Automatisation
- Automatisation : les bases de la création
- Automatisation : les bases pour déclencher une tâche et envoyer un email
Automatisation : les bases de la création
Les automatisations vous donnent la possibilité de déclencher une action en conséquence d'un déclencheur. L'idée est de pouvoir lier certaines actions du logiciel pour qu'elles puissent se faire automatiquement.
A/ Où trouver les automatisations ?
Afin de commencer à créer vos automatisations, rendez vous sur la partie générale de l'administration, puis sélectionnez "Automatisation"
B/ Comment créer vos automatisations ?
Ajouter une nouvelle automatisation en sélectionnant "créer une automatisation"
Nommer la puis choisissez le bouton "+"
C/ Choisissez quand déclencher
Pour enclencher votre automatisation au bon moment, vous avez la possibilité d'effectuer l'action instantanément ou plus tard
1. Immédiatement ou quelque jours plus tard
Par défaut, le choix de l'instantané est sélectionné, l'action sera déclenchée immédiatement après votre déclencheur. En appuyant sur le bouton vous pourrez décider de décaler l'action par un nombre de jour souhaité.
2. Avant la date de l'évènement
Vous pouvez déclencher une action qui interviendra avant la date de début ainsi que de la date fin de l'évènement. Pour cela il est important de sélectionner le nombre de jour pour lequel vous souhaitez différer votre action.
Par exemple en sélectionnant 7 jours, vous pourrez programmer un mail ou une tache qui s'enclenchera 7 jours avant la date de début ou de fin de l'évènement.
La prise de référence correspond à la date de début et de fin de l'évènement selon votre page de brief.
D/ Définissez votre objectif
Les automatisations suivent le même processus, un déclencheur, un action et un résultat.
- Le déclencheur définit l'action première qui lance l'opération.
- Suite au déclencheur, l'action permet de faire l'opération décrite dans le résultat
- Le résultat est la conséquence de votre action
1. Ce que vous pouvez faire
Voici la liste des actions possible en fonction des différents déclencheurs :
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Vous pourrez :
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Depuis le déclencheur :
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Vous pourrez :
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Depuis le déclencheur :
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2. Comment paramétrer le résultat
Le résultat est le contenu de votre action, il vous permettra également de définir le ou les destinataires associés à votre automatisation.
- Pour configurer une tâche, visitez cette page
- Pour paramétrer l'envoyer d'un email, consultez cette page
- Pour définir le changement de statut de l'évènement, accéder à cette page
E/ Actions sur les automatisations
Une fois votre automatisation créé elle est automatiquement active, vous pouvez cependant effectuer des modifications telles que :
- La rendre inactive en désactivant le switcher OFF/ON
- La rendre active à nouveau en activant le switcher OFF/ON
- Masquer ou Afficher les automatisations inactives présente dans la liste avec le bouton Masquer les inactifs
- Modifier une automatisation avec le crayon
- Supprimer une automatisation avec la corbeille
Automatisation : les bases pour déclencher une tâche et envoyer un email
Pour accéder aux réglages et à la liste complète des automatisations disponibles, consultez cette page.
A la création d'une automatisation, vous pouvez faire le choix entre différents résultats tels que :
- créer une tâche
- envoyer un email
Nous allons voir ensemble comme les paramétrer et où retrouver l'information une fois l'automatisation lancée.
A/ Les destinataires possibles
Les possibilités de destinataires pour envoyer un mail et créer une tâche sont communes aux automatisations. Nous allons voir ensemble les différentes caractéristiques et leur correspondance.
1. Pour un email
Un ou plusieurs choix de destinataires à notifier est possible en fonction du type de déclencheur sélectionné.
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Selon les déclencheurs liés à un évènement :
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Vous pourrez envoyer un mail au(x) :
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Selon les déclencheurs liés à des documents financiers :
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Vous pourrez envoyer un mail au(x) :
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2. Pour une tâche
Plusieurs destinataires sont également possibles quelque soit le type de déclencheur sélectionné.
| Pour chaque automatisation dans le but de créer une tâche |
Vous pourrez associer le ou les destinataires suivants :
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B/ Information sur les destinataires
Pour bien comprendre les informations utilisées lors de l'envoi d'un email ou de la création d'une tâche, nous allons analyser les données relatives aux destinataires. En fonction de chaque personne concernée, une tâche sera créée à son nom ou un email envoyé à son adresse.
1. Le contact client principal de l'évènement
Il correspond au contact indiqué dans votre évènement, présent dans le brief de votre évènement. Le mail sera envoyé à l'adresse renseigné sur la fiche contact. Pour en savoir plus sur la gestion des clients, consultez cette page
2. Le responsable de projet de l'évènement
Le responsable de projet est la personne désignée pour suivre l'avancement de l'évènement selon la liste des utilisateurs interne. Vous retrouverez cette information dans le Suivi Commercial du Brief de votre évènement.
3. L'utilisateur additionnel de l'évènement
Ce sont le ou les personnes supplémentaires affectées au suivi de votre évènement selon la liste des utilisateurs internes. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs collaborateurs dans le Suivi Commercial du Brief de votre évènement.
4. Propriétaire du document
Il correspond à la personne qui a créer le document financier. Vous retrouverez cette information depuis la liste de vos documents financiers.
5. Autre(s) utilisateur(s)
Cette option vous permet d'ajouter des personnes selon votre liste d'utilisateurs qui ne sont ni Responsable du projet, ni utilisateur additionnel de l'évènement, et non plus Propriétaire d'un document financier. Cela vous permet de créer une tâche par exemple pour vos responsables ou toutes autres personnes extérieur à la gestion de projet.
6. Autre(s) email(s)
Cette fonctionnalité vous permet d'insérer une ou plusieurs adresses emails de votre choix. Vous pouvez par exemple envoyer un email à une personne externe en plus de vos utilisateurs.
C/ Paramétrer votre email
Afin de finaliser votre automatisation, il est nécessaire de choisir un modèle de mail pour que ceux envoyés respectent la trame définie. Un mail automatique sera construit en amont avec des champs dynamiques permettant de s'adapter à chaque cas d'usage et interlocuteur de manière personnalisé.
Pour en savoir plus sur les modèles de mail, consultez cette page.
Le message sera réceptionné par email pour chaque destinataire défini :
D/ Paramétrer votre tâche
Pour faciliter le suivi et finaliser votre tâche, vous pouvez la configurer en trois étapes, en fonction du ou des destinataires définis lors de votre automatisation avec une deadline, une catégorie puis un commentaire.
1. La deadline
Vous pouvez définir le nombre de jours avant qu'une tâche ne soit créée après le déclenchement de votre automatisation. Cette information est obligatoire, attention par défaut, le J+ 0 est automatiquement inscrit, il est à adapter selon votre besoin et objectif.
2. La Catégorie
Afin de compléter votre tâche, vous pouvez indiquer une catégorie pour définir une priorité et/ou de la catégoriser par sujet. Vous pouvez adapter le paramétrage pour qu'il soit sur mesure en consultant cette page.
3. Le Commentaire
Pour finaliser votre tâche, le commentaire vous permet de décrire et spécifier clairement l'action à accomplir :
E/ Où retrouver votre tâche
Vous pourrez visualiser votre tâche depuis plusieurs endroits :
1. Sur le Suivi Commercial de l'évènement associé
Cette information est un récapitulatif et vous indique l'historisation de votre suivi, vous pourrez consultez le détail de la tâche en cliquant sur les trois petits points situés à droite :
2. Depuis la liste générale de vos tâches
Vous pouvez filtrer par catégorie, description et deadline à l'aide des colonnes :
3. Sur le récapitulatif de vos tâches de votre page d'accueil
Vous visualiserez en un clin d'œil la catégorie, la description ainsi que la deadline.
4. Par email
Lors du jour J de la tâche programmée, la personne désignée recevra un mail de notification relatant l'ensemble des tâches à effectuer. Pour le paramétrer, consultez cette page.
Pour en savoir plus sur les tâches, consultez cette page.