Créer et gérer un Prestataire
Apprenez tout sur la création et la gestion d'un PRESTATAIRE et des CONTACTS qui lui sont associés.
- Créer un nouveau prestataire et contact Prestataire
- Comment remplir une page PRESTATAIRE ?
- Comment remplir une page CONTACT Prestataire ?
- Importez vos prestataires
- Liste des prestataires
Créer un nouveau prestataire et contact Prestataire
Plusieurs moyens pour créer une nouvelle fiche partenaire grâce au bouton “Nouveau Prestataire” :
1- Dans le menu à gauche.
- Vous pouvez créer un PRESTATAIRE (c'est à dire une société) qui va vous vendre des PRESTATIONS, en cliquant sur "Nouveau Prestataire" ou en cliquant sur le "+" à coté de "Liste de Prestataires".
- Ou vous pouvez directement créer d'ici un CONTACT prestataire. Ce CONTACT peut-être associé à un entreprise prestataire déjà existante ou en créer une directement, comme cela est indiqué sur l'exemple :
2- Sur la liste de vos prestataires.
- Ici vous pouvez choisir de créer directement un PRESTATAIRE (onglet PRESTATAIRE) avec un contact associé :
- Ou de créer directement un CONTACT lié au PRESTATAIRE (en créant un nouveau PRESTATAIRE ou en l'associant à un existant).
3- Sur une fiche prestataire déjà existante.
Vous pouvez le créer d'une fiche PRESTATAIRE ou d'une fiche CONTACT prestataire.
Maintenant, voyons comment remplir une fiche partenaire, et comment remplir une fiche contact partenaire.
Comment remplir une page PRESTATAIRE ?
Pour rappel, les pages PRESTATAIRES sont les pages de la société prestataire.
Pour créer des pages CONTACTS Prestataires, vous trouverez l'explication ici.
Vous pouvez effectuer différentes actions et obtenir de nombreuses informations.
GÉNÉRAL
1. Onglet Informations Générales
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Vous trouverez ici toutes les informations indispensables sur la société concernée.
Nom du prestataire : Indiquez ici le nom de la société PRESTATAIRE.
Société mère : Vous pouvez associer le PRESTATAIRE à une société "mère" qui serait la holding.
Site web : Indiquez ici une adresse web de la société PRESTATAIRE.
Adresse / Adresse 2 / CP / Ville : Adresse du PRESTATAIRE.
Pays : Vous pouvez choisir ici parmi une liste de PAYS.
Type de prestataire : Vous pouvez relier un PRESTATAIRE à un type de société, comme par exemple une agence de Team Building ou un prestataire artistique. Vous pouvez définir les informations dans le menu Administration.
Potentiel du Prestataire : Vous pouvez définir l'intérêt d'un PRESTATAIRE. Vous pouvez définir les informations dans le menu Administration.
Numéro de TVA : Vous pouvez ajouter le numéro de TVA du prestataire.
Siret : Vous pouvez ajouter le Siret du prestataire.
Code APE : Vous pouvez ajouter le code APE du prestataire.
Langue Société : Vous pouvez ajouter la langue du prestataire.
Actif / Inactif : Chaque société peut être passée inactive si vous ne voulez plus qu'elle apparaisse dans les choix (dans les menus déroulants ou dans les recherches). Cela ne supprimera pas la société. Vous pourrez la réactiver quand vous le désirer.
LOGO du PRESTATAIRE : Vous pouvez insérer le logo du PRESTATAIRE dans la page.
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2. Onglet Taux de commissions
Vous trouverez toutes les informations sur cette page.
Une fois toutes les informations remplies, appuyer sur le bouton "Créer" pour créer votre prestataire.
CONTACTS DU PRESTATAIRE
Vous trouverez ici une liste de tous les contacts liés au PRESTATAIRE avec la possibilité de :
- définir dans cette liste un contact principal, qui sera le représentant du PARTENAIRE en vous servant de l'étoile (une étoile pleine signifie que c'est le contact principal)
- associer à un contact un PRODUIT. Ainsi chaque contact peut être associé à un PRODUIT en particulier. Les mails concernant les demandes pour ce produit s'enverront à ce contact uniquement.
Vous pouvez donc associer facilement une prestation de ce même PRESTATAIRE à un autre CONTACT. Pour cela, il suffit de cliquer sur le + sur un nouveau contact pour choisir le produit concerné.
ACTIVITÉS AVEC CE PRESTATAIRE
Comme avec les clients, vous avez la possibilité de suivre les informations et créer des tâches pour vos PRESTATAIRES.
Il est en effet utile de noter des informations sur leur entreprise prestataire, mais aussi avoir un suivi des tâches, des mails que vous leur envoyez, de vos échanges téléphoniques et rendez-vous. Nous nommons cela le suivi d'activités.
Pour accéder au suivi d'activité du client, allez sur la fiche PRESTATAIRE, ouvrez le menu Activité : vous trouverez toutes les interactions avec le PRESTATAIRE qui y sont stockées.
LISTE DES LIEUX ET PRESTATIONS
Vous trouverez ici la liste de tous les LIEUX ET PRESTATIONS de votre PRESTATAIRE. Peu importe qui est le CONTACT gérant cette prestation, vous aurez la liste complète dans cette fiche.
DEMANDES AVEC CE PRESTATAIRE
Vous trouverez ici l'historique des demandes faites avec ce PRESTATAIRE, peu importe la PRESTATION qu'il détient, elles seront toutes là.
Comment remplir une page CONTACT Prestataire ?
Pour rappel, les pages CONTACT PRESTATAIRES sont les pages des contacts reliées à la société prestataire.
Vous trouverez ici comment remplir une page PRESTATAIRE.
Vous pouvez effectuer différentes actions et obtenir de nombreuses informations.
GÉNÉRAL
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Vous trouverez ici toutes les informations indispensable sur la personne concernée.
Prénom du contact : Indiquez ici le prénom de votre contact
Nom du contact : Indiquez ici le nom de votre contact
Email du contact : l'email est un champ indispensable car il permet de déterminer de façon unique votre contact. C'est pour cela que vous ne pouvez créer qu'un seul contact par email.
Poste occupé : Indiquez ici le poste de la personne concernée.
Téléphone direct du contact : Indiquez ici sa ligne directe
Portable : Indiquez ici son téléphone mobile.
Téléphone standard : Indiquez ici le standard de la société (si besoin)
Source : Vous pouvez relier un contact à une source. Celle-ci est administrable ici.
Actif / Inactif : Chaque société peut être passée inactive si vous ne voulez plus qu'elle apparaisse dans les choix (dans les menus déroulants ou dans les recherches). Cela ne supprimera pas la société. Vous pourrez la réactiver quand vous le désirer.
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LIAISON AVEC LE PRESTATAIRE
1. Société Prestataire
- Vous pouvez à tout moment associer un contact à un autre PRESTATAIRE existant en sélectionnant une autre société prestataire grâce au menu déroulant :
- ou bien créer un nouveau prestataire à partir d'un CONTACT :
2. Potentiel du PRESTATAIRE
Vous pouvez également ici définir le potentiel du PRESTATAIRE. Vous pouvez le faire de la même façon que dans la page PRESTATAIRE.
Les champs sont personnalisables dans le Menu Administration, cliquez ici pour en savoir plus.
AUTRES CONTACTS DU PRESTATAIRE
Vous pouvez visualiser ici tous les contacts liés au Prestataire. Vous pouvez également voir leurs produits associés.
ACTIVITÉS AVEC CE PRESTATAIRE
Comme avec les clients, vous avez la possibilité de suivre les informations et créer des tâches pour vos CONTACTS Prestataires.
Il est en effet utile de noter des informations sur leur entreprise prestataire, mais aussi avoir un suivi des tâches, des mails que vous leur envoyez, de vos échanges téléphoniques et rendez-vous. Nous nommons cela le suivi d'activités.
Pour accéder au suivi d'activité du client, accédez à la fiche CONTACT PRESTATAIRE, ouvrez le menu Activité : vous trouverez toutes les interactions avec le CONTACT PRESTATAIRE qui y sont stockées.
ÉVÉNEMENTS LIES A CE CONTACT
A la différence de la page PRESTATAIRE, vous trouverez sur la page CONTACT, l'historique des demandes faites avec le contact via les prestations qui lui sont associées.
LISTE DES LIEUX ET PRESTATIONS
Vous trouverez ici la liste de tous les LIEUX ET PRESTATIONS de votre CONTACT. Vous pouvez associer une prestation d'un autre contact du PRESTATAIRE.
Mais vous pouvez aussi directement créer un nouveau produit, avec ce contact PRESTATAIRE en particulier, via le bouton en haut à gauche de cette partie "+ NOUVEAU PRODUIT"
Importez vos prestataires
Plus besoin de créer vos prestataires un par un, vous pouvez à présent importer vos prestataires en masse.
1- Cliquez sur IMPORTER
Cliquez sur le bouton "IMPORTER" qui se trouve dans la liste des Prestataires.
Après avoir cliqué sur ce buton, une pop-up s'affichera afin de vous donner les instructions suivantes.
2- Télécharger le fichier modèle
Dans un premier temps, il vous faut télécharger un fichier modèle qui est sous format Excel. Pour cela, cliquez sur l'icône encadré en rouge ci-dessous.
3- Rentrez vos prestataires sur ce fichier modèle
Une fois le fichier Excel ouvert, vous devez renseigner les informations de vos prestataires.
4- Déposez le fichier à l'endroit indiqué
Une fois votre fichier Excel modifié et enregistré. Ajoutez le, en cliquant sur le deuxième icône que vous pouvez retrouver encadré en rouge ci-dessous.
5- Corriger les erreurs
Si votre fichier Excel contient des erreurs, elles vous seront indiqués grâce au bouton "Total erreurs". Vous pouvez vous aider du bouton "Aller à l'erreur suivante" qui vous indiquera seulement les erreurs pour ainsi les corriger. Elles sont indiqués par un point d'exclamation rouge.
6- Import
Après avoir corrigé toutes les erreurs, vous pouvez importer vos prestataires en cliquant sur le buton "IMPORT"
7- Explication des colonnes du fichier modèle
Toutes les colonnes d'import présente au sein du fichier modèle correspondent à des informations présentes au sein de votre Liste de prestataires ainsi que de vos Fiches société Prestataire.
1) Date de la création
Cette colonne expose la date à laquelle vous aurez importé votre prestataire.
2) Société prestataire
Cette colonne présente les noms des Prestataires que vous souhaitez importer.
Information repérable et éditable dans l'onglet Général de vos Fiches société Prestataire.
3) SIRET
Cette colonne présente le numéro de SIRET des Prestataires que vous voulez importer.
Information trouvable et éditable au sein de l'onglet Général de vos Fiches société Prestataires.
4) Numéro de TVA
Cette colonne concentre le numéro de TVA relatif aux Prestataires que vous souhaitez importer.
Information accessible et modifiable dans l'onglet Général de vos Fiches société Prestataire.
5) Site web
Cette colonne met en avant les sites web liés aux Prestataires que vous voulez importer.
Information située et éditable dans l'onglet Général de vos Fiches société Prestataires.
6) Langues société
Cette colonne rassemble les langues qu'emploie chacun des Prestataires que vous souhaitez importer.
Information disponible et changeable dans l'onglet Général de vos Fiches société Prestataire.
7) Type société
Cette colonne concentre les Types de prestataire auxquelles se rapportent les Prestataire que vous voulez importer.
Information accessible et modifiable dans l'onglet Général de vos Fiches société Prestataires, par le biais du menu déroulant correspondant.
8) Code APE
Cette colonne recense les codes APE de l'ensemble des Prestataires que vous souhaitez importer.
Information accessible et modifiable dans l'onglet Général de vos Fiches société Prestataires.
9) Adresse 1
Cette colonne recense les adresses principales de l'ensemble des Prestataires que vous voulez importer.
Information accessible et modifiable dans l'onglet Général de vos Fiches société Prestataire.
10) Adresse 2
Cette colonne recense les adresses secondaires de l'ensemble des Prestataires que vous souhaitez importer.
Information accessible et modifiable dans l'onglet Général de vos Fiches société Prestataire.
11) Code postal
Cette colonne expose le code postal au sein duquel réside les multiples Prestataires que vous voulez importer.
Informations que vous pourrez retrouver et changer dans l'onglet Général de vos Fiches société Prestataire.
12) Ville
Cette colonne présente les villes au sein desquelles se situe la totalité des Prestataires que vous souhaitez importer.
Information repérable et éditable dans l'onglet Général de vos Fiches société Prestataire.
13) Pays
Cette colonne regroupe les Pays au sein desquels demeurent les Prestataires que vous voulez importer.
Information que vous pourrez apercevoir et modifier dans l'onglet Général de votre Fiches société Prestataire.
14) Civilité
Cette colonne concentre l'ensemble des civilités des Contacts affiliés aux Prestataires que vous souhaitez importer.
Information que vous pourrez retrouver et éditer dans l'onglet Général de vos Fiches contact Prestataire.
15) Prénom du contact
Cette colonne présente les prénoms de l'ensemble des Contacts associés aux Prestataires que vous voulez importer.
Information repérable et éditable dans l'onglet Général de vos Fiches contact Prestataire.
16) Nom du contact
Cette colonne présente les prénoms de l'ensemble des contacts liés aux Prestataires que vous souhaitez importer.
Information repérable et éditable dans l'onglet Général de vos Fiches contact Prestataire.
17) Email du contact
Cette colonne rassemble les Emails des contacts relatifs aux Prestataires que vous voulez importer.
Information disponible et changeable dans l'onglet Général de vos Fiches contact Prestataire.
18) Téléphone direct du contact
Cette colonne regroupe les numéros de téléphone direct des contacts affiliés aux Prestataires que vous souhaitez importer.
Information que vous pourrez apercevoir et modifier dans l'onglet Général de votre Fiche contact Prestataire.
19) Téléphone standard
Cette colonne regroupe les numéros de téléphones standards des contacts associés aux Prestataires que vous voulez importer.
Informations que vous pourrez retrouver et éditer dans l'onglet Général de vos Fiches contact Prestataire.
20) Téléphone portable du contact
Cette colonne regroupe les numéros de téléphone portable des contacts affiliés aux Prestataires que vous souhaitez importer.
Information que vous pourrez apercevoir et modifier dans l'onglet Général de votre Fiche contact Prestataire.
21) Poste occupé du contact
Cette colonne rassemble la totalité des postes occupés par les contacts liés aux Prestataires que vous souhaitez importer.
Information disponible et éditable dans l'onglet Général de vos différentes Fiches contact Prestataire.
22) Source
Cette colonne indique les sources à partir desquelles vous avez connu les contacts reliés aux Prestataires que vous voulez importer.
Information accessible et modifiable dans l'onglet Général de vos Fiches contact Prestataire.
23) Facebook
Cette colonne indique les comptes Facebook des divers contacts correspondant aux Prestataires que vous souhaitez importer.
Information disponible et changeable dans l'onglet Général de vos Fiches contact Prestataire.
24) LinkedIn
Cette colonne indique les comptes LinkedIn des multiples contacts correspondant aux Prestataires que vous voulez importer.
Information disponible et éditable dans l'onglet Général de vos Fiches contact Prestataire.
25) Twitter
Cette colonne indique les comptes Twitter des divers contacts correspondant aux Prestataires que vous souhaitez importer.
Information disponible et modifiable dans l'onglet Général de vos Fiches contact Prestataire.
26) Instagram
Cette colonne indique les comptes Instagram des multiples contacts correspondant aux Prestataires que vous voulez importer.
Information que vous pourrez retrouver et éditer dans l'onglet Général de vos Fiches contact Prestataire.
27) Commentaires sur le contact
Cette colonne recense les commentaires que vous voulez affecter aux contacts des Prestataires que vous souhaitez importer.
Information que vous pourrez apercevoir et modifier dans l'onglet Activités de votre Fiche contact Prestataire.
28) Catégorie du commentaire contact
Cette colonne rassemble les catégories des commentaires que vous voulez affecter aux contacts des Prestataires que vous voulez importer.
Information accessible et changeable dans l'onglet Activités de votre Fiche contact Prestataire.
Liste des prestataires
A partir de votre liste de prestataires, vous allez pouvoir effectuer un certain nombre d'actions sur vos colonnes, créer un nouveau prestataire, importer et exporter des prestataires.
A- Accéder à la liste des prestataires
Voici la liste de vos prestataires sous format tableau :
B- Actions sur les colonnes
Si plusieurs colonnes apparaissent par défaut, il vous est possible d'en afficher davantage. Pour cela, cliquez droit sur une en-tête de colonne, choisissez dans le menu déroulant "Colonnes" et faire sélectionnez de ce dont vous voulez faire apparaître sur votre tableau :
1/ Prestataire
Cette colonne présente les noms de l'ensemble de vos prestataires.
Information repérable et éditable dans l'onglet Général de vos Fiches société Prestataire.
2/ Contacts et contact principal
Cette colonne expose le contact principal vis-à-vis duquel est lié chacune des Fiche société Prestataire que vous aurez conçu.
Le contact principal est identifié grâce à l'icône "étoile"
Vous retrouverez les informations suivantes :
- nombre de contacts du prestataire
- numéros de téléphone direct
- emails de chaque contact
- nombre de lieux ou prestations associés
Les informations sont modifiables à l'aide du crayon
3/ Informations générales
Vous retrouverez les informations générales de votre prestataire tel quel :
- Nom du prestataire : dénomination de votre prestataire
- Société mère : votre prestataire peut être rattaché à une entreprise principale
- Site Web : adresse du site internet de votre prestataire
- Adresse ligne 1 : adresse de votre prestataire
- Adresse ligne 2 : complément de l'adresse ligne 1
- Code postal et ville : localisation de votre prestataire
- Pays
4/ Informations complémentaires
Vous pouvez personnaliser votre prestataire en fonction de vos propres règles à l'aide de la roue cranté selon les informations suivantes :
- le type de prestataire
- le potentiel du prestataire
- la catégorie du prestataire
Retrouvez ces informations dans la liste de vos prestataires
5/ Informations financières
Les éléments suivant vous permettent de compléter votre prestataire pour :
- Numéro de TVA
- SIRET
- Code APE
- Langue Société
- Compte comptable prestataire
- Délai de paiement personnalisé
- Compte de charge du prestataires
- Compte comptable pour facturation client
C- Importer des prestataires
Vous pourrez importer une liste de prestataire en provenance d'une base de donnée externe à Lab Event.
Comment importer des prestataires ? Consultez cette page.
D- Exporter la liste des prestataires
Vous pourrez exporter en format .xlsx ou .csv la liste des prestataires soit au global ou à partir d'une sélection : 
- Au global : vous recevrez par email un export de TOUTE la liste des prestataires
- A partir d'une sélection : en filtrant les colonnes, vous recevrez par email un export UNIQUEMENT des lignes qui apparaissent dans le tableau filtré (voir partie A- 19)
