- Invitation de signature électronique
1- Signature client avant envoi au superviseur
Dans un premier temps, le client recevra un premier mail lui indiquant la procédure à suivre pour signer électroniquement le document. Mail en provenance de LabEvent : notify@lab-event.com
Si un commentaire a été mentionné avant l'envoi, celui-ci apparaîtra juste au dessus du bouton "voir le document" :
En cliquant sur "Voir le document", le client sera redirigé vers la page de signature. Il pourra consulter ou télécharger le document en PDF et y apposer sa signature.
Pour consulter la procédure complète à suivre pour signer électroniquement un document : consultez cette page
Une fois signé, une confirmation sera envoyée par email et indique au client que le devis a été envoyé à votre société pour double signature. Le membre actif (utilisateur à l'origine de l'envoi pour signature) sera en copie du même email.
Le devis signé par le superviseur sera disponible en pièce jointe de l'email ou en téléchargement via le bouton "voir le document signé"
2- Signature du superviseur
Une fois la signature du client apposée, le superviseur recevra à son tour un email d'invitation pour signature :
Mail en provenance de LabEvent : notify@lab-event.com
Si un message a été mentionné pour le superviseur avant l'envoi, celui-ci apparaîtra juste au dessus du bouton "voir le document" :
En cliquant sur "Voir le document", le superviseur sera redirigé vers la page de signature. Il pourra consulter ou télécharger le document en PDF et y apposer sa signature.
Pour consulter la procédure complète à suivre pour signer électroniquement un document : consultez cette page
Une fois signé, une confirmation sera envoyée par email au superviseur avec en copie le client et le membre actif (utilisateur à l'origine de l'envoi pour signature). Le propriétaire du devis sera quand à lui en copie cachée du même mail de confirmation.
C- Signatures sur le PDF
Sur le PDF du document, vous retrouverez en dernière page les signatures des deux signataires avec confirmations :
Quelles sont les actions possibles sur vos devis après envoi et signature électronique ?
Double signature électronique : signature de deux clients simultanément
La double signature électronique vous offre la possibilité de faire signer vos documents par deux personnes.
Voici les trois options possibles :
1. Une signature interne d'abord, suivie par la signature du client.
2. Une signature du client d'abord, suivie par la signature interne.
3. Une signature du client d'abord, suivie par une autre signature du client.
Signature client suivi d'une autre signature client : faites signer deux clients simultanément (un des deux client doit être rattaché au devis). Dans ce contexte, cela pourrait être utilisé lorsque vous avez besoin de la signature de deux personnes en même temps, comme par exemple lorsqu'un couple se marie et que les deux conjoints doivent signer le document ensemble.
Au préalable : vous devez activer la double signature électronique
Puis sélectionner "Signature client suivi d'une autre signature client" : 
A- Envoyer pour double signature électronique
A partir de l'édition du devis, envoyez votre devis pour signature électronique
1- Premier client
- Parmi la liste de vos clients, sélectionnez le premier client qui recevra le devis à signer. Automatiquement, les informations du client rattaché au devis seront préremplies : vous pourrez modifier le nom, prénom, l'email et le téléphone mobile de ce client.
- Message (optionnel) : il s'agit d'une note à destination du client qu'il recevra dans l'invitation à signer le document.
2- Deuxième client
Le second client recevra l'invitation à signer le document seulement lorsque le premier client aura signé de son côté.
- Parmi la liste de vos clients, sélectionnez le second client qui recevra le devis à signer. Automatiquement, les informations du client rattaché au devis seront préremplies : vous pourrez modifier le nom, prénom, l'email et le téléphone mobile de ce client.
- Message (optionnel) : il s'agit d'une note à destination du client qu'il recevra dans l'invitation à signer le document.
Les numéros de téléphone mobile doivent être au format international et sans espace (+33XXXXXXXXX).
Veillez à bien vérifier les email et numéros de téléphone mobile : le premier client ainsi que le second client recevront des codes de confirmation par email et SMS.
B- Invitation de signature électronique
1- Signature du premier client
Dans un premier temps, le premier client recevra un premier mail lui indiquant la procédure à suivre pour signer électroniquement le document. Mail en provenance de LabEvent : notify@lab-event.com
Si un commentaire a été mentionné avant l'envoi, celui-ci apparaîtra juste au dessus du bouton "voir le document" :
En cliquant sur "Voir le document", le client sera redirigé vers la page de signature. Il pourra consulter ou télécharger le document en PDF et y apposer sa signature.
Pour consulter la procédure complète à suivre pour signer électroniquement un document : consultez cette page
Une fois signé, une confirmation sera envoyée par email et indique au premier client que le devis a été envoyé au second client.
Le membre actif (utilisateur à l'origine de l'envoi pour signature) sera en copie du même email.
Le devis signé par le premier client sera disponible en pièce jointe de l'email ou en téléchargement via le bouton "voir le document signé"
2- Signature du second client
Une fois la signature du premier client apposée, le second client recevra à son tour un email d'invitation pour signature :
Mail en provenance de LabEvent : notify@lab-event.com
Si un message a été mentionné pour le second client avant l'envoi, celui-ci apparaîtra juste au dessus du bouton "voir le document" :
En cliquant sur "Voir le document", le client sera redirigé vers la page de signature. Il pourra consulter ou télécharger le document en PDF et y apposer sa signature.
Pour consulter la procédure complète à suivre pour signer électroniquement un document : consultez cette page
Une fois signé, une confirmation sera envoyée par email au second client avec en copie le premier client et le membre actif (utilisateur à l'origine de l'envoi pour signature). Le propriétaire du devis sera quand à lui en copie cachée du même mail de confirmation.
C- Signatures sur le PDF
Sur le PDF du document, vous retrouverez en dernière page les signatures des deux signataires avec confirmations :
Quelles sont les actions possibles sur vos devis après envoi et signature électronique ?
Actions sur le devis après envoi pour signature électronique
En envoyant vos devis pour signature électronique simple ou double signature électronique, vous serez redirigés vers la liste des devis où vous pourrez avoir accès à certaines actions sur le devis (visualisation, envoi par email, duplication...).
1- Statut envoyé pour signature électronique
A- Voici les actions que vous pouvez effectuer sur un devis en statut "Envoyé signature électronique" :
- Regarder le devis : cette action vous permet de visualiser le devis dans son intégralité mais sans pouvoir le modifier
- Visualiser le devis : cette action vous permet de visualiser le devis sous format PDF
- Envoyer par email : cette action vous permet d'envoyer le devis par email
- Dupliquer : cette action vous permet de dupliquer le devis. Par conséquent, un nouveau devis sera créé et vous pourrez à nouveau modifier le devis dupliqué.
B- Retrouver le lien de signature électronique
Si vous souhaitez récupérer le lien d'envoi pour signature électronique, rendez-vous sur la vue synthétique de vos devis.
Vous y trouverez un indicateur de couleur rouge : cliquez dessus pour récupérer le lien de signature.
Une fois envoyé pour signature électronique, vous ne pourrez plus modifier le devis. Vous pourrez néanmoins passer le statut du devis en "Rejeté par le client" ou "Annulé" pour modifier à nouveau le devis. Ces actions annulent la procédure de signature électronique. Vous devez à nouveau envoyer le devis pour signature électronique.
2- Statut signé électroniquement
- Lorsque le client a apposé sa signature, le statut du devis passera en signé électroniquement.
- Pour la double signature électronique, le statut du devis passera en :
- Signé électroniquement 1/2 : si la signature a été apposée uniquement par le premier signataire
- Signé électroniquement 2/2 : lorsque les deux signataires ont apposé leur signature
A- Retrouver le lien de signature électronique
- Si vous souhaitez récupérer le lien de signature électronique, rendez-vous sur la vue synthétique de vos devis.
L'indicateur passera de rouge à vert lorsque le devis est signé : cliquez dessus pour récupérer le lien de signature.
- Pour la double signature électronique, deux indicateurs seront visibles : le premier lien étant pour le premier destinataire et le second lien pour le second destinataire :
B- Voici les actions que vous pouvez effectuer sur un devis en statut "Signé électroniquement" :
Pour les statuts signé électroniquement, signé électroniquement 1/2 et signé électroniquement 2/2 :
- Regarder le devis : cette action vous permet de visualiser le devis dans son intégralité mais sans pouvoir le modifier
Lorsque vous cliquez sur "Regarder le devis", vous pourrez :
1- Exporter le devis signé électroniquement
Consulter cette page pour en savoir plus sur l'export des devis.
2- Transformer le devis signé électroniquement
En facture d'acompte ou en facture :
- Visualiser le devis : cette action vous permet de visualiser le devis sous format PDF
- Envoyer par email : cette action vous permet d'envoyer le devis par email
- Dupliquer : cette action vous permet de dupliquer le devis. Par conséquent, un nouveau devis sera créé et vous pourrez à nouveau modifier le devis dupliqué.
Une fois signé électroniquement par le client, vous ne pourrez plus modifier le devis ni passer le devis en "Rejeté par le client". Vous pourrez néanmoins passer le statut du devis en "Annuler" pour modifier à nouveau le devis.
Cette action annule la procédure de signature électronique. Vous devez à nouveau envoyer le devis pour signature électronique.
