Vue analytique

Outil puissant permettant de gérer l'ensemble de vos documents financiers

Qu'est-ce que la vue analytique ?

La vue analytique est un large tableau qui regroupe tous vos documents financiers en DETAIL sur une période donnée. Vous allez retrouver parmi ces documents tous les devis, les factures, les factures d'acompte etc...

Cet outil vous donne un nouveau regard et vous permet d'avoir un vision d'ensemble mais aussi très précise de vos données : bienvenue dans la BIG DATA !

L'avantage d'une telle vue est de pouvoir retrouver rapidement une information, mais aussi d'avoir un vision d'ensemble grâce aux totaux et aux différentes catégories.  Pour cela, la vue analytique est dotée de nombreux filtres et de plusieurs options que nous détaillons dans les parties suivantes : 

 

 

Comment accéder à la vue analytique ?

Avant de pouvoir parvenir à la partie Vue analytique, accédez à l'onglet Finance depuis le menu à gauche. Cliquez dessus, puis sur la proposition Vue analytique qui vous amènera directement à la page souhaitée.

A)
10.png
B)

XyP11.png

C)

sV312.png

 

Gérez votre tableau

La vue analytique propose différentes possibilités vous permettant de simplifier vos recherches au sein de cette dernière et de l'organiser à votre convenance. 

1- Votre tableau analytique

A- Colonnes du tableau

Votre vue analytique est composée de plusieurs colonnes qui apparaissent par défaut. 
Vous conservez la possibilité de masquer/afficher les colonnes de votre choix : consultez cette page pour en savoir plus.

 
B- Lignes du tableau

- prix d'achat
- prix de vente 
- quantités
- prix de vente avant remise
- prix de vente après remise
- Total HT après remise
- % de remise
- Total remise

Exemple : pour vos regroupements par salle + événement : 

2- Actions sur le tableau

A- Déplacez les colonnes

Au sein de votre tableau reprenant les divers données de vos factures et devis, vous avez la possibilité de déplacer vos différentes colonnes à la manière d'un glisser-déposer. 

71.png

B- Changez la taille des colonnes

Également, il vous est possible de modifier la taille des colonnes comme bon vous semble. Pour cela, déplacez votre curseur à l'extrémité droite de la première cellule de votre colonne, cliquez dessus et déplacez votre curseur à droite ou à gauche.

76.png

77.png

 

C- Choisissez ce que vous affichez dans votre tableau 

Vous pouvez rajouter ou masquer les colonnes comme vous le désirez. Pour en savoir plus, cliquez ici. 

Voici la liste des informations accessibles via un clic droit sur la ligne d'intitulé du tableau. 

Quand vous aurez fait le choix une fois, ce dernier sera mémorisé quand vous reviendrez dans votre vue analytique 

 

 

Utilisez les filtres et les barres de recherche dans la vue analytique

Les filtres et outils de la vue analytique

La vue analytique propose de nombreuses possibilités pour améliorer et affiner votre recherche de document.

Vous pouvez sélectionner le profil de société que vous voulez, le type de document que vous souhaitez afficher, grouper vos documents selon plusieurs critères et choisir vos propres dates. Ces filtres se superposent et offrent donc un haut niveau de filtrage.

Vous disposez aussi d'un export vers Excel.

1/ Les profils de société

Si vous utilisez l'outil avec plusieurs profils de société, vous retrouverez ces différentes sociétés en forme de liste déroulante dans la vue analytique. Vous pourrez donc afficher les documents financiers propres à une société.

2/ Les types de document

Grâce à ce buton, vous avez le choix de pouvoir visualiser uniquement vos devis ou bien vos factures.

3/ Grouper vos documents par catégories

Pour améliorer vos recherches, vous pouvez utiliser ce filtrage. Il n'est pas indispensable, mais offre de nombreux avantages.

Ce système permet d'organiser vos documents en fonction de leur statut, de leur numéro en encore de l'événement auquel ils sont rattachés.

Pour plus d'informations, la page sur les regroupement est ici.

4/ Filtrer par date : 

- Date du document financier
- Date de l'événement
- Date de la demande

5/ Filtrer par suivi

- Finalisée
- Envoyée pour révision
- Rejeté
- Envoyée au client
- Payée
- Payée en partie
- Litige

- Finalisée
- Envoyée pour révision
- Rejeté
- Envoyé au client
- Signé par le client
- Rejeté par le client
- Annulé

6/ La période

Les périodes sont les premières indications à donner pour affiner sa recherche. Elles permettent de donner rapidement tous les documents que vous chercher sur une certaine période.

Filtrez votre vue analytique par jour, semaine ou mois : 

7/ La réinitialisation

Ce bouton est d'une aide précieuse. Après avoir superposer de nombreux filtres, il est parfois long de revenir en arrière pour une nouvelle recherche. Le bouton réinitialiser est là pour cela, et vous ramène immédiatement à la vue originelle. 

En faire plus avec vos filtres et recherche

Afin de peaufiner vos recherches, il vous est mis à disposition différents filtres et barres de recherches en fonctions des colonnes et des données qu'elles comportent. 

A) Les barres de recherches vectorielles

Ce sont des barres de recherches au sein desquelles vous pouvez inscrire de manière libre des lettres ainsi que des chiffres. En fonction de l'orthographe des mots que vous écrirez et de leur existence au sein de la colonne, cela vous affichera ou non les données correspondantes.

B) Les menus déroulants

Pour certaines colonnes, il vous est proposé des menus déroulants comportant l'ensemble des champs possibles que vous pouvez dans la plupart des cas cumuler ou supprimer.

C) Les calendriers 

En ce qui concerne les colonnes comportant des dates, il vous est affiché un calendrier dans lequel vous pouvez sélectionner des années, des mois et des jours.

D) Filtres croissants et décroissants 

Vous avez aussi la possibilité de trier, pour les colonnes contenant exclusivement des chiffres, les données par ordre croissant ou décroissant en cliquant sur le symbole des deux flèches situées à l'extrémité droite de la première cellule de votre colonne.

E) Tri multiple 

Pareillement, vous pouvez utiliser un trieur ascendant ou descendant pour vos colonnes en cliquant sur le symbole des deux flèches situées à l'extrémité droite de la première cellule de votre colonne.

 

Les groupements dans la vue analytique

Les regroupements sont des catégories dans lesquelles nous pouvons classer chaque document financier.

Ces catégories permettent d'identifier rapidement un ensemble de documents et ainsi améliorer considérablement votre visualisation. Ces groupements se retrouvent dans la vue analytique, et sont facilement identifiables. 

Par défaut, nous proposons une liste prédéfinie de regroupement.

1/ Grouper par

 

 

 

Type : de facture ou devis

2/ Le groupement double

Le groupement double fonctionne de façon identique au simple. Nous pouvons choisir d'afficher des documents en fonction de 2 catégories et dans un ordre précis.

Exemple :

Ici nous regroupons par événement et par grande famille.

La catégorie "événement" en orange englobe la catégorie "grande famille" en vert.

Les actions possibles de la vue analytique

Plusieurs actions sont disponibles depuis la vue analytique.

Ces actions vous donnent plus de possibilités pour vos colonnes et leur affichage. Elles sont accessibles en faisant un clic droit sur la barre des colonnes.

1/ Accès aux actions

Une petite popup s'ouvre alors.

2/ Choix des actions

Depuis cette popup, de nombreuses possibilités s'offrent à vous.

A) Masquer la barre de filtre

La barre de filtre est celle qui permet de faire des recherches très précises dans vos colonnes.

Vous avez le choix de l'afficher ou non.

B) Ajouter des colonnes

Vous pouvez ajouter toutes les colonnes disponibles en liste depuis la popup.

Il vous suffit de cocher ou non les colonnes que vous souhaitez afficher dans votre vue analytique.

C) Masquer des colonnes

Vous pouvez ajouter mais aussi masquer des colonnes. Pour cela vous devez faire un clic droit sur la colonne en question. Une fois sur la popup, sélectionnez "Masquer la colonne".

D) Trier par ordre croissant ou décroissant

Vous avez le choix de trier les données de vos colonnes par ordre croissant ou décroissant. Vous pouvez le faire de deux manières différentes.

En cliquant sur l'icône flèche directement sur la colonne : 

Ou bien depuis la popup : 

E) Faire un tri multiple

Le tri multiple vous permet également de trier vos données par ordre alphabétique ascendant ou descendant. Vous pouvez parfaitement superposer le filtrage croissant ou décroissant avec le filtrage ascendant ou descendant.

Export de la vue analytique

Pour garantir l'efficacité de la vue analytique, nous proposons un export sur Excel :

1- Exporter la vue analytique

Pour exporter la vue analytique par grande période, cliquez sur le bouton Export grande période : 

 

2- Sélectionnez les informations à exporter

Une pop-up s'ouvrira vous permettant de choisir les informations à exporter.

- Date du document financier
- Date de l'événement
- Date de la demande
- Date du créneau horaire

Vous recevrez votre export par email sous format Excel.

Le fichier Excel affichera TOUTES les colonnes qui concernent votre vue analytique.

Vous pouvez retrouver la liste des colonnes en effectuant un clic droit sur une colonne de votre export : 

 

Pour aller plus loin : 

Explication des colonnes

Au sein de votre vue analytique, chaque colonne correspond à une information précise relative à vos devis et factures. Si plusieurs colonnes apparaissent par défaut, il vous est possible d'en afficher davantage. Pour en savoir plus, cliquez ici.   

1/ N°devis ou facture

Cette colonne présente les numéros de l'ensemble des devis et factures que vous aurez créés. 
Numéro repérable en haut la partie Informations société et client de votre devis/facture.                                                    

40.png

2/ Type de devis ou facture 

Cette colonne expose la nature de chaque devis et factures que vous aurez conçu.
Information que vous pourrez retrouver en bas de l'onglet Informations société et client de votre devis/facture.                            

41.png

3/ Suivi

Cette colonne regroupe les divers états d'avancements de vos devis/factures.
Information que vous pouvez apercevoir et modifier en haut de votre devis/facture.                                                                            

42.png

4/ Date de la création

Cette colonne rassemble les dates lors desquelles vous aurez créé vos devis et factures.
Information disponible dans la partie Informations société et client de votre devis/facture.                                                               

43.png

5/ Propriétaire 

Cette colonne indique les personnes à l'origine de la création de chaque devis et factures.
Information accessible et modifiable dans la partie Informations société et client de votre devis/facture.                                          

44.png

6/ Client 

Cette colonne concentre le noms des clients liés à tous vos devis et factures.
Information disponible et modifiable dans la partie Informations société et client de votre devis/facture.                                         

45.png

7/ Date événement 

Cette colonne groupe toutes les dates des événements reliés à vos différents devis et factures.
Information accessible et modifiable en dessous de la partie Informations société et client de votre devis/facture.                          

46.png

8/ Titre du devis 

Cette colonne montre les titres que vous aurez donné à tous vos devis et factures.
Information disponible et modifiable en dessous de la partie Informations société et client de votre devis/facture.

48.png

9/ Informations complémentaires

Cette colonne englobe les informations complémentaires inclus dans vos devis et factures.
Information disponible et modifiable dans la partie Informations société et client de votre devis/facture.

49.png

Champ dont vous pouvez modifier le nom dans la partie  Administration > Gestion des champs et formulaires > Finance > Informations par défaut 

69.png

10/ Client facturé 

Cette colonne présente les noms des clients facturés, liés à tous vos devis et factures.
Information disponible et modifiable dans la partie Informations société et client de votre devis/facture.

45.png

11/ Facture(s) reliée(s)

Cette colonne expose l'ensemble des factures auxquelles sont reliés vos devis.
Information accessible dans liste de mes devis, puis dans la colonne N° facture(s) reliée(s).

70.png

12/ Prestataire 

Cette colonne regroupe les noms des prestataires relatifs aux prestations de tous vos devis et factures.
Information accessible et éditable dans la fiche société prestataire.

65.png

Pour savoir comment remplir une fiche prestataire, cliquez ici.

13/ Nom prestation

Cette colonne indique le nom des prestations/prestataires que vous aurez choisi lors de la conception de vos devis et factures.
Information accessible et éditable dans le champ Nom prestation dans votre devis/facture      

50.png

14/ Référence 

Cette colonne rassemble les références liées aux prestations que vous aurez sélectionnées pour la création de vos devis et factures.
Information disponible et modifiable dans le champ Référence dans votre devis/facture.  

51.png

15/ Libellé 

Cette colonne concentre les libellés de chaque prestation/prestataire  reliés à tous vos devis et factures.
Information accessible et éditable dans le champ libellé de votre devis/facture.                                              

52.png

16/ Description détaillée

Cette colonne groupe toutes les descriptions détaillées de chaque prestation/prestataire reliés à l'ensemble de vos devis et factures.
Information disponible et modifiable dans le champ Description détaillée de votre devis/facture.                                                      

53.png

17/ Heure de début

Cette colonne montre toutes les heures de début que vous aurez défini à vos prestations/prestataires de tous vos devis et factures.
Information accessible et éditable dans le champ De hh:mm de votre devis/facture.   

54.png

18/ Heure de fin

Cette colonne montre toutes les heures de fin que vous aurez définit à vos prestations/prestataires de tous vos devis et factures.
Information disponible et modifiable dans le champ à hh:mm de votre devis/facture.        

55.png

19/ P unitaire HA

Cette colonne présente le prix unitaire d'achat de chaque prestation/prestataire de vos devis et factures.
Information accessible et éditable dans la colonne Prix unitaire HA/VT de votre devis/facture.                                           

56.png

20/ P unitaire VT

Cette colonne présente le prix unitaire de vente de chaque prestation/prestataire de vos devis et factures.
Information accessible et éditable dans la colonne Prix unitaire HA/VT de votre devis/facture.                                  

56.png

21/ Unité

Cette colonne expose l'unité à propos de laquelle ce calcule le prix de la prestation ou du prestataire de chaque devis et facture que vous aurez conçu.
Information disponible et modifiable dans la colonne Unité de votre devis/facture.                                                                              

57.png

22/ NB

Cette colonne montre la quantité de prestations/prestataires souhaités pour chaque devis et factures.
Information accessible et éditable dans la colonne NB de votre devis/facture.                                    

58.png

23/ % TVA de la ligne

Cette colonne montre le % de TVA de chaque ligne de décompte détaillé des prestations/prestataires pour chaque devis et factures.
Information disponible et modifiable dans la colonne %TVA de votre devis/facture.                                                                             

59.png

24/ Total HA de la ligne

Cette colonne présente le total d'achat de chaque ligne de décompte détaillé des prestations/prestataires pour chaque devis et facture.
Information accessible et éditable dans la colonne Total HA/VT de votre devis/facture.  

60.png

25/ Total commissions de la ligne

Cette colonne expose le total des commissions de chaque ligne de décompte détaillé des prestations/prestataires pour chaque devis et facture.
Information accessible et éditable dans la colonne Taux de commission / Total com de votre devis/facture. 

64.png

Pour pouvoir montrer les commissions sur votre devis/facture, il faut activer cette option au préalable dans la partie    Administration > Gestion des champs et formulaires > Finance > Informations par défaut (lien)

66.png
26/ Total marge de la ligne

Cette colonne regroupe le total marge de chaque ligne de décompte détaillé des prestations/prestataires pour chaque devis et facture.
Information accessible et éditable dans la colonne %Marge / Total marge de votre devis/facture.                                                      

62.png

27/ Total HT de la ligne

Cette colonne concentre le total hors taxes de chaque ligne de décompte détaillé des prestations/prestataires pour chaque devis et facture.
Information accessible et éditable dans la colonne Total HT de votre devis/facture.                                                                                                                                                                                       

63.png

 

Pour pouvoir montrer les REMISES sur votre devis/facture, il faut activer cette option au préalable dans la partie    Administration > Gestion des champs et formulaires > Finance > Informations par défaut (lien)                      

68.png
28/ Unitaire (après remise)

Vous retrouverez le prix de vente unitaire après remise dans vos devis ou factures. Après avoir choisi d'afficher les remises grâce au bouton "Montrer les remises".

29/ Total HT (après remise)

Vous retrouverez le total vente HT après remise dans vos devis ou factures. Après avoir choisi d'afficher les remises grâce au bouton "Montrer les remises".

30/ PX VT TTC de la ligne

Vous retrouverez le prix de vente TTC dans vos devis ou factures.

31/ % remise

Vous retrouverez le % remise dans vos devis ou factures. Après avoir choisi d'afficher les remises grâce au bouton "Montrer les remises".

32/ Total remise

Vous retrouverez le total remise de votre devis ou factures. 

 

33/ Article

Dans la vue analytique, ce sont uniquement les titres des articles inclus dans le regroupement qui apparaitrons et non l'intitulé du regroupement : 

34/ Sous article dans un forfait

Pour les articles qui sont des forfaits, vous ajoutez des sous-articles. Vous retrouverez le nom des sous articles dans vos devis ou factures. Attention les sous articles n'apparaissent pas sur le pdf client. 

35/ Grande Famille

Cas général (quand c'est pas un forfait)

 

Pour les articles qui sont des forfaits, vous ajoutez des sous articles. Vous retrouverez les grandes familles des sous articles dans vos devis ou factures. 

36/ % marge après remise

Vous retrouverez le % marge après remise dans vos devis ou factures. Après avoir choisi d'afficher les remises grâce au bouton "Montrer les remises".

37/ Total marge après remise

Vous retrouverez le total marge après remise dans vos devis ou factures. Après avoir choisi d'afficher les remises grâce au bouton "Montrer les remises".

38/ Total Paiement

Le total paiement est accessible dans vos factures. Vous pouvez le remplir à votre guise.

39/ Reste en attente de paiement

Le reste en attente de paiement est accessible aux même endroit que le total paiement dans vos factures. Vous pouvez le remplir à votre guise.

40/ DATE ENREGISTREMENT (DE LA DEMANDE)

Vous retrouverez la date d'enregistrement de la demande en haut de vos devis ou factures.

41/ CHARGÉ DE PROJET

Si votre devis ou facture est lié à un événement, vous aurez alors la colonne "CHARGÉ DE PROJET" remplie. Cette information provient de la page événement, dans le suivi commercial.

42/ Client du devis

Vous retrouverez le client du devis dans la partie informations sociétés et client.

43/ Contact

Vous retrouverez le nom du contact dans la partie informations société et client.

44/ TEL CONTACT DIRECT

Vous retrouverez le téléphone du contact dans la partie informations société et client.

45/ EMAIL CONTACT

Vous retrouverez l'email du contact dans la partie informations société et client.

46/ DATE

Vous retrouverez les dates dans vos devis ou factures.

47/ Nombre de personnes

Vous retrouverez le nombre de personnes dans vos devis ou factures.

48/ Source

Vous retrouverez la source dans votre page événement dans le suivi commercial si votre devis ou facture est lié à un événement.

49/ Tags

Vous retrouverez les tags dans votre page événement dans le contenu de l'événement si votre devis ou facture est lié à un événement.

50/ Suivi événement

Vous retrouverez votre suivi d'événement dans votre page événement si votre devis ou facture est lié à un événement.

51/ Cible

Vous retrouverez la cible dans votre page événement dans l'onglet contenu de l'événement si votre devis ou facture est lié à un événement.

52/ Type de client

Vous retrouverez le type de client dans votre fiche client dans l'onglet général.

53/ Pays client

Vous retrouverez le pays du client dans votre fiche client dans l'onglet général.

54/ Salles liées à l'événement

Vous retrouverez les salles liées à l'événement dans votre page événement, si votre devis ou facture est lié à un événement.

55/ Champs analytiques

Vous trouverez ce numéro dans vos devis et factures dans la partie informations société et client.