Gestion des utilisateurs et rôles Administrer vos utilisateurs et donner leurs des permissions pour accéder aux parties de l'outil que vous désirez. Cliquez sur “Administration” puis sur “Gestion des utilisateurs” dans le menu déroulant. Créer et gérer des utilisateurs Il existe deux types d'utilisateurs. Les utilisateurs internes qui ont accès au logiciel principal, et les utilisateurs externes qui ont accès au mini site. Les utilisateurs externes sont intégrés à l'extension Mini Site du logiciel principal. Retrouvez la liste de tous vos utilisateurs, leurs infos et le rôle qui leur est défini dans le menu Administration, onglet "Gestion des utilisateurs", puis dans "Utilisateurs". 1 - Création d'un nouvel utilisateur interne Pensez à vérifier que vous avez suffisamment de licences avant de créer un nouvel utilisateur. C'est ici que vous pouvez ajouter vos utilisateurs et gérer leur rôle. En cliquant sur le bouton "Ajouter un Utilisateur", vous pourrez remplir la fiche individuelle avec toutes les infos de votre utilisateur, sa photo et le rôle qui lui est attribué. A la création d'un nouvel utilisateur, vous avez accès à 4 onglets : PROFIL, SIGNATURE MAIL, SIGNATURE DEVIS, CONFIGURATION MAIL, DROITS. Pour savoir comment gérer son profil et ses informations, cliquez ici. Onglet PROFIL Vous pouvez rentrer les informations concernant le nouvel utilisateur dans cet onglet : Prénom / Nom / Pseudo Occupé / Téléphone Direct / Mobile / EMail Pseudo : c'est le nom qui va apparaître dans Lab Event et qui vous sera associé Rôle : vous pouvez déterminer les rôles de chaque utilisateur. Vous pouvez les définir dans la section Rôles. Photo : appuyez sur le bouton "Envoyer une photo" pour sélectionner la photo qui définira votre profil. Mais aussi choisir la couleur du texte et du fond du staff qui s'affichera sur la vue Evénements jour par jour : Les couleurs choisies pour le texte et le fond apparaitrons sur la vue liste du staff (consultez cette page pour activer la vue liste) Onglet SIGNATURE MAIL Dans l'onglet Signature, vous pouvez ajoutez une signature pour chaque utilisateur. Plus d'infos sur ces deux onglets sur la partie PROFIL expliquée ici. Onglet SIGNATURE DEVIS Définissez la signature que vous insérerez à vos devis. Elle peut être différente de votre signature de mail. Vous pouvez aussi Uploader une image de notre signature afin qu’elle apparaisse dans vos devis automatiquement avec le texte ci-dessus. Onglet CONFIGURATION MAIL Vous pouvez configurer l'adresse email que vous souhaitez utiliser pour envoyez vos mails directement depuis Lab Event. Il faut pour cela : Sélectionner le profil Votre mail Votre login Le mot de passe de votre compte mail Toutes les explications sont ici ! Onglet DROITS A. Le rôle de l'utilisateurs interne : Vous pouvez définir le rôle que l'utilisateur interne aura : Admin Superviseur Commercial Resp Prod FreeLance Référencement SEO B. Son Statut : Actif / Inactif Vous pouvez définir s'il peut se connecter (Actif) au logiciel ou pas (Inactif) C.  Profil principal de la société Uniquement valable si vous avez PLUSIEURS profils de société Vous pouvez décider du profil de facturation par défaut et cela UTILISATEUR par UTILISATEUR. Ainsi cela vous permet de façon précise d'attribuer une société par défaut pour chaque utilisateur 2 - Création d'un nouvel utilisateur externe Les utilisateurs externes sont liés à l'extension STAFF du logiciel principal. En savoir plus sur les utilisateurs externes ? A. Inviter des utilisateurs externes Rendez vous ici pour en savoir davantage. B. Le rôle de l'utilisateur externe Rendez vous ici pour en savoir davantage. Voir et modifier les rôles Pour voir et modifier les rôles, il faut vous rendre dans le menu Administration en haut à droite puis dans l'onglet "Gestion des utilisateurs", cliquer sur "Rôles". Pour bien comprendre les rôles et leurs utilités, vous pouvez consulter cette page. Ce système de rôles vous permet de donner un accès plus ou moins complet, avec plus ou moins d’informations à vos utilisateurs. Cela ne peut être défini que par l'administrateur principal en fonction de ce qu'il aura décidé. 1- La liste des rôles par défaut Il y a 7 types de rôles par défaut : attention ces rôles que nous vous donnons peuvent évoluer avec le temps. Ne soyez pas étonné. Voici le descriptif à titre indicatif. Admin : C'est le profil administrateur, donné au 1er utilisateur. C'est simple vous avez tous les droits... même de tout supprimer. Donc attention de ne pas donner ce rôle à un utilisateur à la légère. Superviseur : Il aura moins accès à la partie administration mais pourra intervenir dans la validation des devis et factures. Comptable : Il aura accès à la partie finance pour l'export, la création, la suppression et l'approbation des devis et factures. Chargé de projet (anciennement commercial) : orienté chef de projet, ce rôle permet de voir tout ce qui concerne les clients et les événements, mais il ne pourra pas avoir accès aux fonctions d'administration (hormis certaines comme rajouter des zones géographiques) et aura des accès limités pour modifier des produits. Externe (anciennement Resp Prod Freelance) : orienté chef de projet, ce rôle LIMITE les accès que le freelance aura sur les projets de votre société. Ainsi, il/elle ne verra que SES événements et SES clients. Chargé de clientèle : Nouveau rôle : Dédié à la relation client / Biz dev. Chargé d'organisation : Nouveau rôle dédié à l'ORGANSATION de l'événement. Communication (anciennement SEO et Référencement) : plus orienté "catalogue base de données", ce rôle réduit encore les actions sur la partie Prestataire / Produit. Seule la partie Website sera accessible pour ce rôle De la même façon, l'utilisateur n'aura pas accès aux clients ni aux événements. 2- Modifier les rôles Vous pouvez supprimer un rôle mais vous ne pouvez pas en créer un nouveau ou le renommer. Pour modifier un rôle, il suffit de cliquer sur les cases que vous voulez inclure / exclure. Une fois les permissions attribuées, cliquez sur le bouton "ENREGISTRER" en bas de page : Veuillez à ne pas donner des actions contradictoires dans un même rôle ! 3- Les permissions des rôles par défaut A - Admin L'administrateur possède toutes les permissions. B - Superviseur Gestion des Sociétés Clientes Gestion des Contacts Clients Gestion des Prestataires-Sociétés Gestion des Prestataires-Contacts Gestion des Lieux/Prestations Gestion du catalogue Gestion des Évènements Vue événements par semaine Présentation FINANCE Statistiques Calendrier par Lieux et Prestations Calendrier général Plan interactif Envoyer des Emails Tâches Administration C - Comptable Gestion des Sociétés Clientes Gestion des Contacts Clients Gestion des Prestataires-Sociétés Gestion des Prestataires-Contacts Gestion des Lieux/Prestations Gestion du catalogue Gestion des Évènements Vue événements par semaine Présentation FINANCE Statistiques Calendrier par Lieux et Prestations Calendrier général Plan interactif Envoyer des Emails Tâches Administration D - Chargé de projet Gestion des Sociétés Clientes Gestion des Contacts Clients Gestion des Prestataires-Sociétés Gestion des Prestataires-Contacts Gestion des Lieux/Prestations Gestion du catalogue Gestion des Évènements Vue événements par semaine Présentation FINANCE Statistiques Calendrier par Lieux et Prestations Calendrier général Plan interactif Envoyer des Emails Tâches Administration E - Chargé d'organisation Gestion des Sociétés Clientes Gestion des Contacts Clients Gestion des Prestataires-Sociétés Gestion des Prestataires-Contacts Gestion des Lieux/Prestations Gestion du catalogue Gestion des Évènements Vue événements par semaine Présentation FINANCE Statistiques Calendrier par Lieux et Prestations Calendrier général Plan interactif Envoyer des Emails Tâches Administration F - Externe Présentation Finance Statistiques G - Chargé de clientèle Présentation Finance H - Communication Comprendre les permissions dans les rôles En fonction des cases cochées, les utilisateurs pourront effectuer un certain nombre d'actions.Celles-ci sont expliquées ci-dessous. Nous avons indiquées en bleu les permission de tous les modules : en fonction des options choisies, vous pouvez en voir plus ou moins. Les différents rôles attribués aux utilisateurs externes ne permettent pas de gérer des permissions. Les rôles des utilisateurs externes permettent de catégoriser les utilisateurs pour qu'ils aient accès à un modèle de mini site particulier. Vous pouvez vous renseigner sur les utilisateurs externes ici. A - Les permissions pour les rôles des utilisateurs internes 1 - Gestion des Sociétés Clientes Voir : accès à la liste de tous les clients de leur base de données Créer : ajouter de nouveaux clients dans la base de données Modifier : modifier des clients de la base de données Supprimer : supprimer des clients de la base de données 2 - Gestion des Contacts Clients Voir : accès à la liste des contacts clients Voir uniquement sa propre liste : voir la liste des clients qu'ils ont ajouté. Modifier : modifier la liste des contacts clients. Modifier uniquement les siens : modifier la liste des clients qu'ils ont ajouté. Créer : créer des contacts clients Supprimer : supprimer des contacts clients Importer/Exporter : importer ou exporter sur Excel des contacts clients 3 - Gestion des Prestataires - Sociétés Voir : accès à la liste des prestataires.Créer : créer de nouveau prestataire.Modifier : modifier la base de données prestataire.Supprimer : supprimer des prestataires de la base de données.Modification des commissions : modifier le taux de commission par lieu ou prestation 4 - Gestion des Prestataires - Contacts Voir : voir la liste des contacts prestataires. Créer : créer des contacts prestataires.Modifier : modifier des contacts prestataires.Supprimer : supprimer des contacts prestataires.Importer/Exporter : importer/exporter dans Excel la liste des contacts prestataires. 5 - Gestion des Lieux/Prestations Voir : voir les lieux/prestationsCréer : créer des lieux/prestationsModifier Tout : modifier tous les lieux/prestations.Supprimer : supprimer des lieux/prestations de la base de données.Modifier les informations générales : modifier les informations générales du lieu/prestationModifier les médias : modifier/ajouter des images des lieux et prestations.Modifier les attributs : modifier les attributs (caractéristiques) relatifs aux lieux et prestationsModifier la localisation : modifier la localisation de votre lieu/prestation.Modifier les salles : modifier les informations du lieu/prestation. Modifier les capacités : modifier les capacités du lieu/prestation.Modifier les avis : ajouter et modifier les avis du lieu/prestation.Modifier les paramètres Website : modifier l'URL du site internet du lieu/prestation.Exporter vos prestations : exporter sur Excel leur lieu/prestation (l'export sera envoyer par mail). 6 - Gestion du catalogue Voir : voir les articles de votre base de données.Créer : créer des articles.Modifier : modifier des articles.Supprimer : supprimer des articles.Exporter les articles : exporter la liste des articles en Excel. 7 - Gestion des Evénements Voir la liste des événements : voir la liste des événements.Voir uniquement ses évènements : voir uniquement les événements qui leur sont attribués.Créer : créer des événements.Supprimer : supprimer des événements.Exporter : exporter sur Excel la liste des événements Brief Voir le détail : voir le détail du brief de l'événement (suivi commercial, client, contenu de l'événement, lieux ou prestations sélectionnées)Modifier : modifier le brief de l'événement.Modifier ses évènements : modifier les informations de l'événement.Modifier le commercial lié : modifier l'attribution de l'événement au différents commercial. Organisation (EN OPTION)Voir le détail : voir le détail de l'organisation d'un événement Modifier : modifier les données dans l'onglet organisation de l'événement.Modifier uniquement ses évènements : modifier les données de l'onglet organisation uniquement pour leurs propres événements.Créer des modèles : créer des modèles d'organisation pour les événements. Checklist (EN OPTION)Voir le détail : voir les checklists créées pour un événement.Modifier : modifier les checklists.Modifier uniquement ses évènements : modifier les checklists uniquement pour leurs propres événements.Créer des modèles : créer des modèles de checklists. Invitation (EN OPTION)Voir le détail : voir l'ensemble des invitations de l'événement.Modifier : modifier les informations concernant les invitations de l'événement.Modifier uniquement ses évènements : modifier les invitations uniquement pour leurs propres événements.Tableau de Bord Voir le budget de l'événement : désactiver la visualisation du budget dans la vue PIPE. 8 - Vue événements par semaine (EN OPTION) Cette section sera visible uniquement si l'option est activée Evènements vue par semaine (OPTION)Voir : voir la vue par semaine des événements.Modifier le modèle & les suivis : modifier les modèles et les suivi des événements. 9 - Présentation (EN OPTION) Cette section sera visible uniquement si l'option est activée Présentation (OPTION)Créer présentation : donne accès à la section Présentations pour l'utilisateur et l'autorise à créer des présentations Voir présentation : autorise l'utilisateur à voir les présentations créées par les autres utilisateursModifier présentation : autorise l'utilisateur à modifier une présentationSupprimer présentation : autorise l'utilisateur à supprimer une présentation Modèle(OPTION)Créer modèle : autorise l'utilisateur à créer un modèle de présentationVoir modèle : autorise l'utilisateur à visualiser un modèle Modifier modèle : autorise l'utilisateur à modifier un modèleSupprimer modèle : autorise l'utilisateur à supprimer un modèle 10 - FINANCE Export du déroulé dans l’Excel : autorise l'utilisateur à exporter le déroulé de l'événement dans ExcelExport du déroulé dans l'évènement : autorise l'utilisateur à exporter dans l'événement les prestations et les horaires du devis ou de la facture Devis Voir : autorise l'utilisateur à visualiser la liste des devis créésApprouver : autorise l'utilisateur à valider tous les devisVoir uniquement sa propre liste : autorise uniquement la visualisation de sa propre liste de devisCréer : autorise l'utilisateur à créer un devisModifier : autorise l'utilisateur à modifier tous les devisModifier uniquement les siens : autorise uniquement la modification de ses propres devisSupprimer : autorise la suppression de tous les devisSupprimer uniquement les siens : autorise uniquement la suppression de ses propres devisSuivi de devis : autorise l'utilisateur à modifier le statut du suivi du devis (envoyé au client - signé par le client - rejeté par le client)Export Financier : autorise l'utilisateur à effectuer un export financier du devis dans ExcelTransformer en facture : autorise de transformer le devis en facture d'acompte ou facture Factures Voir : autorise l'utilisateur à visualiser toutes les facturesApprouver : autorise l'utilisateur à valider toutes les facturesVoir uniquement sa propre liste : autorise uniquement la visualisation de sa propre liste de facturesCréer : autorise l'utilisateur à créer une factureModifier : autorise l'utilisateur à modifier toutes les facturesModifier uniquement les siens : autorise uniquement la modification de ses propres facturesSupprimer : autorise la suppression de toutes les facturesSupprimer uniquement les siens : autorise uniquement la suppression de ses propres facturesChamps analytiques : autorise l'utilisateur à visualiser et à modifier les champs analytiques présents sur la factureSuivi de facture : autorise l'utilisateur à modifier le statut du suivi de la facture (envoyé au client - payée - payée en partie - litige)Export Financier : autorise l'utilisateur à exporter sur Excel les données financièresExport Comptable : autorise l'utilisateur à exporter sur Excel les données comptables venteExport règlements : autorise l'utilisateur à exporter sur Excel les données comptables règlements BON DE COMMADE / BON DE RECEPTION Voir : autorise l'utilisateur à visualiser tous les bons de commande / bons de réceptionCréer : autorise l'utilisateur à créer un bon de commande / bon de réceptionSupprimer les brouillons : autorise l'utilisateur à supprimer les brouillons des bons de commande / bons de réceptionSuivi de bon de commande : autorise l'utilisateur à modifier le suivi du bon de commandeEnvoyer pour approbation : autorise l'utilisateur à envoyer un bon de commande / bon de réception pour approbationApprouver seul : autorise l'utilisateur à approuver seul un bon de commande / bon de réceptionApprouver ceux des autres : autorise l'utilisateur à approuver les bons de commande / bons de réception des autres utilisateurs Suivi de bon de réception : autorise l'utilisateur à modifier le suivi du bon de réceptionSupprimer uniquement les brouillons : autorise l'utilisateur à supprimer uniquement les bons de commande / bons de réception en statut "brouillon"Voir uniquement sa propre liste : autorise l'utilisateur à voir uniquement sa propre liste de bons de commande / bons de réceptionModifier : autorise l'utilisateur à modifier les bons de commande / bons de réception Modifier uniquement les siens : autorise l'utilisateur à modifier uniquement ses propres bons de commande / bons de réceptionTransformer en bon de réception : autorise l'utilisateur à transformer un bon de commande en bon de réception CVG Voir : autorise l'utilisateur à visualiser toutes les Conditions générales de venteCréer : autorise l'utilisateur à créer des Conditions générales de venteModifier : autorise l'utilisateur à modifier toutes les Conditions générales de venteSupprimer : autorise la suppression de toutes les Conditions générales de vente AchatVoir : autorise l'utilisateur à visualiser toutes les factures d'achats fournisseurs Voir uniquement sa propre liste : autorise uniquement la visualisation de sa propre liste de factures d'achats fournisseurs Créer des achats : autorise à créer des factures d'achats fournisseurs Modifier : autorise l'utilisateur à modifier toutes les factures d'achats fournisseursModifier uniquement les siens : autorise uniquement la modification de ses propres factures d'achats fournisseursSupprimer : autorise la suppression de toutes les factures d'achats fournisseursSupprimer uniquement les siens : autorise uniquement la suppression de ses propres factures d'achats fournisseursExport Comptable achat : autorise l'export comptable des facteurs d'achats fournisseurs Pour en savoir davantage concernant vos factures d'achats fournisseurs, cliquez ici 11- Statistiques Voir les Statistiques quantitatives : autorise l'utilisateur à visualiser toutes les statistiques quantitativesVoir uniquement ses propres Statistiques quantitatives : autorise uniquement la visualisation de ses propres statistiques quantitativesExporter les statistiques quantitatives : autorise l'export sur Excel de toutes statistiques quantitatives (statistiques événements et statistiques clients)Voir les Statistiques financières : autorise l'utilisateur à visualiser toutes les statistiques financièresExporter les statistiques financières : autorise l'utilisateur à exporter sur Excel toutes les statistiques financièresVoir uniquement ses propres Statistiques Commerciales : autorise l'utilisateur à visualiser uniquement SES  informations d'activités commerciales (les siennes uniquement)Voir les Statistiques commerciales : autorise l'utilisateur à visualiser toutes les informations des activités commerciales (les siennes et ceux des autres) 12- Calendrier par Lieux et Prestations Voir et créer ses calendriers : autorise l'utilisateur à visualiser et à créer son calendrier par salles et son calendrier général Partage du calendrier par lieux et prestations : autorise le partage du calendrier par lieux et prestations en interne et externe 13- Calendrier général Voir le calendrier général : autorise l'utilisateur à visualiser uniquement le calendrier général Partage du calendrier général : autorise le partage du calendrier général en interne et externe 14- Plan interactif Partage du plan interactif : autorise le partage du plan interactif en interne et externe 15- Envoyer des Emails Envoyer des Emails : autorise l'utilisateur à envoyer des emails aux contacts enregistrés 16- Tâches Exporter les tâches : autorise l'utilisateur à exporter sur Excel les tâches de tous les collaborateurs 17- Administration Général Modifier informations générales société : autorise la modification des informations générales sur la société (nom, logo, site internet, fuseau horaire...)Créer et modifier les sociétés : autorise la création et la modification de sociétésSupprimer une société : autorise la suppression d'une société Site vitrine Modifier site vitrine : autorise à définir le site vitrine par défaut (landing page ou votre site) pour vos lieux ou prestations Formulaire Site Voir : autorise l'utilisateur à visualiser la liste des formulaires site Créer : autorise l'utilisateur à créer un nouveau formulaire site et à l'enregistrerModifier : autorise l'utilisateur à modifier les formulaires site des autres utilisateursSupprimer : autorise l'utilisateur à supprimer les formulaires site des autres utilisateurs Langues Cette section sera visible uniquement si le champ "Gestion des champs" est activé Voir : autorise l'utilisateur à visualiser les langues créées par les autres utilisateursCréer : autorise l'utilisateur à ajouter une langueModifier : autorise à modifier une langue (nom, code de la langue, format du calendrier, traduction des mots sur les landing page et sur le mini site d'invitation)Supprimer : autorise à supprimer une langue parmi la liste crée par l'utilisateur lui-même ou les autres utilisateurs Gestion des utilisateurs Voir la liste des utilisateurs : autorise à voir la liste des utilisateurs de sa société sur l'outil Lab EventCréer :  autorise l'ajout d'un utilisateurModifier Tout : autorise à modifier la liste des utilisateurs (profil, signature mail, signature devis, configuration mail, choix personnalisés d'affichage, ouverture des liens et droits)Modifier ses propres informations : autorise l'utilisateur à modifier uniquement ses propres informations présentes dans "Mon profil"Modifier mot de passe : autorise l'utilisateur à modifier son mot de passe ET celui des autres utilisateursModifier la photo : autorise l'utilisateur à modifier sa photo de profil ET celle des autres utilisateursModifier le rôle : dans la section "Droits" autorise l'utilisateur à modifier son propre rôle ET celui des autres utilisateursModifier le statut : autorise l'utilisateur à modifier son propre statut (actif/inactif) ET celui des autres utilisateursModifier Email : autorise l'utilisateur à modifier son propre Email utilisateur ET celui des autres utilisateursModifier son propre Email d'utilisateur : autorise l'utilisateur à modifier uniquement son email utilisateur Modèles de mails Voir : autorise l'utilisateur à visualiser les modèles de mails types et ceux ajoutés par les autres utilisateurs Créer : autorise l'utilisateur à ajouter un modèle de mail Modifier : autorise l'utilisateur à modifier les modèles de mailSupprimer : autorise l'utilisateur à supprimer les modèles de mail type et ceux ajoutés par les autres utilisateurs Modèles HTML Voir : autorise à visualiser les modèles HTML ajoutés par les autres utilisateursCréer : autorise à ajouter un modèle HTMLModifier : autorise à modifier un modèle HTMLSupprimer : autorise à supprimer un modèle HTML Pays Modifier : dans "Gestion des zones géographiques", autorise à modifier le pays par défaut présent dans la liste Zones Modifier : dans "Gestion des zones géographiques", autorise à modifier la section zone géographique (ajout d'une zone, modification d'une zone, suppression d'une zone) Gestion des champs Accéder et modifier : autorise à accéder et à modifier la section "Gestion des champs" Si cette option est désactivée, l'utilisateur ne pourra pas modifier dans ADMINISTRATION les champs suivants : GENERAL, TACHE, CALENDRIER, LIEUX ET PRESTATATIONS, EVENEMENTS, EVENEMENTS FACON CALENDRIER, CLIENTS, PRESTATAIRE, PRESENTATIONS et FINANCE. B - Les permissions pour les rôles des utilisateurs externes Nous n'avons pas encore de permissions pour les rôles des utilisateurs externes en optionnel. Voir les rôles pour les utilisateurs externes ici.