Envoyer votre BDC pour en signature électronique

Lorsque votre administrateur a activé la signature électronique pour les bons de commande, Lab Event vous permet de faire valider vos BDC par voie électronique, sans échange de papier, sans réunion de validation. Ce processus remplace la validation classique par superviseur. Pour configurer cette fonctionnalité, consultez la page d'administration dédiée.

A. Quel bouton apparaît lors de l'enregistrement ?

Lorsque vous enregistrez votre BDC, le bouton affiché dépend de vos droits et du montant du BDC par rapport au seuil défini en administration.

La permission de valider son propre BDC correspond à la case Approuver dans l'onglet Bon de Commande / Bon de Réception du menu Finance, pour chaque rôle. Consultez cette page pour en savoir plus.

1. Vous avez le droit de valider vous-même

Le bouton Enregistrer et Valider apparaît. Ce bouton fonctionne comme d'habitude : il n'y a aucun processus de signature électronique supplémentaire de votre côté. Le BDC est enregistré et validé directement.

2. Vous n'avez pas le droit de valider vous-même

Le comportement dépend du seuil configuré par votre administrateur :

• Aucun seuil défini (ou montant au-dessus du seuil) : le BDC est envoyé en signature électronique à un superviseur pour validation.

• Montant en dessous du seuil défini : le BDC est envoyé en approbation classique (bouton Envoyer pour approbation) — sans processus de signature électronique.

B. Suivi de votre BDC après envoi

Une fois le BDC envoyé pour signature électronique :

• Son statut passe à Envoyé pour signature électronique.
• Le document est verrouillé : vous ne pouvez plus le modifier tant que le superviseur n'a pas répondu.
• Une icône de signature rouge s'affiche dans la liste des BDC pour signaler qu'une validation est en attente.

Le superviseur désigné reçoit un e-mail d'invitation. En cliquant sur Voir le document, il accède au BDC et peut :

• Approuver le BDC : le document est validé, son statut passe à Signé électroniquement et l'icône devient verte.
• Rejeter le BDC : le statut passe à Rejeté par le prestataire et le document vous est renvoyé pour modification. Vous pouvez alors apporter les corrections nécessaires et relancer le processus.

Dans les deux cas, vous recevez un e-mail de notification vous informant de la décision du superviseur, avec un lien Voir le document signé.

Tant que le BDC est en attente de signature, vous ne pouvez pas le modifier. Si vous devez effectuer des corrections urgentes, contactez le superviseur pour qu'il rejette le document.

C. Confirmation de signature

Il n'y a pas de signature manuscrite à dessiner pour les BDC. La signature apposée dans le document PDF est automatiquement récupérée depuis votre profil utilisateur. 

D. Réassigner la demande d'approbation

Si le superviseur initialement désigné n'est pas disponible, il est possible de réassigner la demande à un autre superviseur directement depuis le BDC. Cette action évite un blocage dans le processus de validation. Pour cela sélectionnez à nouveau le bouton "envoyer pour signature électronique" dans l'édition du document afin de désigner une autre personne pour validation.