Envoyer votre BDC pour en signature électronique

Lorsque votre administrateur a activé la signature électronique pour les bons de commande, Lab Event vous permet de faire valider vos BDC par voie électronique — sans échange de papier, sans réunion de validation. Ce processus remplace la validation classique par superviseur. Pour configurer cette fonctionnalité, consultez la page d'administration dédiée.

A. Déclencher la signature électronique

Selon la configuration de votre administrateur, la signature électronique peut s'appliquer à tous les BDC ou uniquement à partir d'un certain montant HT (seuil défini en administration).

Lorsque vous enregistrez votre BDC, deux situations sont possibles selon vos droits :

• Vous avez le droit de valider vous-même votre BDC : le bouton Enregistrer et Valider apparaît. Le processus de signature démarre directement pour vous.
• Vous n'avez pas le droit de valider vous-même : le bouton Envoyer pour approbation apparaît. Le BDC est transmis à un superviseur pour validation.

B. Signer votre BDC

Une fenêtre de signature s'ouvre lorsque vous cliquez sur le bouton de validation. Elle vous demande deux éléments :

1. Un code reçu par e-mail : saisissez le code de confirmation envoyé à votre adresse e-mail.
2. Votre signature manuscrite : dessinez votre signature dans le cadre prévu à cet effet.

La confirmation d'identité se fait uniquement par code e-mail et signature dessinée. Il n'y a pas de confirmation par SMS ni par téléphone.

C. Suivi de votre BDC après envoi

Une fois le BDC envoyé pour signature électronique :

• Son statut passe à Envoyé pour signature électronique.
• Le document est verrouillé : vous ne pouvez plus le modifier tant que le superviseur n'a pas répondu.
• Une icône de signature rouge s'affiche dans la liste des BDC pour signaler qu'une validation est en attente.

Le superviseur désigné reçoit un e-mail d'invitation. En cliquant sur Voir le document, il accède au BDC et peut :

• Approuver le BDC : le document est validé et son statut est mis à jour.
• Rejeter le BDC : le document vous est renvoyé pour modification. Vous pouvez alors apporter les corrections nécessaires et relancer le processus.

Tant que le BDC est en attente de signature, vous ne pouvez pas le modifier. Si vous devez effectuer des corrections urgentes, contactez le superviseur pour qu'il rejette le document.

D. Réassigner la demande d'approbation

Si le superviseur initialement désigné n'est pas disponible, il est possible de réassigner la demande à un autre superviseur directement depuis le BDC. Cette action évite un blocage dans le processus de validation.