Gestion des utilisateurs externes - Staff

Retrouver dans ce chapitre les solutions pour gérer au mieux vos utilisateurs externes. Comment ajouter un nouvel utilisateur ? A quoi servent les rôles pour mes utilisateurs externes ? Un mini site ? Pour quoi faire ? Toutes les réponses sont ici !

Faire une invitation et créer vos utilisateurs externes

Les utilisateurs externes sont des utilisateurs qui auront accès à une plateforme secondaire appelée Mini site. En temps qu'utilisateurs, ils auront des rôles attribués par l'organisation.

Vos utilisateurs externes n'ont pas accès directement au logiciel. Avant cela, ils doivent être créés et invités pour accéder à la plateforme.

1- Créer un utilisateur externe

Rendez vous sur la page de gestion des utilisateurs. Cliquez sur la roue dentelée, puis "Gestion des utilisateurs". 

Cet onglet vous permet de créer un utilisateur en cliquant sur "+ Inviter un Externe".

Avec ce formulaire, dans la boite "GÉNÉRAL", vous pouvez remplir toutes les informations pour créer votre utilisateur externe.

Une fois les informations complétées, cliquer sur "Créer un utilisateur externe".

Vous pouvez retrouver cet utilisateur sur la page "Gestion des utilisateurs externes", puis dans l'onglet "Brouillon".

Pour l'instant, nous avons simplement créer l'utilisateur. Il n'a pas encore été invité.

2- Inviter un utilisateur externe

Vous avez le choix de pouvoir inviter vos utilisateurs externes quand vous le souhaitez. Vous pouvez le faire après ou simultanément à sa création.

2-1- L'utilisateur externe est déjà existant

Rendez vous sur la page "Gestion des utilisateurs externes", puis dans l'onglet "Brouillon". Depuis cet onglet, vous retrouvez tous les utilisateurs externes créés mais qui n'ont pas encore été invités à rejoindre la plateforme.

En cliquant sur l'icône Crayon, vous pouvez accéder à la fiche de création du profil.

Remplissez les informations de la boîte "INVITATION" puis cliquez sur "Envoyer une invitation".

Vous devriez voir un message en bas de l'écran "Invitation envoyée". Le statut de l'utilisateur externe va changer pour "En attente".

2-2- Inviter l'utilisateur externe en même temps que sa création

L'opération est la même que pour créer un utilisateur. En dépliant la boîte "INVITATION", vous pouvez sauter les étapes et gagner du temps.


 

Gérer vos utilisateurs externes

Sur Lab Event, vous disposez d'une page dédiée uniquement à la gestion de vos utilisateurs externes.

Cliquez sur la roue dentelée, puis sur Gestion des utilisateurs.

Cliquez sur Invitation des utilisateurs externes.

Ce tableau comprend plusieurs onglets. Chaque onglet correspond à un état d'invitation.

Pour gérer correctement ses utilisateurs externes, il faut utiliser l'ensemble des onglets disponibles. Certaines actions vont changer transférer automatiquement le profil d'un onglet à un autre, en revanche d'autres actions se font manuellement.

1- Onglet "Accepté"

Si votre utilisateur est dans cet onglet, alors il a accepté votre invitation. Il a donc un accès au mini site.

L'icône crayon vous amène sur la fiche profil de l'utilisateur. Vous aurez accès au profil, aux informations personnelles ainsi que les droits de l'utilisateurs.

2- Onglet "Brouillon"

Cet onglet sert de zone d'attente en quelques sortes. Par exemple, tous les profils que vous créez sans les inviter sont dans cet onglet. 

3- Onglet "En attente"

Cet onglet est celui où sont les profils qui sont dans l'attente d'une réponse à une invitation. Tous les profils invités sans réponse.

4- Onglet "Décliné"

Ici sont les profils qui ont refusé l'invitation que vous avez envoyé. Ils sont passés directement du statut "En attente" à "Décliné".

5- Onglet "Révoqué"

Dans cet onglet, vous retrouver les profils dont vous avez révoqué l'invitation. L'utilisateur est passé de "En attente" à "Révoqué". Même si l'utilisateur externe accepte l'invitation, il n'aura pas d'accès au mini site.

 

 

Les rôles des utilisateurs externes

Les rôles sont indispensables pour les utilisateurs externes. Ils sont attribués par l'administration lors de la création du profil externe. Avec ces rôles (par exemple : Manager, Staff, Client, Partenaire) vous pouvez catégoriser vos utilisateurs.

Grâce aux rôles, vous gagnez en organisation, en efficacité, en temps et vous simplifier grandement les choses.

1- Où cela se passe ?

Dans la gestion des utilisateurs de l'administration, rendez vous sur Rôles des utilisateurs externes. Vous retrouvez ici tous les rôles que vous allez créer. 

2- Comprendre la notion de rôle

Un utilisateur externe utilise le mini site auquel vous lui donner accès. Ce mini site a été construit grâce à un modèle.

L'idée est de pouvoir associer un rôle avec un modèle de mini site.

Ainsi deux utilisateurs qui n'ont pas le même rôle peuvent avoir des mini sites très différents. 

Sur chaque mini site, l'utilisateur externe possède une page profil. Comme le mini site, le design de cette page profil est associé à un modèle. Ce modèle est lui aussi lié au rôle de l'utilisateur externe.

Quand vous créez un rôle, vous pouvez lui attribuer deux modèles : un modèle de page profil & un modèle de mini site.

3- Créer un rôle

Cliquez sur Ajoutez un Rôle.

Sur cette page vous allez pouvoir nommer votre rôle et l'associer à des modèles de mini site et de page profil. 

Vous n'avez pas de modèle de mini site ? Nous vous conseillons de suivre ce chapitre pour vous renseigner.

4- Les actions sur les rôles

Depuis cette colonne, vous pouvez : 

- Modifier un rôle grâce au crayon

- Dupliquer un rôle grâce aux double pages

- Supprimer un rôle grâce à la corbeille

Voir le profil de vos utilisateurs - Quelles actions sont disponibles ?

Vous pouvez retrouver toutes les informations d'un utilisateur externe grâce à sa page profil.

1- Les modes d'accès à la page profil

Depuis la page de "Invitations des utilisateurs externes"

Depuis la page de "Tous vos utilisateurs"

2- La page profil

2-1 Les utilisateurs externes

Sur cette page profil vous pourrez éditer les informations concernant le profil de votre utilisateur externe. La page se compose de trois onglets : profil, informations personnalisées et droits : 

Indiquez les informations essentielles de l'utilisateur externe : prénom, nom, pseudo, poste occupé, téléphone direct, mobile, email, type (il s'agit du type d'utilisateur externe : consultez cette page pour en savoir plus), photo et mot de passe.

Couleur du staff : vous allez pouvoir définir la couleur pour cet utilisateur externe. 

A quoi sert la couleur dus staff ?

Sur votre tableau de bord, vous pouvez visualiser vos événements à partir de la vue "jour par jour". 
En savoir plus sur la vue "jour par jour"

 

 

 

2-2 Les utilisateurs externes & internes

De nombreux onglets sont disponible pour une bonne personnalisation du profil

2-3 Les utilisateurs internes 

Beaucoup d'onglets sont disponibles pour personnaliser suffisamment Lab Event.

Créer vos types d'utilisateurs externes

Le type d'utilisateur externe correspond au contrat ou à la forme de rémunération des utilisateurs externes.

En attribuant différents types à vos utilisateurs externes, vous pourrez séparer les règles de rémunération qui leur sont assignées. En effet, la rémunération peut être différente en fonction du type d'utilisateur externe : cela peut concerner un auto entrepreneur, un salarié, un freelance etc. 

A ne pas confondre avec les rôles des utilisateurs externes qui concernent le statut de l'utilisateur externe sur l'événement (Manager, référent...).

Pour vos utilisateurs externes, vous avez la possibilité de gérer leur rémunération ainsi que de leur donner la possibilité de vous fournir davantage d'informations (horaires effectués, nombre de KM parcourus, temps de pause etc) utiles pour le calcul de leur rémunération.

Cette option s'inscrit dans le cadre de l'extension Ressources Humaines. Contactez notre équipe.

1- Accéder aux types d'utilisateurs externes : 

Cliquez sur la roue dentée, puis sur Gestion des utilisateurs : 

Cliquez sur Type Utilisateur Externe : 

Vos utilisateurs externes ont un type par défaut. Vous pouvez le modifier ou en créer un nouveau.

2- Modifier le type d'utilisateur externe : 

En cliquant sur le crayon, vous pourrez modifier le type par défaut : 

Vous pouvez renommer le type par défaut : 

Sélectionnez ensuite la ou les règles de gestion liées

Vous devez au préalable créer vos règles de gestion : cliquez ici pour en savoir plus

Vous pouvez choisir d'afficher ou non le revenu sur le Mini-Site : 

En sélectionnant oui, vos utilisateurs externes pourront connaître le montant du revenu qu'ils percevront par mois.
Pour en savoir plus sur cette partie, consultez cette page.

3- Activer/désactiver un type d'utilisateur externe

Vous pouvez rendre inactif un type en désactivant le bouton vers la gauche : 

Règles de gestion pour vos utilisateurs externes

Pour le calcul de la rémunération, vous devez au préalable définir des règles de rémunération appelées également "règles de gestion". Ces règles de gestion vous permettent d'estimer les frais liés à vos utilisateurs externes (primes accordées, indemnités kilométriques, temps de pause).

En fonction des règles de gestion que vous définissez, le calcul de la rémunération de vos utilisateurs externes se fera automatiquement dans vos événements.

Cette option s'inscrit dans le cadre de l'extension Ressources Humaines. Contactez notre équipe.

1- Accéder aux règles de gestion : 

Cliquez sur la roue dentée, puis sur Gestion des utilisateurs : 

Cliquez sur Règles de gestion :

Vos utilisateurs externes ont une règle de gestion par défaut nommée "Règle Par Défaut". Cette règle de gestion sera appliquée par défaut pour vos utilisateurs externes sur l'événement (cf. partie 4). Vous pouvez la modifier ou en créer une nouvelle.

2- Modifier la règle de gestion : 

En cliquant sur le crayon, vous pourrez modifier la règle par défaut : 

Vous pouvez renommer la règle par défaut et ajouter une description : 

Vous pouvez choisir le type de contrat, au forfait ou à l'heure : 

Indiquez ensuite le montant attribué en fonction du type de contrat ainsi que la prime : 

Vous pouvez ajouter le montant des indemnités kilométriques en €/km : 

Vous pouvez indiquer si le temps de pause est payé ou non

Le temps de pause payé n'a aucun impact sur la règle de gestion si le type de contrat est un forfait.

3- Activer/désactiver une règle de gestion 

Vous pouvez rendre inactive une règle de gestion en désactivant le bouton vers la gauche : 

4- Assigner la règle de gestion sur l'événement

Pour chaque règle de gestion créée, vous devez l'assigner à un ou plusieurs utilisateurs externes sur l'événement. 

Par défaut, lorsque vous assignez un utilisateur externe sur l'événement, la règle de gestion appliquée est la "Règle par défaut". Vous pouvez modifier ce choix et sélectionner une autre règle : 

Les montants que vous avez renseignés dans vos paramètres de règles de gestion (taux horaire, forfait, prime) seront automatiquement repris. Vous pouvez modifier ces données pour chaque staff directement à partir du tableau.

Pour comprendre comment gérer la rémunération de vos staffs sur vos événements : cliquez ici