Suivez vos devis-factures

Suivez vos devis et factures grâce à des états d'avancement.

Changez le suivi de vos devis-factures pour changer le suivi de vos événements

Une fois un devis ou une facture crée, vous pouvez modifier leur suivi financier.
A présent, vous pouvez également modifier automatiquement celui de votre événement associé. 

Pour ce faire, ouvrez dans un premier temps un devis ou une facture avec un événement associé.

Attention, cette fonctionnalité ne fonctionne que lorsqu'un événement est associé au devis ou à la facture. 

Vous pouvez retrouver l'événement associé, ainsi que son état d'avancement dans les informations, à droite, de votre client.

Dans un second temps, cliquez sur "Suivi du devis" ou "Suivi de la facture". Un menu déroulant s'affiche. Vous pouvez, à présent, sélectionner l'état d'avancement qui correspond.

Une fois l'état d'avancement du devis ou de la facture sélectionné, une pop-up s'affiche. Elle vous demande si vous souhaitez conserver ou changer l'état d'avancement de votre événement relié.

Ici, j'ai choisi de modifier le suivi de mon événement (car c'était cohérent avec la modification de mon document financier). Je retrouve bien, un nouvel état d'avancement pour mon devis ou ma facture et un nouveau suivi pour mon événement.

Au sein de mon événement, je retrouve également les bonnes informations dans une timeline. 

Organisation de vos Périodes Comptables

Vous pouvez désormais créer des périodes comptables les unes après les autres, en créant des listes de périodes comptables.

Vous pourrez également classer la facture ou le devis en fonction de la période comptable qui y est associée. 

 

A / Accéder aux périodes comptables

Dans un premier temps, nous allons voir comment accéder à la partie qui vous permet de créer différentes périodes comptables.

Pour cela, rendez-vous dans partie administration :

 

Puis sélectionnez la petite roue dentelée et cliquez sur "Gestion des champs et formulaires"

Descendez tout en bas et sélectionner "Format des devis et des factures" dans la partie finance :  

B/ Créer et renseigner les périodes comptables

 

Cette étape réalisée, il vous faut renseigner les différentes périodes comptables que vous souhaitez,

1ère étape : Cliquez sur le bouton "Liste des périodes":

 

2ème étape : cliquez sur " Ajouter" :

ajouter-periode-comptable-v2.png

3ème étape : Renseignez vos dates dans les cases prévues à cet effet :

4ème étape :  cliquez sur le bouton en bas de page, "Enregistrer" : 

 

C/ Créer un document financier

Créez un devis et changez la date de création lors de l'édition de ce dernier, pour que le numéro de devis corresponde bien à la période comptable choisie. 

Même fonctionnement pour les factures. 

Sélectionnez la date de création que vous souhaitez pour votre devis ou votre facture en cliquant sur "En date du" :

 

 

 

Listing des devis et des factures

Le listing vous permet de suivre vos devis et vos factures

A - Comment accéder aux devis et factures ?

Pour accéder aux listing, deux méthodes : 

A 1- Soit par le menu général à gauche

Liste-de-mes-devis-et-factures.png

A 2- Soit par la partie FINANCE dans les onglets en haut

Liste-onglets-devis-et-factures.png

 

B - Les différentes vues

Pour consulter la liste de vos devis ou factures, vous pouvez utiliser la vue carte ou la vue pipe : 

B 1- Vue synthétique :

Cette vue permet d'avoir une vue simple des devis ou factures. Utilisez les filtres pour filtrer les devis ou factures par plages de dates, mots clés, suivis, numéro de devis, propriétaire ou date d'événement, nom de l'événement, date de création ou tags. 

 

B 2- Vue détaillée :

Affichage de la vue 

Cette vue vous permet d'avoir un listing sous forme d'un tableau où vous pourrez gérer les colonnes (afficher ou masquer certaines), filtrer par ordre croissant/décroissant...

Effectuez un clic-droit sur une des colonnes pour afficher toutes les actions possibles sur les colonnes : 

 
Colonnes disponibles 

Voici les colonnes disponibles dans cette vue : 

Devis Facture

Colonnes visibles par défaut 

  • N° DEVIS
  • SUPERVISEUR
  • N° FACTURE(S) RELIEE(S) : liste les factures créées à partir du devis
  • SUIVI
  • Date de création : date de création du devis
  • Propriétaire : utilisateur qui a créé le devis
  • Date du devis : date de validation du devis
  • Client : client associé au devis
  • Code événement : n° de l'événement relié
  • Evénement : événement associé au devis
  • Date début événement
  • Date fin d'événement
  • Titre du devis : titre présent sur le devis (peut être différent du titre de l'événement)
  • Marge
  • Commission
  • Commission + marge
  • PX VT HT
  • PX VT TTC

Colonnes masquées par défaut 

Visibles par défaut 

  • N° FACTURE
  • SUIVI
  • Date de création : date de création de la facture
  • Propriétaire : utilisateur qui a créé la facture
  • Date de la facture : date de validation de la facture
  • Code événement : n° de l'événement relié
  • Evénement : événement associé à la facture
  • Date début événement
  • Date fin d'événement
  • Titre de la facture : titre présent sur la facture (peut être différent du titre de l'événement)
  • Marge
  • Commission
  • Commission + marge
  • PX VT HT
  • PX VT TTC
  • Paiement : paiements ajoutés dans l'édition de la facture ou directement à partir du listing
  • Restant dû : montants restant dû après paiement

Colonnes masquées par défaut 

  • Type de facture (Total, Acompte, Avoir, Commission)
  • Devis lié(s) : liste les devis utilisés pour créer la facture
  • Acompte(s) déduit(s) : liste des acomptes déduits de la facture de solde
  • Client : client associé à la facture
  • Contact client : contact associé à la facture
  • Langue de la facture
  • Champs du BRIEF PERSONNALISÉ

C - Comment modifier les statuts des devis et factures ?

Vous pouvez changer le statut directement sur le listing des devis et des factures : 

Listing-changement.png

Lorsque vous modifiez le statut du document financier, le logiciel vous propose de changer également le statut de l'événement. 

Deux choix se présentent à vous :

Choix.png

 

 

Voir à quelles factures est relié votre devis

NOUVEAU : cette fonctionnalité est sorti le 25 Octobre 2021. 
Cela ne fonctionne que pour les factures émises APRES cette date. Toutes les factures créées au préalable ne seront pas reliées dans la colonne décrite ci-dessous.

 
A quoi ça sert ? 

 

A partir d'un devis, vous pouvez savoir automatiquement combien de factures vous avez faites (factures d'acomptes, facture de solde...). 

Cela permet surtout d'éviter d'oublier de facturer un devis signé !

 
 
Où est ce que cela se trouve ? 

 

Vous trouverez cette fonctionnalité dans le listing des devis, dans la colonne : "№ FACTURE(S) RELIÉE(S)"

Factures-liées.png

En zoom : 

BRPFactures-liées---zoom.png

Suivi des devis et factures

Une fois un devis ou une facture créés, vous pourrez modifier leur suivi financier.

1- Modifier le suivi de vos devis et factures

Pour modifier le suivi de vos devis et factures, vous pourrez le faire soit à partir du listing des devis ou factures, soit directement depuis l'édition d'un devis ou d'une facture : 

A- A partir du listing des devis ou factures

Le listing vous permet de suivre vos devis et vos factures. Pour y accéder : consultez cette page.

La colonne SUIVI répertorie le suivi des devis ou factures. Pour modifier un suivi cliquez sur le suivi : 

Cette action peut uniquement se faire à partir de la vue "CARTE" : en savoir plus.

B- Dans l'édition d'un devis ou d'une facture

Ouvrez un devis ou une facture, puis cliquez sur suivi du devis/de la facture : 

Si vous avez défini des champs analytiques obligatoires, vous ne pouvez pas changer le statut d'une facture si un des champs obligatoire n'est pas rempli : consultez cette page pour gérer vos champs analytiques.

 

2- Les types de suivi

Le suivi est différent entre un devis et une facture : 

A- Suivi de vos devis

Vous ne pourrez plus supprimer un devis finalisé.

Signature électronique : 

Vous pouvez envoyer vos devis pour signature électronique. La signature électronique se fera par double authentification (email et sms) afin de garantir la sécurité. Lorsque votre client aura signé électroniquement le devis, le statut passera automatiquement en "Signé électroniquement"

Vous souhaitez activer la signature électronique ? Contactez nous



En savoir plus sur la signature électronique.

Le devis reste modifiable pour tous les suivis.

 
B- Suivi de vos factures

Vous ne pourrez plus supprimer une facture finalisée.

Nous vous donnons la possibilité de bloquer les factures après validation. Il faudra procéder à un avoir pour l’annuler ou le modifier. Comment faire une facture d'avoir ?

Comment ajouter un paiement sur une facture ? Consultez cette page. 

Ce statut "Annulé par avoir" est uniquement interne et vous devez posséder un avoir qui contrebalance cette facture afin de l'enlever de votre comptabilité et passer cette même facture d'avoir en "Compensée par avoir". Si vous n'avez pas fait un avoir, la facture sera toujours comptabilisée. 

Comment créer une facture d'avoir ? Consultez cette page.

3- Changer l'état d'avancement de votre événement

En modifiant un suivi, une pop-up s'ouvrira vous permettant de choisir si vous souhaitez conserver ou changer l'état d'avancement de votre événement : 


Comment changer le suivi de vos devis-factures pour changer le suivi de vos événements : consultez cette page

 

Changer automatiquement le statut des devis en "Annulé"

En modifiant le statut d'un événement en "PERDU", tous les devis liés à cet événement passeront automatiquement en statut "Annulé". Cela vous évitera de repasser manuellement sur chacun de vos devis !

1- Changer le statut de l'événement en PERDU

A partir de l'événement, vous pouvez soit passer l'événement en GAGNÉ, soit en PERDU.

A partir du suivi de vos événements, vous devez choisir les états d'avancement qui vous permettent de déterminer si votre événement est gagné ou perdu : consultez cette page pour en savoir plus.

2- Sélectionnez la raison 

Vous devez ensuite définir la raison du passage en statut "PERDU" : pour paramétrer cette info, consultez cette page.

3- Changer le statut des devis en Annulé 

En changeant le statut de votre événement en perdu, vous pourrez choisir de changer tous les statuts des devis liés à l'événement en Annulé : 

Tous les devis reliés passeront automatiquement en annulé.

Les devis en brouillon ne peuvent pas être passés en statut annulé.