GESTION DES CHAMPS - CATALOGUE D'ARTICLES
Vous allez pouvoir définir ici les éléments liés aux grandes familles
- Gestion des périodes pour les articles
- Grandes familles du catalogue
- Tags d'Articles
- Double Réservation
- Catégories pour articles
- Règles Pour Les Articles
Gestion des périodes pour les articles
Vous allez pouvoir choisir d'activer des périodes pour vos articles : cela vous permettra de donner des tarifs différents en fonction de périodes (annuelles, en fonction d'un jour de la semaine ou même jour par jour !)
1- Activation des périodes pour les articles
Pour activer, passer le bouton sur OUI. Cela vous ouvrira la suite de la procédure :
2- Choix de la saisie automatique du prix des articles dans les devis ou les factures
Vous avez deux choix pour que le prix d'un article soit inséré dans un devis
- Date de l'événement
- Date de la création du document financier
Si vous avez choisi date de l'événement : l'article se mettra au prix de la date de l'événement automatiquement quand vous l'importerez dans le devis.
Par exemple : si vous avez créé une période pour 2025, et que votre événement est bien en 2025, le prix se mettra dans le devis au tarif défini dans la période 2025
Si vous avez choisi date de la création du document financier : l'article se mettra au prix du jour du devis ou de la facture automatiquement quand vous l'importerez dans le devis.
3- Créer vos périodes
3-1 Création d'une première période
Dans un premier temps, vous devez créer une nouvelle période qui servira "par défaut" sur tous vos articles.
Concrètement, vous avez choisi plus haut la "date de l'événement" comme saisie automatique et votre événement est dans un an. MAIS vous n'avez pas encore configuré cette période. Vous aurez un message d'alerte et le prix choisi sera le prix par défaut. C'est pourquoi la première action est de créer cette période par défaut sur laquelle vous ne pouvez rien régler.
3-2 Les périodes (générales) non reliées à des prestations
Après avoir créé une première période par défaut, vous allez pouvoir créer des périodes sur mesure en cliquant à nouveau sur "Créer une nouvelle période" :
- Titre de la période : Pour vous en interne pour bien vous repérer.
- Jour de la semaine : par défaut, tous les jours sont selectionnés. Mais vous pouvez activer ou désactiver les jours de la semaine pour faire des périodes semaine / WE, ou alors choisir des périodes sur uniquement les mardis et jeudis...
- Date de début / Date de fin : cela permet de créer un début et une fin pour cette période
- Sélectionner une ou plusieurs prestations : nous en parlerons dans la partie 3-3
- Récurrence annuelle : Par défaut : NON : cela veut dire que cette période ne se répète PAS chaque année. Si vous mettez OUI, les années dans date de débute et date de fin s'enlèvent et votre prix ne variera plus en fonction des années mais uniquement des jours de la semaine
- Modification globale des prix avec période de référence : vous allez pouvoir dire que cette nouvelle période est à l'identique de celle que vous allez choisir en référence ou +- en fonction d'un certain pourcentage (cf. partie ci-dessous)
Modification globale des prix ou import Excel
1) Conserver les mêmes prix
Pour cette nouvelle période, vous pouvez conserver les mêmes prix que la période de référence (celle par défaut ou tout autre période créée)
2) Par pourcentage
Vous choisissez de modifier les prix par pourcentage à partir d'une période de référence :
- Vous allez pouvoir sélectionner une ou plusieurs grande famille à modifier parmi la liste.
Pour créer vos grandes familles : consultez ce tutoriel
- Choisissez ensuite les pourcentages d'augmentation pour les prix d'achat et le prix de vente HT :
Pourquoi sélectionner des Grandes Familles ?
Par défaut, lorsque vous choisissez de modifier les prix d'une période de référence, tous les prix de vos articles se modifieront.Vous pouvez néanmoins choisir de modifier uniquement les articles reliés à une grande famille.
Sur vos articles créés avec des forfaits ou multi-choix, les prix se modifieront uniquement pour les lignes associées aux grandes familles que vous avez sélectionnées ci-dessus.
Pour les tarifs avec intervalles, les prix se modifieront pour toutes les lignes associées aux grandes familles que vous avez sélectionnées ci-dessus :
3-3 Les périodes reliées à des prestations
Vous pouvez également dire que les périodes sont reliées à des prestations en particulier (l'exemple classique est un hôtel qui aura des périodes creuses / pleines sur des dates spécifiques).
Alors il faut bien penser à
- indiquer dans votre titre le fait que cela concerne un lieu ou une prestation particulier.
- sélectionner dans le menu déroulant le lieu ou prestation concerné
4- La liste de mes périodes
Vous avez créez déjà plusieurs périodes ? Vous les avez donc les unes en dessous des autres.
Quelles sont les possibilités ?
- Voir les périodes passées : par défaut, c'est désactivé afin de n'avoir que les périodes présentes et futures. Mais vous pouvez l'activer pour avoir accès à un historique
- Masquer les inactifs : vous ne pouvez pas supprimer une période mais uniquement la désactiver. Si cette période est désactivée, elle n'apparaitra pas dans la liste si le bouton est actif.
- Priorité : En cas de périodes qui se croiseraient, une priorité est donnée pour la période la plus en haut du tableau.
Vous pouvez aussi faire directement des corrections sur le listing sur :
- La priorité (en glissant / déposant)
- les dates de de début et de fin
- Les jours
- Le titre
- Les prestations liées
- La récurrence
- Le fait que cela soit actif ou inactif
Comment utiliser les périodes sur vos articles ?
Grandes familles du catalogue
Les Grandes familles du catalogue servent à structurer votre offre dans le catalogue d'article. Ces Grandes Familles ou Titres seront automatiquement importés dans vos budgets, devis et factures si vous les assignez à un article du catalogue.
Au préalable, consultez cette page pour tout savoir sur le catalogue d'articles.
Où trouver vos informations par défaut ?
1. Rendez vous sur la partie Administration de l'outil :
2. Puis dans "Gestion des Champs et Formulaires" :
3. Dans le menu à gauche dans la section "FINANCE" :
4. Cliquez dans la sous section "Grandes Familles du catalogue" :
5. Voici les "GRANDES FAMILLES DU CATALOGUE"
Comment paramétrer les Grandes familles du catalogue ?
1/ Ajoutez une grande famille
Cliquez sur Ajouter une Grande Famille :
Ajoutez :
- Le nom de la Grande Famille
- Le code comptable vente associé (non obligatoire)
Vous pouvez choisir de rendre la grande famille active en activant le bouton slide. Cliquez ensuite sur enregistrer.
Le code comptable de la grande famille sera présent dans vos exports comptable.
2/ Actions sur les grandes familles
a. Modifier les grandes familles
Pour modifier une grande famille, cliquez sur le crayon :
b. Désactiver les grandes familles
Pour désactiver une grande famille, cliquez sur le cercle barré :
c. Supprimer les grandes familles
Pour supprimer une grande famille, cliquez sur la poubelle :
d. Déplacer les grandes familles
Pour déplacer une grande famille, cliquez sur les 3 lignes et effectuez un glisser-déposer :
e. Masquer les grandes familles inactives
Pour masquer les grandes familles inactives, activez le bouton slide vers la droite :
f. Consulter le nombre d'articles associés à la grande famille :
Pour consulter le nombre d'articles associés à la grande famille, cliquez sur le nombre affiché :
Pour associer une grande famille à un article, consultez cette page.
Tags d'Articles
Vous avez la possibilité de créer des tags pour définir vos articles. Ils seront accessibles dans la partie recherche d’articles.
1- Rendez-vous dans l'administration
A partir de la roue dentée, cliquez sur "Gestion des Champs et Formulaires"
Puis dans l'onglet CATALOGUE D'ARTICLES, cliquez sur Tags d'articles :
2- Configurez vos tags d'articles
Vous allez pouvoir créer autant de tags que vous voulez sur cette page en cliquant sur le bouton : "Ajouter vos tags".
Vous pourrez définir :
- Nom : pour définir le nom du tag de l'article
- Pipette à couleurs : vous pouvez définir une couleur pour votre tag
- Actif : vous pouvez activer (ou désactiver) votre tag
Si vous avez activé l'option REGROUPEMENT, cela fonctionnera aussi pour les TAGS regroupement
3- Utilisez vos tags d'articles
Pour chacun de vos articles, associez vos tags dans l'onglet "AVANCE". Consultez cette page pour en savoir plus.
Vous pourrez ensuite rechercher vos articles en vous servant des tags associés : 
Consultez cette page pour en savoir plus
Double Réservation
Vous souhaitez être alerté si un article / matériel est utilisé deux fois en même temps ? Activez l'alerte de double booking :
Cette alerte sera visible dans votre tableau de suivi de Matériel, sur la vue par semaine ainsi que dans la partie Ressources de vos événements.
1- Activez l'avertissement de double réservation
Si ce bouton est activé : vous pourrez choisir les articles / matériel ouverts à ce warning.
Consultez cette page pour en savoir plus.
A- Alerte lors de l'ajout d'article
Lorsque vous souhaitez ajouter un article, le warning apparaitra de la sorte :
B- Alerte sur la vue par semaine
Comment construire une page vue par semaine ?
C- Alerte sur la vue Ressources
2- Avertissement par jour entier
Vous pouvez créer un avertissement de double réservation par jour entier, que vos créneaux horaires se chevauchent ou non.
Exemple sur le planning de mon événement :
J'ai deux événements distincts qui se déroulent sur une même journée et lieux/prestations différentes.
- J'ajoute un article Menu EPD sur mon premier événement. Pour comprendre comment ajouter un article dans un créneau cliquez ici.
L'alerte n'apparaît pas, ce qui signifie que mon article n'est pas déjà réservé sur la même journée par un autre événement.
- Sur mon second événement, j'ajoute ce même article Menu EPD sur la même journée :
Une alerte de double réservation sera automatiquement inscrite sur mon article Menu EPD.
3- Avertissement uniquement sur la période du créneau horaire
Vous pouvez créer un avertissement de double réservation uniquement sur la période du créneau horaire.
Sur l'exemple précédent, l'alerte apparaitra uniquement si les créneaux horaires se chevauchent.
Catégories pour articles
Vous voulez que vos articles soient organisés AUTOMATIQUEMENT dans votre devis ou vos factures ? Nous avons créer un nouveau champ dans les articles : "Catégorie pour Articles" pour faire cela. Voici comment l'administrer.
Vous allez pouvoir créer une ou plusieurs catégories ou sous-catégories d'articles, puis vous en servir pour classer vos articles ou vos regroupements dans ces catégories. Vous pourrez par exemple créer des catégories pour la location d'espaces, la restauration, l'audiovisuel etc.
Ces catégories peuvent être classées par 3 niveaux :
- Catégorie parente
- Sous-catégorie de la catégorie parente
- Sous-catégorie de la sous-catégorie de la catégorie parente
Ainsi vous pourrez avoir une organisation automatique des articles sélectionnés dans votre événement lorsque vous générez votre devis ou une facture : consultez cette page pour en savoir plus.
1- Rendez-vous dans l'administration
Cliquez sur la roue dentée puis gestion des champs et formulaires :
Puis dans l'onglet catalogue d'articles, cliquez sur Catégories Pour Articles :
2- Configurez vos catégories d'articles
Vous allez pouvoir créer vos catégories et sous-catégories dans des dossiers.
A- Créer une catégorie
Pour créer une nouvelle catégorie, cliquez sur Créer une catégorie :
Vous allez pouvoir nommer la catégorie mais aussi lier cette catégorie à une catégorie parente pour en faire une sous-catégorie.
Vous devez créer au moins deux catégories d'articles pour pouvoir sélectionner une catégorie parente :
Puis choisissez de rendre active ou inactive la catégorie. Glissez le bouton vers la droite pour activer :
B- Explication des colonnes
- Dossier : Chaque catégories créées et sous-catégories associées seront classées dans la colonne de gauche par niveaux :
Dans l'exemple ci-dessous :
- La catégorie parente est Location d'espaces
- La sous-catégorie de la catégorie parente est Espaces pro
- La sous-catégorie de la sous-catégorie de la catégorie parente est Grands espaces
Vous ne pouvez avoir que 3 niveaux maximum
- Nombre d'articles associés et Nombre de regroupements associés : les deuxième et troisième colonnes vous indiquent le nombre d'articles et de regroupements associés aux catégories créées.
Pour associer vos articles ou regroupements à des catégories : consultez cette page explicative.
- Actions : vous pouvez effectuer diverses actions sur vos catégories :
- Modifier la catégorie en cliquant sur l'icône crayon
- Dupliquer la catégorie en cliquant sur l'icône de duplication
- Désactiver la catégorie en cliquant sur l'icône de désactivation
- Supprimer une catégorie en cliquant sur l'icône corbeille
- Déplacer une catégorie en maintenant votre clic sur l'icône suivante
puis en déplaçant la catégorie
"Déplacer" a beaucoup d'importance, car en fonction de l'ordre que vous mettrez ici, nous reprendrons cet ordre pour l'appliquer dans les devis et les factures.
3- Utilisez vos catégories d'articles
Pour chacun de vos articles, associez vos catégories dans l'onglet "AVANCE". Cela vous permettra de rattacher automatiquement l'article à la catégorie sélectionnée pour la création de devis par catégories. Consultez cette page pour en savoir plus. 
Attention : si l'article n'est pas rattaché à une catégorie, il apparaîtra dans le devis comme étant "Non catégorisé"
Comment préparer mon devis par catégories ? Consultez cette page.
Règles Pour Les Articles
Pour vos articles, vous allez pouvoir choisir si vous souhaitez donner la possibilité de bloquer le prix d'achat article par article, bloquer le prix de vente par article ou encore bloquer le choix de l'unité d'un article.
Une fois le prix d'achat/prix de vente/unité d'un article bloqués par l'administrateur, les utilisateurs n'auront pas la possibilité de modifier ces données sur les devis et factures.
1- Rendez-vous dans l'administration
- Cliquez sur la roue dentée puis sur Gestion des champs et formulaires :
- Puis à partir de l'onglet Catalogue d'articles, cliquez sur Règles Pour les Articles :
A- Bloquer le prix d’achat article par article
Si vous souhaitez donner la possibilité de bloquer le prix d'achat pour vos articles, activez le bouton vers la droite : 
Sur un article, l'utilisateur pourra choisir s'il souhaite bloquer le prix d'achat : 
B- Bloquer le prix de vente article par article
Si vous souhaitez donner la possibilité de bloquer le prix de vente pour vos articles, activez le bouton vers la droite :
Sur un article, l'utilisateur pourra choisir s'il souhaite bloquer le prix de vente :
C- Bloquer le choix de l’unité
Si vous souhaitez donner la possibilité de bloquer le choix de l'unité pour vos articles, activez le bouton vers la droite :
Sur un article, l'utilisateur pourra choisir s'il souhaite bloquer le choix de l'unité.
Si vous avez activé les doubles quantités, l'utilisateur pourra choisir de bloquer soit le choix de l'unité 1, soit le choix de l'unité 2 ou les deux : 
2- Conséquences sur les devis/factures
Les articles ajoutés dans le devis/facture dont le prix d'achat/prix vente/unités ont été bloqués seront grisés et ne pourront pas être modifiés. Pour déverrouiller ces articles, l'utilisateur qui en a les droits devra annuler l'action de blocage sur l'article.
