Webinar - Prestations

Retranscription de la vidéo


Dans la partie prestation, on parle de deux catégories : 

La partie Prestataires et la partie lieux et prestations

La partie Prestataires c’est le pendant de la partie Client. Ce sont les listes de vos fournisseurs.

- Allez dans Liste des prestataires 

- Choisissez votre prestataire (ex : Paris Society) 

- Ce prestataire là a plusieurs lieux ou prestations

 → La partie prestataires est personnalisable. Cliquez sur la roue crantée qui se trouve à côté de Type de prestataires. Vous arrivez à l’endroit où vous pouvez personnaliser vos lieux et prestations.

-Vous pouvez les masquer ou créer différentes catégories à l’intérieur

- Le Potentiel du prestataire est également personnalisable

- Le compte comptable éventuellement du prestataire, et vous avez l’option achat dans le logiciel.

Si vous faites des factures de commissions, à ce moment-là  le prestataire qui est le fournisseur devient un client parce que vous faites une facture, donc vous pouvez avoir un compte comptable avec.


- Il y a une partie dans laquelle vous avez les contacts du prestataire, des activités (ex : vous pouvez créer une tâche pour vos collaborateurs.  Commentaire : demander les nouveaux tarifs 2024. En sélectionnant éventuellement une catégorie (ex : commercial), définir l’heure, la couleur et vous cliquez sur ajouter.)

- Vous avez, par ailleurs, une liste dédiée aux lieux et prestations associée à ce fournisseur là

- dans Demandes avec ce prestataire, vous avez le nombre de fois où vous l'avez interrogé

- vous avez une gestion documentaire : pour ce prestataire là, par exemple, vous avez un accord-cadre, ça peut être un accord de commissionnement, un accord d’affaires etc. Et vous pouvez entrer l’information ici


 Partie Taux de commission :


- Sur le prestataire, vous pouvez aussi avoir une base de données et les commissions qu´il vous verses.

- Si vous êtes un lieu, vous pouvez avoir un accord avec un traiteur qui vous verse X % de commission.

-Vous pouvez choisir de mettre les commissions sur Taux, ou si vous êtes une agence, vous pouvez également entrer vos commissions, en mettant un taux, (exemple 10% sur la base du chiffre d'affaires hors taxes hors technique).

C’est une notion informative. Ca ne fait pas les calculs automatiques au niveau financier, mais ça vous donne l’information sur ce qui a été négociée, et est reliée aux lieux et prestations.


Autre exemple :

- Vous pouvez supposer 8% sur la partie locative et 5% sur la partie restauration. Ce qui permet d’avoir une finesse dans les informations que vous entrez dans l’outil. 



Partie finance :


- La facture que vous avez faite à ce fournisseur, c´est la facture de commission, car le fournisseur dans ce cas-là se transforme en client.


Partie Lieux et Prestations :


Liste de mes prestations :

- Vous êtes un lieu ou un prestataire, vous avez beaucoup de prestations ou dans liste des autres prestations, quand vous êtes intermédiaires, c’est le contraire.

- Dans Liste de mes prestations, vous avez Mes prestations et Les autres prestations, ce sont deux onglets qui permettent de faire la distinction. Si vous avez bien mis l'adresse, les informations s’affichent sur une MAP 

- Lorsque vous créez votre base de données, vous pouvez importer votre liste de lieux et prestations avec un petit modèle

Attention : Il faut d’abord importer votre base Prestataires donc les fournisseurs pour pouvoir rattacher les prestataires aux contacts.

- Ensuite, vous allez utiliser le modèle pour importer les lieux et prestations.

La base prestataire c’est la base clients, vous avez un nom de société, des contacts etc.

- Si vous êtes administrateur ou avez le droit, vous pouvez exporter vos lieux et prestations. Cliquez sur bien compris pour recevoir un mail.

Exemple :
- Allez sur une fiche (ex : Domaine... )

- Dans les informations générales, choisissez d’abord l’état (ouvert ou fermé) et également quelle est la société prestataire. Si vous êtes le propriétaire de cette prestation, vous pouvez vous définir comme propriétaire.

- Par ailleurs, vous avez les demandes liées aux lieux/prestations, voir combien de fois vous l’avez mis dans votre brief

- En fonction de ce que vous avez dans Type de prestations, il y aura des sous-onglets qui vont apparaitre ou pas.

- Cliquez sur la roue crantée de Type de prestations pour ajouter des familles de prestations

- Choisissez ensuite les onglets qui s’afficheront pour vos lieux ou prestations (que vous souhaitez voir apparaitre)

- La partie localisation vous permet d’entrer votre adresse. (ex : 129 rue Aristide Briand / Levallois Perret / Île-de-France) 

- Après avoir enregistré vos informations Google maps va localiser votre adresse exacte

Capacités : entrez les informations générales (Soirée, Réunion, Information de l’espace global), puis  entrez par salle tous vos détails.

Médias : vous permettent d’ajouter vos photos ou mettre le lien de vidéos YouTube de votre lieu.

Attributs : cette partie sera en fonction du type de prestations que vous avez sélectionné (ex : Lieu)

A noter : Vous pouvez modifier vos catégories/sous catégories (type de lieux ) en allant dans la configuration de lieux et prestations

- ces parties servent à faire des filtres, même chose pour particularité, auditorium etc.

Il existe toutes les typologies de prestations

Vous pouvez créer des attributs personnalisés pour les prestations.

Catalogue et prix : vous pouvez créer un nouvel article lié à ce lieu ou à cette prestation ou en associer une, puis cliquez sur associer.

Avis : vous pouvez gérer les avis.

Exemple :
Cliquez sur ajouter un avis
- Nom de société : Lorepal
- Nom du client : Durant
- Note : 5
- Publié : oui
- Mettre la source et le commentaire

Quand un avis est publié, vous le retrouvez sur landing page

A savoir : Une Landing page est une page que vous pouvez transmettre à vos client.

Vous pouvez ne pas publier votre avis. Mais ça vous permet de faire une base de connaissances internes pour vous et pour vos collaborateurs pour savoir comment se sont passés vos différentes prestations avec différents prestataires.

Mail ou invitation : Les informations  apparaissent dans les e-mails automatiques

Landing page :

-Nom fictif : c’est pour les intermédiaires (ex : Magnifique lieu au vert)

-Dans le nom du statut, vous allez devoir dire si la fiche est complète ou en brouillon. Vous pouvez également créer plusieurs autres statuts en cliquant sur la roue crantée à côté.

Documents : la partie gestion documentaire vous permet de mettre des documents sur le lieu, éventuellement sur des plans, des contrats. Cette partie est en français et en anglais.

- Pour avoir votre landing page, cliquez sur le bouton en haut à côté de l’option supprimer

- Dans votre landing page, vous aurez le logo de votre entreprise, les photos, la localisation, le nom fictif, le premier paragraphe, les capacités, l’avis. Vous pouvez transmettre votre landing page à vos clients.


Autres typologies de prestation :

Exemple :
DJ Melyna
- Type de prestation : animation

- Localisation : France

- Capacités : Jauge

- Idéal pour un groupe de : 100 à 150, 200 à 300

- Attributs : d’autres attributs

- Ensuite, cliquez sur Filtrer dans Catalogue des Lieux et Prestations

- Vous allez devoir filtrer par nombre de personnes (ex :20). Ça va afficher les lieux qui accueillent le nombre de personnes indiquées.

- Vous pouvez aussi sélectionner un moteur de recherche qui existe dans Lab Event (ex : réunion + soirée ).

- Ensuite, vous allez filtrer par Lieu ou Hôtel. Complétez les autres informations en fonction de ce que vous voulez.

- Cliquez sur Filtrer

Pour créer un nouveau lieu ou une nouvelle prestation :

Exemple 

- Nom : salle Marvin Guy
- Type de prestation : Lieu

- Société prestataire :

- si vous êtes propriétaire, cliquez sur activer 

- Si vous ne l’êtes pas, il va falloir sélectionner le nom de la société ou en créer

- Remplissez les informations dans le tableau pour créer une société

- Après avoir créé votre société

- Vous pouvez déposer des infos (images, lien)

 Pour les lieux et prestations que vous avez remplis, que ce soit les vôtres ou ceux de vos fournisseurs, ils seront accessibles quand vous créerez les événements.

Ex : mariage de caro et mika.

- En bas cliquez sur Chercher et ajouter une prestation ,

- Vous allez pouvoir sélectionner votre lieu ou prestation

L’avantage d’avoir entré cette information c’est que si vous souhaitez envoyer un  e-mail au prestataire, les infos, le mails etc seront déjà pris. Vous allez uniquement envoyer un modèle d’email demande de devis direct.