Partie Présentation

Webinar - Bon d'échange / Voucher Lab Event

 

Retranscription de la vidéo 

Comment générer plusieurs bons d'échanges en fonction de prestataires définis ? 

 

- Dirigez-vous dans votre événement. 

-  Sélectionnez plusieurs prestataires. 

- À chacun des prestataires, vous pouvez associer des articles reliés. 

- Sélectionnez vos prestations.

- Puis cliquez sur Créer un devis. 

Dans votre devis, vous allez voir que les prestations ont bien été reliées aux fournisseurs. 

- Une fois que le devis est validé et signé, vous allez pouvoir exporter vers présentation. 

Vous allez devoir nommer votre document, choisir le type "Bon d'échange" et choisir un modèle.

Il y'a un modèle bon d'échange qui est fourni par défaut mais vous pouvez tout de meme personnaliser les votres.

- Cliquez sur Créer nouveau.

Votre bon d'échange va se créer automatiquement. Vous y aurez votre Référence du dossier, Nom du client, Nom du responsable du groupe, le prestataire, etc.

Vous allez voir, dans le cas de cet exemple, 3 bon d'échanges car vous avez selectionné 3 prestataires. 

- Cliquez sur Enregistrer 

- Puis sur Exporter le PDF 

Vous pouvez imprimez vos bon d'échanges ou les envoyer par mail à votre client pour qu'ils puissent les remettre aux différents prestataires. 

Si vous souhaitez modifier le modèle : 

👉 Allez dans modèle de présentation. 

👉 Cliquez sur votre modèle de bon d'échange. 

👉 Cliquez sur "Enregistrer sous". 

👉 Choisissez le nom du document et le type de modèle.

👉 Vous allez pouvoir modifier vos champs dynamiques et personnaliser votre bon d'échange.

Comment changer la police et la couleur de la police dans Présentation ?

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- Cliquez sur la roue crantée 

- Administration 

- Puis, dans Gestion des champs et des formulaires

Pour en savoir plus sur la gestion des champs, cliquez ici.

- Rendez-vous dans Presentations 

- Ensuite, Mise en forme par défaut 

- Vous avez la possibilité de choisir par défaut des couleurs et une police pour le titre, le sous-titre, le texte et tout ce qui concerne le tableau 

 Vous pouvez mettre les couleurs qui correspondent à votre charte graphique. 

 

Comment créer une catégorie de Type de Lieu pour conserver le modèle d'onglet attribut ?

Retranscription de la vidéo

 

- Vous voulez créer un catalogue de prestations et vous aimeriez différencier les hôtels des résidences hôtelières  qui apparaissent mieux dans vos catalogue.

Pour cela

- vous allez  juste vous dire que parmi tous les hôtels, certains sont des sous catégories d'hôtels, notamment la partie résidence hôtelière, dans le but de récupérer la page attribue qui correspond à ce que vous recherchez lorsque vous faites vos recherches d'hôtels.


- Allez dans la partie administration → générale → gestion des champs de formulaire.


- A l'intérieur,  dans lieux et prestations, je vais aller voir le type de lieu et les détails types de lieux que je dispose, dont je dispose déjà.

Dans titre, vous avez tous les modèles de catalogue que l'on a déjà dans le catalogue de lieux et prestations

- Allez dans un hôtel. Vous allez voir que dans la même famille, de telles j'ai des villages clubs, les hôtels de chaînes et les indépendants.

- A l'intérieur, vous allez ajouter un type de prestations que vous allez appeler présidence hôtelière

- Vous allez les relier aux types de prestations que vous souhaitez. Donc Hôtel

- Cliquez ensuite sur Ajouter

- Retournez à la liste, à l´intérieur d´hôtel vous allez voir que vous avez votre résidence hôtelière

- Lorsque je vais vouloir ajouter un lieu, une prestation, je vais pouvoir récupérer toutes les informations de la page attribue telle qu'elle est présentée dans l'hôtel.

- Créez la page hôtel,  et à l´intérieur d´attribut vous retrouvez les caractéristiques que vous souhaitez sur la partie hôtel

- Dans particularités vous allez retrouver les différentes particularités.

- Et dans type d'hôtels : résidence hôtelière

Comment intégrer le déroulé d'un événement sur vos présentations ?

Vous pouvez intégrer le déroulé d'un événement automatiquement à vos présentations ! 

Vous avez à disposition plusieurs champs dynamiques "DEROULÉ" : utilisez-les pour présenter le déroulé sous format texte, tableaux, classés par dates ou par salles. Vous pouvez choisir s'il s'agit d'un déroulé avec des informations destinées au client ou pour l'interne (pour vos fiches de fonction par exemple).

1- Comment créer le déroulé d'un événement ?

A. Utilisez le planning ou déroulé d'un événement

Sur votre événement, vous avez à disposition 3 vues : la vue planning, la vue déroulé et la vue tableau (qui permet de suivre l'état d'avancement des prestations ajoutées)

La vue planning vous permet de créer les étapes d'un événement sous forme de slot, tandis qu'avec la vue déroulé, vous créez les étapes de l'événement ligne par ligne. Ces deux vues sont liées entre elles : chaque information que vous communiquerez dans une vue sera reportée dans l'autre vue (inutile de répéter l'informations deux fois de suite)

Plus de détail sur la vue planning : consultez cette page

Plus de détail sur la vue déroulé : consultez cette page

B. Choisissez les étapes pour le déroulé client ou interne

En créant votre déroulé, vous pourrez choisir si une étape de l'événement concerne le client ou s'il s'agit d'une étape pour l'interne. De cette façon, vous génèrerez automatiquement, sur vos présentations, le déroulé avec les créneaux qui concernent soit le client, soit l'interne : aménagement des espaces, déjeuner staff, vérifications des installations, accueil des participants, nettoyage…

Comment modifier les informations du déroulé/planning de l'événement ?

2. Intégrez le déroulé sur vos présentations

Choisissez parmi les champs dynamiques, le déroulé à glisser déposer sur votre présentation (client, interne, tableau, texte, par dates, salles). Le déroulé se mettra automatiquement en forme à vos couleurs :  Pour plus d'explications sur ces champs dynamiques, consultez cette page.

 

 

 

Comment utiliser les catégories dans une présentation ?

Vous avez créez plusieurs catégories ou sous-catégories pour construire vos devis ? Vous allez pouvoir exploiter ces informations directement sur vos présentations pour créer des devis-plaquette sur mesure. 

1- Ajouter des catégories à un article

Commencez par définir une catégorie pour vos articles. Ce qui vous permettra par la suite de mieux structurer votre devis/facture et de vous donner une organisation automatique en fonction de l'article sélectionné lorsque vous générez votre devis/facture.

Pour que cela fonctionne, il faut que vous ayez bien défini les catégories dans la partie ADMIN. 


Comment ajouter une catégorie à un article : consultez cette page.

2- Créer un modèle de présentation

Vous allez pouvoir ensuite créer un MODELE de présentation et y glisser déposer le champ DEVIS LIE PAR CATEGORIES DATES SALLES sur une des pages. 

Pensez à positionner le champ en hauteur de la page ou là où vous souhaitez que le devis apparaisse.

En savoir plus sur les modèles de présentation : consultez cette page.

3- Créer un devis par catégories

A partir d'un événement, créez votre devis par catégories. Votre devis sera organisé donc par les catégories que vous avez indiqué dans vos articles (expliqué en partie 1). En effet, nous partons des ces informations pour classer les articles selon les catégories dans le devis. 

Comment créer un devis par catégorie : consultez cette page.

4- Exporter le devis vers une présentation

Votre devis par catégorie apparaîtra automatiquement sur la présentation et sera classé par dates et par salles :