Module Finance Création de devis ou de factures Où trouver les devis et les factures A/ Cliquez sur "Liste de mes devis" Vous aurez par la suite la liste de tous vos devis : B/ Cliquez sur "Liste de mes factures" Vous aurez par la suite la liste de toutes vos factures : Créer un devis à partir de zéro Pour plus d'informations sur où trouver les devis, veuillez cliquer ici A/ Depuis le module Finance - nouveau devis Option 1 : En cliquant sur "Nouveau Devis" Option 2 : Ou en cliquant sur le raccourci + B/ Depuis le module Finance - liste de mes devis 1 : Rendez-vous sur "Liste de mes devis" 2 : Puis cliquez sur "Créer un devis" C/ Depuis la partie "Événements" Pour plus d'informations sur comment créer un évènement veuillez cliquer ici. 1 : Rendez-vous sur "Liste des Événements" 2 : Sélectionnez l'événement souhaité 3 : Dans la catégorie "Finance", cliquez sur "créer un devis" Pour voir un exemple de devis, cliquez-ici. Pour plus d'informations sur comment créer un devis à partir d'un modèle, veuillez cliquer ici.Créer un devis à partir d'un modèle Pour plus d'informations sur où trouver les devis, veuillez cliquer ici. A/ Depuis le module Finance 1 : Rendez vous sur "Liste de mes devis" 2 : Puis cliquez sur "Créer un devis" Vous ne voyez pas apparaitre de modèles ? Il faut pour cela en créer au préalable. Rendez vous dans la partie Admin dans finance puis Modèles. B/ Dans un devis Cette méthode a pour intérêt d'additionner les modèles et de pouvoir construire un devis avec une imbrication de plusieurs modèles. Pratique pour un document financier avec plusieurs sujets à traiter ! 1/ il vous suffit de cliquer sur les trois petit points 2/ Puis de sélectionner "A partir d'un modèle" 3/ Et pour finir sélectionner le modèle souhaité et cliquer sur importer C/ Depuis le module Evénement 1 : Rendez-vous sur "Liste des Événements" 2 : Sélectionnez l'événement souhaité 3 : Dans la catégorie "Finance", cliquez sur "Créer un devis" Puis, sélectionnez le modèle que vous souhaitez, parmi ceux que vous aurez créé auparavant. Créer une facture à partir de zéro 1/ Où créer une facture à partir de zéro ? Pour plus d'informations sur où trouver les factures, veuillez cliquer ici. A/ Dans "Finance" Option 1 : En cliquant sur "Nouvelle Facture" Option 2 : Ou en cliquant sur le raccourci + B/ Dans la partie "Liste de mes factures" 1 : Rendez-vous sur "Liste de mes factures" 2 : Cliquez sur l'onglet "Factures", puis cliquez sur "Créer une facture à partir..." ensuite "...de zéro ou d'un modèle" C/ Dans "Événements" Pour plus d'information sur comment créer un évènement veuillez cliquer ici. 1 : Rendez vous sur "Liste des Evénements" 2 : Sélectionnez l'événement souhaité 3 : Dans la catégorie "Finance", cliquez sur "créer une facture à partir..." ensuite  "...de zéro ou d'un modèle" 2/ Comment la créer ? Quand vous avez cliqué sur "créer une facture" 1 : Sélectionnez votre profil de société. Si vous voulez créer ou ajouter un profil de société cliquez-ici. 2 : Sélectionnez le type de facture : Facture, Facture d'avoir, Facture d'acompte 3 : Vous devez sélectionner le client lié au devis ou en ajouter un nouveau. 4 : Puis cliquez sur "Créer" 5 : Vous pouvez relier le devis à un évènement (recommandé car vous le verrez dans la partie financière de l'évènement) ou l'associer à un lieu/prestation (Pas obligatoire pour créer le devis) Pour voir un exemple de facture cliquez-ici.Créer une facture à partir d'un modèle 1/ Où créer une facture à partir d'un modèle ? 1-1/ Dans la partie "Liste de mes factures" 1 : Rendez vous sur "Liste de mes factures" 2 : Puis cliquez sur "Créer une facture à partir..." ensuite "... de zéro ou d'un modèle" Cela créera automatiquement une facture à partir du modèle sélectionné. Vous ne voyez pas apparaitre de modèles ? Il faut pour cela en créer au préalable. Rendez vous dans la partie Admin dans finance puis Modèles. 1-2/  Dans une Facture Il vous suffit de cliquer sur les trois petit points Puis de sélectionner "A partir d'un modèle" Et pour finir sélectionner le modèle souhaité et cliquer sur importer Cette méthode a pour intérêt d'additionner les modèles et de pouvoir construire une facture avec une imbrication de plusieurs modèles. Pratique pour un document financier avec plusieurs sujets à traiter ! 1-3/ Dans la partie "Événements" - Onglet finance 1 : Rendez vous sur "Liste des Événements" 2 : Sélectionner l'événement souhaité 3 : Dans la catégorie "Finance", cliquez sur "créer une Facture à partir..." ensuite  "... de zéro ou d'un modèle" Quand vous avez cliqué sur "créer une facture" 1 : Sélectionnez votre profil de société. Si vous voulez créer ou ajouter un profil de société cliquez-ici. 2 : Sélectionnez le type de facture : Facture, Facture d'avoir, Facture d'acompte 3 : Vous devez sélectionner le client lié au devis ou en ajouter un nouveau. 4 : Vous pouvez relier le devis à un évènement (recommandé pour le voir dans le suivi financier de l'événement) ou l'associer à un lieu/prestation (Pas obligatoire pour créer le document financier) 5 : Puis cliquez sur "Créer" Pour voir un exemple de devis cliquez-ici. 2/ Qu'est ce que fait l'import d'un modèle dans un devis ou une facture ? 2-1/ Si vous avez des articles simples ou des lignes sans articles Le modèle sera importé en respectant les titres les zones de texte les tarifs mis dans le modèles (en multipliant le nombre de personnes avec le nombre indiqué dans l'événement) les calculs de marge (s'il y a lieu) 2-2/ Si vous avez des articles par périodes de prix Option en supplément : à verifier auprès de votre service clientèle Lab Event Le modèle sera importé en respectant les titres les zones de texte les calculs de marge (s'il y a lieu) Concernant les tarifs, il prendra les prix selon la Date de l'événement Date de la création du document financier Pour plus d'info, allez regarder la partie 2 de la page Gestion des articles Créer une facture à partir d'un devis A / Transformer un devis en facture Vous pouvez DIRECTEMENT créer une facture à partir d'un devis, que cela soit une facture d'acompte ou une facture (de solde ou simple). Il suffit de cliquer sur transformer le devis en facture depuis le document. Pour plus d'informations sur comment créer un devis, cliquez ici B/ Depuis la partie "Liste de mes factures" 1 : Rendez-vous sur "Liste de mes factures" 2 : Cliquez sur l'onglet "Factures" 3 : Puis cliquez sur "Créer une facture à partir..." ensuite "...d'un devis" C / Depuis la liste de vos événements Pour plus d'information sur comment créer un évènement, veuillez cliquer ici. Il suffit pour cela d'aller sur un événement (en passant par la liste des événements et rentrer dans un événement) Et ensuite aller dans l'onglet "FINANCE" où se trouvent tous les devis et les factures liées à votre événement. De cette partie, vous pouvez créer un document financier lié à l'événement, comme une facture à partir d'un devis. Où créer une facture d'acompte Pour plus d'informations sur où trouver les factures, veuillez cliquer ici A/ Dans la partie "Liste de mes factures" 1 : Rendez-vous sur "Liste de mes factures" 2 : Puis cliquez sur "Créer une facture à partir..." ensuite "...d'une facture d'acompte" B/ D'une facture de zéro 1: cliquez sur "Créer une facture à partir..." ensuite "...de zéro ou d'un modèle" 2: Ensuite sélectionnez dans "Type de facture" -> "Facture d'acompte" C/ Dans "Événements" Pour plus d'information sur comment crée un événement veuillez cliquer ici. 1/ Allez sur Liste de vos événements 2/ Choisissez votre événement 3/ Allez sur l'onglet Finance 4/ Cliquez sur "Créer une facture à partir de" D/ A partir d'un devis 1/ Rendez-vous sur "Liste de mes devis" 2/ Choisissez votre devis 3/ Cliquez sur transformer le devis en facture d'acompte Créer une facture de solde 1/ A partir de la liste de vos factures A partir du menu FINANCE, cliquez sur Liste de mes factures : Cliquez ensuite sur le menu déroulant Créer une facture à partir... puis sur le champ ... d'une facture d'acompte : Ce qui vous renverra à une nouvelle fenêtre. 2/ Créez votre facture de solde A- Informations principales 1- Sélectionnez votre profil de société. Si vous souhaitez créer ou ajouter un profil de société cliquez ici2- Type de facture par défaut (non modifiable pour une facture de solde)3- Sélectionnez le client lié à la facture4- Vous pouvez relier la facture à un événement (recommandé car vous le verrez dans la partie financière de l'événement)5- Sélectionnez la ou les facture(s) d'acomptes : ceci vous permettra à la fois de relier la facture de solde aux factures d'acomptes sélectionnées, mais aussi de créer votre facture de solde à l'aide des lignes qui se trouvent dans la ou les factures d'acomptes sélectionnées (voir explications partie B) B- Sélection des factures d'acomptes Pour ajouter plusieurs factures d'acomptes, cliquez sur le bouton + Sélectionnez ensuite les ou les acomptes qui servirons à construire les lignes de la facture de solde à l'aide du bouton "étoile" : 💡Le bouton "étoile" vous permet de copier les lignes de vos factures d'acomptes sélectionnées dans votre nouvelle facture. Si vous sélectionnez une seule facture d'acompte : seules les lignes de la facture d'acompte sélectionnée seront reprises pour calculer le HT à facturer sur la facture de solde. Ex : si j'ai 4 acomptes sur un même sujet, je ne mettrais l'étoile que sur la facture d'acompte la plus récente. Si vous sélectionnez plusieurs factures d'acomptes : les factures d'acomptes seront additionnées entre elles pour calculer le HT à facturer sur la facture de solde. Ex : j'ai 2 acomptes mais sur des sujets différents. Si je veux additionner les 2 facture dans mon total je mettrais les étoiles sur chacun des 2 acomptes. Vous devez choisir au moins une facture d’acompte pour créer votre facture de solde. 3/ Acomptes sur la facture Votre facture de solde a été créée à l'aide des lignes qui se trouvent dans la ou les factures d'acomptes sélectionnées à l'aide de l'étoile (si plusieurs ont été sélectionnées, celles-ci seront additionnées sur la facture) Rendez-vous ensuite dans la partie TOTAL : vous y trouverez les factures d'acompte reliées avec montants réglés, montants restants et Total TTC de la facture : Une facture de solde s'obtient par la soustraction du TOTAL VT TTC et de l'ACOMPTE TTC.En l'occurrence, à partir de l'exemple ci-dessous (facture de solde créée à partir de factures d'acomptes), le montant TTC de la facture de 8 713,65 s'obtient par le calcul suivant : TOTAL VT TTC 13 223,58 - (Acompte TTC 2338,5 + Acompte TTC 2171,43) Résultat qui modifie ainsi les valeurs du Montant HT et de la TVA. Il est vous est possible d'ajouter un acompte provenant d'un autre logiciel, pour savoir comment, cliquez iciCréer un avoir La facture d'avoir sert à notifier au client toute correction ou annulation de la facture d'origine, ainsi qu'à éventuellement procéder au remboursement partiel ou total de son paiement. Où créer un avoir ? 1/ Accédez au module "Liste de mes factures" Rendez-vous dans la partie "Liste de mes factures" de l'onglet Finance, ensuite cliquez sur "Créer une facture à partir..." ensuite sur la proposition "...d'une facture (pour un avoir)". Après cela, Il vous suffira de sélectionner la facture concernée puis de cliquer sur "Créer". 2/ Lors de la création d'un devis à partir de zéro ou d'un modèle Rendez-vous dans le module "Liste de mes factures", puis cliquez sur "Créer une facture à partir..." ensuite sur la proposition "...de zéro ou d'un modèle". Après cela, Il vous suffira de sélectionner, dans le menu déroulant "Type de facture" la sélection "Facture d'avoir". 3/ À partir d'un "Événement" 1 : Rendez-vous sur "Liste des Événements" 2 : Sélectionnez l'événement souhaité 3 : Dans la catégorie "Finance", cliquez sur "Créer une facture à partir..." ensuite  "d'une facture (pour un avoir)" Exemple de création de devis / facture Commencez par "Créer une facture à partir..." Choisissez votre profil : Sélectionnez votre profil de société. Si vous voulez créer ou ajouter un profil de société cliquez-ici. Type de facture : Sélectionnez le type de facture : Facture, Facture d'avoir, Facture d'acompte Langue de l'export pdf : Sélectionnez la langue de l'export pdf La langue de la facture ou du devis pour le client n'est pas modifiable une fois sélectionnée Pour un client / prospect existant ou Pour un nouveau client : Vous devez sélectionner le client lié au devis ou en ajouter un nouveau. Relier un événement et Associer à un lieu / une prestation : Vous pouvez relier le devis à un évènement ou l'associer à un lieu/prestation (Pas obligatoire pour créer le devis) Choisissez un modèle : Vous avez la possibilité de choisir un modèle pour vos documents, parmi ceux que vous aurez créé au préalable. Créer : Une fois toutes les informations renseignées, cliquez sur "Créer". A/ Informations société et client 1. Informations société Sur la partie gauche, vous trouverez les informations sur votre société qui ont été renseignées dans les informations générales sur votre société : 2. Informations sur le devis Sur la partie droite, vous trouverez des informations qui se généreront automatiquement : langue du devis pour le client (pour paramétrer cette information consultez cette page), le numéro de devis (une fois le devis validé), la date de création du devis. Vous pourrez renseigner la date prévue pour la signature du devis dans "A signer avant le" ainsi que des informations complémentaires. 3. Informations sur le client Les informations concernant la société cliente apparaîtrons automatiquement en fonction de la fiche cliente et de l'événement. Vous pouvez également remplir ces informations manuellement : Pour les champs suivants : Tél Direct - Portable - Email- Si vous avez indiqué dans la fiche société cliente d'utiliser l'adresse comme adresse de facturation, ces champs seront repris sur le devis à partir de la fiche contact client : - Si vous avez indiqué dans la fiche société cliente de ne pas utiliser l'adresse comme adresse de facturation, ces champs seront repris sur le devis à partir de la fiche société cliente : 4. Suivi du statut de l'événement Vous pouvez modifier le suivi du statut de l'événement directement sur le devis, en fonction de son avancée : 5. Champs analytiques En vue de la préparation de votre export comptable de vos devis, factures ou encore factures d'achat fournisseur, vous pouvez définir les champs analytiques que vous désirez. Consultez cette page pour en savoir plus B/ Votre partie financière Comment est organisée cette partie : consultez cette page. C/ L'affichage de vos rentabilités par grandes familles Pour comprendre comment associer des grandes familles à ses articles : consultez cette page. Si vous avez associer des articles simples ou forfaits à vos devis/factures, vous aurez accès à un récapitulatif de vos rentabilités par grandes familles comprenant les informations suivantes : - Nom de la grande famille- Prix d'achat HT- Vente HT après remise- Marge HT- Taux de marge- Commission HT D/ Conditions générales et de règlement Conditions générales de ventes : sélectionnez les conditions générales de ventes parmi la liste (au préalable : définissez vos conditions générales de ventes) En cliquant sur le crayon, vous pourrez modifier vos conditions générales directement sur votre devis/facture. Les modifications s'appliquerons uniquement sur le document. Pour paramétrer vos conditions générales cliquez ici. Conditions particulières : indiquez si besoin manuellement vos conditions particulières Les conditions de paiement : si vous avez paramétrer par défaut cette information, celle-ci apparaîtra automatiquement. Vous gardez toutefois la possibilité de modifier cette information sur la facture. Date d'échéance : ce champ apparaît uniquement sur vos factures. Comment est calculée la date d'échéance ? La date d'échéance représente la date limite pour laquelle votre client doit vous régler la facture.Vous pouvez choisir un délai de paiement par défaut  (J+0, J+7, J+15 fin de mois etc) en le sélectionnant dans la partie FINANCE - informations par défaut : cliquez ici pour en savoir plus.Une fois votre facture validée, cette date d'échéance se calculera automatiquement sur votre facture : Vous conservez toutefois la possibilité de modifier manuellement cette date sur votre facture (attention : cela ne sauvegardera pas l'information sur les prochaines factures) Dupliquer un devis La duplication d'un devis permet, pour un même numéro de devis, de créer rapidement des variantes qui seront associées par ce même numéro. Chaque nouvelle version de devis dupliqué reprend le même numéro de devis suivi d'un chiffre. Voici comment procéder : 1- A partir de la liste de vos devis Cliquez sur le bouton dupliquer du devis choisi. Sur la vue carte : Sur la vue pipe : 2- Une fenêtre d'alerte apparait Cette fenêtre vous proposera soit de créer un nouveau devis soit de faire une nouvelle version du devis : A- Nouveau devis En cliquant sur nouveau devis, une fenêtre s'ouvrira vous permettant de créer le devis : Pour un client / prospect existant : sélectionnez le client/prospect Pour un nouveau client : remplissez les champs pour créer le nouveau client : Relier un événement : sélectionnez l'événement parmi la liste Associer à un lieu / une prestation : sélectionnez la ou les prestations que vous souhaitez ajouter Sur votre devis dupliqué : Le client apparaîtra dans l'encadré à droite des informations société et client : Le nom de l'événement apparaitra dans la case Titre : Les lieus/prestations seront répertoriés dans la colonne référence : B- Nouvelle version En cliquant sur nouvelle version, vous serez redirigés directement vers l'édition du devis dupliqué : Le devis dupliqué reprend toutes les informations du devis initial : cela concerne les informations de la société et du client, les lignes du devis, les doubles quantités, le tableau de rentabilité, les options d'affichage ainsi que les conditions générales et de règlement. Le statut du devis dupliqué est par défaut en brouillon. En cliquant sur enregistrer et valider, la nouvelle version prendra le numéro du devis initial suivi d'un chiffre (2 si le devis est dupliqué 1 fois, 3 si le devis est dupliqué 2 fois etc)Exemple : DEV-xxxx-xxxx/2, DEV-xxxx-xxxx/3 Si vous avez coché la case "Annuler le devis qui est dupliqué" : Le devis initial passera en statut "Annulé" : Dans le cas contraire, si vous ne cochez pas la case, le statut du devis initial restera le même. Créer une facture de commission La facturation de la commission est une option du logiciel. Merci de contacter nos équipes commerciales Les factures de commission sont des factures que vous créez dans le but de facturer vos prestataires. Au préalable : activez les factures de commission Rendez-vous dans l'administration pour activer les factures de commission. Consultez cette page pour en savoir plus 1/ Où créer une facture de commission? A/ Dans la partie "Liste de mes factures" 1 : Rendez vous sur "Liste de mes factures" 2 : Puis cliquez sur "Créer une facture à partir..." ensuite "... de zéro ou d'un modèle" Cela créera automatiquement une facture à partir du modèle sélectionné. Vous ne voyez pas apparaitre de modèles ? Il faut pour cela en créer au préalable. Rendez vous dans la partie Admin dans finance puis Modèles. B/ Dans la partie "Événements" - Onglet finance 1 : Rendez vous sur "Liste des Événements" 2 : Sélectionner l'événement souhaité 3 : Dans la catégorie "Finance", cliquez sur "créer une Facture à partir..." ensuite  "... de zéro ou d'un modèle" C/ Dans la partie ACHAT Vous devez au préalable activer les ACHATS dans l'administration : consultez cette page pour en savoir plus. Rendez vous dans la partie FINANCE de votre événement. Puis dans l'onglet BON DE COMMANDE & ACHAT, vous trouverez l'onglet pour les ACHATS FOURNISSEURS : Vous pouvez créer une facture de commission grâce aux icônes €. Vous arrivez sur la page de création, où les informations sont déjà préremplies. 2/ Comment la créer ? Quand vous avez cliqué sur "créer une facture" 1 : Sélectionnez votre profil de société. Si vous voulez créer ou ajouter un profil de société cliquez-ici. 2 : Sélectionnez le type de facture : Facture de commission 3 : Vous devez sélectionner le prestataire lié à la facture ou en ajouter un nouveau. 4 : Vous pouvez relier la facture de commission à un évènement (recommandé pour le voir dans le suivi financier de l'événement) ou l'associer à un lieu/prestation (Pas obligatoire pour créer le document financier) 5 : Puis cliquez sur "Créer" 3/ Comment retrouver ses factures de commissions ? Dans la liste de vos factures, vous pouvez filtrer vos factures pour afficher uniquement vos factures de commission. Edition d'un devis ou d'une facture Fonctionnalités majeures : ajout de ligne, de titre, ... Les fonctionnalités majeures se trouvent à droite de vos articles. 1/ Ajouter une nouvelle ligne Vous avez la possibilité d'ajouter un nouvel article à votre devis/facture : 2/ Mettre un titre Vous avez la possibilité d'ajouter un/plusieurs titre(s) à votre devis/facture : Le titre peut être renommé en cliquant dessus. Vous pouvez choisir s'il s'agit d'un Titre, d'un Sur-titre ou d'un Sous-titre : Sur le PDF : Le sur-titre transforme la ligne en ligne SURLIGNEE Le titre transforme la ligne en ligne soulignée en rouge Le sous-titre transforme la ligne en ligne en gras 3/ Copier la ligne Vous avez la possibilité de copier un article de votre devis/facture : 4/ Mettre en option Vous avez la possibilité de mettre en option un article de votre devis : L'article mis en option n’est pas repris dans le calcul total du devis. On ne peut pas mettre en option des articles dans une facture. En effet, vous aurez la possibilité lors du passage du devis à la facture de choisir quelles lignes vous voulez passer d'options à confirmées et quelles options vous voulez écarter. 5/ Supprimer la ligne Vous avez la possibilité de supprimer un article votre devis/facture : Pour accéder aux fonctionnalités suivantes, il faut cliquer sur les 3 points qui se trouvent sur la droite. 6/ Masquer une ligne à zéro Vous pouvez masquer les lignes dont le prix de vente est à zéro en masquant l'œil : Les lignes masquées n'apparaîtrons dans le PDF de vos devis/factures. 7/ Importer un modèle de devis Vous avez la possibilité d'ajouter un modèle à votre devis/factures : Pour savoir comment importer votre modèle de devis/facture existant Cliquez ici. 8/ Zone de texte Vous pouvez créer une zone de texte qui apparaîtra dans votre devis ou facture sans information financière Voici dans l'édition, en cliquant sur le bouton zone de texte, vous pouvez écrire le texte dans la pop-up La zone de texte apparaîtra ensuite sous la ligne budgétaire dans votre document : Par défaut, la zone de texte sera reliée à la ligne budgétaire qui la précède : lorsque vous déplacerez une ligne budgétaire, la zone de texte sera également déplacée. Vous pouvez toutefois délier une zone de texte à une ligne budgétaire en cliquant sur la croix : Voici comment apparaitra la zone de texte dans l'export PDF : 9/ Nouvelle Ligne Vous avez la possibilité d'ajouter une nouvelle ligne de calcul à votre devis/facture (même fonctionnalité que le bouton + Nouvelle ligne) 10/ Titre Vous avez la possibilité d'ajouter un titre à votre devis/facture (comme sur les boutons d'actions : voir partie 2) 11/ Saut de ligne Vous avez la possibilité d'ajouter une ligne totalement vide (un saut de ligne) dans votre document Voici dans l'édition, Il apparaîtra ensuite de la sorte dans votre document et voici dans le pdf : 12/ Saut de page Vous avez la possibilité d'ajouter un titre à votre devis/facture : Tous les articles qui se trouvent après le saut de page se retrouveront à la page suivant dans l'export PDF. 13/ Sous-total Vous avez la possibilité d'ajouter un Sous total à votre devis/facture : Le sous-total prend en compte tous les articles se trouvant au-dessus de lui jusqu'au sous-total précédent. Les options ne sont pas pris en compte dans les sous-totaux. 14/ % de la ligne Il vous est également possible d'afficher le pourcentage de chacune de vos lignes en cliquant sur le champ : % de lignes. S'affichera alors une nouvelle colonne où vous pourrez cochez les lignes pour lesquelles vous souhaitez que les % s'affichent.Lorsque vous cocherez une ligne dans la colonne %, une nouvelle ligne apparaîtra avec les données voulues. Vous pouvez choisir de mettre les % de vos lignes en positif afin d'obtenir des honoraires, ou bien en négatif pour avoir des remises globales. Vous pouvez pareillement définir comme vous le voulez le % par défaut de vos lignes. Pour tout savoir sur la configuration des informations par défauts du module Finance dans la partie Administration, cliquez ici 15/ Ajouter un prestataire et une prestation au devis Afin de mieux suivre vos postes de dépenses, vous pouvez associer une société prestataire et une prestation à une ligne budgétaire. Cliquez sur le bouton + : A- Si des prestations ont été créées Si vous possédez déjà des sociétés prestataires et prestations, vous pourrez les sélectionner directement puis cliquer sur AJOUTER : B- Si des prestations n'ont pas été créées Si vous n’avez pas votre prestation et / ou votre prestataire dans votre base de donnée, vous pouvez la créer directement : Soit en sélectionnant une société prestataire existante (puis la relier à un nouveau type de prestation et un nouveau lieu/prestation) Soit en créant une nouvelle société prestataire : Une fenêtre s'ouvrira vous permettant de : - Entrer le nom de la société prestataire- Entrer l'email du contact prestataire Vous pouvez ajouter davantage d'informations en cliquant sur PLUS D'OPTIONS : Vous pourrez ajouter directement les informations de votre contact prestataire : prénom, nom, portable, poste occupé, type de société et téléphone direct : Vous pourrez ensuite compléter encore plus dans sa fiche prestataire si besoin ! Pour ce faire, cliquez ici. Titre - date - nombre de personnes 1/Dans une facture ou un devis vous pourrez retrouver ces trois champs Titre : donner un titre à votre devis ou facture, mais si vous le crée via votre évènement, le titre sera mis automatiquement Date :  Cela correspond à la date de votre évènement. Nombre de personnes : Équivaut au nombre de personne mais si vous le créez via votre évènement, le nombre de personnes sera mis automatiquement 2/Lorsque que vous allez créer un évènement, vous pourrez retrouver ces trois champs Donc quand vous créerez votre devis ou facture via votre évènement, ces informations se mettront automatiquement lors de leur création.Modification du devis ou de la facture La partie principale est composée de 3 parties : - la 1ère indique les dates, le nombre de personnes, et la possibilité d'activer les options devis en ligne et devis à choix- la 2ème permet les calculs- la 3ème permet de définir les acomptes A - Quelles sont les informations dans la 1ère partie ? Vous pouvez définir : Le titre : cela sera le nom de votre document. Vous pouvez décider d'afficher ou non l'information sur le pdf de sortie en activant / désactivant l'oeil. Les dates : Elle se mettent AUTOMATIQUEMENT si vous avez relié un événement Vous pouvez décider d'afficher ou non l'information sur le pdf de sortie en activant / désactivant l'oeil. Le nombre de personne : il se met AUTOMATIQUEMENT si vous avez relié un événement Vous pouvez décider d'afficher ou non l'information sur le pdf de sortie en activant / désactivant l'oeil. Devis en ligne : activez le bouton vers la droite pour générer un lien et partager votre devis en ligne. Cliquez ici pour en savoir plus. Devis à choix : activez le bouton vers la droite pour faire apparaître l'option. Cliquez ici pour en savoir plus. B - Comment est organisée la partie centrale d'édition ? Chaque ligne est composée de plusieurs éléments que nous allons passer en revue B 1 - Le libellé C'est ce qui permet de créer la partie principale de votre ligne (le titre), les dates, les horaires, la salle, la description détaillée et la description pour interne. --> Voici ce que cela donne sur votre export pdf pour le client : B 2 - Le Prix UNITAIRE d'achat et de vente : On appelle ici PRIX UNITAIRE HA = Prix Unitaire d'Achat et PRIX UNITAIRE VT = Prix Unitaire de Vente Vous avez dans la même colonne le prix d'achat unitaire (en gris) et le prix de vente unitaire (en blanc). Le prix d'achat unitaire n'est pas obligatoire ! Vous pouvez le mettre à 0. Vous pouvez donc acheter à 0 et revendre à un prix donné. A l'inverse vous pouvez aussi avoir un prix de vente unitaire à 0 et un prix d'achat >0. Cela vous créera une perte de marge Si vous ne fonctionnez pas avec le principe de marge, ne remplissez pas les informations dans la case Prix de vente Unitaire HA (laissez la case à 0) Le prix d'achat unitaire est en gris car il n'apparait JAMAIS dans vos documents clients. Vous pouvez décider d'afficher ou non l'information sur le pdf de sortie en activant / désactivant l'oeil. --> Voici ce que cela donne sur votre export pdf pour le client avec l'oeil ouvert B 3 - L'unité L'unité est l'unité de mesure du nombre. Elle est à but informatif. Vous pouvez décider d'afficher ou non l'information sur le pdf de sortie en activant / désactivant l'oeil. --> Voici ce que cela donne sur votre export pdf pour le client avec l'oeil ouvert B 4 - Le nombre Le nombre intervient sur le calcul du total à partir du prix d'achat unitaire et à partir du prix de vente unitaire. Le nombre est lié aussi à l'Unité (voir B-3). Voici les règles : Si vous choisissez UNITE = Unité, Forfaitaire, m2, m3, kg, Tonne, g, m, km, Jours, Heures, Minute --> automatiquement la valeur dans nombre sera : 1 Si vous choisissez UNITE = Personne ou Chambre --> automatiquement la valeur dans nombre sera celle de la case "Nombre de personnes" (voir la partie A). Vous pouvez modifier cette valeur. A partir du moment où vous modifiez cette valeur, la couleur change de bleu en noir. Ce qui fait qu'elle n'est plus liée à la case "Nombre de Personnes" Vous pouvez décider d'afficher ou non l'information sur le pdf de sortie en activant / désactivant l'oeil. B 5 -Prix TOTAL d'achat et de vente HT On appelle TOTAL HA = Prix total d'Achat HT et TOTAL VT = Prix total de Vente HT C'est le calcul suivant : Prix de Vente total HT = Prix de vente unitaire * Nb Prix d'Achat total HT = Prix d'achat unitaire * Nb Le prix d'achat total n'est pas obligatoire ! Vous pouvez le mettre à 0. Vous pouvez donc acheter à 0 et revendre à un prix donné. A l'inverse vous pouvez aussi avoir un prix de vente total à 0 et un prix d'achat >0. Cela vous créera une perte de marge Si vous ne fonctionnez pas avec le principe de marge, ne remplissez pas les informations dans la case TOTAL HA (laissez la case à 0) Le prix d'achat HT total est en gris car il n'apparait JAMAIS dans vos documents clients. Vous pouvez décider d'afficher ou non l'information sur le pdf de sortie en activant / désactivant l'oeil. --> Voici ce que cela donne sur votre export pdf pour le client avec l'oeil ouvert B 6 -Taux de commission et commission La commission est le montant à récupérer auprès d'un prestataire. Ce montant se calcule sur le prix d'achat et n'est pas soustrait du prix d'achat. L'information est donc donnée en plus, à coté de la marge Le calcul est le suivant : Commission = Prix d'achat Total * Taux de commission Si vous ne vous servez pas de la commission, il est possible de la MASQUER. Pour cela, désactivez le bouton "Montrer les commissions" : Le taux de commission n'apparaît jamais sur le devis ou la facture. B 7 - % de marge et total marge La marge est la différence entre prix d'achat et prix de vente. Nous avons comme formule pour "% marge" : (Total Prix de Vente - Total Prix d'achat) / Total Prix de Vente. Les financiers appellent cela le "taux de marque" . Ainsi, vous ne pouvez jamais avoir un taux de marge > 100%. Vous pouvez modifier directement % marge dans la colonne % Marge --> cela augmentera le prix de vente. Si vous ne vous servez pas de la marge, il est possible de la MASQUER. Pour cela , désactivez le bouton slide "Montrer le prix d'achat" La marge est en GRISEE, elle n'apparait donc jamais sur les factures des clients B 8 -Le % de TVA La TVA est possible ligne à ligne. Vous pouvez dans l'administration : Définir un taux par défaut à la création d'une nouvelle ligne Définir vos taux de TVA Pour en savoir plus, rendez vous sur la page de TVA dans l'administration Vous pouvez décider d'afficher ou non l'information sur le pdf de sortie en activant / désactivant l'oeil. B 9 -Le Prix de Vente TTC C'est un calcul automatique, lié au taux de TVA, selon la formule suivante : Prix de Vente TTC =  Prix de Vente HT * (1+ %TVA) B 8 - Les remises Si vous travaillez avec des remises, activez le bouton "Activer les remises". Cliquez ici pour en savoir plus sur les remises. C - Quelles informations pour les acomptes En fonction du document sur lequel vous vous trouverez, vous aurez des informations différentes C 1 - sur un devis : la création d'acomptes Vous pouvez créer autant d'acomptes que vous voulez demander au client C 2 - sur une facture : la déduction des acomptes Vous enlevez ici les acomptes faits par des factures d'acomptes. Créez un lien URL pour vos devis et factures Il vous est désormais possible de créer un lien PDF de votre devis ou facture en vue de l'envoyer à vos destinataires, de définir son temps d'expiration, mais également d'avoir la possibilité d'être informé quant au moment de son ouverture. 1/ Activez votre option Pour pouvoir créer un lien url à partir d'un devis ou d'une facture, il vous est indispensable d'activer au préalable l'option lien partageable pour document dans la partie Administration de l'outil. Pour savoir comment activer votre l'option, cliquez ici 2/ Sur votre devis/facture A) Validez vos devis/factures Pour que vous puissiez créer un lien URL de votre devis/factures, il faut auparavant que ce dernier soit "Finalisé". Il vous sera impossible de générer un lien si le devis ou facture n'est pas validé (c'est à dire pas en brouillon) - le bouton URL sera d'ailleurs grisé. B) Créez votre lien Après avoir validé votre devis/factures, il vous suffit pour générer un lien URL, d'activer votre option en cliquant sur le bouton coulissant correspondant au champ Devis en ligne. Cela créera automatiquement un lien pour votre document et vous permettra également de configurer sa date d'expiration. Pour obtenir le lien de votre document, il vous faut cliquer sur l'icône correspondant, ce qui le copiera automatiquement dans votre presse-papier. C) Enregistrez votre devis/facture Suite à l'activation de l'option et de la création du lien, cliquez sur "Enregistrer". Un nouvel onglet apparaîtra en haut de votre devis/facture grâce auquel vous pourrez visualiser et télécharger votre document. Si vous souhaitez savoir comment envoyer votre lien URL par mail, cliquez ici Faire un devis multi-choix Le but : faire un devis avec plusieurs choix pour le client Afin de pouvoir activer un devis en format multi-choix, il faut au préalable choisir l'option dans la partie ADMINISTRATION. Voir cette page pour faire la procédure. TRUC ET ASTUCE : Vous voulez gagner du temps : créez vos modèles de devis multi-choix et choisissez les à la création de votre devis Maintenant voici la procédure de A à Z : 1 - Activer le bouton "Devis à choix" Si vous voulez faire un devis à plusieurs choix, vous devez activer l'option en cliquant sur le bouton "Devis à choix" Il faut passer en ACTIF ce bouton 2 - Gestion des formules 2 - 1 Créer des formules Vous pouvez créer jusqu'à 3 formules différentes par devis. Pour cela, il faut appuyer sur le bouton +. 2 - 2 Modifier les formules Vous pouvez modifier : le titre de la formule : vous pouvez écrire directement à la place du "Choix 1" le titre que vous désirez Description : le texte apparaitra sur le devis pdf envoyé au client Date : vous pouvez définir une date différente par formule Vous pouvez également créer des formules et les MASQUER dans le devis final au client. Pour cela il faut désactiver les yeux. 3 - Choisir les lignes qui composent les formules Vous allez pouvoir choisir ligne à ligne ce que vous voulez faire apparaitre dans chaque formule. Les cases cochées dans les colonnes 1, 2 ou 3 correspondent aux formules 1, 2 ou 3. Si vous avez désactivé la visualisation pdf d'une formule pour un client, la colonne apparaitra en grisée. 4 - Récapitulatif des différentes formules / choix Vous allez avoir en dessous un récapitulatif par CHOIX qui vous permettra de dire ce qui est INCLUS ou non dans chacune des prestations. On peut penser à des formules avec champagne ou autre... 5 - Choix des acomptes Vous allez pouvoir définir un acompte (un seul % valable pour les 3 formules). Les montants évolueront en fonction du montant total des formules multiplié par le pourcentage d'acompte 6 - Rentabilités des différentes formules Si vous avez classé vos articles dans des grandes familles, vous allez pouvoir connaitre la répartition pour chacun des formules. De plus si vous travaillez avec la notion de prix achat / prix de vente, vous aurez également la rentabilité de chaque formule par grande famille En savoir plus sur les grande familles d'article 7 - Exporter en pdf Comme d'habitude vous allez pouvoir exporter en pdf ou envoyer le lien suivi. Pour activer le lien suivi d'un devis ou d'une facture, il faut l'activer dans la partie administration. Cela vous générera un document qui présentera vos différentes options au client Transformer un devis multi-choix en facture Afin de pouvoir activer un devis en format multi-choix, il faut au préalable choisir l'option dans la partie ADMINISTRATION. Voir cette page pour faire la procédure. Au préalable pensez à bien suivre les informations sur les pages suivantes : Création et édition d'un devis multichoix Création et édition d'un modèle de devis multichoix 1- Méthode 1 : sélectionner le choix retenu par le client dans le menu des choix Vous pouvez directement, au choix du client sélectionner ce que retient le client en terme de formule ou choix. Dès que vous choisissez cela, passe le choix en entouré et la colonne concernée en sélectionnée. Dès lors, quand vous appuyez sur le bouton "Transformer en facture d'acompte" ou "Transformer en facture", cela prendra ce choix pour préparer la facture. 2- Méthode 2 : sélectionner le choix retenu par le client au niveau de la transformation en facture Si vous voulez faire la sélection de votre choix (ou formule) directement au moment de la création d'une facture, vous le pouvez. Choisissez l'un des choix proposé dans la fenêtre qui s'ouvre. La facture sera créée avec le choix concerné ! Ajouter des articles avec saisie directe 1- Ajouter des articles directement dans la cellule LIBELLE 1-1 Ajoutez des articles Vous avez la possibilité d’ajouter des articles en modifiant le titre présent dans la colonne libellé : 1-2- Indiquez le titre des articles Indiquez le titre de l'article, puis cliquez sur l'article choisis : Vous pouvez également rechercher vos articles par le nom de la prestation associée. Pour ce faire, indiquez le nom de la prestation dans la colonne "Référence" : Cette action vous permettra de faire une recherche plus précise de vos articles dans la colonne libellé. 2- Quels prix et unités choisis ? Le prix de vente, prix d'achat ainsi que l'unité choisis pour l'article apparaîtront automatiquement dans les colonnes de vos devis/factures. 2-1 Pour vos articles simples 2-2 Pour vos articles avec forfait En savoir plus sur les articles forfait 2-3 Pour vos articles multi-choix En savoir plus sur les articles multi-choix 2-4 Pour vos articles intervalles En savoir plus sur les articles intervalles Vous pourrez modifier le prix d'achat, prix de vente ou unités. Toutefois, la modification de ces champs peut être verrouillée si votre administrateur en a donné la possibilité.Consultez cette page pour en savoir plus 2-5 Si vous avez des articles liés à des périodes Option en supplément : à vérifier auprès de votre service clientèle Lab Event Vous avez deux choix pour que le prix d'un article soit inséré dans un devis Date de l'événement Date de la création du document financier Pour en savoir plus, allez dans la partie administration. Ajouter des articles ou regroupements avec la loupe Vous pouvez ajouter des articles en masse OU des regroupements dans vos devis / factures. 1- Ajouter des articles ou regroupements via la loupe 1-1- Cliquez sur l'icône "loupe" Dans un premier temps, vous devez créer un devis ou une facture. Dans la colonne "REFERENCE", cliquez sur l'icône "loupe". Une pop-up s'ouvrira vous permettant de choisir vos articles ou regroupements : 1-2- Rechercher vos articles ou regroupements a) Articles : Vous pouvez rechercher des articles par : Grande famille Tags Saisie directe b) Regroupements : Vous pouvez rechercher des regroupements par : Tags Saisie directe 1-3- Sélectionner vos articles ou regroupements Une fois la recherche faite, vous pourrez sélectionner les articles ou regroupements que vous souhaitez en cliquant sur le +. Attention, parfois un article peut être lié à plusieurs prestations, dans ce cas-là , une Pop-Up s’affichera et vous pouvez sélectionner la prestation souhaitée. 1-4- Intégrer les articles ou regroupements Après avoir sélectionné tous les articles ou regroupements dont vous avez besoin. Cliquez sur le bouton "INTEGRER AU DEVIS/FACTURE". Pour les REGROUPEMENTS, les articles apparaîtrons les uns après les autres sur le devis ou la facture. 2- Quels prix et unités choisis ? Le prix de vente, prix d'achat ainsi que l'unité choisis pour l'article apparaîtront automatiquement dans les colonnes de vos devis/factures. 2-1 Pour vos articles simples 2-2 Pour vos articles avec forfait En savoir plus sur les articles forfait 2-3 Pour vos articles multi-choix En savoir plus sur les articles multi-choix 2-4 Pour vos articles intervalles En savoir plus sur les articles intervalles Vous pourrez modifier le prix d'achat, prix de vente ou unités. Toutefois, la modification de ces champs peut être verrouillée si votre administrateur en a donné la possibilité.Consultez cette page pour en savoir plus 2-5 Si vous avez des articles liés à des périodes Option en supplément : à vérifier auprès de votre service clientèle Lab Event Vous avez deux choix pour que le prix d'un article soit inséré dans un devis Date de l'événement Date de la création du document financier Pour en savoir plus, allez dans la partie administration. Faire apparaitre / disparaitre le prix d'achat et la marge Après avoir défini votre vue par défaut préférée (en CACHANT le prix d'ACHAT ou en le MONTANT), vous avez encore la possibilité d'activer pour des cas particuliers la vue avec la notion de prix d'achat et de prix de vente. Activer / Désactiver la marge et le taux de marge sur un document financier Vous pouvez à tout moment activer ou désactiver la colonne taux de marge et total marge. Pour cela vous n'avez à cliquer que sur le bouton pressoir : Quand le bouton est actif : vous ne VERREZ pas le prix d'achat unitaire, le prix d'achat total, la marge et le taux de marge Quand le bouton est inactif : vous ne VERREZ pas le prix d'achat, la marge et le taux de marge Cela peut vous permettre de calculer dans ce cas votre marge de facon précise. A la création d'un nouveau document, cela sera encore de nouveau caché si vous l'avez demandé caché dans l'administration (et inversement). Si vous voulez passer définitivement sur un nouveau mode pour tous vos nouveaux documents, il faut aller dans l'administration et décider de le passer dans la vue désirée (en affichant le prix d'achat ou en le cachant) Comprendre les colonnes marge et taux de marge 1- Où les trouver ? Les colonnes taux de marge et totale marge se trouvent sur votre devis / facture. Il est possible que cette information n'apparaisse pas (ou apparaisse alors que vous ne la voulez pas !). Dans ce cas, allez voir dans la configuration de votre compte (voir dans la partie financière, dans la partie informations générales) 2- Si vous avez activé la marge : comment est-elle calculée ? 1/ Le taux de marge se calcule en divisant le PV (prix de vente) moins le PA (prix d'achat) par le PV (prix de vente) : Taux de marge =( PV - PA ) / PV Si le taux de marge est égal ou supérieur à 100%, une Pop-up apparaît en indiquant que le PA va automatiquement passer à 0. 2/ Le total de marge est la différence entre le PV et le PA : Total de marge = PV - PA Il va se calculer lui-même lorsque vous définissez le prix d'achat et le taux de marge dans votre devis / facture Verrouiller le prix de vente pour changer son prix d'achat 1 - Dans votre devis / facture, pour verrouillez votre prix de vente, il suffit de cliquer sur le cadenas se trouvant sur la colonne PX VT HT. 2 - Une pop-up apparaît. Cliqué sur OK pour valider. 3 - Le cadenas sera bien activé et le prix de vente ne peut plus être modifié. Vous pouvez à tout moment déverrouiller le prix de vente en cliquant à nouveau sur le cadenas.Comprendre les colonnes Commission et taux de Commission 1 - Où les trouver ? Pour pouvoir ajouter une commission à votre devis / facture, il suffit de cliquer sur le "+" entre le HA TOTALE et le TAUX DE MARGE sur votre devis. Les colonnes taux de commission et total commission vont ensuite apparaître. 2 - Comment le calculer ? Le total de commission se calcule en multipliant le total HA par le taux de commission : Total de commission = total HA * taux de commission Il va se calculer lui-même lorsque vous définissez le Total HA et le taux de commission dans votre devis / facture. Importer un modèle dans un devis ou facture existant Dans votre devis / facture, vous avez la possibilité d'importer votre modèle. Pour savoir comment créer un modèle de devis / facture cliquez ici. Cliquez sur les ... tout à droite de votre article et sélectionnez  "À partir d'un modèle". Une pop-up apparaît où vous pouvez sélectionner un de vos modèles. Le modèle va se rajouter dans l'édition du devis / facture. Vous avez la possibilité de sélectionner autant de modèles que vous le voulez. Ils vont se rajouter à la suite de l'autre.Devis : ajouter des demandes d'acomptes Afin d'établir une facture d'acompte, vous devez au préalable créer un devis en y renseignant le montant des acomptes. 1 - A partir d'un devis Rendez vous dans la partie TOTAL du devis située en dessous du détail des prestations : 2 - Ajouter un acompte Pour ajouter un acompte, deux possibilités s'offrent à vous : A- Ajouter un acompte manuellement Cliquez sur + Ajouter un acompte. Une ligne s'ajoutera pour vous permettre de saisir la date de l'acompte à régler, puis soit le % d'acompte, soit le montant de l'acompte TTC. Vous pouvez ajouter : - autant de lignes d'acompte en cliquant sur + Ajouter un acompte- déplacer les lignes à l'aide des flèches  : cet ordre sera conservé lors de l'export PDF- supprimer des lignes en cliquant sur le B- Ajouter un acompte à partir d'un échéancier Vous pouvez définir des échéanciers d'acompte que vous pourrez choisir différemment en fonction de vos profils de sociétés (si vous en avez plusieurs) ou en fonction de vos devis et factures. Choisissez l'échéancier d'acompte parmi ceux créés pour la société : Les échéanciers se calculeront automatiquement en fonction de la date du document financier et/ou de la date de l'événement et selon les deadlines définies : 💡A savoir : Vous pouvez définir dans vos paramètres d'affichage par défaut, un échéancier d'acompte qui apparaitra par défaut sur vos documents financiers. En savoir plus : consultez cette page. Pour aller plus loin :Comment créer une facture d'acompte à partir des devis ? Consultez cette page. Les options : leurs fonctionnements et le passage à la facture Les options, comment les activer sur un devis? Vous pouvez rajouter des lignes d'options dans vos devis. Cela vous permet de rajouter des lignes budgétaires qui ne seront pas comptabilisé dans le total proposé au client. Pour transformer une ligne en OPTION, il suffit d'aller à droite dans les icones d'actions et choisir : "Mettre en option" Lorsque que vous aurez sélectionné cet état, la ligne passera en option : Il n'y AUCUNE option sur une facture. Pour voir comment transformer un devis avec option à une facture, nous vous invitons à lire la suite de la page Les options, comment les voient votre client sur le pdf ? Les options apparaissent en grisé sur le devis, avec une mention à gauche dans la colonne indiquant "Option". Pour rappel, le total EXCLUT le montant des options (cela ne le prend pas en compte). Les options, comment se transforment elles lorsque vous passez un devis en facture ? Nous vous le laissons au choix : vous pouvez sélectionner OPTION par OPTION celle que vous voulez confirmer ou mettre de coté (et donc ne pas mettre dans votre facture) Si vous mettez de coté vos options, elles resteront évidemment dans votre devis. L'action n'est que dans la création de la facture à partir du devis. 1- D'abord, choisissez (sur le listing ou sur l'édition de facture) si vous voulez transformer votre devis en facture d'acompte ou facture de solde 2- Ensuite, vous verrez l'apparition d'une popup. Vous pouvez choisir les options que vous voulez passer en confirmées (et donc qui seront facturées) et celles qui seront écartées (donc non présentes sur la facture) 3- ici un exemple d'une ligne qui est passée en confirmée (option 1) alors que la deuxième (option 2) n'apparait pas Facture : ajouter un acompte venant d'un autre logiciel A partir d'une facture, vous avez la possibilité de déduire le montant de l'acompte fait dans un autre logiciel que Lab Event. 1- Ajouter un acompte Cliquez sur "+ Ajouter un acompte" : 2- Cliquez sur les 3 points A partir de l'encadré prévu à la saisie des acomptes, cliquez sur les 3 points : 3- Ajoutez le montant à déduire Une fenêtre s'ouvrira vous permettant d'y ajouter le montant HT à déduire. Une fois le montant saisi, cliquez sur ENREGISTRER : Le montant de l'acompte déduit apparaîtra sous le format TTC dans la case "ACOMPTE TTC" : Par défaut, la date du jour est saisie. Vous pouvez modifier cette date en cliquant sur le calendrier : Vous pouvez déduire autant d'acomptes que vous souhaitez en cliquant sur "+Ajouter un acompte" 4- Supprimer un acompte venant d'un autre logiciel Pour supprimer un acompte, il vous suffit de cliquer sur le symbole "_" 5- Visualiser ses acomptes sur un PDF Consultez cette page pour comprendre comment exporter une facture en PDF. Lors de l'export PDF de votre facture, les acomptes ajoutés et provenant d'un autre logiciel apparaîtront dans l'encadré "ACOMPTE(S) DEJA FACTURE(S)" : Facture : ajouter un règlement ou remboursement Pour vos factures, vous pourrez ajouter le montant du règlement à partir de l'édition de la facture ou du listing des factures. De la même manière, pour vos factures d'avoir, vous pourrez ajouter le montant du remboursement. 1 - A partir de l'édition de la facture A- Ajouter un paiement Dans la section SUIVI DES RÈGLEMENTS, cliquez sur le bouton "Cliquez ici pour ajouter un règlement" ou "Cliquez ici pour ajouter un remboursement" s'il s'agit d'une facture d'avoir. Une Pop-up apparaît : Sur cette Pop-up vous pouvez : - Indiquer le moyen de paiement (que vous pouvez définir dans l'administration) - Indiquer le montant TTC du règlement / remboursement - Indiquer la date du règlement / remboursement - Rajouter un commentaire interne (comme par exemple les remises de chèques) Vous pourrez ajouter ou supprimer plusieurs règlements / remboursement Enfin : cliquez ensuite sur "enregistrer" pour valider vos règlements / remboursement B- Afficher le paiement Vous avez la possibilité d'afficher / masquer le suivi des règlements / remboursement en cliquant sur l'oeil. Lorsque vous exportez votre devis en PDF, vous pouvez voir votre suivi de règlements / remboursement si vous avez décidé de l'afficher. 2 - A partir du listing des factures Rendez-vous dans le listing des factures : consultez cette page pour en savoir plus La colonne PAIEMENT vous permet de voir et d'ajouter le règlement / remboursement de la facture directement en cliquant sur la loupe : La même pop-up présentée ci-dessus apparaîtra : Travailler la TVA sur marge Avant de travailler avec la TVA sur marge, pensez à configurer que vous voulez le rendre opérationnel en cliquant ici. 1- Activer la TVA sur marge dans un devis ou une facture Vous avez la possibilité d'activer ou désactiver la TVA sur marge document par document.Pour le faire : penser à cocher la case "Activer la tva sur marge pour ce document" Cela doit se présenter ainsi : 2- Exporter votre document avec la tva sur marge Nous vous proposons d'exporter le document avec les informations calculées en fonction de la TVA sur marge. Pour cela, vous n'avez qu'à faire l'export de votre document comme d'habitude. Cela vous sortira un document pdf avec les informations nécessaires pour la TVA sur marge Afficher les remises sur les devis et factures 1- Configurez si vous voulez travailler avec des remises A partir des informations par défaut, activez les remises en cliquant sur le bouton slide : En activant le bouton slide, vous pourrez choisir de travailler par la suite avec des remises sur vos devis et factures. 2- Ouvrez votre devis ou facture A- Montrez les remises A partir d'un devis ou d'une facture, activez le bouton slide "Montrer les remises" pour afficher les remises : B- Indiquez le montant ou le pourcentage de remise A partir de la colonne REMISE, indiquez le pourcentage de remise ou le montant total de la remise : Dans la colonne APRES REMISE, les informations suivantes seront affichées : - Le prix unitaire HT après remise :Il s'agit du prix unitaire de vente hors taxe après déduction des remises. Exemple : Votre prix de vente unitaire est de 250 € et vous appliquez une remise de 10 % : le prix de vente HT remisé est de 225 €. - Le montant total HT après remise :Il s'agit du montant total de vente hors taxe après déduction des remises.Exemple : Votre prix de vente unitaire est de 250 € pour 20 personnes et vous appliquez une remise de 10 % : le montant total HT remisé est de 4500 €. - Le pourcentage de la marge après remise : Il s'agit du pourcentage de marge perçu après déduction des remises. Exemple :Votre marge est fixée à 20 % et vous avez effectué une remise de 10 % sur votre prix de vente : le pourcentage de marge après cette remise est de 11,11 %. - Le montant total de la marge après remise : Il s'agit du montant total total de la marge perçu après déduction des remises Exemple : Le montant total HT après remise est de 2250 € et votre pourcentage de marge après remise est de 11,11 % : le montant total de la marge après remise est de 250 € C- Comment apparaissent les remises dans l'export PDF Vous pouvez choisir d'afficher ou de masquer dans l'export PDF de vos devis ou factures les informations concernant les remises. Pour ce faire, cliquez sur l'œil pour masquer/afficher les informations : Si vous avez choisi d'afficher les informations concernant les remises, celles ci apparaitront dans l'export PDF de vos devis ou factures : Afficher le prix par personne 1- Paramétrez l'affichage par défaut A partir de la roue dentée, cliquez sur la gestion des champs et formulaires puis sélectionnez les informations par défaut dans la partie "Finance" : A- Affichage pour le devis par défaut - Pour afficher le prix par personne HT sur un devis : sélectionnez la mention "Oui" dans l'onglet "Afficher le prix par personne HT" - Pour afficher le prix par personne TTC sur un devis : sélectionnez la mention "Oui" dans l'onglet "Afficher le prix par personne TTC" Une fois terminé, cliquez sur le bouton "Enregistrer" B- Affichage pour la facture par défaut - Pour afficher le prix par personne HT sur un facture : sélectionnez la mention "Oui" dans l'onglet "Afficher le prix par personne HT" - Pour afficher le prix par personne TTC sur un facture : sélectionnez la mention "Oui" dans l'onglet "Afficher le prix par personne TTC" Une fois terminé, cliquez sur le bouton "Enregistrer" 2- Afficher le prix par personne sur un devis ou une facture Si vous avez choisi d'afficher par défaut le prix par personne HT ou TTC, celui ci apparaîtra sur votre facture ou votre devis dans les cases "TOTAL VT HT / PERS" et "TOTAL VT TTC / PERS" Vous pouvez choisir de masquer ou non le prix par personne en cliquant sur l'œil : Si vous avez choisi de faire apparaître le prix par personne sur vos factures et devis, lors de l'export PDF celui-ci apparaîtra sous le format suivant : Comment apparaissent les articles avec les grandes familles Pour comprendre comment se structure une page article dans le catalogue : consultez cette page. 1. Les articles SIMPLES Sur vos devis/factures, vous pouvez ajouter des articles simples, c'est-à-dire sans avoir défini de forfaits. A- Ajoutez votre article simple Pour ajouter un article avec une saisie directe : consultez cette pagePour ajouter un article avec la loupe : consultez cette page B- Apparition des grandes familles Si vous avez associer une grande famille à votre article, celle-ci s'ajoutera automatiquement sous le nom de la prestation dans la colonne "Référence" Vous avez la possibilité de modifier la grande famille liée à l'article directement sur le devis ou la facture 2. Les articles AVEC forfait Sur vos devis/factures, vous pouvez ajouter vos articles avec forfait : consultez cette page pour comprendre comment créer un article avec forfait. A- Ajoutez votre article avec forfait Pour ajouter un article avec une saisie directe : consultez cette pagePour ajouter un article avec la loupe : consultez cette page B- Apparition des grandes familles Si vous avez associer une ou plusieurs grandes familles à votre article, celles-ci s'ajouteront automatiquement dans la colonne référence pour chaque forfaits créés.Exemple pour l'article "Forfait tout compris" qui comprend un forfait "Animation" associé à la grande famille "SPECTACLE" et un forfait "Restauration" associé à la grande famille "Lieux et salles" : Vous avez la possibilité de modifier la grande famille liée à l'article avec forfait directement sur le devis ou la facture Les noms que vous avez associés à vos forfait apparaissent dans la colonne libellé : Si vous avez indiquer vos prix de vente unitaires, vous verrez apparaitre automatiquement le prix de vente unitaire HT dans la colonne PRIX UNITAIRE VT : Ces informations sont modifiables directement dans le devis/facture. Pour afficher vos rentabilités par grandes familles : consultez cette page 3. Les articles AVEC Multi-Choix A- Ajoutez votre article avec multi-choix Sur vos devis/factures, vous pouvez ajouter vos articles avec multi-choix : consultez cette page pour comprendre comment créer un article avec multi-choix. Pour ajouter un article avec une saisie directe : consultez cette pagePour ajouter un article avec la loupe : consultez cette page Si vous avez choisi de faire apparaître par défaut sur vos devis et factures les lignes de votre article multi choix, celles-ci apparaîtrons en sous-ligne : Vous pouvez modifier le choix du tarif lié à l'article en cliquant sur l'icône suivante : Un onglet s'ouvrira vous permettant de sélectionner la ou les lignes qui apparaîtrons sur votre devis ou facture : Vous pouvez ajouter une sous-ligne de prix en cliquant sur "Ajouter une sous-ligne de prix" : B- Apparition des grandes familles Vous pouvez associer une grande famille par articles avec multi choix, celles-ci s'ajouteront automatiquement dans la colonne référence : Ces informations sont modifiables directement dans le devis/facture. 4. Les articles AVEC intervalles A- Ajoutez votre article avec intervalles Sur vos devis/factures, vous pouvez ajouter vos articles avec intervalles : consultez cette page pour comprendre comment créer un article avec intervalles. Pour ajouter un article avec une saisie directe : consultez cette pagePour ajouter un article avec la loupe : consultez cette page Exemple d'un article avec intervalles : Mon article contiens 2 intervalles avec quantités différentes : - Intervalle 1 : quantités comprises entre 1 et 10 personnes- Intervalle 2 : quantités comprises entre 11 et 20 personnes Sur mon devis ou ma facture, je saisis le nombre de personnes correspondant à mon événement : J'ajoute mon article avec intervalles : L'intervalle qui apparaît sur mon devis ou ma facture correspond aux quantités saisies (nombre de personnes) : Si je modifie la quantité, l'intervalle changera automatiquement par celui correspondant : Si vous sélectionné "Forfait" pour un intervalle et une quantité comprise dans cet intervalle, le prix sera fixe peu importe la quantité choisie. Si la quantité n'est pas comprise dans mes intervalles, le tarif forfaitaire ne s'appliquera plus et le prix sera calculé en fonction du nombre de personnes. Pour modifier l'intervalle, cliquer sur les flèches : Une nouvelle fenêtre s'ouvrira vous permettant de choisir l'intervalle de tarif pour la ligne : Cette action ne modifiera pas les quantités. B- Apparition des grandes familles Vous pouvez associer une grande famille par articles avec intervalles, celles-ci s'ajouteront automatiquement dans la colonne référence : Langue du devis pour le client Vous pouvez traduire certaines parties de vos devis que vous souhaitez adresser à vos clients dans la langue que vous voulez. 1/ Création du devis A) À partir de Zéro/ d'un modèle Dans la partie Liste de vos devis, lorsque vous créez un devis à partir de zéro ou bien d'un modèle, vous pouvez choisir la langue dans laquelle il sera traduit, en cliquant sur le menu déroulant Choisissez la langue de l'export pdf puis en cliquant sur la langue que vous voulez, parmi celles que vous aurez configurées au préalable dans le module Langues utilisées. Ce module se trouvant dans la partie Administration de l'outil. B) À partir d'un événement Lorsque vous créez un devis à partir de votre événement, il vous est demandé de choisir la langue d'export PDF. Alors, cliquez sur le menu déroulant et choisissez la langue que vous souhaitez, parmi celles que vous aurez configurées au préalable dans le module Langues utilisées. Ce module se trouvant dans la partie Administration de l'outil. 2/ Paramétrez le module Langues au préalable Pour que vous puissiez traduire vos devis dans les langues que vous désirez, que ce soit les langues par défaut telles que l'anglais et l'espagnol ou bien celles que vous aurez créées, il faut au préalable que vous les activiez (pour savoir comment, cliquez ici), puis que vous les configuriez afin qu'elles puissent être applicables à ces derniers. Pour savoir comment configurer le module Langues pour choisir les modules que vous souhaitez traduire, cliquez ici 3/ Edition Si vous souhaitez changer la langue par défaut, de vos futurs devis, vous pouvez, sur votre devis, cliquer sur la roue dentée relative au champ Langue du devis pour le client, ce qui vous renverra directement au module Langues utilisées de la partie Administration. Ensuite, cliquez sur l'icône crayon correspondant à la langue que vous souhaitez mettre par défaut, puis cliquez sur le bouton coulissant Par défaut, et enfin sur Modifier. Pour savoir comment créer une langue: cliquez ici Pour savoir comment traduire vos Landing page, cliquez ici Si vous souhaitez savoir comment traduire vos mini-sites d'invitation, cliquez iciComment bloquer vos factures après validation ? Il vous est possible de choisir de ne plus pouvoir modifier vos factures après les avoir validées. Autrement dit, si vous souhaitez bloquer vos factures après validation, cela veut dire que vous ne pourrez plus éditer certaines de leurs informations à nouveaux, que ce soit avant ou après les avoir présentés à vos clients. 1/ Activez cette option dans la partie Administration Pour que vous puissiez bloquer vos (futures) factures après les avoir validées, il vous est nécessaire d'activé l'option Modification des documents après validation au préalable dans la partie Administration de l'outil. Pour savoir comment activer cette option, cliquez ici 2/ Validation de votre facture Une fois l'option validée, votre facture créée et configurée en tant que brouillon, lorsque vous déciderez de la valider en cliquant sur le bouton Enregistrer et Valider, une fenêtre apparaîtra vous rappelant le fait qui si vous souhaitez valider votre document, celui-ci ne sera plus éditable, en vous proposant également deux boutons : Le premier pour annuler la validation de votre facture Le second pour confirmer la validation de votre facture 3/ Champs non modifiables après validation Une fois votre facture validée, la plupart des informations qui la constitue ne seront plus modifiables, telles que : Le propriétaire de la facture ainsi que son mail et numéro de téléphone Le profil société à l'origine de la facture et les informations qui lui sont liées Le client à qui s'adresse la facture et les champs qui lui sont affiliées Les informations complémentaires Le titre de l'événement Les dates de l'événement Le nombre de personnes participant à l'événement Le client facturé Le nom prestation de vos lignes La référence de vos lignes Les informations de la colonne Libellé Les informations de la colonne Prix unitaire VT Les informations de la colonne unité Les informations de la colonne NB Les informations de la colonne Total VT Les informations de la colonne %TVA Les informations de la colonne Prix VT TTC Les informations de la colonne Taux de commission/Total com Les informations de la colonne remise Les informations de la colonne après remise 4/ Champs éditables après validation Néanmoins, certains champs de vos factures peuvent être éditées même une fois la validation de cette dernière telles que : A) Le Statut de l'événement B) La zone de texte liée au champ analytique sélectionné (qui lui, n'est pas modifiable) C) La facture en ligne D) Les grandes familles D) La colonne % Marge / Total Marge E) Les actions d'éditions de chaque ligne F) Les icône "œil" permettant de masquer ou de faire apparaître les différentes informations  de votre facture. Afficher les remises automatiquement liées au type de client Au préalable, pensez bien à configurer le % de remise que vous associez au client dans la partie administration. Quand vous avez configuré un % dans l'administration de la remise par client A partir du moment où vous avez sélectionné un CLIENT qui est dans cette typologie (par exemple ici) quand vous voudrez faire un devis : Automatiquement, la remise sera appliquée Faire apparaitre/disparaitre les doubles quantités Si vos prestations nécessitent, par exemple, un nombre de personnes pour un nombre d'heures/dates défini (exemple : 2 serveurs pendant 6h ou 25 personnes pendant 3 jours), vous pourrez opter pour la double quantité dans vos devis et factures.Au préalable, activez la double quantité à partir de vos informations par défaut. 1- A partir de l'édition de votre devis/facture En activant le bouton "Activer les doubles quantités", une colonne supplémentaire (QTE 2) s'ajoutera vous permettant d'y indiquer une deuxième quantité : Par défaut, ce bouton est désactivé. Vous pouvez choisir de l'activer par défaut : en savoir plus.Ce bouton restera actif si vous dupliquez un devis ou utilisez un modèle de devis qui possède les doubles quantités. Règles de calcul : En ajoutant une double quantité, le calcul du total se fera de cette façon : - TOTAL HA : PRIX UNITAIRE HA x QTE 1 x QTE 2 (pour rappel HA veut dire prix d'achat)- TOTAL VT : PRIX UNITAIRE VT x QTE 1 x QTE 2 2- Affichage sur votre PDF Pour que le nombre de quantité (NB) et les unités associées (UNITE) soient visibles sur votre PDF, vous devez afficher l'oeil : Nous ne recommandons pas de masquer la quantité 2 si celle-ci est différente de 1. Sur votre PDF, les doubles quantités seront visibles sur 4 colonnes distinctes avec (1) représente les quantités 1 et (2) représente les quantités 2 : Les doubles quantités seront également visibles : Lorsque vous transformez un devis en facture Sur l'export de la vue exploitation Sur l'export de la vue analytique Sur vos présentations lors de l'ajout d'un devis Ajouter un % de grande famille Sur vos devis/factures, vous pouvez ajouter un pourcentage en fonction des grandes familles associées aux articles : - Si le montant du pourcentage est négatif, cela sera une remise.- Si le montant du pourcentage est positif, cela s’additionnera dans votre devis / facture.Au préalable, pensez à créer vos grandes familles. 1- A partir de l'édition de votre devis/facture En cliquant sur les 3 points situés à droite de vos lignes, vous allez pouvoir ajouter une ligne pour le calcul du pourcentage en fonction de vos grandes familles. Cliquez sur % de grande famille : Une ligne s'ajoutera à la suite pour y indiquer le % de grande famille : 2- Ajouter le % de grande famille Pour ajouter un % de grande famille, vous pourrez l'effectuer soit en choisissant un modèle, soit sans passer par un modèle, c'est-à-dire en y indiquant le % manuellement : A- A partir d'un modèle Les modèles de % de grande famille vous permettront d’effectuer automatiquement l’opération (remise ou addition) sur tous les articles liés à la grande famille sélectionnée. Vous devez créer un ou plusieurs modèles : consultez cette page. Choisissez un modèle parmi la sélection : Indiquez un titre pour ce % de grande famille : La remise (ou addition) sera appliquée sur les grandes familles sélectionnées dans le modèle et qui sont associées aux articles présents dans vos devis/factures : B- Sans sélectionner de modèle Si toutefois, vous souhaitez appliquer une remise (addition) sans passer par les modèles de % de grande famille, vous pouvez l'effectuer en sélectionnant la ou les grandes familles parmi l'ensemble de vos grandes familles créées : Puis indiquez le pourcentage à appliquer : A savoir : pour désélectionner une grande famille, il vous suffit de cliquer à nouveau sur celle-ci ! 3- Comment apparaissent les % de grande famille sur le PDF ? En exportant vos devis/factures en PDF, voici comment apparaitra la ligne de % de grande famille ajoutée : Comment exporter vos devis et factures en PDF ? Création et édition de modèles Où trouver les modèles de devis et facture ? Pour aller dans la section des modèles, il faut aller sur le menu général à gauche, et cliquer sur les petites pièces de monnaies. Ensuite il faut sélectionner : Modèles de devis Comment créer ou éditer un modèle Vous retrouvez toutes les fonctionnalités que vous avez dans un devis ou une facture classique. Seul cas particulier, pour les unités = Personne ou unité = Chambre, vous aurez la valeur 1 par défaut. Cette valeur sera modifiée automatiquement lors de l'import de ce modèle dans un devis lié à un événement ayant un certain nombre de personnes. Donc ne pas modifier cette valeur dans le modèle, sinon c'est la valeur modifiée qui sera prise à l'import. Pour bien réussir son modèle, pensez à aller voir les pages : Fonctionnalités majeures : ajout de ligne, de titre, .. Modification du devis et de la facture Si vous voulez créer un modèle pour faire un devis multi choix, pensez à activer le bouton : Afin de pouvoir activer un devis en format multi-choix, il faut au préalable choisir l'option dans la partie ADMINISTRATION. Voir cette page pour faire la procédure. Travailler avec un modèle quand vous avez des périodes de prix pour les articles Option en supplément : à verifier auprès de votre service clientèle Lab Event Le modèle affiche les tarifs au moment de la consultation (c'est à dire à la date du jour). Toutefois, lorsque vous importerez un modèle, il prendra les prix des articles soit en fonction de la date de l'événement soit en fonction de la date de création du document Pour choisir cela, merci de vous reporter à la partie 2 de cette page Attention toutefois, il ne faut pas changer le prix des articles dans les modèles car sinon le système ne mettra plus à jour automatiquement le devis ou la facture à l'import du modèleComment créer un modèle de devis Multi-choix Afin de pouvoir activer un devis en format multi-choix, il faut au préalable choisir l'option dans la partie ADMINISTRATION. Voir cette page pour faire la procédure. Un modèle de devis multi-choix vous permet de créer un modèle avec plusieurs choix à proposer au client. 1- Comment actionner un devis multichoix 2- Comment éditer un modèle de devis multichoix Un modèle de devis multi-choix se crée de la même façon qu'un devis multichoix  (cliquez ici pour en savoir plus) Nom du modèle : pour le retrouver en interne Choix : vous pouvez éditer les infos du choix ou créer de nouveau choix en cliquant sur le bouton + (cliquez ici pour en savoir plus) Inclus : vous pouvez choisir ce qui est inclus dans ce choix (cliquez ici pour en savoir plus) Vous pouvez au maximum avoir 3 choix par devis Export du devis et choix des informations Explication de la partie "supérieure" du devis ou de la facture Dans la partie supérieure d'un(e) devis/facture vous retrouverez les informations de la société à gauche et à droite celle du client A/ Description de la partie informations de la société Pour plus d'information sur comment renseigner ces informations société, veuillez cliquer ici. Ici vous aurez les informations suivantes : Le logo de votre profil de société L'adresse Le numéro de SIRET La TVA intracommunautaire Le code NAF Mais aussi le contact de votre société lié à ce document financier B/ Description de la partie information client Pour plus d'informations sur comment créer un client, veuillez cliquer ici. Ici vous aurez les informations suivantes : Le numéro du devis ou Facture La date de la création du devis/facture la possibilité de rajouter une date limite pour la signature Des informations complémentaires Puis les informations sur la société cliente. Depuis votre devis, vous avez la possibilité de pouvoir changer le client et changer également l'événement auquel il est attaché. 1 - Changer le client : Avec la petite loupe vous allez pouvoir ouvrir une popup et sélectionner un client déjà existant ou bien créer un nouveau client. Vous pouvez choisir un client déjà existant. Ou bien créer directement un nouveau client. Si l'événement reste identique, le document financier sera stocké dans l'onglet FINANCE de l'événement. 2 - Changer l'événement Avec la petite loupe vous allez pouvoir ouvrir une popup et sélectionner un client déjà existant ou bien créer un nouveau client grâce au bouton "+". En fonction du choix du client vous allez pouvoir lier un autre événement déjà existant pour ce client, ou bien créer un nouvel événement grâce au bouton "+". Explication de la partie "inférieure" du devis ou de la facture Dans la partie inférieure d'un(e) devis/facture vous retrouverez les conditions générales et de règlement A/ Dans un premier temps nous avons les Conditions Générales : Vous pouvez sélectionner les CGVS (qui correspondent au profil de la société si vous en avez plusieurs). D'autre actions sont possibles : - En cliquant sur le crayon, vous pourrez éditer directement vos conditions générales. Attention : les modifications apportées sur les conditions générales de votre document s'appliquerons uniquement à votre document. - En cliquant sur la roue dentelée, vous pourrez configurez vos CGVs dans vos paramètres. Cliquez ici pour en savoir plus. Vous pourrez par exemple associer d'autres CGVS au profil de votre société. - En cliquant sur l'oeil, vous pourrez choisir de faire apparaître ou non les conditions générales. B/ Puis les Conditions Particulières : En cliquant sur l'oeil, vous pourrez choisir de faire apparaître ou non les conditions particulières C/ Les conditions de paiement : - En cliquant sur la roue dentelée, vous pourrez configurez vos conditions de paiement dans vos paramètres. Cliquez ici pour en savoir plus.- En cliquant sur l'oeil, vous pourrez choisir de faire apparaître ou non vos conditions de paiement D/ Les informations bancaires : - En cliquant sur le crayon, vous pourrez éditer directement vos informations bancaires.- En cliquant sur la roue dentelée, vous pourrez configurez vos informations bancaires dans vos paramètres. Cliquez ici pour en savoir plus.- En cliquant sur l'oeil, vous pourrez choisir de faire apparaître ou non vos informations bancaires. E/ Et pour finir la partie Signature : Vous pourrez retrouver cette partie intégralement expliquée en cliquant ici .Signature dans un devis Pour avoir plus d'information sur comment crée sa signature devis, Veuillez cliquer ici . Vous pouvez créer une signature dans un devis de plusieurs façons (mais au préalable pensez à créer un devis) Dans un premier temps, si vous voulez signer vos devis, nous vous conseillons de créer votre signature de devis. Vous pouvez la retrouver dans Mon Profil / Signature devis. Un fois un devis créé, il vous faut cocher la case : "Faire apparaitre le bloc signature sur le devis" Deux solutions se présentent à vous pour la signature des devis : 1 - Apposez votre Signature Pour faire apparaître votre signature, vous devez cliquer sur l'œil "Votre signature" Par défaut, ce choix est décoché, c'est à dire qu'un devis se transformera en pdf SANS votre signature. Il faut donc penser à cocher la case si vous voulez utiliser cette solution. Si vous souhaitez ajouter une information à votre signature, vous devez cliquer sur le bouton "Ajouter une information à votre signature" 2 - Demandez la signature du client Pour faire apparaître uniquement la signature du client, vous devez cliquer sur l'œil "Signature du client" Par défaut la demande de signature du client est cochée, il faut donc penser à décocher la case si vous ne voulez pas afficher la demande de signature du client. Si vous souhaitez ajouter une information pour le client, vous pouvez cliquer sur le bouton "Ajouter une information pour le client" 3 -  Signatures pour le client et pour vous Pour faire apparaître votre signature et la signature du client, vous devez cliquer sur l'œil "Votre signature" et "Signature du client". Votre signature s'affichera lorsque vous exporterez votre devis en PDF.Faire apparaitre l'information desirée dans les devis et factures Certains éléments de vos devis/factures peuvent être masqués de façon à ne plus les faire apparaitre sur la version PDF des devis/factures ainsi que sur l'affichage des devis dans les présentations : en savoir plus. Une icône œil présente près de chaque champs/colonnes/lignes vous indiquera que l'information peut être masquée. Si cette information est masquée, l'icône œil sera barrée et grisée : 1/ Dans la partie supérieure d'un devis lors de l'export tout les éléments seront présent si dessus mais par exemple si je décidais de caché le champ "Société Stella Aerospace" voici ce que ca donne : 2/ Dans la partie du milieu d'un devis 2.1- Masquer les colonnes du devis Certaines colonnes dont l'icône oeil est présente peuvent être masquées : Par exemple si je décidais de cacher le champ PX VT TTC voici ce que ça donne : Attention, si je souhaite masquer le PX VT TTC et le PX VT HT en ayant une ligne de sous total, elle va disparaitre. Par exemple : Avant d'avoir caché le PX VT HT + le PX VT TTC Après avoir caché le PX VT HT + le PX VT TTC 2.2- Masquer les lignes du devis Certaines lignes dont l'icône œil est présente peuvent être masquées : A) Lignes dont le prix de vente est à zéro Les lignes dont le prix de vente est à zéro (ou lignes avec affichage INCLUS, GRATUIT, A DEFINIR, OFFERT : en savoir plus) peuvent être masquées : Lignes non masquées : Lignes masquées : La ligne Location n'apparait plus. B) Lignes à l'intérieur du regroupement Cochez l'oeil pour masquer les lignes présentes à l'intérieur du regroupement : Lignes non masquées : Lignes masquées : Les articles inclus dans le regroupement Pack technique n'apparaissent plus. C) Lignes avec articles Multi Choix Les lignes incluses dans les articles créés avec tarifs en Multi Choix peuvent être masquées : Lignes non masquées : Lignes masquées : D) Lignes avec articles Intervalles Les lignes incluses dans les articles créés avec tarifs en Intervalles peuvent être masquées : Lignes non masquées : Lignes masquées : La ligne pour l'article intervalle Privat maison a été masquée. E) Afficher toutes les lignes masquées Si des lignes sont masquées sur le devis, il est possible de les faire réapparaitre en cliquant sur l'oeil présent au dessus de la dernière colonne : 3/ Dans la partie inférieure d'un devis Par exemple si je décidais de caché le champ "Conditions Générales" voici ce que ca donne : Envoyez votre devis ou facture directement par mail NOUVEAUTE : vous pouvez désormais envoyer vos devis ou vos factures directement de l'édition de ces documents.Ils se mettront en pièce jointe du mail si vous n'avez pas activé le lien en ligne. Si vous avez activé le lien en ligne, ce dernier remplacera le pdf. Vous n'aurez accès à cette fonctionnalité UNIQUEMENT quand le document est validé. Il n'y a pas d'envoi de brouillon pour des raisons de sécurité 1/ Où trouver l'envoi de facture ou de devis par email A) Dans la liste des devis et des factures Vous le trouverez dans les icônes d'actions à droite. Pour en savoir plus sur cette partie, cliquez ici. B) Dans un événement dans la partie finance Vous le trouverez dans les icônes d'actions à droite. Pour en savoir plus sur cette partie, cliquez ici C) Dans l'édition d'un devis ou d'une facture Vous le trouverez en haut et en bas du document. 2/ Configuration du mail Pour que cela fonctionne, il faut au préalable que vous ayez configuré votre envoi d'email via Lab Event. Pour en savoir plus, cliquez ici. A) Pour les documents ne comportant aucun lien URL Lors de la création de votre mail, le document que vous avez sélectionné est automatiquement mis (au format PDF) en pièce jointe de ce dernier, comme le prouve le champ Pièce jointe situé en bas de votre mail, avec à sa droite, le nom du document choisi. Langue : Si vous souhaitez traduire votre email, cliquez sur le menu déroulant et sélectionné la langue que vous voulez parmi celles que vous aurez configurées au préalable.Pour savoir comment activer vos langues par défaut, les créer ou les configuré afin qu'elles puissent s'appliquer à vos mails, cliquez ici Modèle d'email : Si vous voulez choisir un modèle d'email, parmi ceux que vous aurez créé auparavant, cliquez sur le menu déroulant puis sélectionner le modèle que vous souhaitez. À : Le contact de la société cliente à propos duquel la présentation de l'événement est associé, sera automatiquement mit en tant que destinataire de l'email. Vous pouvez ajouter davantage de destinataire, parmi les contacts que vous aurez enregistré dans l'outil, grâce à la barre de recherche intelligente. Ajouter un Cc : Cliquez sur ce bouton si vous souhaitez ajouter une personne en copie de l'email. Ajouter un Cci : Cliquez sur ce bouton si vous voulez envoyer cet email à des personnes en copie cachée. Ces destinataires cachés ne seront pas visibles par votre destinataire qui est en destinataire principal. Vous pouvez ajouter une adresse mail en CCI sans que celle-ci ne soit enregistrée dans votre base de données. Objet de l'email : Indiquez l'objet de l'email. Catégorie : Pour choisir une catégorie à votre email, parmi celles que vous aurez créé, cliquez sur le menu déroulant Catégorie, puis cliquez sur celui qui vous conviendra. Suivi du devis : en sélectionnant un suivi (Devis finalisé, Envoyé au client, Signé par le client, Rejeté par le client, Annulé), le suivi du devis se mettra automatiquement à jour avec le suivi sélectionné une fois l'email envoyé. Champs dynamique : Cliquez sur le menu déroulant afin d'intégrer des champs dynamiques dans le message de votre email. Message : Inscrivez le message de votre email dans la zone de texte.Envoyer : Une fois toutes les informations renseignées, cliquez sur ce bouton afin que cet email soit adressé à vos destinataires. B) Pour les documents comprenant un lien URL Pour savoir comment créer un lien URL de votre devis/facture, cliquez ici La seule différence entre l'édition d'un mail pour un document ne contenant aucun lien URL et celui pour un document en possédant un, est que pour ce dernier, le document sélectionné n'est pas automatiquement mis en pièce en jointe. Au lieu de cela, un autre champ est mis à disposition afin d'ajouter ce lien directement dans le corps du mail. 3/ Suivi de vos mails contenant un url Afin de retrouver les différents documents que vous avez envoyés par mail via un lien url et savoir s'ils ont été ouverts ou non par vos destinataires, il vous suffit de vous rendre dans vos listes de vos devis et factures et ces derniers seront visible grâce à une icône lien url et un cercle de couleur, situés tous deux dans la colonne N°devis / superviseur. Vous pouvez copier directement le lien url en cliquant sur l'icône correspondant et savoir si celui-ci a été ouvert ou non grâce à un code couleur. En effet : Si le point de couleur associé à l'url est rouge, cela veut dire qu'il n'a pas encore été ouvert par son destinataire. Si le point de couleur associé à l'url est vert, cela veut dire qu'il a été ouvert. La date à laquelle il a été ouvert est indiquée si vous passez votre curseur dessus. Exporter votre devis ou facture en pdf Vous pouvez exporter votre devis ou facture en PDF à partir du moment où votre document financier est validé. A - Changer le statut d'un document financier A 1 : Valider le document Que cela soit un devis ou une facture, vous pouvez (en fonction de vos droits) changer le statut d'un document financier Voici la vision dans un rôle qui vous permet de la valider directement A 2 : Demander de valider le document Si vous n'avez pas les droits pour le valider, vous aurez le choix suivant : B - Exporter en pdf B 1 - Comment exporter ? Il suffit de cliquer sur le bouton Exporter... en pdf B 2 - Quelles informations exporter ? Grâce aux YEUX, vous pouvez choisir précisément quelle information exporter. Si vous ne voulez pas une information ou une colonne, vous pouvez cliquer sur les YEUX pour les masquer. C - Un pdf simplifié et plus lisible Nous avons sorti une nouvelle version en Octobre 2021 pour améliorer la lisibilité des pdf de sorties client. Exporter votre devis ou facture en pdf avec des horaires et vos salles Vous avez la possibilité de faire apparaitre des horaires et vos salles dans les devis.  Voir comment vous pouvez activer ces options dans l'administration. Quand vous avez activé l'option, vous aurez le choix de faire apparaitre dans l'édition les horaires ligne à ligne. Si vous l'avez activé, une ligne vierge apparaitra de la sorte : Vous pouvez donc définir : Votre titre Votre description détaillée Votre salle Vos horaires de début et de fin Une fois ces informations remplies, elles s'exporteront dans votre document client pdf Exporter votre devis vers une présentation Vous pouvez exporter votre devis vers une Présentation à partir du moment où votre devis est finalisé.Ceci vous permettra de rattacher un devis directement à la présentation et de pouvoir utiliser les regroupements et grandes familles qui sont inclus dans le devis dans la présentation. Pour comprendre comment utiliser les regroupements dans une présentation : consultez cette pagePour comprendre comment utiliser les grandes familles dans une présentation : consultez cette page Pour pouvoir exporter vers une présentation, vous devez disposer du module Présentation. Contactez notre équipe pour plus d'information. A - Changer le statut du devis : Vous pouvez (en fonction de vos droits) changer le statut d'un devis. Voici la vision dans un rôle qui vous permet de la valider directement. Cliquez sur Enregistrer et Valider : B - Exporter vers Présentation : Cliquez sur Export vers Présentation : Vous serez redirigés vers le module Présentation pour la création d'un nouveau document. Les informations sur le client, l'événement et le devis seront directement associés au document : Si vous modifiez ces informations (client, événement ou devis) lors de la création, la présentation ne sera plus liée aux informations présentes dans le devis. Pour en savoir plus sur le module présentation : consultez cette page.Transformez votre devis ou facture en fichier EXCEL A présent vous pouvez créer un programme de votre événement directement à partir de votre devis ou de votre facture grâce à un export en EXCEL. Dans un premier temps vous devez créer un devis ou une facture. Attention, celui-ci doit être approuvé afin de pouvoir l'exporter en EXCEL. 1- Cliquez sur le bouton "Export..." Une fois votre devis ou facture finalisé et approuvé. Cliquez sur le bouton "Export..." puis choisissez "...le déroulé en excel" 2- Ouvrez le fichier EXCEL Un fichier EXCEL se téléchargera. Vous trouverez, dans une première partie, les informations du chargé de projet et celles de la société cliente. Et dans une seconde partie, vous retrouverez les titres et les lignes de votre devis ou facture. Avec en colonnes, le nom du prestataire, le titre et la description de la ligne. Le format EXCEL vous laisse la possibilité de modifier comme vous le souhaitez votre programme en y ajoutant par exemple des commentaires ou des horaires. Exporter dans l'événement les prestations et les horaires de votre devis ou facture Depuis Novembre 2021, nous vous proposons de rajouter vos horaires dans vos devis et vos factures. Vous pouvez l'activer ici dans l'administration. Ainsi combiné à la selection de prestation dans le devis, vous allez pouvoir mettre à jour vos déroulés sur vos événements. Voici comment faire : 1- Penser à bien définir pour chaque ligne la prestation reliée ou l'article2- Appuyez sur le bouton "Export...le déroulé dans l'événement"--> Si vous avez créé un événement, cela écrasera les informations de votre déroulé. --> Si vous n'avez pas crée d'événement, cela vous en créera un nouveau 1- Bien créer ses lignes dans un devis ou une facture 1 - 1 : Sans utiliser les articles Vous pouvez créer des lignes à partir de zéro dans Lab Event. Toutefois, meme si vous mettez une information de zéro, vous pouvez dire à quelle prestation c'est rattacher. Comment faire ? Choisissez une prestation dans la colonne de gauche... Si vous avez choisi une prestation, automatiquement quand vous exporterez le document dans l'événement, les lignes se créeront prestation par prestation. 1 - 1 : En utilisant les articles En choisissant un article (qui est relié à une prestation), vous allez avoir la possibilité d'avoir automatiquement la prestation assignée. Ainsi de la même facon, quand vous exporterez le document dans l'événement, les lignes se créeront prestation par prestation. 2- Actionner le bouton pour exporter dans votre événement Il faut aller dans le menu déroulant "Export..." et choisir : "... le déroulé dans l'événement" 2 - 1 : Le document (devis ou facture) est relié à un événement Si votre document est relié à un événement, Lab Event va vous proposer d'écraser votre sélection de prestation dans la partie "Lieux et Prestations sélectionnés". Voici le message d'alerte Quand vous aurez validé, l'événement s'ouvrira sur la page modifiée. 2 - 1 : Le document (devis ou facture) n'est pas relié à un événement Si vous avez crée un devis ou une facture sans l'avoir relié à un événement, Lab Event vous permet de générer DIRECTEMENT à partir du devis un NOUVEL événement. le titre sera le titre du devis (qui devient obligatoire) la date prise est la date de l'événement dans le devis Le nombre de personnes est prise également du devis Evidemment le client associé à l'événement sera celui du devis Si vous n'avez rien indiqué dans le titre du devis (comme la capture d'écran ci dessus), vous aurez le message suivant : "Vous devez indiquer un titre pour le devis ou la facture" Il faut l'indiquer dans la page et relancer l'import Le saviez vous : Lab Event vous donne la possibilité de faire l'opération inverse, c'est à dire de partir de votre événement pour générer votre document financier (devis ou facture). Tout savoir sur cela en cliquant sur le lien ! Exporter votre devis ou facture traduit Vous avez la possibilité d'exporter vos devis et factures dans la langue que vous souhaitez, parmi celles disponibles par défaut ou bien celles que vous aurez créées dans la partie Langues de l'Administration. Il vous est possible de configurer et de choisir les langues de vos devis et factures. Pour savoir comment : cliquez ici Ici, nous prendrons l'exemple du devis. 1/ Création du devis et choix de la langue A) À partir de Zéro/ d'un modèle Dans la partie Liste de vos devis, lorsque vous créez un devis à partir de zéro ou bien d'un modèle, vous pouvez choisir la langue dans laquelle il sera traduit, en cliquant sur le menu déroulant Choisissez la langue de l'export pdf puis en cliquant sur la langue que vous voulez parmi celles que vous aurez configuré au préalable dans le module Langues utilisées. Ce module se trouvant dans la partie Administration de l'outil. B) À partir d'un événement Lorsque vous créez un devis à partir de votre événement, il vous est demandé de choisir la langue d'export PDF. Dès lors, cliquez sur le menu déroulant et choisissez la langue que vous souhaitez, parmi celles que vous aurez configurées au préalable dans le module Langues utilisées. Ce module se trouvant dans la partie Administration de l'outil. 2/ Export Une fois votre devis créé ou finalisé, cliquez tout d'abord sur le menu déroulant du champ Export..., puis sur la proposition ...le devis en pdf. Vous pourrez alors remarquer que votre devis a été traduit selon les mots inscrits, correspondant à la langue associée, dans le module Langues utilisées de la partie Administration. Pour savoir comment créer une langue , cliquez ici Si vous souhaitez savoir comment traduire vos mini-sites d'invitation, cliquez ici Pour savoir comment traduire vos Landing page, cliquez iciExportez vos factures d'achats Il s'agit d'une option payante de l'outil Lab Event. Pour activer cette option, contactez-nous. Vous avez la possibilité d'exporter toutes vos factures d'achats fournisseurs liés à vos événements en format Excel. 1/ Validez votre facture d'achat Pour pouvoir exporter une facture d'achat associé à un événement, il vous bien évidemment nécessaire de la créer ainsi que de la valider au préalable. Pour savoir comment créer des factures d'achats, cliquez ici Une fois votre facture d'achat créée, il vous suffit pour la valider, de cliquer sur l'icône correspondant : Une fois votre facture d'achat validée, vous ne pourrez dès lors plus interagir avec ! 2/ Exportez vos factures d'achat dans un listing Après avoir validé votre facture d'achat fournisseur, rendez-vous dans vos listes de devis et factures de la partie Finance  : Une fois que vous y êtes, cliquez ensuite sur le champ Export(s), puis sur le menu déroulant Export... et enfin sur la proposition ...comptable achat. Une popup apparaîtra alors, dans laquelle vous pourrez donner un titre à votre export et sélectionner le profil société  (si vous avez plusieurs) que vous souhaitez, parmi ceux que vous aurez paramétré auparavant. Une fois les différentes informations renseignées, cliquez sur le bouton OK et le téléchargement de votre facture d'achat en format Excel s'opérera. 3/ Suivez l'export de vos factures d'achat Vous pouvez avoir accès à l'ensemble de vos exports concernant vos factures d'achats en vous rendant d'abord dans l'onglet de la partie Export(s) de vos listes de vos devis et factures, puis en cliquant sur le champ Comptable achat. Ici sera hiérarchisé la totalité de vos exports comptable achat, en vous indiquant le profil société, la date d'export ainsi que le titre de chacun d'entre eux, mais également, la possibilité de les télécharger à nouveaux ou encore de les supprimer. Pour savoir comment activer l'option Achat et en apprendre davantage concernant sa configuration, cliquez ici Il vous est possible d'utiliser les informations relatives à vos factures d'achats pour vos présentations. Pour en savoir plus, cliquez ici Envoyez votre devis pour double signature électronique La signature électronique est une option payante du logiciel. Si vous ne la voyez pas, contactez notre équipe. La double signature électronique vous offre la possibilité de faire signer vos documents par deux personnes.Voici les trois options possibles :1. Une signature interne d'abord, suivie par la signature du client.2. Une signature du client d'abord, suivie par la signature interne.3. Une signature du client d'abord, suivie par une autre signature du client.Si vous souhaitez envoyer vos documents pour signature électronique simple (un seul destinataire) : consultez cette page. La signature électronique se fera par double authentification (email et sms) afin de garantir la sécurité. Les devis multichoix ne peuvent pas être signés électroniquement. Notre équipe travaille sur ce sujet et mettra en place cette possibilité prochainement. 1- Activez la double signature électronique Pour utiliser la double signature électronique, vous devez au préalable activer l'option dans l'administration. Pour ce faire, accédez à la gestion des champs et formulaires puis dans la partie Finance, vous pourrez accéder à la signature électronique. Activer la double signature électronique 2- Dans l'édition d'un devis A- Envoyer le devis pour double signature électronique Lorsque votre devis est passé en statut VALIDÉ, vous pourrez l'envoyer pour double signature électronique en cliquant sur "Envoyer pour signature électronique". Sélectionnez ensuite Double signature pour l'envoie : Si vous avez défini un seuil de déclenchement de la signature interne pour le montant CA HT, la double signature électronique sera uniquement active lorsque ce seuil renseigné sera égal ou supérieur au montant CA HT présent sur le devis : Attention, l'envoi pour signature électronique rendra le document non modifiable. Vous pourrez néanmoins annuler cet envoi et dupliquer le document. a- Signature interne puis signature client Voici la procédure complète pour ce type de signature b- Signature client puis signature interne Voici la procédure complète pour ce type de signature c- Signature de deux clients simultanément Voici la procédure complète pour ce type de signature Après envoi, la pop-up suivante s'affichera :Vous pouvez copier coller ce lien si vous souhaitez l'envoyer séparément.Une fois envoyé pour double signature électronique, vous serez redirigés vers la liste des devis et le statut du devis passera sur "Envoyé signature électronique". B- Actions sur le devis Voici les actions que vous pouvez effectuer sur un devis en statut "Envoyé signature électronique" : Regarder le devis : cette action vous permet de visualiser le devis dans son intégralité mais sans pouvoir le modifier Visualiser le devis : cette action vous permet de visualiser le devis sous format PDF Envoyer par email : cette action vous permet d'envoyer le devis par email Dupliquer : cette action vous permet de dupliquer le devis. Par conséquent, un nouveau devis sera créé et vous pourrez à nouveau modifier le devis dupliqué. Astuce : retrouvez le lien de signature électroniqueDans la liste des devis en vue synthétique, vous retrouverez le lien de signature électronique à l'aide de l'icône rouge suivante. Vous pourrez cliquer dessus pour copier le lien et l'envoyer à nouveau au destinataire concerné. Une fois envoyé pour signature électronique, vous ne pourrez plus modifier le devis. Vous pourrez néanmoins passer le statut du devis en "Rejeté par le client" ou "Annuler" pour modifier à nouveau le devis. Ces actions annulent la procédure de signature électronique. Vous devez à nouveau envoyer le devis pour signature électronique. Comment connaitre le reste à payer client par client Bonjour Alors la question qu'on se pose, c'est comment connaître le reste à payer d'un client ? Donc, on va dans  finance, liste de mes factures L'idée, c'est de voir, client par client, combien ils me doivent Je vais choisir ma période. Par exemple, choisir une période assez large, Alors j'aurais pu choisir depuis le début du document financier ma société et je fais OK. Je vais maintenant attendre de recevoir un petit mail Je vais ouvrir ce document, j'active la modification là, je vais donc créer une nouvelle feuille et je vais utiliser les fameux tableaux croisés dynamiques. Je vais aller jusque-là parce qu'en fait que vous voyez dans la colonne Z, il reste en attente de paiement, alors ici, je vais choisir mon client. Là, je vais regarder combien il reste à payer, donc je vois client par client. Je vais ajouter des filtres Et donc en termes de suivi, je ne vois pas tout, parce que celles qui sont brouillons  ne m'intéressent pas. Les autres m'intéressent. Et en termes de typologie de facture, tout m'intéresse donc pas besoin de filtres, je vois que je peux aussi bien évidemment  faire de même type de mise en forme pour que ce soit sympa, voilà les deux chiffres virgule. Je peux aussi décider de trier en cliquant droit dans trier, les trier du plus grand au plus petit. Donc je vois par exemple que Vincent me doit  énormément d'argent et si maintenant je clique sur un client par exemple Michael et Sofie  je peux double-cliquez ici et donc je vois que j'ai deux factures pour eux la soixante-sept et soixante-huit, j'ai le nom et  le suivi de l'événement, j'ai le nom de mon événement, le nom  du client et surtout  tout au long je vois qu'ils doivent encore vingt-quatre mille et seize mille quatre cents parce que je vois d'ailleurs sur une facture à payer sept mille huit cent quatre-vingts voilà merci beaucoupSuivez vos devis-factures Changez le suivi de vos devis-factures pour changer le suivi de vos événements Une fois un devis ou une facture crée, vous pouvez modifier leur suivi financier. A présent, vous pouvez également modifier automatiquement celui de votre événement associé. Pour ce faire, ouvrez dans un premier temps un devis ou une facture avec un événement associé. Attention, cette fonctionnalité ne fonctionne que lorsqu'un événement est associé au devis ou à la facture. Vous pouvez retrouver l'événement associé, ainsi que son état d'avancement dans les informations, à droite, de votre client. Dans un second temps, cliquez sur "Suivi du devis" ou "Suivi de la facture". Un menu déroulant s'affiche. Vous pouvez, à présent, sélectionner l'état d'avancement qui correspond. Une fois l'état d'avancement du devis ou de la facture sélectionné, une pop-up s'affiche. Elle vous demande si vous souhaitez conserver ou changer l'état d'avancement de votre événement relié. Si vous souhaitez le modifier, sélectionnez celui qui vous correspond et cliquez sur "Modifier le suivi de l'événement" Si vous ne souhaitez pas le modifier, cliquez sur "Conserver le suivi de l'événement" Ici, j'ai choisi de modifier le suivi de mon événement (car c'était cohérent avec la modification de mon document financier). Je retrouve bien, un nouvel état d'avancement pour mon devis ou ma facture et un nouveau suivi pour mon événement. Au sein de mon événement, je retrouve également les bonnes informations dans une timeline. Organisation de vos Périodes Comptables Vous pouvez désormais créer des périodes comptables les unes après les autres, en créant des listes de périodes comptables. Vous pourrez également classer la facture ou le devis en fonction de la période comptable qui y est associée. A / Accéder aux périodes comptables Dans un premier temps, nous allons voir comment accéder à la partie qui vous permet de créer différentes périodes comptables. Pour cela, rendez-vous dans partie administration : Puis sélectionnez la petite roue dentelée et cliquez sur "Gestion des champs et formulaires" Descendez tout en bas et sélectionner "Format des devis et des factures" dans la partie finance : B/ Créer et renseigner les périodes comptables Cette étape réalisée, il vous faut renseigner les différentes périodes comptables que vous souhaitez, 1ère étape : Cliquez sur le bouton "Liste des périodes": 2ème étape : cliquez sur " Ajouter" : 3ème étape : Renseignez vos dates dans les cases prévues à cet effet : 4ème étape :  cliquez sur le bouton en bas de page, "Enregistrer" : C/ Créer un document financier Créez un devis et changez la date de création lors de l'édition de ce dernier, pour que le numéro de devis corresponde bien à la période comptable choisie. Même fonctionnement pour les factures. Sélectionnez la date de création que vous souhaitez pour votre devis ou votre facture en cliquant sur "En date du" : Listing des devis et des factures Le listing vous permet de suivre vos devis et vos factures A - Comment accéder aux devis et factures ? Pour accéder aux listing, deux méthodes : A 1- Soit par le menu général à gauche A 2- Soit par la partie FINANCE dans les onglets en haut B - Les différentes vues Pour consulter la liste de vos devis ou factures, vous pouvez utiliser la vue carte ou la vue pipe : B 1- Vue synthétique : Cette vue permet d'avoir une vue simple des devis ou factures. Utilisez les filtres pour filtrer les devis ou factures par plages de dates, mots clés, suivis, numéro de devis, propriétaire ou date d'événement, nom de l'événement, date de création ou tags. B 2- Vue détaillée : Affichage de la vue Cette vue vous permet d'avoir un listing sous forme d'un tableau où vous pourrez gérer les colonnes (afficher ou masquer certaines), filtrer par ordre croissant/décroissant... Effectuez un clic-droit sur une des colonnes pour afficher toutes les actions possibles sur les colonnes : Colonnes disponibles Voici les colonnes disponibles dans cette vue : Devis Facture Colonnes visibles par défaut N° DEVIS SUPERVISEUR N° FACTURE(S) RELIEE(S) : liste les factures créées à partir du devis SUIVI Date de création : date de création du devis Propriétaire : utilisateur qui a créé le devis Date du devis : date de validation du devis Client : client associé au devis Code événement : n° de l'événement relié Evénement : événement associé au devis Date début événement Date fin d'événement Titre du devis : titre présent sur le devis (peut être différent du titre de l'événement) Marge Commission Commission + marge PX VT HT PX VT TTC Colonnes masquées par défaut Contact Client : contact associé au devis Langue du devis Champs du BRIEF PERSONNALISÉ Visibles par défaut N° FACTURE SUIVI Date de création : date de création de la facture Propriétaire : utilisateur qui a créé la facture Date de la facture : date de validation de la facture Code événement : n° de l'événement relié Evénement : événement associé à la facture Date début événement Date fin d'événement Titre de la facture : titre présent sur la facture (peut être différent du titre de l'événement) Marge Commission Commission + marge PX VT HT PX VT TTC Paiement : paiements ajoutés dans l'édition de la facture ou directement à partir du listing Restant dû : montants restant dû après paiement Colonnes masquées par défaut Type de facture (Total, Acompte, Avoir, Commission) Devis lié(s) : liste les devis utilisés pour créer la facture Acompte(s) déduit(s) : liste des acomptes déduits de la facture de solde Client : client associé à la facture Contact client : contact associé à la facture Langue de la facture Champs du BRIEF PERSONNALISÉ C - Comment modifier les statuts des devis et factures ? Vous pouvez changer le statut directement sur le listing des devis et des factures : Lorsque vous modifiez le statut du document financier, le logiciel vous propose de changer également le statut de l'événement. Deux choix se présentent à vous : soit modifier le statut de l'événement (en choisissant celui qui convient dans le menu déroulant) soit conserver le statut existant Voir à quelles factures est relié votre devis NOUVEAU : cette fonctionnalité est sorti le 25 Octobre 2021. Cela ne fonctionne que pour les factures émises APRES cette date. Toutes les factures créées au préalable ne seront pas reliées dans la colonne décrite ci-dessous. A quoi ça sert ? A partir d'un devis, vous pouvez savoir automatiquement combien de factures vous avez faites (factures d'acomptes, facture de solde...). Cela permet surtout d'éviter d'oublier de facturer un devis signé ! Où est ce que cela se trouve ? Vous trouverez cette fonctionnalité dans le listing des devis, dans la colonne : "№ FACTURE(S) RELIÉE(S)" En zoom : Suivi des devis et factures Une fois un devis ou une facture créés, vous pourrez modifier leur suivi financier. 1- Modifier le suivi de vos devis et factures Pour modifier le suivi de vos devis et factures, vous pourrez le faire soit à partir du listing des devis ou factures, soit directement depuis l'édition d'un devis ou d'une facture : A- A partir du listing des devis ou factures Le listing vous permet de suivre vos devis et vos factures. Pour y accéder : consultez cette page. La colonne SUIVI répertorie le suivi des devis ou factures. Pour modifier un suivi cliquez sur le suivi : Cette action peut uniquement se faire à partir de la vue "CARTE" : en savoir plus. B- Dans l'édition d'un devis ou d'une facture Ouvrez un devis ou une facture, puis cliquez sur suivi du devis/de la facture : Si vous avez défini des champs analytiques obligatoires, vous ne pouvez pas changer le statut d'une facture si un des champs obligatoire n'est pas rempli : consultez cette page pour gérer vos champs analytiques. 2- Les types de suivi Le suivi est différent entre un devis et une facture : A- Suivi de vos devis Brouillon : lorsque vous créez un devis, celui-ci sera automatiquement en suivi "Brouillon". Vous devez le valider pour passer au suivi finalisé. Vous ne pourrez plus supprimer un devis finalisé. Devis finalisé : lorsque vous validez un devis en brouillon, celui-ci se mettra en suivi "Devis finalisé". Envoyé au client : en envoyant par email le devis (voir tutoriel sur cette page), le suivi se changera automatiquement vers "Envoyé au client" Signé par le client : modifiez ce statut manuellement lorsque votre client a signé le devis. Signature électronique : Vous pouvez envoyer vos devis pour signature électronique. La signature électronique se fera par double authentification (email et sms) afin de garantir la sécurité. Lorsque votre client aura signé électroniquement le devis, le statut passera automatiquement en "Signé électroniquement" Vous souhaitez activer la signature électronique ? Contactez nous. En savoir plus sur la signature électronique. Rejeté par le client : modifiez ce statut manuellement si votre client a rejeté le devis. Annulé : modifiez ce statut manuellement si le devis est annulé. Le devis reste modifiable pour tous les suivis. B- Suivi de vos factures Brouillon : lorsque vous créez une facture, celle-ci sera automatiquement en suivi "Brouillon". Vous devez la valider pour passer au suivi finalisé. Vous ne pourrez plus supprimer une facture finalisée. Nous vous donnons la possibilité de bloquer les factures après validation. Il faudra procéder à un avoir pour l’annuler ou le modifier. Comment faire une facture d'avoir ? Facture finalisée : lorsque vous validez une facture en brouillon, celui-ci se mettra en suivi "Facture finalisée". Envoyé au client : en envoyant par email la facture (voir tutoriel sur cette page), le suivi se changera automatiquement vers "Envoyé au client" Payée : si le montant renseigné dans le suivi des paiements correspond au montant exact de la facture, celle-ci passera automatiquement en suivi "payée" Payée en partie : si le montant renseigné dans le suivi des paiements est inférieur au montant de la facture, celle-ci passera automatiquement en suivi "payée en partie" Comment ajouter un paiement sur une facture ? Consultez cette page. Litige : en cas de litige avec un client, vous pouvez passer manuellement le suivi de la facture en "litige". Annulé par avoir : Une facture ne peut être annulée. Toutefois, si une erreur a été détectée, vous pouvez choisir le statut "Annulée par avoir". Ce statut "Annulé par avoir" est uniquement interne et vous devez posséder un avoir qui contrebalance cette facture afin de l'enlever de votre comptabilité et passer cette même facture d'avoir en "Compensée par avoir". Si vous n'avez pas fait un avoir, la facture sera toujours comptabilisée. Compensé par avoir (uniquement pour les factures d'avoir) : en créant une facture d'avoir à partir d'une facture annulée par avoir, vous pourrez sélectionner le statut "compensé par avoir" dans le suivi de la facture d'avoir : Comment créer une facture d'avoir ? Consultez cette page. 3- Changer l'état d'avancement de votre événement En modifiant un suivi, une pop-up s'ouvrira vous permettant de choisir si vous souhaitez conserver ou changer l'état d'avancement de votre événement : Comment changer le suivi de vos devis-factures pour changer le suivi de vos événements : consultez cette page Changer automatiquement le statut des devis en "Annulé" En modifiant le statut d'un événement en "PERDU", tous les devis liés à cet événement passeront automatiquement en statut "Annulé". Cela vous évitera de repasser manuellement sur chacun de vos devis ! 1- Changer le statut de l'événement en PERDU A partir de l'événement, vous pouvez soit passer l'événement en GAGNÉ, soit en PERDU. A partir du suivi de vos événements, vous devez choisir les états d'avancement qui vous permettent de déterminer si votre événement est gagné ou perdu : consultez cette page pour en savoir plus. 2- Sélectionnez la raison Vous devez ensuite définir la raison du passage en statut "PERDU" : pour paramétrer cette info, consultez cette page. 3- Changer le statut des devis en Annulé En changeant le statut de votre événement en perdu, vous pourrez choisir de changer tous les statuts des devis liés à l'événement en Annulé : Tous les devis reliés passeront automatiquement en annulé. Les devis en brouillon ne peuvent pas être passés en statut annulé. Export financier et comptable Export financier L'export financier vous fourni des informations sur vos devis et vos factures dans un fichier Excel, dont vous pourrez ensuite vous servir pour créer des tableaux croisés dynamiques. Si vous exportez à partir des devis --> vous aurez un export financier sur vos devisSi vous exportez à partir de vos factures --> vous aurez un export financier sur vos factures 1. Configurer son export financier pour les devis A partir de la liste de vos devis, cliquez sur Export financier : 2. Configurer son export financier pour les factures A partir de la liste de vos factures, cliquez sur Export financier : 3. Choisissez les informations pour votre export Une popup s'ouvrira pour vous laisser un certain nombre de choix : A- Choisissez la période : Choisissez la période à laquelle vos devis apparaitrons sur l'export : B- Filtrez par date : Choisissez de filtrer votre export par : - Date du document financier- Date de l'événement- Date de la demande C- Choisissez le profil société : Sélectionnez le profil société : Une fois les informations sélectionnées, cliquez sur Ok. Vos devis seront exportés directement sous le format .xlsx 4. Quelles informations sont exportées A- Pour un devis № DEVIS : correspond au numéro qui apparaît sur vos devis. Si vos devis sont en statut brouillon, la mention "Proforma" apparaitra. SUIVI : correspond au suivi de vos devis (brouillon, finalisé, envoyé au client, signé par le client, rejeté par le client, annulé)DATE DE LA CREATION : correspond à la date de création du devisPROPRIÉTAIRE : correspond au propriétaire du devisCLIENT : correspond au client auquel le devis est rattachéEVÉNEMENT : correspond à l'événement auquel le devis est rattaché SUIVI EVENEMENT : correspond au suivi de l'événement auquel le devis est rattaché Date demande : correspond à la date de création de l'événement : Date 1er jour événement issu de devis : correspond à la date de début de l'événement inscrite dans dans le devis : TOTAL HA : correspond au prix d'achat total inscrite sur le devisTotal Commissions : correspond au montant total de la commission inscrite sur le devis Total Marge : correspond au montant total de la marge inscrite sur le devisTOTAL HT : correspond au prix de vente total HT inscrit sur le devisTITRE : correspond au titre inscrit sur le devisINFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES :TVA à 0 %TVA à 25 % TVA à 5.5 % TVA à 10 % TVA à 20 % PX VT TTC : correspond au prix de vente TTC inscrit sur le devis B- Pour une facture TYPE DE FACTURE : correspond au type de facture (facture, facture d'acompte, facture d'avoir) SUIVI : correspond au suivi de vos factures (brouillon, payée, finalisée, envoyée au client, payée en partie, litige)DATE DE LA CREATION : correspond à la date de création de la facturePROPRIÉTAIRE : correspond au propriétaire de la factureCLIENT : correspond au client auquel la facture est rattachéeEVÉNEMENT : correspond à l'événement auquel la facture est rattachée SUIVI EVENEMENT : correspond au suivi de l'événement auquel la facture est rattachée Date demande : correspond à la date de création de l'événement : Date 1er jour événement issu de facture : correspond à la date de début de l'événement inscrite dans dans la facture : TOTAL HA : correspond au prix d'achat total inscrite sur la factureTotal Commissions : correspond au montant total de la commission inscrite sur la factureTotal Marge : correspond au montant total de la marge inscrite sur la factureTOTAL HT : correspond au prix de vente total HT inscrit sur la factureTITRE : correspond au titre inscrit sur la factureINFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES :TVA à 0 %TVA à 25 % TVA à 5.5 % TVA à 10 % TVA à 20 % PX VT TTC : correspond au prix de vente TTC inscrit sur le devis Total Paiement : correspond au montant total des règlements effectués sur une facture Reste en attente de paiement : correspond au montant restant dû sur une facture. Export comptable vente Pour bien mettre en place l'export financier, il est indispensable de suivre les éléments suivants : Etape 1 : Définir les comptes pour les taux de TVA 1- En vous rendant dans la partie Finance de l'administration, vous pouvez accéder au taux de TVA par défaut : 2- Ajoutez ensuite un taux de TVA : 3- Vous pouvez désormais choisir deux comptes : Comptes de produit lié à la TVA Comptes de TVA pour les ventes Pour tout savoir sur la gestion de la TVA : consultez cette page Etape 2 : Définir les comptes pour les comptes de produit Les comptes de produits se définissent à 2 endroits : 1- A partir du Taux de TVA par défaut : 2- A partir des grandes familles du catalogue : En vous rendant dans la partie Finance de l'administration, vous pouvez accéder aux grandes familles du catalogue : Ajoutez ensuite vos grandes familles : Renseignez ensuite le code comptable vente : Pour tout savoir sur les grandes familles du catalogue : consultez cette page Etape 3 : Définir le journal de vente 1- En vous rendant dans la partie Finance de l'administration, vous pouvez accéder aux informations par défaut : 1- Accédez ensuite au champ comptabilité vente Pour tout savoir sur la bonne configuration : consultez cette page Etape 4 : Définir les analytiques 1- En vous rendant dans la partie Finance de l'administration, vous pouvez accéder aux champs analytiques : 2- Ajoutez ensuite vos champs analytiques : Pour tout savoir sur la bonne configuration : consultez cette page Etape 5 : Définir les informations liées à l'export comptable : Paramétrez ensuite certaines informations liées aux exports comptables : consultez cette page pour en savoir plus. Etape 6 : Définir les comptes client par client Pensez bien à relier les clients comptablement pour pouvoir les sortir de façon correcte sur votre export 1- Rendez-vous dans la partie CLIENT Sélectionnez une fiche société cliente, puis à partir des informations générales, cliquez sur "Plus d'Options" : 2- Indiquez le numéro de compte comptable : Etape 7 : Lancer l'export 1- En vous rendant dans la partie Finance et de la liste de vos exports : 2- Lancez l'export comptable vente 3- Sélectionnez vos données Choisissez la période (date de création des factures) Indiquez le titre Choisissez le profil de société (si vous gérez plusieurs sociétés) Vous recevrez par email l'export des données comptable vente sous format xlsx et csv. Quelles informations sont exportées ? Journal de Vente : correspond à l'appellation pour le journal de vente que vous avez défini dans les informations par défaut (consultez cette page pour en savoir plus) Date de la facture : correspond à la date de création de la facture Client : correspond au nom du client Vous pouvez choisir de masquer la colonne nom du client à partir de l'administration : consultez cette page. Numéro de compte : correspond au numéro de compte comptable que vous avez renseigné Compte Auxiliaire : correspond au numéro de compte comptable renseigné dans la fiche client à partir du champ "Compte comptable" (Vu dans l'étape 6) Numéro de facture : correspond au numéro associé à la facture Libellé : date de l'événement - nom du client - nom de l'événement Débit : correspond au montant de l'écriture comptable au débit Crédit : correspond au montant de l'écriture comptable au crédit Définir les droits / Nouveau rôle comptable Vous avez la possibilité désormais de faire des exports comptables. Vous pouvez limiter les droits pour que seule la responsable comptable puisse le faire. Consultez cette page pour définir vos rôles. Export comptable règlement Pour bien faire l'export des règlements, il faut : A ) Configurer les informations liées à la compta A.1 Configurez les comptes clients : voir ici (partie D) A.2 Configurez les comptes de règlement et les journaux liés :  voir ici B) Lancez l'export Pour voir comment lancer l'export, cliquez ici Vous recevrez ensuite par email l'export des données comptable règlement sous format xlsx et csv.Faire vos exports et les retrouver 1- FAIRE VOS EXPORTS Vous pouvez faire vos exports à partir de A - Vos devis Cela ne vous proposera qu'un seul type d'export : le FINANCIER (et qui concerne uniquement vos DEVIS) B - Vos Factures Cela ne vous proposera que trois types d'export : le financier (et qui concerne uniquement vos FACTURES) le comptable (pour le calcul de TVA) les règlements C - EXPORT(S) Cela ne vous proposera que trois types d'export : le financier (et qui concerne uniquement vos FACTURES) le comptable (pour le calcul de TVA) les règlements 2- RETROUVEZ TOUS VOS EXPORTS En fonction du type d'export que vous avez réalisé, il se classera dans des 3 onglets : : le financier(et qui concerne uniquement vos FACTURES) le comptable(pour le calcul de TVA) les règlements Export de toutes les factures Pour vous faciliter la tâche, Lab Event vous permet d'exporter toutes vos factures en PDF pour les transmettre facilement à votre comptable en fin d'exercice. 1- A partir de la liste de vos factures Ouvrez la liste de vos factures 2- Exporter la liste de vos factures Cliquez sur Export des factures : Choisissez la période pour laquelle vous souhaitez exporter vos factures, puis sélectionnez le ou les profils de société : Le téléchargement de vos factures se fera instantanément dans un fichier compressé avec toutes vos factures PDF sur la période sélectionnée.Vue analytique Qu'est-ce que la vue analytique ? La vue analytique est un large tableau qui regroupe tous vos documents financiers en DETAIL sur une période donnée. Vous allez retrouver parmi ces documents tous les devis, les factures, les factures d'acompte etc... Cet outil vous donne un nouveau regard et vous permet d'avoir un vision d'ensemble mais aussi très précise de vos données : bienvenue dans la BIG DATA ! L'avantage d'une telle vue est de pouvoir retrouver rapidement une information, mais aussi d'avoir un vision d'ensemble grâce aux totaux et aux différentes catégories.  Pour cela, la vue analytique est dotée de nombreux filtres et de plusieurs options que nous détaillons dans les parties suivantes : Comment accéder à la vue analytique ? Gérez votre tableau Utilisez les filtres et les barres de recherche dans la vue analytique Les regroupements dans la vue analytique Les actions possibles de la vue analytique Export Excel vue analytique Comment accéder à la vue analytique ? Avant de pouvoir parvenir à la partie Vue analytique, accédez à l'onglet Finance depuis le menu à gauche. Cliquez dessus, puis sur la proposition Vue analytique qui vous amènera directement à la page souhaitée. A) B) C) Qu'est-ce que la vue analytique ? Gérez votre tableau Utilisez les filtres et les barres de recherche dans la vue analytique Les regroupements dans la vue analytique Les actions possibles de la vue analytique Export Excel vue analytique Gérez votre tableau La vue analytique propose différentes possibilités vous permettant de simplifier vos recherches au sein de cette dernière et de l'organiser à votre convenance. 1- Votre tableau analytique A- Colonnes du tableau Votre vue analytique est composée de plusieurs colonnes qui apparaissent par défaut. Vous conservez la possibilité de masquer/afficher les colonnes de votre choix : consultez cette page pour en savoir plus. B- Lignes du tableau Chacune des lignes du tableau sont regroupées en fonction des filtres/regroupement sélectionnés : consultez cette page pour en savoir plus. Vous pourrez avoir un aperçu pour chacune de vos lignes filtrées/groupées (lignes en gras) sur les sous-totaux par : - prix d'achat- prix de vente - quantités- prix de vente avant remise- prix de vente après remise- Total HT après remise- % de remise- Total remise Exemple : pour vos regroupements par salle + événement : Vous retrouverez des sous totaux pour chaque devis/factures par événements : Puis un total global par salles regroupant les événements : 2- Actions sur le tableau A- Déplacez les colonnes Au sein de votre tableau reprenant les divers données de vos factures et devis, vous avez la possibilité de déplacer vos différentes colonnes à la manière d'un glisser-déposer. B- Changez la taille des colonnes Également, il vous est possible de modifier la taille des colonnes comme bon vous semble. Pour cela, déplacez votre curseur à l'extrémité droite de la première cellule de votre colonne, cliquez dessus et déplacez votre curseur à droite ou à gauche. C- Choisissez ce que vous affichez dans votre tableau Vous pouvez rajouter ou masquer les colonnes comme vous le désirez. Pour en savoir plus, cliquez ici. Voici la liste des informations accessibles via un clic droit sur la ligne d'intitulé du tableau. Quand vous aurez fait le choix une fois, ce dernier sera mémorisé quand vous reviendrez dans votre vue analytique Qu'est-ce que la vue analytique ? Comment accéder à la vue analytique ? Utilisez les filtres et les barres de recherche dans la vue analytique Les regroupements dans la vue analytique Les actions possibles de la vue analytique Export Excel vue analytique Utilisez les filtres et les barres de recherche dans la vue analytique Les filtres et outils de la vue analytique La vue analytique propose de nombreuses possibilités pour améliorer et affiner votre recherche de document. Vous pouvez sélectionner le profil de société que vous voulez, le type de document que vous souhaitez afficher, grouper vos documents selon plusieurs critères et choisir vos propres dates. Ces filtres se superposent et offrent donc un haut niveau de filtrage. Vous disposez aussi d'un export vers Excel. 1/ Les profils de société Si vous utilisez l'outil avec plusieurs profils de société, vous retrouverez ces différentes sociétés en forme de liste déroulante dans la vue analytique. Vous pourrez donc afficher les documents financiers propres à une société. 2/ Les types de document Grâce à ce buton, vous avez le choix de pouvoir visualiser uniquement vos devis ou bien vos factures. 3/ Grouper vos documents par catégories Pour améliorer vos recherches, vous pouvez utiliser ce filtrage. Il n'est pas indispensable, mais offre de nombreux avantages. Ce système permet d'organiser vos documents en fonction de leur statut, de leur numéro en encore de l'événement auquel ils sont rattachés. Pour plus d'informations, la page sur les regroupement est ici. 4/ Filtrer par date : - Date du document financier- Date de l'événement- Date de la demande 5/ Filtrer par suivi Suivi de vos factures : - Finalisée- Envoyée pour révision- Rejeté- Envoyée au client- Payée- Payée en partie- Litige Suivi de vos devis : - Finalisée- Envoyée pour révision- Rejeté- Envoyé au client- Signé par le client- Rejeté par le client- Annulé 6/ La période Les périodes sont les premières indications à donner pour affiner sa recherche. Elles permettent de donner rapidement tous les documents que vous chercher sur une certaine période. Filtrez votre vue analytique par jour, semaine ou mois : 7/ La réinitialisation Ce bouton est d'une aide précieuse. Après avoir superposer de nombreux filtres, il est parfois long de revenir en arrière pour une nouvelle recherche. Le bouton réinitialiser est là pour cela, et vous ramène immédiatement à la vue originelle. En faire plus avec vos filtres et recherche Afin de peaufiner vos recherches, il vous est mis à disposition différents filtres et barres de recherches en fonctions des colonnes et des données qu'elles comportent. A) Les barres de recherches vectorielles Ce sont des barres de recherches au sein desquelles vous pouvez inscrire de manière libre des lettres ainsi que des chiffres. En fonction de l'orthographe des mots que vous écrirez et de leur existence au sein de la colonne, cela vous affichera ou non les données correspondantes. B) Les menus déroulants Pour certaines colonnes, il vous est proposé des menus déroulants comportant l'ensemble des champs possibles que vous pouvez dans la plupart des cas cumuler ou supprimer. C) Les calendriers En ce qui concerne les colonnes comportant des dates, il vous est affiché un calendrier dans lequel vous pouvez sélectionner des années, des mois et des jours. D) Filtres croissants et décroissants Vous avez aussi la possibilité de trier, pour les colonnes contenant exclusivement des chiffres, les données par ordre croissant ou décroissant en cliquant sur le symbole des deux flèches situées à l'extrémité droite de la première cellule de votre colonne. E) Tri multiple Pareillement, vous pouvez utiliser un trieur ascendant ou descendant pour vos colonnes en cliquant sur le symbole des deux flèches situées à l'extrémité droite de la première cellule de votre colonne. Qu'est-ce que la vue analytique ? Comment accéder à la vue analytique ? Gérez votre tableau Les regroupements dans la vue analytique Les actions possibles de la vue analytique Export Excel vue analytique Les groupements dans la vue analytique Les regroupements sont des catégories dans lesquelles nous pouvons classer chaque document financier. Ces catégories permettent d'identifier rapidement un ensemble de documents et ainsi améliorer considérablement votre visualisation. Ces groupements se retrouvent dans la vue analytique, et sont facilement identifiables. Par défaut, nous proposons une liste prédéfinie de regroupement. 1/ Grouper par Grande famille : vous pouvez grouper la vue par service (GRANDE FAMILLE) Statut : vous pouvez grouper les lignes par STATUT de devis ou STATUT de Facture Grande famille + N° : vous pouvez grouper les lignes d'abord par Grande famille et ENSUITE en sous partie par numéro de devis ou facture N° + Grande famille: vous pouvez grouper les lignes d'abord par numéro de devis ou facture et ENSUITE en sous partie par Grande famille Evènement : vous pouvez grouper les lignes par événement Evenement + Grande Famille : vous pouvez grouper les lignes par événement et ENSUITE en sous partie par Grande famille Type : de facture ou devis Article : vous pouvez grouper les lignes par articles Article + Evénement : grouper les lignes par articles et par événements et ENSUITE en sous partie par événements Evénement + Article : grouper les lignes par événements et ENSUITE en sous partie par articles Salle : grouper les lignes par salles Evénement + Salle : grouper les lignes par événements et ENSUITE en sous partie par salles Salle + Evénement : vous pouvez grouper les lignes par salle et ENSUITE en sous partie par événements Article + Salle : vous pouvez grouper les lignes par articles et ENSUITE en sous partie par salles Salle + Article : vous pouvez grouper les lignes par salles et ENSUITE en sous partie par articles 2/ Le groupement double Le groupement double fonctionne de façon identique au simple. Nous pouvons choisir d'afficher des documents en fonction de 2 catégories et dans un ordre précis. Exemple : Ici nous regroupons par événement et par grande famille. La catégorie "événement" en orange englobe la catégorie "grande famille" en vert. Qu'est-ce que la vue analytique ? Comment accéder à la vue analytique ? Gérez votre tableau Utilisez les filtres et les barres de recherche dans la vue analytique Les actions possibles de la vue analytique Export Excel vue analytique Les actions possibles de la vue analytique Plusieurs actions sont disponibles depuis la vue analytique. Ces actions vous donnent plus de possibilités pour vos colonnes et leur affichage. Elles sont accessibles en faisant un clic droit sur la barre des colonnes. 1/ Accès aux actions Une petite popup s'ouvre alors. 2/ Choix des actions Depuis cette popup, de nombreuses possibilités s'offrent à vous. A) Masquer la barre de filtre La barre de filtre est celle qui permet de faire des recherches très précises dans vos colonnes. Vous avez le choix de l'afficher ou non. B) Ajouter des colonnes Vous pouvez ajouter toutes les colonnes disponibles en liste depuis la popup. Il vous suffit de cocher ou non les colonnes que vous souhaitez afficher dans votre vue analytique. C) Masquer des colonnes Vous pouvez ajouter mais aussi masquer des colonnes. Pour cela vous devez faire un clic droit sur la colonne en question. Une fois sur la popup, sélectionnez "Masquer la colonne". D) Trier par ordre croissant ou décroissant Vous avez le choix de trier les données de vos colonnes par ordre croissant ou décroissant. Vous pouvez le faire de deux manières différentes. En cliquant sur l'icône flèche directement sur la colonne : Ou bien depuis la popup : E) Faire un tri multiple Le tri multiple vous permet également de trier vos données par ordre alphabétique ascendant ou descendant. Vous pouvez parfaitement superposer le filtrage croissant ou décroissant avec le filtrage ascendant ou descendant. Qu'est-ce que la vue analytique ? Comment accéder à la vue analytique ? Gérez votre tableau Utilisez les filtres et les barres de recherche dans la vue analytique Les regroupements dans la vue analytique Export Excel vue analytique Export de la vue analytique Pour garantir l'efficacité de la vue analytique, nous proposons un export sur Excel : 1- Exporter la vue analytique Pour exporter la vue analytique par grande période, cliquez sur le bouton Export grande période : 2- Sélectionnez les informations à exporter Une pop-up s'ouvrira vous permettant de choisir les informations à exporter. Choisissez le type de document financier : FACTURE ou DEVIS : Sélectionnez une ou plusieurs grandes familles : Sélectionnez la période que vous souhaitez exporter : Choisissez si vous souhaitez exporter par : - Date du document financier- Date de l'événement- Date de la demande- Date du créneau horaire Vous recevrez votre export par email sous format Excel. Le fichier Excel affichera TOUTES les colonnes qui concernent votre vue analytique. Vous pouvez retrouver la liste des colonnes en effectuant un clic droit sur une colonne de votre export : Pour aller plus loin : Qu'est-ce que la vue analytique ? Comment accéder à la vue analytique ? Gérez votre tableau Utilisez les filtres et les barres de recherche dans la vue analytique Les regroupements dans la vue analytique Les actions possibles de la vue analytique Explication des colonnes Au sein de votre vue analytique, chaque colonne correspond à une information précise relative à vos devis et factures. Si plusieurs colonnes apparaissent par défaut, il vous est possible d'en afficher davantage. Pour en savoir plus, cliquez ici.  1/ N°devis ou facture Cette colonne présente les numéros de l'ensemble des devis et factures que vous aurez créés. Numéro repérable en haut la partie Informations société et client de votre devis/facture.                                                  2/ Type de devis ou facture Cette colonne expose la nature de chaque devis et factures que vous aurez conçu.Information que vous pourrez retrouver en bas de l'onglet Informations société et client de votre devis/facture.                          3/ Suivi Cette colonne regroupe les divers états d'avancements de vos devis/factures.Information que vous pouvez apercevoir et modifier en haut de votre devis/facture.                                                                          4/ Date de la création Cette colonne rassemble les dates lors desquelles vous aurez créé vos devis et factures.Information disponible dans la partie Informations société et client de votre devis/facture.                                                              5/ Propriétaire Cette colonne indique les personnes à l'origine de la création de chaque devis et factures.Information accessible et modifiable dans la partie Informations société et client de votre devis/facture.                                        6/ Client Cette colonne concentre le noms des clients liés à tous vos devis et factures.Information disponible et modifiable dans la partie Informations société et client de votre devis/facture.                                        7/ Date événement Cette colonne groupe toutes les dates des événements reliés à vos différents devis et factures.Information accessible et modifiable en dessous de la partie Informations société et client de votre devis/facture.                        8/ Titre du devis Cette colonne montre les titres que vous aurez donné à tous vos devis et factures.Information disponible et modifiable en dessous de la partie Informations société et client de votre devis/facture. 9/ Informations complémentaires Cette colonne englobe les informations complémentaires inclus dans vos devis et factures.Information disponible et modifiable dans la partie Informations société et client de votre devis/facture. Champ dont vous pouvez modifier le nom dans la partie  Administration > Gestion des champs et formulaires > Finance > Informations par défaut 10/ Client facturé Cette colonne présente les noms des clients facturés, liés à tous vos devis et factures.Information disponible et modifiable dans la partie Informations société et client de votre devis/facture. 11/ Facture(s) reliée(s) Cette colonne expose l'ensemble des factures auxquelles sont reliés vos devis.Information accessible dans liste de mes devis, puis dans la colonne N° facture(s) reliée(s). 12/ Prestataire Cette colonne regroupe les noms des prestataires relatifs aux prestations de tous vos devis et factures. Information accessible et éditable dans la fiche société prestataire. Pour savoir comment remplir une fiche prestataire, cliquez ici. 13/ Nom prestation Cette colonne indique le nom des prestations/prestataires que vous aurez choisi lors de la conception de vos devis et factures.Information accessible et éditable dans le champ Nom prestation dans votre devis/facture    14/ Référence Cette colonne rassemble les références liées aux prestations que vous aurez sélectionnées pour la création de vos devis et factures.Information disponible et modifiable dans le champ Référence dans votre devis/facture. 15/ Libellé Cette colonne concentre les libellés de chaque prestation/prestataire  reliés à tous vos devis et factures.Information accessible et éditable dans le champ libellé de votre devis/facture.                                            16/ Description détaillée Cette colonne groupe toutes les descriptions détaillées de chaque prestation/prestataire reliés à l'ensemble de vos devis et factures.Information disponible et modifiable dans le champ Description détaillée de votre devis/facture.                                                    17/ Heure de début Cette colonne montre toutes les heures de début que vous aurez défini à vos prestations/prestataires de tous vos devis et factures.Information accessible et éditable dans le champ De hh:mm de votre devis/facture. 18/ Heure de fin Cette colonne montre toutes les heures de fin que vous aurez définit à vos prestations/prestataires de tous vos devis et factures.Information disponible et modifiable dans le champ à hh:mm de votre devis/facture.   19/ P unitaire HA Cette colonne présente le prix unitaire d'achat de chaque prestation/prestataire de vos devis et factures.Information accessible et éditable dans la colonne Prix unitaire HA/VT de votre devis/facture.                                          20/ P unitaire VT Cette colonne présente le prix unitaire de vente de chaque prestation/prestataire de vos devis et factures.Information accessible et éditable dans la colonne Prix unitaire HA/VT de votre devis/facture.                                21/ Unité Cette colonne expose l'unité à propos de laquelle ce calcule le prix de la prestation ou du prestataire de chaque devis et facture que vous aurez conçu.Information disponible et modifiable dans la colonne Unité de votre devis/facture.                                                                            22/ NB Cette colonne montre la quantité de prestations/prestataires souhaités pour chaque devis et factures.Information accessible et éditable dans la colonne NB de votre devis/facture.                                 23/ % TVA de la ligne Cette colonne montre le % de TVA de chaque ligne de décompte détaillé des prestations/prestataires pour chaque devis et factures.Information disponible et modifiable dans la colonne %TVA de votre devis/facture.                                                                            24/ Total HA de la ligne Cette colonne présente le total d'achat de chaque ligne de décompte détaillé des prestations/prestataires pour chaque devis et facture.Information accessible et éditable dans la colonne Total HA/VT de votre devis/facture. 25/ Total commissions de la ligne Cette colonne expose le total des commissions de chaque ligne de décompte détaillé des prestations/prestataires pour chaque devis et facture.Information accessible et éditable dans la colonne Taux de commission / Total com de votre devis/facture. Pour pouvoir montrer les commissions sur votre devis/facture, il faut activer cette option au préalable dans la partie    Administration > Gestion des champs et formulaires > Finance > Informations par défaut (lien) 26/ Total marge de la ligne Cette colonne regroupe le total marge de chaque ligne de décompte détaillé des prestations/prestataires pour chaque devis et facture.Information accessible et éditable dans la colonne %Marge / Total marge de votre devis/facture.                                                    27/ Total HT de la ligne Cette colonne concentre le total hors taxes de chaque ligne de décompte détaillé des prestations/prestataires pour chaque devis et facture. Information accessible et éditable dans la colonne Total HT de votre devis/facture.                                                                                                                                                                                      Pour pouvoir montrer les REMISES sur votre devis/facture, il faut activer cette option au préalable dans la partie    Administration > Gestion des champs et formulaires > Finance > Informations par défaut (lien)                    28/ Unitaire (après remise) Vous retrouverez le prix de vente unitaire après remise dans vos devis ou factures. Après avoir choisi d'afficher les remises grâce au bouton "Montrer les remises". 29/ Total HT (après remise) Vous retrouverez le total vente HT après remise dans vos devis ou factures. Après avoir choisi d'afficher les remises grâce au bouton "Montrer les remises". 30/ PX VT TTC de la ligne Vous retrouverez le prix de vente TTC dans vos devis ou factures. 31/ % remise Vous retrouverez le % remise dans vos devis ou factures. Après avoir choisi d'afficher les remises grâce au bouton "Montrer les remises". 32/ Total remise Vous retrouverez le total remise de votre devis ou factures. 33/ Article Articles simples : Vous retrouverez le nom de l'article dans vos devis ou factures. La première information de votre colonne "LIBELLÉ". Le titre de l'article est l'information qui apparaitra dans la vue analytique. Articles dans un regroupement : Les regroupements sont des packages d'articles. Retrouvez davantage d'informations sur cette page. Dans la vue analytique, ce sont uniquement les titres des articles inclus dans le regroupement qui apparaitrons et non l'intitulé du regroupement : 34/ Sous article dans un forfait Pour les articles qui sont des forfaits, vous ajoutez des sous-articles. Vous retrouverez le nom des sous articles dans vos devis ou factures. Attention les sous articles n'apparaissent pas sur le pdf client. 35/ Grande Famille Cas général (quand c'est pas un forfait) Pour les articles qui sont des forfaits, vous ajoutez des sous articles. Vous retrouverez les grandes familles des sous articles dans vos devis ou factures. 36/ % marge après remise Vous retrouverez le % marge après remise dans vos devis ou factures. Après avoir choisi d'afficher les remises grâce au bouton "Montrer les remises". 37/ Total marge après remise Vous retrouverez le total marge après remise dans vos devis ou factures. Après avoir choisi d'afficher les remises grâce au bouton "Montrer les remises". 38/ Total Paiement Le total paiement est accessible dans vos factures. Vous pouvez le remplir à votre guise. 39/ Reste en attente de paiement Le reste en attente de paiement est accessible aux même endroit que le total paiement dans vos factures. Vous pouvez le remplir à votre guise. 40/ DATE ENREGISTREMENT (DE LA DEMANDE) Vous retrouverez la date d'enregistrement de la demande en haut de vos devis ou factures. 41/ CHARGÉ DE PROJET Si votre devis ou facture est lié à un événement, vous aurez alors la colonne "CHARGÉ DE PROJET" remplie. Cette information provient de la page événement, dans le suivi commercial. 42/ Client du devis Vous retrouverez le client du devis dans la partie informations sociétés et client. 43/ Contact Vous retrouverez le nom du contact dans la partie informations société et client. 44/ TEL CONTACT DIRECT Vous retrouverez le téléphone du contact dans la partie informations société et client. 45/ EMAIL CONTACT Vous retrouverez l'email du contact dans la partie informations société et client. 46/ DATE Vous retrouverez les dates dans vos devis ou factures. 47/ Nombre de personnes Vous retrouverez le nombre de personnes dans vos devis ou factures. 48/ Source Vous retrouverez la source dans votre page événement dans le suivi commercial si votre devis ou facture est lié à un événement. 49/ Tags Vous retrouverez les tags dans votre page événement dans le contenu de l'événement si votre devis ou facture est lié à un événement. 50/ Suivi événement Vous retrouverez votre suivi d'événement dans votre page événement si votre devis ou facture est lié à un événement. 51/ Cible Vous retrouverez la cible dans votre page événement dans l'onglet contenu de l'événement si votre devis ou facture est lié à un événement. 52/ Type de client Vous retrouverez le type de client dans votre fiche client dans l'onglet général. 53/ Pays client Vous retrouverez le pays du client dans votre fiche client dans l'onglet général. 54/ Salles liées à l'événement Vous retrouverez les salles liées à l'événement dans votre page événement, si votre devis ou facture est lié à un événement. 55/ Champs analytiques Vous trouverez ce numéro dans vos devis et factures dans la partie informations société et client. Bon de commande et bon de réception Créer un bon de commande à partir d'un devis Cette fonctionnalité s'inscrit dans une option payante du logiciel. Si vous ne la voyez pas, contactez notre équipe. Pour passer commande auprès de vos fournisseurs, vous pouvez émettre des bons de commande, qui décrivent exactement ce que la commande doit contenir et, quand elle doit arriver. Au préalable, vous devez définir : - Le format des bons de commande- L'adresse de livraison et de facturation dans votre profil de société- Les conditions générales d'achat Pour générer un bon de commande, suivez les étapes ci-dessous : A- A partir d'un devis 1- Choisissez votre devis Commencez par créer un devis à partir de zéro ou d'un modèle ou sélectionnez un devis existant parmi la liste : Vous pourrez créer des bons de commande uniquement pour les devis dont les statuts d'avancement ont été configurés : consultez cette page pour en savoir plus. 2- Choisissez le fournisseur Il est important de bien renseigner le nom du fournisseur pour lequel vous allez générer un bon de commande.Dans l'édition du devis, le fournisseur sera renseigné dans la colonne Référence et Nom prestation : Deux possibilités s'offrent à vous pour le choix du fournisseur : Recherchez directement le nom de la prestation rattachée à la société du fournisseur dans l'encadré prévu à cet effet : Cliquez sur le + pour créer une prestation rapidement : 3- Enregistrez et validez le devis Cliquez sur enregistrer et valider le devis : 4- Transformez le devis en bon de commande Le devis finalisé, vous allez pouvoir transformer le devis en bon de commande : Sélectionner le prestataire (fournisseur) qui apparaitra sur le bon de commande puis cliquez sur CREER LE BON DE COMMANDE : B- A partir d'un événement Vous pourrez créer un bon de commande sans avoir à passer par la liste des devis : 1- Accéder à l'onglet FINANCE d'un événement Rendez-vous sur un événement, puis dans l'onglet FINANCE, vous trouverez un tableau récapitulatif pour vos bons de commande : Comment accéder à l'onglet FINANCE d'un événement ? 2- Créez un bon de commande En cliquant sur Créer un bon de commande Une nouvelle fenêtre s'ouvrira pour vous permettre de créer un bon de commande. Choisissez votre profil de société puis sélectionnez le prestataire (fournisseur) : Sélectionnez ensuite le ou les devis pour générer votre bon de commande sur ce prestataire : Pour désélectionner un devis, cliquez sur le bouton slide vers la gauche : Comment fonctionne la sélection de plusieurs devis ? En choisissant plusieurs devis pour la création de votre bon de commande, celui-ci sera créé avec uniquement les lignes des devis associées au prestataire sélectionné. Exemple avec la création d'un bon de commande à partir de plusieurs devis : Devis 1 : lignes pour le prestataire "Paris Society" Devis 2 : lignes pour le prestataire "Paris Society"Voici le bon de commande créé à partir du devis 1 et devis 2 avec les lignes pour le prestataire "Paris Society" : Les devis sélectionnés seront reliés automatiquement au bon de commande : Etape suivante : Comment éditer un bon de commande ? Consultez cette page. Editer un bon de commande Cette fonctionnalité s'inscrit dans une option payante du logiciel. Si vous ne la voyez pas, contactez notre équipe. Pour passer commande auprès de vos fournisseurs, vous pouvez émettre des bons de commande, qui décrivent exactement ce que la commande doit contenir et, quand elle doit arriver. Au préalable, vous devez définir : - Le format des bons de commande- L'adresse de livraison et de facturation dans votre profil de société- Les conditions générales d'achat En créant votre bon de commande, celui-ci sera généré en statut brouillon.Voici les informations que vous pouvez y retrouver : 1- Edition du bon de commande A- Partie 1 Où retrouver la liste de mes bons de commande ? Consultez cette page. 1- Informations société : il s'agit des informations concernant votre société ainsi que les coordonnées de l'utilisateur ayant créer le bon de commande. Vous pouvez les éditer en cliquant sur le crayon. 2- Vous retrouverez dans cet encadré : La langue utilisée pour le bon de commande Le numéro de bon de commande (lorsque le bon de commande est en statut validé : cf partie 2), La date d'émission du bon, Le ou les numéros du devis reliés, L'événement relié (uniquement si le devis est relié à un événement) En complément de ces informations, vous pourrez éventuellement indiquer : le numéro de devis fournisseur lié, la date et l'heure de livraison estimée ainsi que la date et l'heure de reprise estimée. Ces informations (à l'exception du numéro de bon de commande et du numéro de devis lié) sont masqués par défaut sur le PDF. Décochez l'oeil pour les faire apparaître sur le PDF du bon de commande. A SAVOIR : vous pouvez accéder directement au devis relié ainsi qu'à l'événement lié en cliquant sur ces champs : 3- Cet encadré vous donnera les informations suivantes : - Informations fournisseur : il s'agit des informations renseignées dans la fiche prestataire et la fiche contact prestataire- Adresse de livraison : il s'agit de l'adresse renseignée dans votre profil société- Adresse de facturation : il s'agit de l'adresse renseignée dans votre profil société Pour modifier ces informations directement sur le bon de commande, cliquez sur le crayon. Si plusieurs contacts sont rattachés à la même société prestataire, vous pourrez sélectionner un contact parmi la liste déroulante : 4- Dans cet encadré, vous trouverez l'intitulé de l'événement ainsi qu'un espace commentaires. 5- Lorsque le bon de commande est finalisé, vous pourrez envoyer un lien PDF au lieu d'une pièce jointe à l'aide du bouton "BC en ligne". Ce lien permet notamment de savoir lorsque le document a été ouvert par le destinataire. B- Partie 2 Vous retrouverez ici le détail de la prestation ainsi que les montants renseignés dans le devis : - Prix unitaire (prix d'achat)- Nombre (NB) et unités- Total HT- % TVA- Total TTC- Les bons de réception liés au bon de commande : consultez cette page pour en savoir plus Toutes les colonnes, exceptée la colonne REFERENCE, sont modifiables.Par défaut, les colonnes REFERENCE, % TVA et TOTAL TTC sont masquées sur le PDF. Décochez l'oeil pour les faire apparaître sur le PDF. A droite de chacune des lignes vous trouverez trois petits points qui vous permettrons d'ajouter plusieurs éléments au bon de commande : 1- Zone de texte : Comment fonctionnent les zones de texte ? 2- Nouvelle ligne : vous avez la possibilité d'ajouter une nouvelle ligne de calcul (même fonctionnalité que le bouton + Nouvelle ligne). Cela ouvrira une pop up pour ajouter des articles / regroupements au bon de commande. 3- Titre :Comment fonctionnent les titres ? 4- Saut de ligne : Comment fonctionnent les sauts de ligne ? 5- Saut de page : Comment fonctionnent les sauts de page ? C- Partie 3 Dans cette partie, vous y trouverez : Les conditions générales d'achat Les modalités de paiement fournisseur La possibilité d'indiquer un commentaire général : paramétrez cette informations par défaut pour qu'elle soit visible sur tous vos futurs bons de commande. La date d'échéance : il s'agit de la date de délai de paiement que vous accordez aux fournisseurs. 💡Le saviez-vous ? Vous pouvez choisir un délai de paiement par défaut (J+0, J+7, J+15 fin de mois etc) en le sélectionnant dans la partie FINANCE - informations par défaut : cliquez ici pour en savoir plus.Autre option : vous pouvez modifier la date d'échéance directement sur vos factures (attention : cela ne sauvegardera pas l'information sur les prochaines factures) Si vous souhaitez masquer sur le PDF les conditions générales d'achat et modalités de paiement fournisseur, vous pouvez le faire en en cochant l'oeil. 2- Action sur le bon de commande Vous allez pouvoir effectuer un certain nombre d'actions sur vos bons de commande : A- Enregistrer le bon de commande En cliquant sur Enregistrer et Valider le statut du brouillon passera en Bon de commande finalisé. Un numéro pour ce bon de commande sera généré automatiquement en fonction du format que vous avez définis. Une fois validé, vous ne pourrez plus supprimer le bon de commande. Vous pourrez toutefois l'éditer et y apporter des modifications. B- Envoyer par mail le bon de commande En cliquant sur Envoyer par email, la pop-up d'email s'ouvrira : C- Exporter le bon de commande en PDF Vous pouvez exporter directement le bon de commande en PDF : Voici un exemple de bon de commande exporté. Vous y trouverez toutes les informations que vous avez choisies d'afficher : D- Suivi du bon de commande Lorsque le bon de commande est finalisé, vous pouvez modifier son statut vers : Envoyé au prestataire Signé par le prestataire Livré par le prestataire Rejeté par le prestataire Annulé Où retrouver la liste de mes bons de commande ? Consultez cette page. Etape suivante : transformer le bon de commande en bon de réception.Vous souhaitez garder une trace de vos livraisons et vous assurer que vos articles ont bien été reçus ? Il vous suffit de générer un bon de réception : consultez le tutoriel explicatif.Transformer un bon de commande en bon de réception Cette fonctionnalité s'inscrit dans une option payante du logiciel. Si vous ne la voyez pas, contactez notre équipe. Pour garder une trace de vos livraisons et vous assurer que vos articles ont bien été reçus, vous devez générer un bon de réception, puis par la suite effectuer le paiement au fournisseur. Il permet également de s’assurer que tous les articles sont comptabilisés. Au préalable, vous devez créer un bon de commande et paramétrer le format des bons de réception. 1- A partir d'un bon de commande Cliquez sur transformer en bon de réception. A noter : Votre bon de commande doit être finalisé pour effectuer cette action. En cliquant sur transformer en bon de réception, vous allez pouvoir saisir les quantités livrées par le fournisseur pour chacun de vos articles : Les quantités livrées peuvent être inférieures aux quantités commandées (quantités indiquées en rouge). Dans ce cas, indiquez la quantité exacte que vous avez reçue pour cette commande.Sur le bon de réception, le montant total HT et TTC sera calculé en fonction de ces quantités livrées.Vous pourrez compléter ces quantités en créant un autre bon de réception (cf partie 3) 2- Créer le bon de réception Le bon de réception a été créé en format brouillon. Voici comment il se compose : A- Partie 1 1- Informations société : il s'agit des informations concernant votre société ainsi que les coordonnées de l'utilisateur ayant créer le bon de réception. Vous pouvez les éditer en cliquant sur le crayon. 2- Vous retrouverez dans cet encadré la langue du bon de réception, le numéro du bon de réception (lorsque le bon de réception est en statut validé, la date de réception (date de création du bon de réception) ainsi que le numéro de bon de commande relié. La langue du bon de réception est en Français et sera modifiable prochainement.La date de réception est masquée par défaut sur le PDF. Cochez l'oeil pour les faire apparaître sur le PDF du bon de réception. A SAVOIR : vous pouvez accéder directement au bon de commande relié en cliquant sur le champ : 3- Cet encadré vous donnera les informations suivantes : - Informations fournisseur : il s'agit des informations renseignées dans la fiche prestataire et la fiche contact prestataire- Adresse de livraison : il s'agit de l'adresse renseignée dans votre profil société- Adresse de facturation : il s'agit de l'adresse renseignée dans votre profil société Pour modifier ces informations directement sur le bon de réception, cliquez sur le crayon. 4- Dans cet encadré, vous trouverez l'intitulé de l'événement ainsi qu'un espace commentaires B- Partie 2 Vous retrouverez ici le détail du ou des articles commandés ainsi que les montants renseignés provenant du bon de commande : - Prix unitaire (prix d'achat)- Quantités commandées- Quantités livrées : vous avez indiqué ces quantités à la création du bon de réception.- Quantités restantes à livrer : il s'agit du montant restant à livrer.QTE RESTANTE A LIVRER = QTE COMMANDEE - QTE LIVREE- Total HT = PRIX UNITAIRE x QTE LIVREE- % TVA- Total TTC Par défaut, les colonnes REFERENCE, % TVA et TOTAL TTC sont masquées sur le PDF. Cochez l'oeil pour les faire apparaître sur le PDF. 3- Enregistrer le bon de réception En cliquant sur Enregistrer et Valider, le statut du brouillon passera soit en statut Livré (partiellement) si les quantités restantes à livrer sont supérieures à zéro, soit en Livré par le prestataire si les quantités restantes à livrer sont égales à zéro. Un numéro pour ce bon de réception sera généré automatiquement en fonction du format que vous avez défini. A- Livré (partiellement) Vous avez indiqué une quantité livrée inférieure à celle commandée : Sur le bon de commande, vous retrouverez le bon de réception relié à ce même bon de commande, avec un pourcentage concernant la livraison de la commande calculé comme suit : (quantités livrées / quantités commandées) x 100 Comment compléter les quantités restantes ?Sur ce même bon de commande, vous devez créer un second bon de réception en cliquant sur "transformer en bon de réception" (cf partie 1), puis saisir les quantités restantes livrées : Le bon de réception sera créé avec les quantités livrées indiquées, les quantités restantes ainsi que les montants calculés sur ces quantités livrées. Pour garder une trace de vos précédents bons de réception liés au même bon de commande, vous pourrez les visualiser à la fin de chaque nouveau bon de réception créé : B- Livré par le prestataire Vous avez indiqué une quantité livrée égale à celle commandée, le statut de votre bon de réception passera automatiquement en "livré par le prestataire" : 4- Autres actions sur le bon de réception Sur votre bon de réception, vous pouvez effectuer un certain nombre d'action : A- Envoyer par mail le bon de réception En cliquant sur Envoyer par email, la pop-up d'email s'ouvrira avec le bon de réception en pièce jointe : B- Exporter le bon de réception Cliquez sur exporter le bon de réception en pdf : Cela générera un pdf avec les informations que vous avez choisies d'afficher : C- Suivi du bon de réception Vous pouvez modifier le statut du bon de réception en "Livré par le prestataire" ou "Annulé" 5- Où retrouver vos bons de réception ? Sur votre bon de commande, vous retrouverez vos bons de réception listés les uns après les autres avec le statut des bons de réception, le pourcentage de livraison correspondant ainsi que les montants HT et TTC : Créer un bon de commande à partir de zéro Cette fonctionnalité s'inscrit dans une option payante du logiciel. Si vous ne la voyez pas, contactez notre équipe. Pour passer commande auprès de vos fournisseurs, vous pouvez émettre des bons de commande, qui décrivent exactement ce que la commande doit contenir et, quand elle doit arriver. Au préalable, vous devez définir : - Le format des bons de commande- L'adresse de livraison et de facturation dans votre profil de société- Les conditions générales d'achat Vous avez la possibilité de créer un bon de commande à partir d'un devis ou simplement à partir de zéro. Pour générer un bon de commande à partir de zéro, suivez les étapes ci-dessous : 1- Rendez-vous dans la liste des bons de commande : Accédez à la liste des bons de commande :Puis cliquez sur Créer un bon de commande : 2- Sélectionnez le prestataire et l'événement Choisissez votre profil, puis le prestataire (fournisseur) : - S'il s'agit d'un prestataire existant : sélectionnez le parmi la liste : - Pour un nouveau prestataire : entrez les informations du prestataire Une fois le bon de commande créé, le prestataire sera automatiquement créé dans votre base de données prestataire. Puis sélectionnez un événement pour ce bon de commande : Cet événement peut-être un dossier transversal pour imputation budgétaire. 3- Editer le bon de commande A- Partie supérieure Votre bon de commande est créé en statut brouillon. Vous pouvez éditer un certain nombre d'informations présentes sur le bon de commande : consultez cette page pour en savoir plus. B- Partie inférieure Vous allez pouvoir ajouter vos lignes d'articles ou de regroupement. Cliquez sur la loupe de recherche : De la même façon que pour la création de devis/factures (consultez cette page pour en savoir plus), vous allez pouvoir sélectionner les articles / regroupements à insérer sur le bon de commande : Pour vos REGROUPEMENTS : En ajoutant un regroupement au bon de commande, vous verrez uniquement les lignes d'articles du regroupement. Exemple : Sur votre bon de commande : Pour vos articles MULTICHOIX : En ajoutant un article multi choix au bon de commande, vous verrez uniquement les lignes à l'intérieur du multi choix. Exemple : Sur votre bon de commande :  Pour vos articles FORFAIT : En ajoutant un article avec forfait au bon de commande, vous verrez uniquement les lignes à l'intérieur du forfait. Exemple : Sur votre bon de commande : Une fois le bon de commande terminé, vous pourrez l'enregistrer et le valider (le bon de commande restera modifiable). Pour plus de détail concernant les actions possibles sur le bon de commande : consultez cette page. C- Fonctionnalités majeures : ajout de lignes, titres... A droite de chacune des lignes vous trouverez trois petits points qui vous permettrons d'ajouter plusieurs éléments au bon de commande. Consultez le détail sur cette page.Dupliquer un bon de commande La duplication d'un bon de commande permet, pour un même numéro de bon de commande, de créer rapidement des variantes qui seront associées par ce même numéro. Chaque nouvelle version de bon de commande dupliqué reprend le même numéro de bon de commande suivi d'un chiffre. Au préalable, vous devez définir : - Le format des bons de commande- L'adresse de livraison et de facturation dans votre profil de société- Les conditions générales d'achatEt enfin, créer un bon de commande. Pour dupliquer un bon de commande, voici comment procéder : 1- A partir de la liste de vos bons de commande Cliquez sur le bouton dupliquer du bon de commande choisi 2- Créer un nouveau bon de commande ou nouvelle version La fenêtre pop up vous permettra de choisir de quelle façon vous souhaitez dupliquer le bon de commande : en créant un nouveau bon de commande ou une nouvelle version. Si le bon de commande est en statut Brouillon, vous serez automatiquement redirigés vers la création d'un nouveau bon de commande. A- Nouveau bon de commande En cliquant sur nouveau bon de commande, une fenêtre s'ouvrira vous permettant de dupliquer le bon de commande : Pour un prestataire existant : sélectionnez le prestataire Pour un nouveau prestataire : remplissez les champs pour créer le nouveau prestataire Relier un événement : sélectionnez l'événement parmi la liste Sur votre bon de commande dupliqué : Le prestataire apparaîtra dans l'encadré Information Fournisseur : Le nom de l'événement apparaitra dans l'encadré Evénement lié. Vous pourrez y accéder en cliquant sur l'intitulé de l'événement : Quelles informations sont dupliquées ? Seules les lignes du bon de commande principal seront dupliquées dans le nouveau bon de commande. B- Nouvelle version En cliquant sur nouvelle version, vous serez redirigés directement vers l'édition du bon de commande dupliqué : Le bon de commande dupliqué reprend toutes les informations du bon de commande initial : cela concerne les informations du prestataire, les lignes du devis, les doubles quantités, les options d'affichage ainsi que les conditions générales et d'achat, les modalités de paiement fournisseur, la date d'échéance et le commentaire général. Le statut du bon de commande dupliqué est par défaut en brouillon. En cliquant sur enregistrer et valider, la nouvelle version prendra le numéro du bon de commande initial suivi d'un chiffre (2 si le devis est dupliqué 1 fois, 3 si le devis est dupliqué 2 fois etc)Exemple : BC-xxxx-xxxx/2 BC-xxxx-xxxx/3 Si vous avez coché la case "Annuler le bon de commande qui est dupliqué" : Le bon de commande initial passera en statut "Annulé" : Dans le cas contraire, si vous ne cochez pas la case, le statut du bon de commande initial restera le même.Les 7 méthodes pour créer un Nouveau Devis sur Lab Event Voici 7 méthodes pour créer un Nouveau Devis sur Lab Event Regardez le Webinar complet sur la partie Finance en cliquant ici👉 LE WEBINAR COMPLET - DEVIS ET FACTURE 1 - Depuis l'icône Finance dans Nouveau devis 2 - Depuis le bouton + situé à côté de Liste de mes devis 3 - Depuis Liste de mes devis 4 - À partir d'un Événement Vous ne pouvez créer de devis qu'après avoir rempli la fiche événement et sélectionné les lieux et prestations. Pour voir  comment remplir le contenu d'un événement, 👉 cliquez ici. Voir comment préparer un devis directement du déroulé/ planning d'événement. 5 - Dans la partie Finance de la Fiche Événement 6 - À partir de la Fiche Société Cliente 7 - À partir de la Fiche Contact Client Les 7 méthodes pour Créer une Facture sur Lab Event Voici 7 méthodes qui vous permettent de créer une Facture sur Lab Event Consultez le Webinar complet sur la partie Finance, en 👉cliquant ici 1 - Depuis l'icône Finance dans Nouvelle Facture 2 - Depuis le bouton + situé à côté de Liste de mes Factures 3 - Depuis Liste de mes Factures 4 - À partir d'un Événement Vous ne pourrez pas créer de facture si votre fiche événement est vide. Pour voir comment remplir le contenu d'un événement, cliquez ici. 5 - Dans la partie Finance à partir d'un Événement 6 - À partir de la Fiche Société Cliente 7 - À partir de la Fiche Contact Client 👉 Comment rechercher un client ou un contact ? Signature électronique Envoyez votre devis pour signature électronique simple La signature électronique est une option payante du logiciel. Si vous ne la voyez pas, contactez notre équipe. Vous pouvez désormais envoyer vos devis pour signature électronique. La signature électronique se fera par double authentification (email et sms) afin de garantir la sécurité. Les devis multichoix ne peuvent pas être signés électroniquement. Notre équipe travaille sur ce sujet et mettra en place cette possibilité prochainement. 1- Activez la signature électronique Pour utiliser la signature électronique, vous devez au préalable activer l'option dans l'administration. Pour ce faire, accédez à la gestion des champs et formulaires puis dans la partie Finance, vous pourrez accéder à la signature électronique. Consultez cette page pour en savoir plus Pour activer la double signature : consulter cette page 2- Dans l'édition d'un devis A- Envoyer le devis pour signature électronique Lorsque votre devis est passé en statut VALIDÉ, vous pourrez l'envoyer pour signature électronique en cliquant sur "Envoyer pour signature électronique" : Attention, l'envoi pour signature électronique rendra le document non modifiable. Vous pourrez néanmoins annuler cet envoi et dupliquer le document Une pop-up s'ouvrira vous permettant de compléter les informations du client. Par défaut, le prénom et le nom du contact client seront repris dans la pop-up. Vous pouvez modifier ces informations si besoin. Indiquez ensuite l'email et le téléphone mobile du destinataire au format international et sans espace (+33XXXXXXXXX) : Votre client recevra des codes de confirmation par email et par SMS. Veillez à bien vérifier l'email du destinataire et le téléphone mobile. Après envoi, la pop-up suivante s'affichera : Vous pouvez copier coller ce lien si vous souhaitez l'envoyer séparément. Une fois envoyé pour signature électronique, vous serez redirigés vers la liste des devis et le statut du devis passera sur "Envoyé signature électronique". 3- Signature électronique par le client A- Envoi au client Votre devis a été envoyé au client pour signature électronique. Celui-ci recevra un premier email lui indiquant la procédure à suivre pour signer électroniquement le document Cliquez ici pour suivre la procédure de signature électronique côté client B- Changement du statut des devis Lorsque le devis est envoyé, celui-ci passera au statut "envoyé pour signature électronique" Lorsque le devis est signé, celui-ci passera au statut "signé électroniquement" Quelles sont les actions possibles pour la signature électronique ? Consultez cette page pour en savoir plus.Double signature électronique : signature interne puis signature client La double signature électronique vous offre la possibilité de faire signer vos documents par deux personnes.Voici les trois options possibles :1. Une signature interne d'abord, suivie par la signature du client.2. Une signature du client d'abord, suivie par la signature interne.3. Une signature du client d'abord, suivie par une autre signature du client. Signature interne puis signature client : vous obtenez d'abord la signature d'un membre de votre équipe interne (propriétaire du devis ou autre utilisateur), puis vous obtenez la signature du client concerné. Au préalable : vous devez activer la double signature électronique Puis sélectionner "D'abord signature interne et ensuite signature client" : A- Envoyer pour double signature électronique A partir de l'édition du devis, envoyez votre devis pour signature électronique 1- Premier destinataire (superviseur) Parmi la liste de vos utilisateurs, sélectionnez le premier destinataire qui recevra le devis à signer. Vous pourrez modifier l'email et le téléphone mobile de ce superviseur. Commentaire (optionnel) : il s'agit d'une note à destination du superviseur qu'il recevra dans l'invitation à signer le document. 2- Deuxième destinataire (client) Le client recevra l'invitation à signer le document seulement lorsque le superviseur aura signé de son côté. Remplissez ensuite les champs qui concernent le client : automatiquement, les informations du client rattaché au devis seront préremplies. Message (optionnel) : il s'agit d'une note à destination du client qu'il recevra dans l'invitation à signer le document. Les numéros de téléphone mobile doivent être au format international et sans espace (+33XXXXXXXXX).Veillez à bien vérifier les email et numéros de téléphone mobile : le superviseur ainsi que le client recevront des codes de confirmation par email et SMS. B- Invitation de signature électronique 1- Signature interne avant envoi au client Dans un premier temps, le superviseur recevra un premier mail lui indiquant la procédure à suivre pour signer électroniquement le document. Mail en provenance de LabEvent : notify@lab-event.com Si un commentaire a été mentionné avant l'envoi, celui-ci apparaîtra juste au dessus du bouton "voir le document" : En cliquant sur "Voir le document", le superviseur sera redirigé vers la page de signature. Il pourra consulter ou télécharger le document en PDF et y apposer sa signature.Pour consulter la procédure complète à suivre pour signer électroniquement un document : consultez cette page Une fois signé, une confirmation sera envoyée par email et indique au superviseur que le devis a été envoyé au client. Le membre actif (utilisateur à l'origine de l'envoi pour signature) sera en copie du même email. Le devis signé par le superviseur sera disponible en pièce jointe de l'email ou en téléchargement via le bouton "voir le document signé" 2- Signature du client Une fois la signature du superviseur apposée, le client recevra à son tour un email d'invitation pour signature : Mail en provenance de LabEvent : notify@lab-event.comSi un message a été mentionné pour le client avant l'envoi, celui-ci apparaîtra juste au dessus du bouton "voir le document" : En cliquant sur "Voir le document", le client sera redirigé vers la page de signature. Il pourra consulter ou télécharger le document en PDF et y apposer sa signature.Pour consulter la procédure complète à suivre pour signer électroniquement un document : consultez cette page Une fois signé, une confirmation sera envoyée par email au client avec en copie le superviseur et le membre actif (utilisateur à l'origine de l'envoi pour signature). Le propriétaire du devis sera quand à lui en copie cachée du même mail de confirmation. C- Signatures sur le PDF Sur le PDF du document, vous retrouverez en dernière page les signatures des deux signataires avec confirmations : Quelles sont les actions possibles sur vos devis après envoi et signature électronique ? Double signature électronique : signature client puis signature interne La double signature électronique vous offre la possibilité de faire signer vos documents par deux personnes.Voici les trois options possibles :1. Une signature interne d'abord, suivie par la signature du client.2. Une signature du client d'abord, suivie par la signature interne.3. Une signature du client d'abord, suivie par une autre signature du client. Signature client puis signature interne : vous obtenez d'abord la signature du client concerné, puis vous obtenez la signature d'un membre de votre équipe interne (propriétaire du devis ou autre utilisateur) Au préalable : vous devez activer la double signature électronique Puis sélectionner "D'abord signature client et ensuite signature interne" : A- Envoyer pour double signature électronique A partir de l'édition du devis, envoyez votre devis pour signature électronique 1- Premier destinataire (client) Remplissez les champs qui concernent le client : automatiquement, les informations du client rattaché au devis seront préremplies. Message (optionnel) : il s'agit d'une note à destination du client qu'il recevra dans l'invitation à signer le document. 2- Deuxième destinataire (superviseur) Le superviseur recevra l'invitation à signer le document seulement lorsque le client aura signé de son côté. Parmi la liste de vos utilisateurs, sélectionnez le deuxième destinataire qui recevra le devis à signer. Vous pourrez modifier l'email et le téléphone mobile de ce superviseur. Commentaire (optionnel) : il s'agit d'une note à destination du superviseur qu'il recevra dans l'invitation à signer le document. Les numéros de téléphone mobile doivent être au format international et sans espace (+33XXXXXXXXX).Veillez à bien vérifier les email et numéros de téléphone mobile : le superviseur ainsi que le client recevront des codes de confirmation par email et SMS. B- Invitation de signature électronique 1- Signature client avant envoi au superviseur Dans un premier temps, le client recevra un premier mail lui indiquant la procédure à suivre pour signer électroniquement le document. Mail en provenance de LabEvent : notify@lab-event.com Si un commentaire a été mentionné avant l'envoi, celui-ci apparaîtra juste au dessus du bouton "voir le document" : En cliquant sur "Voir le document", le client sera redirigé vers la page de signature. Il pourra consulter ou télécharger le document en PDF et y apposer sa signature.Pour consulter la procédure complète à suivre pour signer électroniquement un document : consultez cette page Une fois signé, une confirmation sera envoyée par email et indique au client que le devis a été envoyé à votre société pour double signature. Le membre actif (utilisateur à l'origine de l'envoi pour signature) sera en copie du même email. Le devis signé par le superviseur sera disponible en pièce jointe de l'email ou en téléchargement via le bouton "voir le document signé" 2- Signature du superviseur Une fois la signature du client apposée, le superviseur recevra à son tour un email d'invitation pour signature : Mail en provenance de LabEvent : notify@lab-event.com Si un message a été mentionné pour le superviseur avant l'envoi, celui-ci apparaîtra juste au dessus du bouton "voir le document" : En cliquant sur "Voir le document", le superviseur sera redirigé vers la page de signature. Il pourra consulter ou télécharger le document en PDF et y apposer sa signature.Pour consulter la procédure complète à suivre pour signer électroniquement un document : consultez cette page Une fois signé, une confirmation sera envoyée par email au superviseur avec en copie le client et le membre actif (utilisateur à l'origine de l'envoi pour signature). Le propriétaire du devis sera quand à lui en copie cachée du même mail de confirmation. C- Signatures sur le PDF Sur le PDF du document, vous retrouverez en dernière page les signatures des deux signataires avec confirmations : Quelles sont les actions possibles sur vos devis après envoi et signature électronique ? Double signature électronique : signature de deux clients simultanément La double signature électronique vous offre la possibilité de faire signer vos documents par deux personnes.Voici les trois options possibles :1. Une signature interne d'abord, suivie par la signature du client.2. Une signature du client d'abord, suivie par la signature interne.3. Une signature du client d'abord, suivie par une autre signature du client. Signature client suivi d'une autre signature client : faites signer deux clients simultanément (un des deux client doit être rattaché au devis). Dans ce contexte, cela pourrait être utilisé lorsque vous avez besoin de la signature de deux personnes en même temps, comme par exemple lorsqu'un couple se marie et que les deux conjoints doivent signer le document ensemble. Au préalable : vous devez activer la double signature électronique Puis sélectionner "Signature client suivi d'une autre signature client" : A- Envoyer pour double signature électronique A partir de l'édition du devis, envoyez votre devis pour signature électronique 1- Premier client Parmi la liste de vos clients, sélectionnez le premier client qui recevra le devis à signer. Automatiquement, les informations du client rattaché au devis seront préremplies : vous pourrez modifier le nom, prénom, l'email et le téléphone mobile de ce client. Message (optionnel) : il s'agit d'une note à destination du client qu'il recevra dans l'invitation à signer le document. 2- Deuxième client Le second client recevra l'invitation à signer le document seulement lorsque le premier client aura signé de son côté. Parmi la liste de vos clients, sélectionnez le second client qui recevra le devis à signer. Automatiquement, les informations du client rattaché au devis seront préremplies : vous pourrez modifier le nom, prénom, l'email et le téléphone mobile de ce client. Message (optionnel) : il s'agit d'une note à destination du client qu'il recevra dans l'invitation à signer le document. Les numéros de téléphone mobile doivent être au format international et sans espace (+33XXXXXXXXX).Veillez à bien vérifier les email et numéros de téléphone mobile : le premier client ainsi que le second client recevront des codes de confirmation par email et SMS. B- Invitation de signature électronique 1- Signature du premier client Dans un premier temps, le premier client recevra un premier mail lui indiquant la procédure à suivre pour signer électroniquement le document. Mail en provenance de LabEvent : notify@lab-event.com Si un commentaire a été mentionné avant l'envoi, celui-ci apparaîtra juste au dessus du bouton "voir le document" : En cliquant sur "Voir le document", le client sera redirigé vers la page de signature. Il pourra consulter ou télécharger le document en PDF et y apposer sa signature.Pour consulter la procédure complète à suivre pour signer électroniquement un document : consultez cette page Une fois signé, une confirmation sera envoyée par email et indique au premier client que le devis a été envoyé au second client.Le membre actif (utilisateur à l'origine de l'envoi pour signature) sera en copie du même email. Le devis signé par le premier client sera disponible en pièce jointe de l'email ou en téléchargement via le bouton "voir le document signé" 2- Signature du second client Une fois la signature du premier client apposée, le second client recevra à son tour un email d'invitation pour signature : Mail en provenance de LabEvent : notify@lab-event.comSi un message a été mentionné pour le second client avant l'envoi, celui-ci apparaîtra juste au dessus du bouton "voir le document" : En cliquant sur "Voir le document", le client sera redirigé vers la page de signature. Il pourra consulter ou télécharger le document en PDF et y apposer sa signature.Pour consulter la procédure complète à suivre pour signer électroniquement un document : consultez cette page Une fois signé, une confirmation sera envoyée par email au second client avec en copie le premier client et le membre actif (utilisateur à l'origine de l'envoi pour signature). Le propriétaire du devis sera quand à lui en copie cachée du même mail de confirmation. C- Signatures sur le PDF Sur le PDF du document, vous retrouverez en dernière page les signatures des deux signataires avec confirmations : Quelles sont les actions possibles sur vos devis après envoi et signature électronique ? Actions sur le devis après envoi pour signature électronique En envoyant vos devis pour signature électronique simple ou double signature électronique, vous serez redirigés vers la liste des devis où vous pourrez avoir accès à certaines actions sur le devis (visualisation, envoi par email, duplication...). 1- Statut envoyé pour signature électronique A- Voici les actions que vous pouvez effectuer sur un devis en statut "Envoyé signature électronique" : Regarder le devis : cette action vous permet de visualiser le devis dans son intégralité mais sans pouvoir le modifier Visualiser le devis : cette action vous permet de visualiser le devis sous format PDF Envoyer par email : cette action vous permet d'envoyer le devis par email Dupliquer : cette action vous permet de dupliquer le devis. Par conséquent, un nouveau devis sera créé et vous pourrez à nouveau modifier le devis dupliqué. B- Retrouver le lien de signature électronique Si vous souhaitez récupérer le lien d'envoi pour signature électronique, rendez-vous sur la vue synthétique de vos devis.Vous y trouverez un indicateur de couleur rouge : cliquez dessus pour récupérer le lien de signature. Une fois envoyé pour signature électronique, vous ne pourrez plus modifier le devis. Vous pourrez néanmoins passer le statut du devis en "Rejeté par le client" ou "Annulé" pour modifier à nouveau le devis. Ces actions annulent la procédure de signature électronique. Vous devez à nouveau envoyer le devis pour signature électronique. 2- Statut signé électroniquement Lorsque le client a apposé sa signature, le statut du devis passera en signé électroniquement. Pour la double signature électronique, le statut du devis passera en : - Signé électroniquement 1/2 : si la signature a été apposée uniquement par le premier signataire- Signé électroniquement 2/2 : lorsque les deux signataires ont apposé leur signature A- Retrouver le lien de signature électronique Si vous souhaitez récupérer le lien de signature électronique, rendez-vous sur la vue synthétique de vos devis.L'indicateur passera de rouge à vert lorsque le devis est signé  : cliquez dessus pour récupérer le lien de signature. Pour la double signature électronique, deux indicateurs seront visibles : le premier lien étant pour le premier destinataire et le second lien pour le second destinataire : B- Voici les actions que vous pouvez effectuer sur un devis en statut "Signé électroniquement" : Pour les statuts signé électroniquement, signé électroniquement 1/2 et signé électroniquement 2/2 : Regarder le devis : cette action vous permet de visualiser le devis dans son intégralité mais sans pouvoir le modifierLorsque vous cliquez sur "Regarder le devis", vous pourrez : 1- Exporter le devis signé électroniquement Consulter cette page pour en savoir plus sur l'export des devis. 2- Transformer le devis signé électroniquement En facture d'acompte ou en facture : Visualiser le devis : cette action vous permet de visualiser le devis sous format PDF Envoyer par email : cette action vous permet d'envoyer le devis par email Dupliquer : cette action vous permet de dupliquer le devis. Par conséquent, un nouveau devis sera créé et vous pourrez à nouveau modifier le devis dupliqué. Une fois signé électroniquement par le client, vous ne pourrez plus modifier le devis ni passer le devis en "Rejeté par le client". Vous pourrez néanmoins passer le statut du devis en "Annuler" pour modifier à nouveau le devis.Cette action annule la procédure de signature électronique. Vous devez à nouveau envoyer le devis pour signature électronique.