Partie Devis et Factures

Le webinar complet - Devis et Facture

Retranscription de la vidéo



- Quand vous êtes dans lab event, vous avez ici la partie finance avec les devis et les factures.


- Il y a plusieurs moyens pour créer des devis et factures.

- Allez  sur un événement au hasard, vous savez que vous pouvez masquer les choses.


- Dans location de salle, vous pouvez rajouter des articles, aller chercher un autre prestataire externe comme par exemple un budget.


- Voilà, par exemple, vous allez chercher le fameux jet et du coup vous allez sûrement chercher un article.


- Par exemple, vous avez un article qui s'appelle Jean rechercher.


- Et voilà, vous avez son animation qui est inscrit.

Aprés avoir mis vos différents articles, vous pouvez tout sélectionner,  créer un devis. Il est possible de le faire en plusieurs langues, là vous avez le devis qui est créé avec les informations du client.

- vous avez une infos sur le statut de l'événement.

- Vous allez créer des champs dynamiques 

- Donc par exemple, vous pouvez avoir un champ dynamique et décidez si vous l'activez, il est obligatoire pour passer à l'étape de factures et si vous affichez cette information là pour créer un client.

- Vous voyez que ça a repris comme sur le titre de votre événement

- Ça reprend le nombre de personnes et ça reprend les dates.

- Vous avez votre accueil café avec le prix d'achat et le prix de vente.

- Vous avez aussi les horaires, vous pouvez décider de les masquer ou pas.

- C'est la meme chose pour le prix d'achat et les remises

- Si on souhaite faire des remises en activité, la remise vers dix pour cent et on décide


Qu'est ce que vous souhaitez afficher aux clients?


- Peut-être pas afficher les quatre on va afficher pourcentage remisé, taxe peut-être la concurrence que vous n'allez pas mettre 


- Mais comme vous l'avez compris, si on montre le prix d'achat, donc là c'est gris et donc le client ne verra bien sûr jamais.

- Ma location de salle, c'est une location sur lequel je n'avais pas pris.

- Donc dire que l'âge indique un prix.


- J'ai mon animation Jean que je mettrai à six cents euros, Je peux choisir mon taux de TVA si je le souhaite et je suis un forfait qui est  multi-produits.


- Donc seulement ce forfait s'affichera avec Tommy vingt donc il ne verra pas la partie boissons restauration.


- Idem pour le petit forfait audiovisuel et aussi j'ai un dîner et tout compris cent cinquante Voilà.

Mais n'importe quoi vous voyez que d'ailleurs vous pouvez avoir un forfait qui peut être avec une partie qui par personne et une autre partie qui est fixe et dire voilà ce que vous mettez par exemple cinq cents finalement la langue de salles par exemple et cent cinquante euros.


- Et ça vous calcule un forfait global en dessous, vous avez le total TVA, le prix éventuellement le prix par personne si vous souhaitez l'afficher et voyez, vous avez des petits jeux pour l'afficher masqués.


- Et là les différents acomte vous demander un acompte de soixante pour cent à payer avant le cadre et un autre acompte de vingt pour cent à payer avant.


- Voilà, je n'ai pas la date en tête, je suis un peu n'importe quoi.


- En dessous, vous avez la rentabilité qui s'affiche par différentes.


- Une grande famille.


- Vous avez aussi des options d'affichage.


- Dire que si vous avez une mine à zéro par exemple, ce qui n'est pas le cas, je vais m'en créer e.


- Donc je vais mettre accompagnement par un chef de projet experts et que vous souhaitez l'offrir, vous laissez la ligne à zéro et là vous mettez ici que s'est offert.


- Voilà, vous avez un petit tuto explicatif ici.


- J'aurais pu aussi mettre ici, par exemple un h à Carrefour.


- N'importe quoi à zéro dans ces cas-là forcément que j'active le prix d'achat.

- Je mets un prix d'achat que j'ai acheté à cent euros, je n'ai rien contre pour Carrefour ne tient pas.

- Si je mets ce que j'ai fait à cent euros, vous voyez que ça?


- Mais au fait, euh, tu perds de l'argent, donc d'experts de l'argent venant rouge.

- Mais j'aurais pu décider de masquer cette ligne-là sur le client, ce qui me permet d'avoir une vision beaucoup plus claire.


- Voilà, on va mettre ses motivations, pourquoi pas?


- J'ai appris l'achat et donc voilà, on va maintenant détailler un petit peu les différentes possibilités qui s'offrent à vous.


Donc tout d'abord, vous avez ici un petit bouton déplacer, vous pouvez déplacer, donc là, j'ai mis ma location avant mon café.


Je peux très bien décidé que ma location avec les cafés, je vais ensuite créer un sous-total.


Donc là, j'ai sous-total qui s'affiche pour cette partie là.


Si je crée un autre sous-total en dessous, ici, du coup, ça va faire un total de toutes les lignes jusqu'au Sous-total d'avant, tout simplement.


Je peux aussi décider de ajouté une nouvelle ligne.


Donc c'est pour ajouter une nouvelle ligne.


D'ailleurs quand je ajoute une nouvelle ligne, je vais pouvoir aller chercher un article, j'aurais pu aussi aller le chercher.


Voilà même en acheter plusieurs d'un coup, je vais intégrer au devis, pas le faire.


En l'occurrence, je peux décider de mettre un titre dont classe à mettre un nom dessus.


Donc je vais appeler ça partie un ou la location de salles pour un voilà.


D'ailleurs j'ai aussi mettre un petit précis pour faire quelque chose de joli, ce que j'ai fait.


Deux Voilà, ça fait beaucoup de chance, mais pourquoi pas.


Je peux aussi décider de copier émis.


Par exemple, je vends deux fois la salle la copie Quand j'ai masqué, je pourrait décider de mettre mon à destination Animation DJ en option.


Du coup, cette ligne n'est pas repris dans les totaux et ça permet aux clients de voir que vous proposer des options.


Et cette option-là n'est pas inclus dans le prix total et du coup il peut choisir de rajouter cette option-là.


Je peux aussi décider de faire autre chose.


Donc par exemple, je peux décider de rajouter une petite zone de texte.


Super de vie.


Voilà la zone de texte.


Qui donc?


Je peux décider e de mettre en gras, de changer les formats, de mettre ça en forme à titre de Voilà pourquoi voilà, on peut mettre des photos si on le souhaitait.


Une zone de texte vous permet de faire plein de choses.


Le titre on l'a déjà vu, le saut de ligne, ça crée un souligne que vous connaissez tous.


C'est un peu comme sur d'autres.


Vous avez aussi souligne je peux mettre au-dessus si je veux déplacer, vous avez aussi la partie saut de page sous-total et pourcentage de pourcentage de ligne, ça peut servir si par exemple n'importe quoi vous souhaitez facturer un freinage, facturer des frais d'agence?


Vous mettez que vous facturez, je sais pas moins huit pour cent et vous dessinez sur quoi vont s'appliquer ces frais d'agence?


Ils peuvent s'appliquer par exemple sur tout sauf sur le transport peut-être.


Voilà donc là, il s'applique à presque tout, pas sur la seconde partie.


On avait décidé d'utiliser ce pourcentage de ligne pour faire une remise.


Donc à ce moment là, on aurait appelé ça.


Et puis une remise globale dans ces cas-là, on ne peut pas faire une ligne par ligne, donc l'âge mais moins deux pour cent, Voilà et la remise et décidé de l'appliquer, pas surtout au six e sur j'aurais pu choisir tous d'ailleurs voilà, cliquez ici et je suis surtout pour le voilà.


Avec aussi dans toute TVA.


A choisir.
Et si vous choisissez votre différents taux de TVA que vous avez bon, enseigner à zéro autour de s'impose un peu moins.


Vous pouvez aussi décider d'afficher les différentes colonnes et les Montréalais masqué par exemple.


Si si, vous faites de la vente de souvent, vous avez décidé de masquer le pourcentage.


Le contraire peut-être en si on descend un peu plus dans la présentation, là vous allez pouvoir gérer vos conditions générales.


Donc là, par exemple s'affichera, mais événementiel, mais on peut en avoir plusieurs.


Je décidai démasquer aussi les afficher.


Si vous cliquez ici, là, vous allez arriver dans la partie finance.


Et c'est ici que vous avez configurés vos conditions générales.


Voilà en l'occurrence, mais ces chiffres sont un peu déjà ici.


Les c'est joli, mais bon, il y a.


A noter que j'ai vu, j'ai changé les conditions générales mais que le devis était forcément c'est ça remplit les conditions qui ont intégré avant avant de vie.


Vous pouvez vérifier les conditions en cliquant ici.


C'est là que vous pouvez même faire des conditions entre guillemets particulière pour tel ou tel client.


Si les conditions particulières vous pouvez faire les conditions de paiement, indiquer comment ils doivent payer vos différents codes bancaires, normalement vous faites une fois vous rentrez ici dans les informations par défaut, vous allez rentrez vos informations bancaires et comme ça surtout les devis que vous allez faire et si éventuellement un bloc signature avec votre signature.


Si vous le souhaitez et la signature du client, on va maintenant faire créer de vie.


Comme vous le voyez, vous avez des yeux, vous pouvez masquer les informations ou pas, ou même mettre que c'est un le contact pour la facturation d'une autre personne, voir ajouter plusieurs personnes.


Voilà, je vais rajouter aussi vadym.


Voilà donc les contacts s'est chargé de projet et vas-y tu peux enlever un pour celui-là et mettre mon code analytique quand vous pas l'idée, ça va lui donner un numéro.


Vous pouvez très bien aussi rajouter les informations comme à signer avant.


Voilà pour pour indiquer une information comme ça au client encore une fois le prix d'achat n'est pas obligatoire, mais manager, ça marche, C'est plutôt intéressant quand même.


Voilà, je peux si je souhaite dire que le devis est un devis qui est présent en ligne.


Donc si c'est un devis en ligne, qu'est ce que ça va faire?


Regardez, je clique ici.


Bon là vous avez une petite information sur comment fonctionne devient en ligne, je vais cliquer ici donc le devis sera valable pendant trente soixante quatre-vingt dix jours en fonction de ce que vous avez paramétré.


Toujours pareil dans l'information financière, Vous avez six e petit un pour copier la vie à partir du moment ou j'enregistre Maintenant, je vais avoir la nouvelle anglais entre guillemets.


Voilà qui s'appelle Visualiser.


Il devient comme ça.


Je vais pouvoir voir le devient en ligne et voir accoler ça avec mes ne sont pas très belle.


Voilà, toutes les informations sur votre société seront présents ici.


L'avantage du devis en ligne, c'est que dès que vous partagez cette, on peut partager automatiquement envoyé un mail.


Vous pouvez savoir si le client a ouvert ou pas.


Le devis vous donne une info précieux dans votre suivi commercial.


Parce que si vous voyez par exemple que le devis n'a toujours pas été ouvert.


Peut-être que votre mail est passé en spam, que tu n'as pas eu le temps le permet de faire une relance ou a contrario, si vous savez que le client a ouvert le devis il y a une heure, peut-être que c'est le bon moment parce que il a vraiment été dessus pour le rappeler, vous pouvez envoyer le devis par e-mail en cliquant sur envoyer par e-mail.


Là, vous allez choisir votre modèle d'e mails, donc est ce que j'ai un mode de vie?


Voilà la proposition de vie.


Début, j'ai pu chercher et euh je vais ici insérer le lien du devis comme c'est le cas pour appliquer.


C'est comme ça qu'il est traqué.


J'aurais pu aussi inséré en pièce jointe.


Je vais vous montrer comment ça marche.


Donc là, c'est qu'on n'est pas un devis en ligne.


Voilà, je fais envoyer par e-mail de vie.


S'est mis en pièce jointe d'ailleurs, rajouter d'autres pièces jointes si vous souhaitez voilà, bien évidemment vous exportez le devis et vous verrez la même chose que tout à l'heure.


Vous avez des informations de mon événement, la date et les horaires, le nombre de personnes, vous pouvez masquer.


Et si vous souhaitez, avec les petits jeux, comme vous l'avez compris aussi, exporter le déroulé dans l'événement ouvert.


Présentation.


On verra ça plus tard des choses importantes que vous faites envoyer le devis par e-mail automatiquement, le statut se transformera et passera envoyé au client.


Comme vous le remarquez, vous pouvez aussi le faire à la main.


Si vous le souhaitez, vous avez envoyé le devis.


Ça vous pose la question aussi intelligents en disant Voilà venait de changer de vie.


Est ce que votre événement il faudra aussi changer la proposition envoyée?


Donc je veux dire oui.


C'est une bonne idée.


Vient d'envoyer on peut dire que ma proposition est envoyé pourrait très bien automatisées ça.


Il y a des automatisation dans la vie en général et automatisation ici.


Voilà, on va maintenant décider de transformer le devis factures d'un compte en transformant, raconte Donc première étape, je me demande est ce que l'option que j'ai mis un évaluer ou pas?


Donc euh est-ce qu'il l'a confirmé?


Donc on va dire que quelqu'un a confirmé.


Donc non, je vais créer la facture et donc là, je choisis la qu'on la facture d'acompte, que je veux faire et a créé automatiquement ma facture d'acompte avec les bons pourcentages qui sont repris en bas et qui sont pris partout, donc de soixante pour cent de mon événement, Je crée ma lecture d'un conte.


Elle est pour l'instant statut brouillant tant qu'elle n'a pas le numéro de et que je leur ai validé ne sera plus c'est bruyant et en théorie sera plus modifiable.


Encore une fois, on a aussi un suivi et voilà qu'on peut aussi exporter pour voir à quoi ressemble et l'envoyer par e-mail, comme tout à l'heure, soit en pièce jointe, soit Vienne pour finir un petit peu tout ça.


À partir du moment où on a créé une facture d'acompte, on va pouvoir une quand l'événement est terminé, créer une facture de sol.


Donc soit on peut le faire à partir du devis, comme vous le remarquez tout à l'heure, on m'a fait transformer en facture cette fois-ci soit.


Mais tout ce que je préfère, c'est à partir d'une facture d'acompte.


Donc la je vais sélectionner ma facture d'acompte si j'en avais plusieurs options.


Sélectionnez deux L'agent n'est qu'un qui est relié à ce qu'également et je fais créé essayer ma facture de solde est créée.


Elle est du bien la compte.


La facture d'acompte que j'ai fait, en l'occurrence, je n'ai pas forcément.


Et pour l'envoyer au client toujours pareil envoyés par Elle-même et qu'elle est validé, on va aller sur notre repas de groupe.


D'ailleurs, tout ce que j'ai fait ici, vous pouvez le faire à partir de finance et à partir de finances.


Créer un devis, créer une facture à partir de zéro est d'ailleurs là.


On est sur notre griffe et vous souvenez qu'on a créé à partir d'ici.


C'est une des méthodes.


On peut aussi utiliser une autre méthode qui consiste à créer un devis, soit à partir de zéro, soit à partir d'un modèle.


Donc je vais chercher mon modèle qui s'appelle journée d'étude et donc là, en fonction des modèles que je me suis créé, ça me créer mon devis.


Comme vous le remarquez, ça multiplie automatiquement le nombre de personnes que j'ai noté dans mon livre, que j'avais cent cinquante personnes.


Je vais maintenant vous parler de la part de vigne de choix.


La partie devient un choix, permet de créer plusieurs choix dans le centre de vie et donc finalement au lieu de faire trois devis avec un devis normale de VI E low-cost.


Un devis haut de gamme qui sont une des options.


Ça peut être un devis avec le menu.


Un menu de menus trois Pourquoi pas?


Mais je vais créer trois devis en donc là, je vais appeler ça un forfait standard.


Voilà, donc on peut mettre en bas.


Voilà, il faut mettre du texte un peu commerciales, évidemment Non mais tu veux mettre deux fois forfait premium?


On peut aller jusqu'à trois choix et avec champagne et petits fours est on peut éventuellement malade.


Donc on pourrait imaginer que ici ajoute une nouvelle ligne et que cette nouvelle n'a elle soit que dans le forfait deux.


Donc là on est champagne aujourd'hui, vingt euros par personne.


Cher d'accord, si on ça peut être compris, on va mettre ici petits fours, quinze euros par personne et on va aussi copier l'anime.


Je sais pas accueille vestiaire premium, Voilà.


Et là, on va faire renforcer un univers.


On va être trois cents.


Voilà du coup la journée d'étude, elle est bien proposé dans les deux cas.


Le champagne dans un cas, le typhon dans un canoë kayak hier, voilà et d'autres sont donc je vais faire enregistrer et donc ici j'ai bien.


Mais deux forfaits qui sont faites, on va maintenant voir à quoi ça ressemble.


Et donc vous voyez ici que pour mon repas de groupe, finalement, j'ai mes différents prix, avec ma proposition à ma proposition deux avec le forfait standard, avec des prix du coup qui diffère, aurait pu avoir les pourcentages qui différait.


Ça vous permet finalement, en un seul de vie, de proposer plusieurs fois au client et de limiter du coup les documents.


Vous lui envoyez, on va maintenant passer au modèle de vie.


Donc les modèles vous ont créé autant que vous voulez, vous pouvez aller dessus les allez, on va aller en un notre fameuse journée d'étude et d'ailleurs vous pouvez même dupliquer et créer un autre qui s'appelle le choix justement.


Donc là, on va l'appeler journée d'étude de vie à choix, Pourquoi pas D'ailleurs, on peut décider aussi de donc le choix.


Un c'est standard pour ce dont vous avez besoin, Guillaume avec Chantal, en plus.


Un autre moyen, parfois aussi de gérer les options.


Et donc ici, par exemple, je vais me dupliquer ma ligne.


Je vais peut très bien dire que dans cette lignée à la journée d'étude et ici, Mais c'est une journée d'étude avec mec, avec une partie beaucoup plus, beaucoup plus important sur et sur les boissons, pourquoi pas alors en plein Donc je ne vais pas faire comme ça plutôt parce que c'est la même longitude.


En fait, c'est plutôt ajouter finalement une nouvelle ligne que j'aime être ici et que moi tout à l'heure, ce qui va s'appeler champagne à douze euros et je par personne.


Donc là il faut bien mettre un parce que ça multiplié automatique en parlant de personnes.


Et je vais aussi ajouter encore une nouvelle ligne.


Je mettre aussi ici d'ailleurs, je peux aller chercher dans mes dans les articles donc euh, parce que j'aime qui s'appelle Oh voilà, voilà et j'ai mon open bar qui sert à jouer.


Je l'enlève donc on peut soit créer un article vraiment soient les mêmes chercher dans un autre article.


Voilà et on pourrait rajouter des inclus dans ces standards et des inclusions premium.


C'est comme ça que vous créez vos modèles.


Donc comme vous l'avez compris, quand vous êtes sur un devis, vous fait créer un devis, vous pouvez choisir de créer, choisir choix depuis un modèle.


Vous pouvez aussi ici décidé d'importer alors que vous êtes sur un avis, un modèle.


Là, ça va faire quelque chose un peu complexe.


Pardon, mais du coup, voilà, vous pouvez décider de l'importer.


Ici s'affiche la pop.


Je suis un devis à choix, donc ça marche, ça marche sur les devises.


Ils ont enregistré oui, quelque chose très important.


Le client a choisi.


Finalement, ils veulent forfait premium.


Alors vous cliquez ici qui veulent forfait Premium, vous enregistrez Et quand vous allez transformer en facture, ça va choisir le forfait premium.


On compte si vous n'aviez rien choisi, ça vous aurait posé la question.


Au fait, quelle option a choisi le client au niveau des devis et factures?


Donc vous avez ici la vie de tous vos devis et toutes vos factures.


Comme vous pouvez le voir ici, vous avez des boutons d'action.


Éviter les visualiser aussi envoyé par e-mail, donc directement pour envoyer par e-mail, mais une relance facture, tacle envoyé.


Vous avez aussi une autre vue et une vue qui est totalement personnalisable, qui permet de rajouter, de masquer des colonnes, de les afficher par exemple.


Voilà, on afficher le numéro de facture avant superviseur.


Voilà une structure superviseur Me dire dans deux vies pourquoi le numéro de facture?


Parce que quand on fait un devis ici, les factures reliées en fait à cette villa, histoire d'éviter de faire deux fois ou trois fois une facture sur le même pareil dans la partie facturation, vous avez tous ces boutons d'action?


C'est qu'à chaque fois que vous avez des petits boutons, dupliquer sont bien pratiques en de vie.

Faire une deux et c'est toujours pareil les deux ici, vous avez des films que je ne vous ai pas montré.


Effectivement, c'est pour filtrer, rechercher on je sais pas moi et va rechercher ce que j'ai fait.


Un oui, c'est oui et d'ailleurs quand elle va va me payer.


Bon, on va valider, se devine on va dire que ça devient validé si tu vas me paye.


Euh je rentre ici le paiement donc j'ai reçu un virement de deux mille deux cent six virgule vingt aujourd'hui et c'est un virement.


Le métier de commentaires enregistrés et voilà le restant du passe à zéro.


Et bien évidemment, vous avez remarqué que le statut face à p comme vous pouvez, il y a des filtres aussi pour afficher à tous les niveaux est une dernière petite précision sur la partie sur la partie devis et factures qui est intéressante, c'est que vous pouvez en fonction affecter des droits en fait.


Donc ça c'est un petit peu plus compliqué.


Je vous montre où est ce que c'est?


Donc c'est en gestion des utilisateurs.


Voyez, vous avez votre profil, mais vous allez pouvoir définir les rôles dans la nuit par défaut, il peut tout faire et vous pouvez très bien créer, par exemple un statut qui s'appelle commerciale et ce commercial la dans la partie finance.


En fait, ils ne pourraient pas approuvé les devis automatiquement, ça enverrait un superviseur qui devrait valider une vie pour les factures.


Voilà, donc on a quelque chose d'assez e, assez complet au niveau des droits.


Voilà, vous pouvez créer plusieurs droits en fonction des personnes qui utilisent qui utilise un outil.


Dernier petit point ici, vous avez des petites vidéos tutoriels, Il peut vous aider en fait, et surtout, vous avez un support.


Vous allez dans le module finance ici et là, Vous avez vraiment toutes les informations sur la partie de finances.


Vous avez douze pages sur les devis et les factures de sol.


Je n'ai pas présenté, mais évidemment qu'on peut créer une facture.


On peut faire un avoir.


On peut même créer une facture de commission tandis qu'on à l'événementiel et parfois on est amené à faire des factures finalement, à des fournisseurs.


Dans la partie édition, vous avez le vous avez les articles, vous avez les regroupements.


Voilà, vous avez pas mal, pas mal de petites choses, de la TVA sur marge, je n'en parle pas.


Mais si vous êtes concernés, vous avez cette information.


La qui est ici la partie grandes familles, vous l'avez compris, c'est pour des statistiques, mais aussi les de l'expert comptable.


Et voilà, en conclusion, aujourd'hui, on a trois cent cinquante ans déjà.


Et si vous souhaitez nous rejoindre, nos coordonnées sont présentes ici, donc par mail, par téléphone aussi, bien évidemment via notre site internet http a très bientôt

Webinar - Facture de solde

Retranscription de la vidéo 


Comment faire une facture de solde ? 🤔

 

Il existe plusieurs méthodes, nous présenterons cependant deux principales : 

👉🏻 1ʳᵉ méthode : 
👉🏻 2ᵉ méthode : 

Allez ensuite dans votre événement, ensuite dans la partie Finance pour vérifier s'il y a bien vos deux factures d'acomptes et votre facture de solde.

- Dans le prochain exemple qui est plus complexe , dans lequel par exemple, on a fait deux devis avec deux factures d'acompte, mais sur lequel on souhaite par exemple faire une facture de solde qui regroupe les deux :

🚀Lab Event vous permet de créer votre facture de solde en selectionnant et reliant votre solde à vos deux factures.

ça va vous reprendre toutes les lignes qui étaient présentes dans vos deux factures, il suffit d'ajouter le deuxième acompte.

Vous avez une facture de solde liée aux deux devis 😊 

Allez dans votre événement, dans la partie Finance pour vérifier si l'opération a bien été effectuée

 

 

Finance

Finance

Comment faire un export finance ?

Retranscription de la vidéo


Avec  le logiciel Lab Event, Vous avez la possibilité de tenir et de récupérer beaucoup de data pour la partie financière et notamment pour la partie comptable.

- Vous allez  pouvoir exporter soit pour transmettre directement, soit pour vous-même, travailler sur les bases de données au format .xls et trier, faire des tableaux croisés dynamiques.

- Vous trouvez ces informations dans la partie finance et dans les parties statistiques.



La partie finance 

 

- Par exemple, vous allez voir l'ensemble de la liste de vos factures avec leurs différents statuts, toutes les informations qui sont lues et également rentrer les paiements lorsque vous avez la possibilité de le faire.

- Vous pouvez ajouter ou masquer certaines colonnes en fonction de ce que vous allez exporter.

-Vous allez pouvoir exporter directement dans Export , soit des exports financiers, comptable vente, comptable règlement, comptable achat, comptable facture.

- Vous allez retrouver la liste de vos différents exports que vous avez déjà réalisés.

- Vous pouvez aussi le faire depuis devis ou facture.


 

La partie devis

 

- Vous avez aussi une vue analytique.

Cette vue va vous permettre de trier pas mal de choses, notamment sur la partie grande famille, ce qui peut être assez pratique lorsque vous voulez  savoir ce qui est facturé, combien vous avez généré de chiffre d'affaires par certaines grandes familles.

- Si vous prenez  l'exemple d'un restaurant ou d'un hôtel, ça peut être la partie restauration, boissons, hébergement, personnel, tout ce que vous allez pouvoir facturer qui est rassemblé par grandes familles.

- Vous avez également la possibilité d'exporter soit en PDF soit créer des périodes et les exporter en format .xls


La partie statistique

Vous avez aussi la possibilité d'exporter certaines informations

- Dans statistiques quantitatives quand vous générez une plage de dates, vous avez la possibilité d'avoir une vue sympa.

- Si vous voulez  voir un peu plus d'informations sur vos statistiques d'événements. dirigez vous dans statistiques quantitatives / par événements, gérez vos filtres et sortez vos reports en format .xls

- Faites la même opération sur la partie financière sur votre analyse dans  statistiques financières avec le même type de tri et la possibilité de faire des exportations.



Configuration Finance

Configuration Finance

Comment configurer le format des devis et factures ?

Retranscription de la vidéo


Configuration du format des devis et factures :

 

Cette partie est importante et concerne vos périodes de déclaration

- Vous pouvez sectionner votre période comptable parmi la liste des périodes.

- vous pouvez également définir une nouvelle période en cliquant sur ajouter

- A ce moment-là vous allez pouvoir choisir votre période comptable, par exemple de janvier 2023 à décembre 2023

- Vous pourrez ensuite choisir un préfixe pour bien distinguer vos devis et factures  ainsi qu´un numéro de devis en choisissant une forme de numérotation consécutive, par exemple 1000

- Faites de même pour vos factures

- Ensuite cliquez sur enregistrer

Après avoir enregistré les informations, il ne sera pas possible de les modifier avant le début de la prochaine période comptable donc si tout est ok pour vous, vous pouvez cliquer sur enregistrer.

Configuration Finance

Comment configurer les informations financières ?

Retranscription de la vidéo


 

Configuration des information financieres de votre societe :

- cliquez sur configurer mes informations financieres

- Vous allez atterrir sur une page ou vous allez indiquer certaines informations que vous souhaitez voir apparaitre sur vos devis et factures

Si vous avez pluieurs profils societe vous lalez pouvoir choisir les profils en cliquant sur le menu deroulé

- Indiquez le statut de la société

- quelques informations complementaures notamment sur le cpaital social, le numero Siret, le code NAF

si vous navez pas ces informations sous la main vous pouvez les retrouver en tapant le nombre de societes sur le site societe.com, et les copier-coller ici

- vous pouvez choisir la devise par défaut.et donc là vous allez pouvoir indiquer les informations qui seront calculées automatiquement sur vos devis et factures

 vous puvez definir si vous etes applicable a la tVA ou non. si oui, indiquez votre numero de tva ainsi que le taux de tva par defaut, 10%, 20%. vous pouvez également ajouter votre propre taux de TVA en allant simplement dans la partie taux de tva par defaut. donc vous pouvez choisir de rendre vos taux de tva actif ou inactif en cliquaaunt sur bien compris. et vous puvez egalement ajouter un taux de TVA en cliquant sur Ajouter un taux de TVA. exemple vous allez un ajouter un taux à 5,5%. definissez ensuite les comptes de TVA pour la comptabilité ainsi que les comptes de TVA pour les ventes.

- Définissez ensuite les comptes de TVA donc les comptes de charges liées à la TVA et enfin les comptes de TVA pour les achats qui concernent donc les factures d´achat fournisseur si jamais vous en avez.

- Cliquez ensuite sur enregistrer

- revenez a nouveau sur vos informations financieres par defaut et la vous allez pouvoir indiquez su vous appliquez une TVA sur marge.

Cette information s applique uniauement pour les agences qui proposent des services de voyage et etant soumis a la TVA sur marge. donc si c est le cas, selectionnez oui et vous pourrez choisir la phrase Inserez en dessous du calcul de TVA. Par exemple :  en inscrivant regime particulier -  agent de voyage

- vous allez ensuite indiquer si vous appliquez un taux de commission qui est donc le montant de pourcentage que vous allez pouvoir recuperer aupres de vos fournisseurs en marge arriere et qui est donc different du taux de remise que vous appliquez sur le prix de vente.

- Décidez ensuite si vous voulez afficher le prix d achat et les marges par défaut. donc si vous avez une marge que vous appliquez fréquemment vous pouvez la définir sur "taux de marge par défaut" et elle apparaitra comme valeur par defaut dans la creation d une nouvelle ligne et dans vos devis et factures que vous pourrez toujours modifier

si vous ne travaillez pas avec les prix d achat sans marge vous allez pouvoir choisir de ne pas afficher ces informations. soit en mettant le prix d achat à zero soit en mettant un prix d achat egal au prix de vente.

- Vous pouvez configurer si vous souhaitez travailler avec des remises en activant ou en désactivant le switcher.

- vous pouvez aussi choisir d´activer l´option devis à choix pour vous permettre de présenter vos devis a vos clients avec differentes choix ou formules qui pourront cocher lorsqu ils vous renvoient le devis signé

- Sur vos devis et factures vous avez la possibilité d´ajouter un pourcentage pour le calcul multilignes qui vous servira par exemple de calculer des frais de vos horaires

- vous pouvez decider si vous faites apparaitres les horaires dans l´edition de vos devis et factures, et si vous souhaitez aussi afficher une ligne pour indiquer le nom de la salle concernée si la prestation se deroule dans un lieu en particulier.

- Si vous souhaitez renommer certains champs telle que les informations complementaires, vous pouvez l indiquer ici (par ex : bon de commande )

- Indiquez ensuite les informations de reglement, donc le mode de reglement, par virement, par cheque ou par espece donc s´il s agit d un virement bancaire,

- Indiquez les informations sur votre compte bancaire et s il s agir d un reglement par cheque, vous pouvez indiquer l ordre pour le chèque.

- Enfin, vous pouvez indiquer les modalités de paiement.

- Vous pourrez ensuite choisir vos conditions generales de vente en fonction du profil de vos societes si vous en avez plusieurs ou en fonction de vos devis et factures

- Si vous n´avez pas encore défini vos conditions generales de vente, vous pouvez cliquer sur la roue dentée, pour pouvoir ajouter vos CGVs. Cliquez sur vos CGVs, indiquez le nom et collez vos CGVs puis cliquez sur enregistrer

- Revenez ensuite sur vos informations par défaut,

- Vous allez pouvoir choisir vos CGVs parmi la liste et indiquer si vous souhaitez montre vos CGVs sur une autre page lors de votre export PDF de vos devis et factures de maniere a separer la page de signature et la page des CGVs

Partie comptabilité :

Dans cette partie vous allez pouvoir choisir l appellation pour votre journal de vente ainsi l appellation pour votre journal d achat, si vous travaillez avec des factures d achats

- Ensuite vous allez pouvoir indiquer a votre client une mention speciale lors de la signature du devis, (par exemple en indiquant mention manuscrite : lu et approuvée )

- Pour vos devis, vous pouvez choisir d afficher ou non le recap de la TVA le total hors taxe, le total TTC, le prix par personne, hors taxe et TTc donc si vous souhaitez masquer automatiquement ces informations lors de la creation du devis vous pouvez le faire en selectionnant non dans toutes les cases. mais encore une fois lorsque vous editerez vos devis, vous pouvez toujours masquer ces informations pour vos clients.

- Meme chose pour vos factures, vous pouvez decider d afficher ou non vos CGVs vos conditions de paiement, vos conditions particulieres et vos informations bancaires,  vos prix par personne hors taxe et toute taxe comprise - mais par defaut vous ne pourrez pas masquer sur vos factures les informations concernant le recap de la TVA, le total hors taxe et le total TTC. car ca fait partie des informations qui sont obligatoires à mentionner sur vos factures.

- Ensuite, pour des raisons légales il faut savoir que vous avez la possibilité de ne plus pouvoir modifier les factures après validation. Soit vous choisissez non je veux garder mes factures modifiables soit vous décidez de bloquer vos factures après validation

- pour la date des factures par defaut, si vous souhaitez maintenir l ordre de vos factures par numero. on vous conseille fortement de Forcer la date du jour comme la date de facturation, sinon vous pouvez toujours choisir manuellement la date de facturation 

- enfin vous pouvez decider d activer la fonctionnalite de liens partageables  qui vous permettra de generer un lien URL pour que votre client puisse visualiser son document ne PDF et de vous permettre de traquer l ouverture du devis ou de la facture. donc si vous activez cette fonctionnalité vous pouvez alors definir le temps d expiration du lien apres validation de votre document. puis, vous terminez en cliquant sur Enregistrer.

 

 

Onglet facturation

Onglet facturation

Comment faire un export grande période depuis l'onglet facturation ?

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Comment faire un export grande période depuis l'onglet facturation ? 

On vous explique tout. 



Première étape :

Exemple :

- Allez dans l'onglet finance liste de mes factures où vous allez avoir toutes les factures par filtre.

- Enlevez les filtres, Vous voyez qu'il y a 820 factures.

- Vous voulez extraire sur une grande période.

- Il suffit de venir en haut à droite export, financier. 

- Là, vous allez devoir choisir une période

Très important : Il faut bien valider les dates.

- Par exemple,  vous voulez  aller le 13 avril 2022. Là, vous avez validé la première.

- Vous voyez que le reste se grise, vous allez vouloir sélectionner à aujourd'hui : 21 avril 2023,  donc toute cette partie est grisée.

- Cliquez sur appliquer : par date du document financier ou alors de l'événement ou de la demande et choisissez  le profil.

Lab Event vous dit que votre fichier est en cours de traitement, vous retrouverez par e-mail  l'adresse que vous avez entrée au préalable dans votre profil.

J'ai une erreur 404 quand je transforme mon devis en facture, comment résoudre ce problème ?

Je voudrais transformer mon devis en facture, mais j´ai une page erreur 404 lors de l´opération.

 

Le problème est simple, vous avez surement supprimé le client ou le contact client. Le devis se retrouve ainsi orphelin...

 

La solution: 

Assurez-vous d´avoir entré le nom de société.

 

1- Cliquez sur FinanceListe de mes devis 

 

2- Choisissez votre devis puis cliquez sur la loupe qui se trouve à coté de Société.

 

3- Recherchez un prospect existant ou entrez un nouveau client et assignez-le au devis

 

 

4- Cliquez sur Modifier puis Enregistrer

 

5- Ensuite vous pouvez transformer votre devis en facture sans aucun souci :)

Facture de commission

Facture de commission

Comment faire un avoir facture de commission ? - Méthode alternative

 

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 Vous avez une facture de commission et vous souhaitez faire un avoir ?

- Pour faire un avoir, vous allez créer une facture à partir d'une facture (pour un avoir). 

- Pour les factures de commissions, il faut créer le prestataire comme un client.

- Renseignez l'adresse dans la première ligne ( ex : 33 rue Aristide Briand)

- Également les informations classiques, et  le mail.

- Ensuite, Cliquez sur créer

- En ayant créé ça, vous allez pouvoir retourner  sur ma facture.

- Créez d'abord mon client, ensuite une facture à partir de zéro. Cliquez ici pour savoir comment créer une nouvelle page client

- Ici, vous décidez que c'est une facture d'avoir.

- Cherchez le nouveau client que vous avez fait.

- Cliquez sur créer

- Puis, il faut mettre un montant négatif.

- C'était une facture à 100 euros

- Appelez ça avoir free

- Mettez toutes les infos y compris  la date, le nombre de personnes etc.

- Vous pouvez vous démasquer, le relier à l'événement, donc à notre événement de première ligne.

- Ici, mettez  avoir commission avec le montant qui était de 100 euros.

- Il fait la TVA qui était à 20, en conséquence cela fait 120 euros.

- Ça vous met en rouge, alors vous devrez mettre (-120 €).

- Vous avez votre avoir qui est fait, enregistrez puis validez .

- Après avoir fait cela,  retournez à votre liste, Vous allez voir que vous avez votre avoir sur votre facture de commission qui fait un avoir classique et dans l'un et l'autre, vous avez -120 € et 120 donc ça s'annule.

 

☛ Autre solution :

Vous pouvez faire une facture de commission avec des montants négatifs :

 

Devis

Devis

Comment ajouter une ligne Apporteur d'Affaires dans devis ?

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Lorsque vous êtes dans votre devis. Vous aimeriez avoir la possibilité d'ajouter une ligne en fin devis, précisant la commission d'apporteur d'affaires que vous reversez à votre agence qui vous a apporté le projet.



- Pour cela. Vous allez à l'intérieur de votre devis

- En bas de votre devis, sur la dernière ligne, cliquez sur les trois points qui se trouvent à droite.

- Ajoutez un pourcentage de ligne.

- Dans la colonne libellé, indiquez  "commission Apporteur d'affaire" .

- Indiquez le montant à retirer de votre facture qui est donc le montant en pourcentage de la commission d'apporteur d'affaires que vous souhaitez reverser.

-  Enfin, sélectionnez les lignes qui vous intéressent en cochant les barres.

- Si c'est un montant global de votre facture, sélectionnez toutes les lignes d'acompte.

- Le montant se calcule tout en bas avec le bon montant d'apporteur d'affaires.

Si certaines lignes ne sont pas commissionnaires, il convient de les désélectionner.

Devis

Comment activer le devis en ligne ?

 

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Nous vous parlons de la possibilité d'envoyer un devis directement via un lien URL afin de pouvoir permettre une meilleure optimisation, d'une meilleure traçabilité du devis et de son ouverture pour ensuite faire des automatisations.



- Pour cela, il faut avoir activé cette fonctionnalité lors du premier rendez-vous de paramétrage des différentes sociétés.

- Si ce n'est pas le cas, C'est-à-dire si dans votre devis vous n'avez pas la possibilité d'envoyer un devis en ligne, ni en pièce jointe, dans ce cas-là :

- Allez dans administration, puis dans la partie générale.

- À gauche s'ouvre un menu dans lequel vous pouvez ajouter pleins de choses et modifier tout ce que vous voulez, notamment avec la partie champs dynamiques ou activer certaines personnalisations.

- Cliquez sur la dernière colonne, puis sur la partie finance puisque ça concerne vos devis

- Dans information par défaut, choisissez la société pour laquelle vous voulez envoyer vos devis directement via un lien URL.

- Vous avez créé deux sociétés.

- D'abord sur la première, en bas, vous avez l'option pour activer la fonctionnalité le lien partageable pour ce document.

- Vous avez la possibilité de définir le temps d'expiration du lien après validation du devis, également la même chose sur la partie facture.

 Recommandation :  mettez plus de nombre ( ex: 90 jours)  et enregistrez 


- Répétez la même opération sur votre deuxième entreprise.

- Puis, lorsque vous allez dans un tableau de bord, récupérer un événement, créer un devis, vous avez la possibilité d'envoyer directement votre devis.

- Le lien URL sera créé une fois que vous avez créé, rempli votre devis et le valider

- Enfin vous pourrez  l'envoyer par e-mail directement avec le lien.

Devis

Comment faire un devis à choix ?

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Vous avez un client qui souhaite que vous lui fassiez un devis avec boisson et un devis sans boissons ?

- Vous allez pouvoir créer ici un devis à choix, si vous avez activé cette fonction lors du paramétrage dans le tout premier rendez-vous que l'on a fait,  sinon nous vous invitons  à aller directement ici et dans la partie des profils de société.

- Après avoir créé votre devis à choix, vous aurez deux formules possibles : choix 1 ou choix 2

- Si vous voulez créer plusieurs choix, vous avez juste à cliquer ici et vous allez pouvoir créer un choix 3

- Vous pouvez renommer

- Vous allez noter formule avec boissons, et formule sans boissons,

- Tous vos articles ont été sélectionnés  par défaut et votre forfait boissons

- dans "formule avec boisson", précisez que votre article boisson est sélectionné

- Dans la formule sans boisson, décochez le forfait boissons et le total se met à jour automatiquement  

- Sous votre devis, vous allez donc avoir les éléments de votre formule sans boissons et de votre formule avec boissons.

- Si vous sélectionnez là, ce sera l'autre par défaut qui sera sélectionné.

- Vous n'avez qu'à enregistrer votre devis, l'exporter en PDF pour voir ce que ça donne.

- Là, vous avez le ♯1, ♯2

- Formule avec boissons, c'est le 1, avec le montant, et les formules sans boisson avec le montant.

Devis

Comment changer la couleur de l'interface du devis ?

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Pour changer la couleur de son interface ou la couleur dans son devis. les deux sont liés

Ce n est pas pour changer la couleur de la police du devis, mais uniquement la couleur de l´interface

- Allez dans la roue dentée administration

- cliquez sur général

- Dans général vous allez avoir les informations qui concernent votre société et tout en bas vous avez votre code de couleur que vous pouvez changer

- Cliquez sur enregistrer

- Lorsque vous allez éditer un devis votre interface va reprendre les couleurs que vous avez choisis

- Ainsi, lorsque vous l´exportez en PDF, vous allez également avoir les couleurs que vous avez choisies

- Si vous voulez changer le logo vous pouvez le faire  dans la partie général

 

 

 

 

Vue analytique

Vue analytique

Comment faire un export grande période depuis la vue analytique ?

 

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- Rendez-vous dans la partie finance dans la vue analytique.

- Vous êtes sur cette page, avec tout ce qui est facturation ou devis.

- Pour faire un export sur une grande période, il faut cliquer en haut à droite sur la section export grande période.

- Ici, vous pouvez choisir le type de documents financiers, soit les factures, soit les devis.

- À rester sur les factures des grandes familles, si vous voulez les sélectionner. Ici, vous allez dire non.

Il est important de selectionner sa période.

 Exemple : 

- Vous voulez organiser du temps.

- 2021, puis du 09 février à aujourd'hui

Il faut  bien fermer l'onglet. Il ne faut pas exporter comme ceci sans cliquer sur la date.

- Le 09, est validé.

- Le 21, est validé par date du document, date de l'événement de la demande.

Généralement, c'est toujours par date du document simple.

- Exportez.

- Votre export va être envoyé avec l'e-mail que vous avez enregistré dans votre profil.

Vue analytique

Comment faire un export vue analytique ?

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Vous êtes  sur votre compte et vous souhaitez faire un export grandes périodes ?

- Pour faire cela, par exemple, vous allez prendre du 1er au 31 janvier.

- Faites appliquer, ensuite, grande période du 1er au 31

- Voilà toutes vos factures du document financier, faites exporter

- Vous recevez un petit export, un petit message 

- (Exemple, nom : Jacques Martin)

 - Voilà, vous avez votre petit export avec toutes les informations 

Quand vous faites export grande période, il faut bien resélectionner la date, parce qu'elle reste parfois figée sur une ancienne date à cause de cookies ou autres liés au navigateur.

 

Comment regrouper plusieurs devis en une seule facture?

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- Vous avez un événement avec plusieurs devis et vous souhaitez tous les regrouper sur la même facture

- Par exemple, Pour faire une facture qui regroupe deux devis, rendez-vous sur votre événement puis dans la partie Finance,
Cliquez sur Créer une facture à partir d'un devis
- Dans type de facture sélectionnez Facture
- Dans la case en bas,  sélectionnez votre devis, pour ajouter votre deuxième devis
- Cliquez sur créer

 

Comment créer une facture à partir de zéro ?
👉 https://support.lab-event.com/books/module-finance/page/cr%C3%A9er-une-facture-%C3%A0-partir-de-z%C3%A9ro

Comment faire un export financier ?

👉 https://support.lab-event.com/books/module-finance/page/export-financier

Comment créer un bon de commande ?

👉 https://support.lab-event.com/books/module-finance/page/cr%C3%A9er-un-bon-de-commande

Ou cliquez sur le lien suivant pour savoir comment créer des devis et des factures pour vos clients

👉https://support.lab-event.com/books/module-finance/chapter/cr%C3%A9ation-de-devis-ou-de-factures

 

Comment faire une remise globale sur un devis ou une facture ?

- Cliquez sur liste de mes devis 

- Cliquez sur votre devis 

-  Pour faire une remise ligne par ligne, cliquez sur Activer les remises 

Solution 1 : 

- Mettez votre pourcentage de remise 

- Pour faire une remise globale, vous devez ajouter une Nouvelle ligne que vous nommer Remise, mettez un montant négatif ( ex : - 100 e ) 

- Cliquez sur Exporter le devis en PDF 

- Vous allez voir votre remise

Solution 2 : 

Faire un pourcentage de ligne 

- Cliquez sur les trois points de votre ligne, faites % de ligne 

- Vous allez appliquer une remise en indiquant un pourcentage ( ex : - 6 % ) 

- Puis, cochez toutes les cases correspondantes pour faire une remise globale. Sinon décochez la case qui ne vous correspond pas

- Cliquez sur Enregistrer 

- Puis, sur Exporter le devis en PDF