Informations Générales sur la société Ici sont les réglages globaux de votre outil Lab Event Informations générales sur la société Mettez en avant votre société en important votre logo, en choisissant vos couleurs et en indiquant toutes vos informations. Pour y accéder, rendez-vous dans l'onglet GÉNÉRAL dans le menu Administration en haut à droite. Vous y trouverez tous les champs à modifier : En détails : 1 - Nom de votre société : indiquez le nom de votre société, association ... 2 - Logo de votre société : pour importer le logo, il suffit de cliquer sur le bouton "Importer une image", choisir dans votre bibliothèque le logo (de préférence en format horizontal) et ensuite le sélectionner. Il apparaîtra sur cette page. Le logo sur votre espace sera mis à jour lorsque vous aurez cliqué sur ENREGISTRER. Favicon : pour importer le petit picto qui s'affiche dans vos onglets. L'idéal est de mettre un petit sigle représentatif de votre société. 3 - Votre numéro de téléphone : Indiquez votre numéro de téléphone qui apparaîtra dans vos communications. 4 - Email de la société : Indiquez votre mail générique qui apparaîtra sur vos communications. 5 - Adresse URL de la société : Indiquez l'adresse URL de votre site principal. 6 - Fuseau horaire : Choisissez votre fuseau horaire. 7 - Code couleur  : Vous pouvez choisir de modifier la couleur qui représente le plus votre société. Découvrez maintenant comment définir votre site vitrine.Profils des sociétés À quoi sert le profil de société ? Le profil de société sert à communiquer avec vos clients, à éditer des devis sous différentes entités. Vous pouvez créer des marques ou sociétés et ensuite leur attribuer des logos ou des URLS pour vos pages web. Où le trouver ? 1/  Ouvrez la roue dentelée : Rendez-vous dans l'onglet "INFORMATIONS GÉNÉRALES DE LA SOCIÉTÉ" dans le menu ADMINISTRATION en haut à droite. 2/  Cliquez ensuite sur l'onglet "PROFILS DES SOCIÉTÉS" Comment le créer ? 1/ Cliquez sur "Ajouter une société ou une marque" 2/ Remplissez ensuite toutes les informations. Nom de votre société Importer le logo de votre Société ou Marque Numéro de téléphone votre Société ou Marque Email général de votre Société ou Marque Site internet de votre société ou marque Adresse 1 Adresse 2 Code Postal et Ville Pays Sélectionnez si vous souhaitez utiliser l'adresse ci-dessus comme adresse de livraison. Dans le cas contraire, remplissez les champs suivants : Sélectionnez si vous souhaitez utiliser l'adresse ci-dessus comme adresse de facturation. Dans le cas contraire, remplissez les champs suivants : Il est important de bien définir l'adresse de livraison et de facturation qui figureront sur vos bons de commande. Pour en savoir plus sur les bons de commande : consultez cette page Indiquer le code couleur pour votre société 4/ Cliquez sur le bouton "ENREGISTRER" Vous avez validé votre profil de société. Il sera rajouté dans la liste des autres sociétés créées au préalable. Comment ajouter plusieurs profils de société ? Vous pourrez ensuite ajouter autant de profils que vous désirez en cliquant sur l'onglet "PROFILS DES SOCIETES", puis sur le bouton "Ajouter une société ou une marque". Mais à quoi sert le code couleur de votre société ? Le code couleur de votre société, vous permet d'avoir votre charte graphique sur le logiciel et vous permet de personnaliser au mieux le logiciel. Mais surtout l'avantage d'ajouter votre code couleur c'est pour le retrouver sur les devis. Par exemple : 1/ Mode édition : 2/ Devis exporté en PDF : Site Vitrine Définissez le site vitrine pour vos prestations : cela vous permettra de définir ce que vos clients verront lorsque vous leur enverrez des propositions. Ces liens sont reliés à vos PRESTATIONS. Ainsi vous devez bien compléter vos produits pour que cela ait un intérêt. Si vous avez pris l'option d'avoir des prestations de la "market place", elles seront automatiquement complétées sans action complémentaire de votre part. Où le trouver ? Vous pouvez le modifier dans l'onglet GÉNÉRAL du menu Administration. Puis cliquer sur Site Vitrine dans le menu à gauche. Landing page ou Votre site ? A vous de choisir : 2 options s'offrent à vous : 1- une landing page qui est automatiquement créée avec votre logo 2- une adresse qui renvoie sur votre site internet 1.Landing Page Par défaut, nous vous proposons une landing page (page d'atterrissage) configurée sans aucune action de votre part. Cette page qui présente une PRESTATION est à vos couleurs et créée automatiquement. Elle reprend les caractéristiques les plus importantes de la PRESTATION, que vous avec indiqué lorsque vous avez créé ce PRESTATION, cliquez ici pour voir tout ce qui apparaît sur la landing page. Voici un exemple de landing page : (votre logo est celui que vous avez défini ici) Comment visualiser votre site Vitrine ? Pour visualiser la landing page à partir de la page PRESTATION,  ensuite sur "Voir le lieu ou la prestation sur le site". Pour visualiser la landing page à partir de la page EVÉNEMENT, dans la colonne "Nom du lieu ou de la prestation", vous devez cliquer sur "Voir sur le site". Si vous ouvrez la landing page depuis la partie événement, votre contact commercial relié à l'événement sera indiqué. 2. Votre site Vous pouvez choisir de lier les prestations directement à VOTRE site. Adresse Racine de votre site : c'est ici que vous mettez l'information globale de votre site. En général la première partie de votre URL. Ramification de votre site où se présentent les prestations : c'est le dossier où vous avez défini qu'étaient "stockés" vos prestations. A demander à la personne qui gère votre site ou à regarder dans une URL qui présente une prestation sur votre site. Identifiant : c'est la "terminaison" de votre adresse URL. Il y 3 choix : Identifiant automatique : cela prendra le NOM que vous avez défini pour votre produit de façon automatique. Identifiant manuel : vous pourrez modifier PRESTATION PAR PRESTATION le nom de comment il va apparaître. Suffixe : La fin de l'URL : vous pouvez déterminer qu'elle se finit par .hml, .php en fonction de la construction de vos pages. Formulaire Site Mais comment fonctionne le "Formulaire Site" ? Pour tout savoir sur l'utilité de cette fonctionnalité et savoir où vous pouvez vous en servir, rendez-vous dans la la partie administration, sur la partie nommée informations générales de la société, puis sur formulaire site. Il vous permet d'avoir l'ensemble des informations renseignées dans votre outil Lab Event. En passant des coordonnées du client, de son projet, ses dates... Où configurer les Formulaires Sites ? Rendez-vous dans le menu Administration puis dans le mode informations générales de la société. Puis dans la liste des onglets, ouvrez l'onglet Formulaire Site. 1/ Pour les configurer, ouvrez la roue dentelée : 2/ Puis cliquez sur l'onglet : Informations générales de la société : 3/ L'onglet "Formulaire Site" vous est proposé, cliquez dessus pour l'ouvrir : 4/ Une fois ouvert, cliquez sur le bouton : "Nouveau Formulaire" : Comment compléter les informations nécessaires à la mise en place du Formulaire Site ? 1/ Vous devez renseigner le nom du formulaire que vous êtes en train de créer : 2/ Vous pouvez renseigner la source Vous pouvez également créer vos sources. Elles permettent pour un formulaire site de vous indiquer la provenance du contact, sa demande... Cela signifie que vous aller pouvoir créer des formulaires en fonctions de vos salles, de vos lieux et associer un formulaire à chaque offre que vous pouvez proposer à vos clients... 3/ Vous pouvez choisir un chargé de projet par défaut : Une fois que vous avez défini un chargé de projet par défaut, il verra toute les nouvelles demandes qui ont été faite avec le formulaire qui lui est affiché. dans son pipe Suivi Evènements. Avec l'ensemble des informations associées par exemple : 4/ En sélectionnant le suivi d'événement par défaut Votre nouvelle demande s'ajoutera directement dans le suivi d'événement par défaut du chargé de projet par défaut renseigné juste au dessus. Cette nouvelle demande se retrouve également dans la boite mail du chargé de projet par défaut qui a été renseigné lors de la création du formulaire. 5/ Vous pouvez associer un lieu ou une prestation au formulaire : Renseigner un lieu ou une prestation va vous permettre d'avoir les informations de ce lieux ou prestations directement renseigné dans votre évènement. 6/ NOUVEAU : rajouter des champs obligatoire et des suggestions Champs obligatoires : vous pouvez choisir quel champ le client remplissant le formulaire doit rentrer obligatoirement pour pouvoir l'envoyer. Information textuelle : proposez ici des suggestions qui apparaitront directement dans le formulaire. Ou encore prévenez que vous n'autorisez pas les groupes de moins de X personnes. Introduction : Ajoutez un texte en introduction de votre formulaire. Le visuel que vous avez ici : Correspond au formulaire que vous pouvez ajouter sur votre site. 7/ NOUVEAU : Modifier les couleurs de tous les éléments Désormais vous pouvez modifier l'ensemble des couleurs de vos boutons, des typos, ... Taille Police : cela change la taille des polices de titres de rubriques Couleur titres rubriques : cela change la couleur des polices des titres de rubriques Couleur de fond des rubriques : cela change la couleur des fond des rubriques Couleur police bouton : cela change la couleur uniquement de la police du bouton de validation Taille Bouton : cela change la taille du bouton de validation Couleur fond bouton : cela change la couleur de fond du bouton de validation Couleur texte d'erreur : cela change la couleur du message d'erreur quand un internaute se trompe dans son formulaire 8/ Cliquez sur enregistrer : et une ligne de code va apparaitre. Comment insérer cette ligne de code dans mon site internet ? 1- Si vous utilisez WORDPRESS, vous devez : 1/ Copier la ligne de code : 2/ Ouvrir votre site avec WordPress Et appuyez sur "Pages" : 3/ Sélectionner la page sur laquelle vous souhaitez que le formulaire apparaisse : 4/ Ajouter un bloc en appuyant sur le bouton plus pour ajouter un bloc : 5/ Chercher un élément dans la barre de recherche : 6/ Rechercher : " html " : votre bloc HTML vient de s'ajouter à votre page : 7/ Cliquer dans les réglages HTML brut pour supprimer la ligne pré remplie : 8/ Copier la ligne de code qui se trouve dans votre formulaire sur Lab Event : 9/ Coller cette ligne de code dans le bloc HTML brut : 10/ Appuyer sur "Sauvegarder les modifications", puis sur "Mettre à jour" : 11/ Vous pouvez cliquez sur "Prévisualiser les modifications" pour voir les modifications que vous venez d'effectuer : Voici le rendu du mode prévisualisation : Si l'agencement que vous avez effectué vous convient vous pouvez publier la page. 2- Si vous utilisez WIX, vous devez : 1/ Copier la ligne de code : 2/ Ouvrir votre site avec WIX, appuyez sur "Pages" et sélectionner la page sur laquelle vous souhaitez que le formulaire apparaisse : 3/ Cliquer sur le le bouton "+" sur la page : Page formulaire site Les formulaires vous permettent de recevoir toutes vos demandes directement dans votre outil Lab Event.Pour créer vos formulaires : rendez-vous sur cette page.Pour un accès facile, vous pouvez générer une url pour chaque formulaire créé et ainsi l'envoyer simplement à vos clients sans avoir à passer par votre site web : par email, sur vos réseaux sociaux, sur votre fiche établissement Google... 1- Rendez-vous dans l'administration Cliquez sur la roue dentée, puis sur Général : Puis accéder à l'onglet Page formulaire site : 2- Créez votre page formulaire site Pour commencez, créez une nouvelle page formulaire en cliquant sur Nouvelle page web : A- Modifiez la page web Vous allez pouvoir concevoir votre page web à l'aide des informations suivantes : Titre de votre page : ce titre apparaîtra au dessus du formulaire Slug URL : il s'agit de la partie de l’URL de la page web pour identifier chaque page web : URL de votre page : voici le lien de redirection vers la page web formulaire. Copiez ce lien pour l'envoyer. Choisissez le formulaire que vous voulez faire apparaitre : sur la page web. Pour cela, vous devez créer vos formulaires de demande : consultez cette page pour en savoir plus. Photo présentant la page : ajoutez une photo/image d'en-tête pour présenter la page web. Pour un meilleur rendu, les photos doivent être au format 1110 × 650 px. Vous pourrez ajouter cette photo à partir du Drive : B- Aperçu de la page formulaire site La page formulaire créée, vous allez pouvoir transmettre le lien de cette page. Voici un exemple d'une page formulaire : Automatisation Les automatisations vous donne la possibilité de déclencher une action en conséquence d'un déclencheur. L'idée est de pouvoir lier certaines actions du logiciel pour qu'elles puissent se faire automatiquement. Où trouver les automatisations ? 1 - Rendez vous sur l'administration, puis Informations générales sur la société 2 - Allez sur la partie Automatisation 3 - Cliquez sur Créer une automatisation 4 - Nommer l'automatisation 5 - Cliquez sur le "+" Où construire son automatisation ? Toutes les automatisations suivent le même processus : - Le déclencheur : Définir l'action première qui lance l'opération. - Action : Suite au déclencheur, elle permet de faire l'opération décrite dans la règle. - Résultat : Définir le résultat attendu suite à l'action. Construire son automatisation - le déclencheur Une automatisation ? A quoi cela peut servir ? Choisir le déclencheur est la première étape dans la construction d'une automatisation. Elle permet de définir le point de départ. Le déclencheur doit être précis, pour cela il est composé de 3 parties. 1- Déclencheur - Délai L'indication "Instantanément" annonce que l'action sera réaliser dans la foulée du déclencheur. Elle donne la durée d'attente pour passer à l'étape Action. Vous pouvez modifier le délai du déclencheur en cliquant sur le crayon. Une pop up s'ouvrira vous permettant de définir si vous souhaitez paramétrer instantanément l'automatisation ou après un certain nombre de jour(s) : 2- Déclencheur - Temporalité L'indication "Après" annonce que l'action sera réaliser après le déclencheur. 3- Déclencheur - Cause A) Changement du statut du devis L'action se déclenche à la création d'un événement B) Changement du statut du devis L'action se déclenche après le changement du statut du devis Le statut initial du devis doit être renseigné dans le champs juste dessous. C) Changement du statut de la facture L'action se déclenche après le changement du statut de la facture Le statut initial de la facture doit être renseigné dans le champs juste dessous. D) Ouverture d'un devis L'action se déclenche après l'ouverture du devis (que vous envoyez à un client via le lien en ligne) E) Ouverture d'une facture L'action se déclenche après l'ouverture d'une facture (que vous envoyez à un client via le lien en ligne) Vous avez construit votre déclencheur ? Comment faire pour l'action et le résultat ?Construire son automatisation - l'action et le résultat Dans cette page nous allons construire notre Action et notre Résultat. Ces deux sont directement liées, nous les voyons donc simultanément. Le résultat attendu dépend fortement de l'action choisie. Si vous choisissez : 1 -  Action / Résultat : Changer le statut de l'événement 1-A - Action : Le statut de l'événement sera modifié suite au déclencheur choisi. 1-B - Résultat : Vous devez indiquer le nouveau statut de l'événement suite à l'action. Etant donné que l'action demande un changement de statut, il faut préciser lequel on souhaite obtenir en sortie. Voir un exemple d'automatisation. 2-  Action / Résultat : Envoyer un email 2-A - Action : Un email sera envoyé suite au déclencheur choisi 2-B - Résultat : Pour l'envoi d'email, vous allez avoir de nombreuses possibilités dans le résultat. En cochant les lignes, vous pouvez sélectionner des destinataires : Le contact client principal de l'événement Le responsable de projet de l'événement Le propriétaire du document Ou bien d'autres emails que vous pouvez saisir à la main Vous pouvez aussi choisir un modèle d'email dans votre liste de modèles. Pensez à bien insérer des éléments dynamiques dans vos modèles de mails pour rajouter un maximum d'informations dans vos emails automatisés. Voir un exemple d'automatisation. 3-  Action / Résultat : Créer une tache 3- A - Action : Une tâche sera créée suite au déclencheur choisi 3-B - Résultat : Vous allez pouvoir faire 3 choses : Attribuer la tâche : Soit au responsable de l'événement Soit à une personne choisie dans le menu déroulant des utilisateurs Mettre une deadline : Vous pouvez définir un moment immédiat ... ou la déplacer de plusieurs jours Mettre un commentaire : Vous allez pouvoir mettre un contenu de la tâche. Expliquer de quoi cette tâche parle pour que la personne à qui elle est attribuée sache de quoi cela retourne. Voir un exemple d'automatisation.Exemple d'automatisation - A la création d'un événement 1 - A la création d'un événement, vous allez pouvoir générer un mail automatique ... vous prévenant de la création de cet événement (ou prévenant une personne responsable) Pour cela : vous devez activer selon le modèle suivant : 2 - A la création d'un événement, vous allez pouvoir créer une tâche ... pour vous relancer quelques jour après ! Exemple d'automatisation - Envoyer un email Situation initiale : Vous avez activé au préalable la fonction "devis en ligne" dans l'administration Objectif : Lorsque mon devis sera ouvert par le client, je veux recevoir un mail qui m'en informe en tant que chef de projet 1 - Je créé une automatisation qui va me permettre de réaliser mon objectif. Avec ce genre d'email en modèle : 2 - Je me sers du lien dynamique que j'ai activé dans mon devis Attention au préalable il faut bien penser à activer l'option 'lien partageable" Pensez à activer sur le devis le fait d'envoyer le lien partageable également. Il faut bien penser à Soit mettre le lien dans un mail que vous enverrez via votre messagerie (via le lien à copier coller) Soit utiliser l'outil Lab Event pour envoyer le mail et intégrer le lien directement dans ce devis 3 - Je recevrai un mail dès que mon client aura ouvert mon devis Lorsque votre client aura ouvert le mail, vous recevrez le mail que vous avez mis en modèle. Exemple d'automatisation - Changement de statut Situation initiale : - Mon événement est en suivi "Nouveau" - Mon devis est en statut "Devis finalisé" Objectif : Lorsque mon devis passera en statut "Envoyé au client", je veux que mon événement change automatiquement de suivi pour "Proposition envoyée". 1 - Je créé une automatisation qui va me permettre de réaliser mon objectif. 2 - Je change manuellement le statut de mon devis 3 - Mon événement change automatiquement du suivi Exemple d'automatisation - Créer une tâche Situation initiale : - Ma facture a été envoyée (donc en en statut "Facture envoyée") Objectif : Lorsque ma facture passera en statut "payée", je veux que mon comptable ait une tâche attribuée automatiquement. 1 - Je créé une automatisation qui va me permettre de réaliser mon objectif. 2 - Quand j'ai rajouté le paiement, le statut de ma facture est modifiée Cette automatisation est définie dans Lab Event par défaut et n'est pas désactivable. Ainsi dès que les montants seront rentrés dans votre facture, le statut de votre document passera à payé en partie (si tout la facture n'est pas réglée) payée (si tout la facture est payée) 3 - Une tache sera créée automatiquement  aux personnes concernées SSO - Microsoft Azure L'outil Lab Event est compatible avec Microsoft Azure. Microsoft Azure est un outil SSO (Single Sign-On). Ce système vous permet d'accéder à plusieurs applications en ne procédant qu'à une seule authentification. 1. Ou trouver les informations SSO ? Cliquez sur la roue dentelée pour aller dans l'administration : Puis rendez vous dans général : Dans la partie SSO, vous trouverez Microsoft Azure 2. Créer une application Lab Event sur Microsoft Azure ? Comment créer une application ? Cliquez sur Inscriptions d'applications Créer une nouvelle inscription Remplissez les champs Nom, les Types de comptes pris en charge et Url de redirection Copier les éléments de l'inscription dans Lab Event Copier et coller "ID d'application" et "ID du répertoire (de l'annuaire)" dans les champs respectifs La clé secrète client est obtenu en créant un nouveau "secret client" Il faut copier la Valeur et la mettre dans le champ "Clé secrète client" Activer la connexion avec Microsoft Azure Identifiez vous avec Azure lors de vos prochaines connexions Exports par mail Vous souhaitez recevoir quotidiennement par email vos exports comptables, événements, clients, prestataires ? Activez cette fonction dès à présent ! 1- Rendez-vous dans l'administration Cliquez sur la roue dentée, puis sur Général : Puis accéder à l'onglet Exports par mail : 2- Activez vos exports Sur cette page, vous avez la possibilité de générer automatiquement 5 exports quotidien : Export comptable vente : factures validées (avec un numéro) émises la veille Export comptable règlement : encaissement saisis la veille, peu importe la date indiquée comme règlement Liste de tous les événements : liste des évènements au global Liste de tous les clients : liste des clients au global Liste de tous les prestataires : liste des prestataires au global Activez les exports que vous souhaitez recevoir quotidiennement par email : Puis indiquez le ou les mails rattachés à ces exports : Vous pouvez indiquer plusieurs mails en les séparant par une virgule (exemple : test@lab-event.com, test2@lab-event.com, test3@lab-event.com) Une fois activé, vous recevrez par email quotidiennement vos exports à 05h30 (heure Française) en version .XLSX et .CSV Si vous souhaitez effectuer manuellement un export de la liste de vos clients, prestataires, évènements ou encore de vos articles, vous pourrez le faire à partir d'une même page. En fonction de vos droits, vous aurez accès à une liste d'export : consultez cette page pour en savoir plus.