Gestion des Emails

Cliquez sur “Administration” puis sur “Gestion des emails” dans le menu déroulant.

Modèles Emails

Vous trouverez les modèles d'Emails dans le menu Administration en cliquant sur "Gestion des emails" puis ensuite dans la section "Modèle de mails". 

Par défaut, nous vous proposons plusieurs mails type à destination de vos clients, prestataires ou utilisateurs. Vous pouvez choisir de les conserver, de les modifier ou de les supprimer.

1- Créer un modèle d'email

Pour créer un nouveau modèle d'email, cliquez sur "Ajouter un modèle"

2- Remplissez les champs correspondant à votre modèle d'email :

A- Sélectionnez le(s) propriétaire(s)

Vous pouvez assigner un modèle de mail à un ou plusieurs utilisateurs.

Lors de l'envoi d'un email, vous verrez uniquement les modèles assignés à ces utilisateurs.

 B- Ajouter le nom du modèle et sélectionnez la langue

Indiquez le nom de votre modèle dans la case Nom du modèle :

Sélectionnez la langue correspondant à votre modèle d'email. Pour en savoir plus sur la création de langues, cliquez ici.


C- Indiquez la cible et sélectionnez le modèle HTML

Définissez la cible auquel l'email correspond : Prestataire ou Client. Vous pouvez voir apparaître la cible lors de l'envoi d'un email à un prestataire ou à un client. Par exemple, s'il s'agit d'un mail de relance client, le modèle d'email apparaitra uniquement lors de l'envoi de l'email au client et non au prestataire.

Puis choisissez le modèle HTML correspondant : pour configurer vos modèles HTML cliquez ici.


D- Indiquez le suivi du lieu/prestation et la catégorie par défaut 

Par défaut, le suivi du lieu/prestation de votre événement sera celui choisi à partir de la case "Suivi Lieu ou prestation par défaut". Vous pourrez néanmoins modifier ce suivi lors de l'envoi de l'email.

Vous devez définir au préalable le suivi du lieu ou des prestations choisis dans votre événement, consultez cette page pour en savoir plus.

Ajoutez ensuite la catégorie par défaut à partir de la case "Catégorie par défaut". Par défaut, votre email sera dans la catégorie désignée dans le modèle d'email. Vous pourrez néanmoins l'a modifiée lors de l'envoi de l'email.

Vous devez définir au préalable vos catégories par défaut, consultez cette page pour en savoir plus.

 
E- Définissez le suivi du devis

En envoyant un devis par email, vous pourrez sélectionner le suivi du devis.
Une fois envoyé par email, le suivi du devis se mettra à jour automatiquement en fonction du suivi sélectionné : consultez cette page pour en savoir plus.

Vous pouvez définir un suivi par défaut pour vos modèles de mail, qui apparaitra automatiquement lors de la sélection du modèle de mail :  

 
F- Choisissez de mettre votre commercial en CCI

En activant le bouton slide situé à droite de "Mettre le commercial en CCI", le commercial de l'événement sera par défaut en CCI (copie cachée) de l'email envoyé pour le modèle d'email choisi :

G- Mettez en Actif/inactif le modèle de mail : 

Vous pouvez mettre en inactif un modèle de mail. Celui-ci n'apparaîtra plus dans la liste des choix des modèles d'emails.

H- Indiquez l'objet de l'email et le message par défaut :

Comme pour un envoi d'email classique, vous devez définir dans votre modèle d'email l'objet de l'email ainsi que le message par défaut :

Vous avez la possibilité de remplir ces champs de deux manières : 

1- En saisissant manuellement votre texte

2- En vous aidant des éléments dynamiques situés à droite : 

Pour plus d'explication sur les éléments dynamique et l'ajout dans vos modèles d'emails, consultez cette page.

 

Vous avez la possibilité de personnaliser votre message par défaut en modifiant la taille, la couleur, la police du texte, ou encore en y insérant des images. 

Une fois les informations saisies dans votre modèle d'email, cliquez sur "Enregistrer"

2- Modifier un modèle d’email

Dans le gestionnaire des modèles d’emails, choisissez votre modèle et cliquez sur l’icône crayon située dans la colonne "Actions"

3- Supprimer un modèle d'email 

Pour supprimer un modèle d'email, cliquez sur la corbeille située dans la colonne "Actions"

4- Rechercher un modèle d’email

Pour rechercher un modèle d'email, saisissez les informations dans une ou plusieurs colonnes correspondant à : Modèle, Cible, Langue et modèle HTML : 

En saisissant ces informations, vos modèles d'emails seront filtrés selon les données que vous aurez choisies.

5- Désactiver des modèles

Vous pouvez choisir de désactiver les modèles de mails en cliquant sur le symbole suivant : 

Activez le bouton pour afficher uniquement les modèles de mails actifs : 

6- Dupliquer un modèle

Vous pouvez dupliquer un modèle de mail en cliquant sur l'icône suivante : 

7- Classer les modèles

Vous pouvez classer l'ordre de vos modèles de mails à l'aide de la sélection : 

 


Pour comprendre comment apparaissent vos modèles d'email lors de l'envoi d'un email : CONSULTEZ CETTE PAGE

 

 

Modèles HTML

Pour accéder aux Modèles HTML, il faut vous rendre dans le menu Administration en haut à droite, puis cliquez sur "Gestion des emails" et enfin sur "Modèles HTML".

Modele-HTML.png
À quoi ça sert ?

Vous pouvez créer, ici, des personnalisations pour vos emails. Ainsi, le corps du texte sera identique, mais vous pourrez créer autant de modèles HTML que vous le souhaitez aux couleurs de vos sociétés. Cela permet d'envoyer des emails avec des bannières et des pieds de page de qualité.


Créer un nouveau modèle HTML

Dans le module “Modèle HTML”, appuyez sur le bouton “Ajoutez un modèle html”.

Une pop up s'ouvre. Elle permet : 


Paramètre d'un modèle HTML

Dans le gestionnaire des modèles HTML, cliquez sur l’icône “crayon” au bout de la ligne correspondant au modèle que vous voulez modifier.

 

Vous pouvez aussi supprimer un modèle HTML en cliquant sur la corbeille....

 

...le télécharger... 

 

Mais aussi la possibilité de mettre le modèle en favoris en cliquant sur l'étoile.

Assigner un modèle HTML

Reportez-vous à la rubrique Modèle d'Email pour voir comment relier un modèle HTML à un modèle d'email.

Profils des serveurs Mails (Email Profils)

 

Vous trouverez les profils des serveurs mails dans le menu Administration en cliquant sur "Gestion des emails" puis ensuite dans la section "Emails profils". 

Emails-Profils.png

Comment se préparer !

L’outil Lab Event va vous permettre d’automatiser l’envoi de certains emails.
Si vous utilisez des fournisseurs comme Gmail, OVH ou IONOS, nous avons des profils pré-configurés. 

Si ce n'est pas le cas (pour Exchange par exemple), vous aurez besoin des informations suivantes :

-    Hôte SMTP
-    Port SMTP
-    Type de cryptage (SSL ou TSL)
Généralement nos clients demandent ces infos à leur service informatique ou regardent dans les informations données par leur fournisseur. 

Pour chacun des utilisateurs, il faudra :
-    Email
-    Login (c'est souvent l'email)
-    Mot de passe de l’email
Ces infos étant confidentielles, c’est vous qui les saisirez lors de notre visio. 
 

Si vous avez un antispam ou une autre solution qui valide l’envoi de vos emails, voici les informations à communiquer à votre service informatique :

Vous trouverez l’IP publique du serveur d’envoi de mail : 35.181.201.72

Ceci pour lever les restrictions SPF sur les IP autorisées à envoyer des emails avec votre adresse professionnelle. 

Ne plus passer dans les SPAMS : réglage du SPF

Qu'est ce qu'un profil de mail chez Lab Event ?

Vous pouvez définir des profils avec les configurations de vos fournisseurs de mail. C'est ce qui vous permet d'envoyer des mails via l'outil Lab Event.

Dans un profil mail, vous allez donc remplir les informations d'envoi, appelé aussi "serveur sortant". Vous pouvez trouver ces informations sur internet en tapant : IMAP et votre fournisseur d'accès ou serveur sortant et votre fournisseur d'accès.

Ci-dessous un exemple de comment cela apparaît sur le site, dans la partie documentation d'un fournisseur d'accès comme OVH. Ce qui vous intéresse est la partie IMAP et serveur sortant.

Configuration.png

 

Les profils par défaut

Lab Event est proposé avec des profils mails par défaut. Si vous voyez le profil apparaître dans le menu déroulant, c'est qu'il est configuré. Vous n'avez plus qu'à le sélectionner dans votre profil ou celui de l'utilisateur (en savoir plus sur la configuration de sa messagerie.)

Créer un nouveau profil

Si votre fournisseur n’apparaît pas ou si vous avez plusieurs sociétés avec le même fournisseur de mails, vous pouvez créer autant de profils de vous désirez (et ensuite les rajouter à vos utilisateurs). 

Pour le créer, utilisez le bouton NOUVEAU : une page de configuration s'ouvre : 

Config-profil-new.png

Comme indiqué plus haut, veuillez vous rapprocher de la documentation de votre fournisseur d'email (dans la partie IMAP / Serveur Sortant)

Voici les différents champs à remplir : 

Titre : vous permet de donner un nom spécifique au profil

Profil : Pour l'instant, vous n'avez accès qu'au profil SMTP

Hôte : indiquez ici le nom du serveur sortant (par ex pour OVH : ssl0.ovh.net)

Port : indiquez ici le port Sortant

Type de Cryptage : indiquez ici le type de cryptage

Et pensez à enregistrer.

 

Pour les adresses emails Exchange OVH

Voici un exemple de profil de serveur mail avec Exchange OVH. L'hôte ex.mail.ovh.net dépend de celui qui écrit sur OVH.

 

 

Trouver les informations SMTP de votre serveur de messagerie

Il est nécessaire d'ajouter des informations sur le serveur d’envoi SMTP afin de pouvoir envoyer des messages via Lab Event.

Votre service informatique devrait pouvoir vous fournir les informations SMTP de votre serveur de messagerie utiles au paramétrage.

Par ailleurs, si vous avez un antispam ou une autre solution qui valide l’envoi de vos emails, voici les informations à communiquer à votre service informatique :

Vous trouverez l’IP publique du serveur d’envoi de mail : 35.181.201.72

Ceci pour lever les restrictions SPF sur les IP autorisées à envoyer des emails avec votre adresse professionnelle. 

 

Dans le cas contraire, suivez ces étapes afin de les trouver dans votre client de messagerie :

 

Mail (ordinateur de bureau Mac)

 

Outlook pour Mac 

 

Outlook pour PC

 

iPhone (messagerie Apple)

 

 

 

Android (client de messagerie Android natif) 

 

Configuration SMTP pour Office 365 Outlook

Dans cet article, vous retrouverez comment configurer Office 365 Outlook pour le service SMTP pour envoyer des mails à partir de l'outil Lab Event.

Nous considérons que vous avez le contrôle sur votre compte Office 365 Outlook en étant Administrateur

Connectez vous sur votre messagerie Office 365 Outlook

Vôtre messagerie outlook est à présent configurée. Vous pouvez suivre sur cette page pour continuer à configurer la messagerie dans l'outil Lab Event.

Comment vérifier que mon adresse email n'arrive pas dans les SPAMS ?

1. Rendez-vous sur liste de Mail Genius : https://www.mailgenius.com/ 

Mail Genius est un outil gratuit vous permettant de vérifier que lors d'un envoi d'email, votre adresse n'arrive pas dans les spams. 

2. Copier l'adresse qui se génère sur la page d'accueil.

3. Créer un nouveau Client Contact dans Lab avec cette adresse.

 

4. Une fois crée, vous serez automatiquement redirigé sur sa fiche client. Cliquer sur l'icône mail à droite du contact.

5. Envoyer un mail en sélectionnant un modèle de mail.

6. Après envoi, revenez sur la page de Mail Genius et validez votre score.

L'affichage de vos résultats apparaitra, vous recevrez également une copie par mail.

 

Une fois le test effectué, vous pouvez supprimer le client précédemment crée ou le rendre inactif.

Ne plus passer dans les SPAMS : réglage du SPF

Pour éviter de tomber dans les spams, il est important de régler votre SPF sur le nom de domaine que vous utilisez pour envoyer vos emails.

Pour une explication du SPF, voici un lien intéressant. 

"Le SPF (Sender Policy Framework) est un système de validation par courrier électronique pour empêcher les spammeurs d’envoyer des messages au nom de votre domaine. Avec le SPF, une organisation peut publier des serveurs de messagerie autorisés."

1- Informations pour remplir le SPF

Notre adresse d'envoi de mail : 35.181.201.72

Utilisez cette adresse chez votre hébergeur pour prouver que l'outil Lab Event peut bien envoyer des mails en votre nom. Quand vous utilisez notre outil de messagerie intégrée, nous vous conseillons fortement de le faire. 

 

2- Où remplir l'information

Nous vous donnons ici l'exemple d'OVH

2-1 : Allez dans votre console : dans la partie WEB CLOUD

 

 
2-2 : Choisissez votre nom de domaine

Allez sur NOM DE DOMAINE et sélectionnez votre nom de domaine

Ici nous utiliserons Lab Event mais évidemment, c'est le nom de domaine avec lequel vous envoyez des mails que vous devez sélectionner. 

 

2-3 : Allez dans Zone DNS 

Sur la partie Zone DNS, appuyez sur le bouton à droite "Ajouter une entrée"

Puis sélectionnez : SPIF dans la pop up qui s'ouvre

2-4 : Rentrez les informations concernant le SPF

Sur les deux premières questions, faites OUI
Sur la troisième, faites NON

Et ensuite (voir copie écran)

Et ensuite il faut valider

2-5 : Vérifiez que les informations concernant le SPF sont prises en compte

Cela peut prendre de 2h à 24h pour une remontée dans les DNS

Vous pourrez vérifier sur le site : https://www.dmarcanalyzer.com/spf/checker/ 

 

C'est fini, une fois cette manipulation faite, vos mails seront moins considéré comme des SPAMS.

La configuration du SPF est liée avec les réglages du DKIM et du DMARC. Si le problème persiste, il faudra regarder DKIM et DMARC.

Ne plus passer dans les SPAMS : configuration du DKIM

Pour éviter de tomber dans les spams, il est important de configurer votre DKIM sur le nom de domaine que vous utilisez pour envoyer vos emails.

Pour une explication du DKIM, voici un lien intéressant.

"DKIM (DomainKeys Identified Mail) est une norme d'authentification fiable du nom de domaine de l'expéditeur d'un courrier électronique. Elle constitue une protection efficace contre le spam et l'hameçonnage."

 

1- Informations pour remplir le DKIM

Notre adresse d'envoi de mail : 35.181.201.72

Utilisez cette adresse chez votre hébergeur pour prouver que l'outil Lab Event peut bien envoyer des mails en votre nom. Quand vous utilisez notre outil de messagerie intégrée, nous vous conseillons fortement de le faire. 

 

2- Où remplir l'information

Nous vous donnons ici l'exemple d'OVH

 

2-1 : Allez dans votre console : dans la partie WEB CLOUD

 

2-2 : Choisissez votre nom de domaine

Allez sur NOM DE DOMAINE et sélectionnez votre nom de domaine

Ici nous utiliserons Lab Event mais évidemment, c'est le nom de domaine avec lequel vous envoyez des mails que vous devez sélectionner. 

 

2-3 : Allez dans Zone DNS 

Sur la partie Zone DNS, appuyez sur le bouton à droite "Ajouter une entrée"

Puis sélectionnez : SPIF dans la pop up qui s'ouvre

2-4 : Rentrez les informations concernant le DKIM

A - D'abord allez sur un site pour générer la clé, allez sur : 
https://easydmarc.com/tools/dkim-record-generator 

Config.png

1- Mettez votre nom de domaine: mondomain.com

2- Mettez dans selector : _dkim

 

B - Allez ensuite dans votre espace pour rentrer la clé 

Ne mettre que les infos APRES le p= (commencer ici comme l'exemple)

Ex-.png

 

 

Et ensuite il faut valider

2-5 : Vérifiez que les informations concernant le DKIM sont prises en compte

Cela peut prendre de 2h à 24h pour une remontée dans les DNS

Vous pourrez vérifier sur le site : https://www.dmarcanalyzer.com/dkim/dkim-checker/

C'est fini, une fois cette manipulation faite, vos mails seront moins considéré comme des SPAMS.

La configuration du DKIM est liée avec les réglages du SPF et du DMARC. Si le problème persiste, il faudra regarder SPF et DMARC.

 

Ne plus passer dans les SPAMS : configuration du DMARC

Pour éviter de tomber dans les spams, il est important de configurer votre DMARC sur le nom de domaine que vous utilisez pour envoyer vos emails.

Pour une explication du DMARC, voici un lien intéressant.

"DMARC, sigle de l'anglais Domain-based message authentication, reporting and conformance, est une spécification technique créée par un groupe d'organisations qui souhaite aider à réduire l'usage abusif des courriels, tels que le spam, l'hameçonnage, en proposant une solution de déploiement et de surveillance des problèmes liés à leur authentification."

 

1- Informations pour remplir le DMARC

Notre adresse d'envoi de mail : 35.181.201.72.

Utilisez cette adresse chez votre hébergeur pour prouver que l'outil Lab Event peut bien envoyer des mails en votre nom. Quand vous utilisez notre outil de messagerie intégrée, nous vous conseillons fortement de le faire. 

2- Où remplir l'information

Nous vous donnons ici l'exemple d'OVH

 

2-1 : Allez dans votre console : dans la partie WEB CLOUD

 

2-2 : Choisissez votre nom de domaine

Allez sur NOM DE DOMAINE et sélectionnez votre nom de domaine

Ici nous utiliserons Lab Event mais évidemment, c'est le nom de domaine avec lequel vous envoyez des mails que vous devez sélectionner. 

 

2-3 : Allez dans Zone DNS 

Sur la partie Zone DNS, appuyez sur le bouton à droite "Ajouter une entrée"

Puis sélectionnez : SPIF dans la pop up qui s'ouvre

2-4 : Rentrez les informations concernant le DMARC

Les champs noirs masquent l'adresse e-mail en question.

 

Et ensuite il faut valider

 

2-5 : Vérifiez que les informations concernant le DMARC sont prises en compte

Cela peut prendre de 2h à 24h pour une remontée dans les DNS

Vous pourrez vérifier sur le site : https://www.dmarcanalyzer.com/dmarc/dmarc-record-check/ 

C'est fini, une fois cette manipulation faite, vos mails seront moins considéré comme des SPAMS.

La configuration du DMARC est liée avec les réglages du SPF et du DKIM. Si le problème persiste, il faudra regarder SPF et DKIM.