Suivez vos devis-factures
Suivez vos devis et factures grâce à des états d'avancement.
- Changez le suivi de vos devis-factures pour changer le suivi de vos événements
- Organisation de vos Périodes Comptables
- Listing des devis et des factures
- Voir à quelles factures est relié votre devis
- Suivi des devis et factures
- Changer automatiquement le statut des devis en "Annulé"
Changez le suivi de vos devis-factures pour changer le suivi de vos événements
Une fois un devis ou une facture crée, vous pouvez modifier leur suivi financier.
A présent, vous pouvez également modifier automatiquement celui de votre événement associé.
Pour ce faire, ouvrez dans un premier temps un devis ou une facture avec un événement associé.
Attention, cette fonctionnalité ne fonctionne que lorsqu'un événement est associé au devis ou à la facture.
Vous pouvez retrouver l'événement associé, ainsi que son état d'avancement dans les informations, à droite, de votre client.
Dans un second temps, cliquez sur "Suivi du devis" ou "Suivi de la facture". Un menu déroulant s'affiche. Vous pouvez, à présent, sélectionner l'état d'avancement qui correspond.
Une fois l'état d'avancement du devis ou de la facture sélectionné, une pop-up s'affiche. Elle vous demande si vous souhaitez conserver ou changer l'état d'avancement de votre événement relié.
- Si vous souhaitez le modifier, sélectionnez celui qui vous correspond et cliquez sur "Modifier le suivi de l'événement"
- Si vous ne souhaitez pas le modifier, cliquez sur "Conserver le suivi de l'événement"
Ici, j'ai choisi de modifier le suivi de mon événement (car c'était cohérent avec la modification de mon document financier). Je retrouve bien, un nouvel état d'avancement pour mon devis ou ma facture et un nouveau suivi pour mon événement.
Au sein de mon événement, je retrouve également les bonnes informations dans une timeline.
Organisation de vos Périodes Comptables
Vous pouvez désormais créer des périodes comptables les unes après les autres, en créant des listes de périodes comptables.
Vous pourrez également classer la facture ou le devis en fonction de la période comptable qui y est associée.
A / Accéder aux périodes comptables
Dans un premier temps, nous allons voir comment accéder à la partie qui vous permet de créer différentes périodes comptables.
Pour cela, rendez-vous dans partie administration :
Puis sélectionnez la petite roue dentelée et cliquez sur "Gestion des champs et formulaires"
Descendez tout en bas et sélectionner "Format des devis et des factures" dans la partie finance :
B/ Créer et renseigner les périodes comptables
Cette étape réalisée, il vous faut renseigner les différentes périodes comptables que vous souhaitez,
1ère étape : Cliquez sur le bouton "Liste des périodes":
2ème étape : cliquez sur " Ajouter" :
3ème étape : Renseignez vos dates dans les cases prévues à cet effet :
4ème étape : cliquez sur le bouton en bas de page, "Enregistrer" :
C/ Créer un document financier
Créez un devis et changez la date de création lors de l'édition de ce dernier, pour que le numéro de devis corresponde bien à la période comptable choisie.
Même fonctionnement pour les factures.
Sélectionnez la date de création que vous souhaitez pour votre devis ou votre facture en cliquant sur "En date du" :
Listing des devis et des factures
Le listing vous permet de suivre vos devis et vos factures
A - Comment accéder aux devis et factures ?
Pour accéder aux listing, deux méthodes :
A 1- Soit par le menu général à gauche
A 2- Soit par la partie FINANCE dans les onglets en haut
B - Les différentes vues
Pour consulter la liste de vos devis ou factures, vous pouvez utiliser la vue carte ou la vue pipe :
B 1- Vue synthétique :
Cette vue permet d'avoir une vue simple des devis ou factures. Utilisez les filtres pour filtrer les devis ou factures par plages de dates, mots clés, suivis, numéro de devis, propriétaire ou date d'événement, nom de l'événement, date de création ou tags.
B 2- Vue détaillée :
Affichage de la vue
Cette vue vous permet d'avoir un listing sous forme d'un tableau où vous pourrez gérer les colonnes (afficher ou masquer certaines), filtrer par ordre croissant/décroissant...
Effectuez un clic-droit sur une des colonnes pour afficher toutes les actions possibles sur les colonnes :
Colonnes disponibles
Voici les colonnes disponibles dans cette vue :
Devis | Facture |
Colonnes visibles par défaut
Colonnes masquées par défaut
|
Visibles par défaut
Colonnes masquées par défaut
|
C - Comment modifier les statuts des devis et factures ?
Vous pouvez changer le statut directement sur le listing des devis et des factures :
Lorsque vous modifiez le statut du document financier, le logiciel vous propose de changer également le statut de l'événement.
Deux choix se présentent à vous :
- soit modifier le statut de l'événement (en choisissant celui qui convient dans le menu déroulant)
- soit conserver le statut existant
Voir à quelles factures est relié votre devis
NOUVEAU : cette fonctionnalité est sorti le 25 Octobre 2021.
Cela ne fonctionne que pour les factures émises APRES cette date. Toutes les factures créées au préalable ne seront pas reliées dans la colonne décrite ci-dessous.
A quoi ça sert ?
A partir d'un devis, vous pouvez savoir automatiquement combien de factures vous avez faites (factures d'acomptes, facture de solde...).
Cela permet surtout d'éviter d'oublier de facturer un devis signé !
Où est ce que cela se trouve ?
Vous trouverez cette fonctionnalité dans le listing des devis, dans la colonne : "№ FACTURE(S) RELIÉE(S)"
En zoom :
Suivi des devis et factures
Une fois un devis ou une facture créés, vous pourrez modifier leur suivi financier.
1- Modifier le suivi de vos devis et factures
Pour modifier le suivi de vos devis et factures, vous pourrez le faire soit à partir du listing des devis ou factures, soit directement depuis l'édition d'un devis ou d'une facture :
A- A partir du listing des devis ou factures
Le listing vous permet de suivre vos devis et vos factures. Pour y accéder : consultez cette page.
La colonne SUIVI répertorie le suivi des devis ou factures. Pour modifier un suivi cliquez sur le suivi :
Cette action peut uniquement se faire à partir de la vue "CARTE" : en savoir plus.
B- Dans l'édition d'un devis ou d'une facture
Ouvrez un devis ou une facture, puis cliquez sur suivi du devis/de la facture :
Si vous avez défini des champs analytiques obligatoires, vous ne pouvez pas changer le statut d'une facture si un des champs obligatoire n'est pas rempli : consultez cette page pour gérer vos champs analytiques.
2- Les types de suivi
Le suivi est différent entre un devis et une facture :
A- Suivi de vos devis
- Brouillon : lorsque vous créez un devis, celui-ci sera automatiquement en suivi "Brouillon". Vous devez le valider pour passer au suivi finalisé.
Vous ne pourrez plus supprimer un devis finalisé.
- Devis finalisé : lorsque vous validez un devis en brouillon, celui-ci se mettra en suivi "Devis finalisé".
- Envoyé au client : en envoyant par email le devis (voir tutoriel sur cette page), le suivi se changera automatiquement vers "Envoyé au client"
- Signé par le client : modifiez ce statut manuellement lorsque votre client a signé le devis.
Signature électronique :
Vous pouvez envoyer vos devis pour signature électronique. La signature électronique se fera par double authentification (email et sms) afin de garantir la sécurité. Lorsque votre client aura signé électroniquement le devis, le statut passera automatiquement en "Signé électroniquement"Vous souhaitez activer la signature électronique ? Contactez nous.
En savoir plus sur la signature électronique.
- Rejeté par le client : modifiez ce statut manuellement si votre client a rejeté le devis.
- Annulé : modifiez ce statut manuellement si le devis est annulé.
Le devis reste modifiable pour tous les suivis.
B- Suivi de vos factures
- Brouillon : lorsque vous créez une facture, celle-ci sera automatiquement en suivi "Brouillon". Vous devez la valider pour passer au suivi finalisé.
Vous ne pourrez plus supprimer une facture finalisée.
Nous vous donnons la possibilité de bloquer les factures après validation. Il faudra procéder à un avoir pour l’annuler ou le modifier. Comment faire une facture d'avoir ?
- Facture finalisée : lorsque vous validez une facture en brouillon, celui-ci se mettra en suivi "Facture finalisée".
- Envoyé au client : en envoyant par email la facture (voir tutoriel sur cette page), le suivi se changera automatiquement vers "Envoyé au client"
- Payée : si le montant renseigné dans le suivi des paiements correspond au montant exact de la facture, celle-ci passera automatiquement en suivi "payée"
- Payée en partie : si le montant renseigné dans le suivi des paiements est inférieur au montant de la facture, celle-ci passera automatiquement en suivi "payée en partie"
Comment ajouter un paiement sur une facture ? Consultez cette page.
- Litige : en cas de litige avec un client, vous pouvez passer manuellement le suivi de la facture en "litige".
- Annulé par avoir : Une facture ne peut être annulée. Toutefois, si une erreur a été détectée, vous pouvez choisir le statut "Annulée par avoir".
Ce statut "Annulé par avoir" est uniquement interne et vous devez posséder un avoir qui contrebalance cette facture afin de l'enlever de votre comptabilité et passer cette même facture d'avoir en "Compensée par avoir". Si vous n'avez pas fait un avoir, la facture sera toujours comptabilisée.
- Compensé par avoir (uniquement pour les factures d'avoir) : en créant une facture d'avoir à partir d'une facture annulée par avoir, vous pourrez sélectionner le statut "compensé par avoir" dans le suivi de la facture d'avoir :
Comment créer une facture d'avoir ? Consultez cette page.
3- Changer l'état d'avancement de votre événement
En modifiant un suivi, une pop-up s'ouvrira vous permettant de choisir si vous souhaitez conserver ou changer l'état d'avancement de votre événement :
Comment changer le suivi de vos devis-factures pour changer le suivi de vos événements : consultez cette page
Changer automatiquement le statut des devis en "Annulé"
En modifiant le statut d'un événement en "PERDU", tous les devis liés à cet événement passeront automatiquement en statut "Annulé". Cela vous évitera de repasser manuellement sur chacun de vos devis !
1- Changer le statut de l'événement en PERDU
A partir de l'événement, vous pouvez soit passer l'événement en GAGNÉ, soit en PERDU.
A partir du suivi de vos événements, vous devez choisir les états d'avancement qui vous permettent de déterminer si votre événement est gagné ou perdu : consultez cette page pour en savoir plus.
2- Sélectionnez la raison
Vous devez ensuite définir la raison du passage en statut "PERDU" : pour paramétrer cette info, consultez cette page.
3- Changer le statut des devis en Annulé
En changeant le statut de votre événement en perdu, vous pourrez choisir de changer tous les statuts des devis liés à l'événement en Annulé :
Tous les devis reliés passeront automatiquement en annulé.
Les devis en brouillon ne peuvent pas être passés en statut annulé.