Envoyer votre BDC pour en signature électronique

Lorsque votre administrateur a activé la signature électronique pour les bons de commande, Lab Event vous permet de faire valider vos BDC par voie électronique — sans échange de papier, sans réunion de validation. Ce processus remplace la validation classique par superviseur. Pour configurer cette fonctionnalité, consultez la page d'administration dédiée.

A. DéclencherQuel labouton signatureapparaît électronique

Selon la configurationlors de votrel'enregistrement administrateur, la signature électronique peut s'appliquer à tous les BDC ou uniquement à partir d'un certain montant HT (seuil défini en administration).

?

Lorsque vous enregistrez votre BDC, deuxle situationsbouton sontaffiché possiblesdépend selonde vos droits :et du montant du BDC par rapport au seuil défini en administration.

1.

Vous avez le droit de valider vous-même

votre BDC : le

Le bouton Enregistrer et Valider apparaît. Le processus de signature électronique démarre directement pour: vous.vous

• signez vous-même le document.

  2. Vous n'avez pas le droit de valider vous-même

  Le comportement dépend du seuil configuré par votre administrateur :

  • Aucun seuil défini (ou montant au-dessus du seuil) : le bouton Envoyer pour approbation apparaît. Le BDC est transmisenvoyé en signature électronique à un superviseur pour validation.
  • Montant en dessous du seuil défini : le BDC est envoyé en approbation classique (bouton Envoyer pour approbation) — sans processus de signature électronique.

  La permission de valider son propre BDC correspond à la case Approuver dans l'onglet Bon de Commande / Bon de Réception du menu Finance, pour chaque rôle. Consultez cette page pour en savoir plus.

  B. Signer votre BDC

  Une fenêtre de signature s'ouvre lorsque vous cliquez sur le bouton de validation. Elle vous demande deux éléments :

  1. Un code reçu par e-mail : saisissez le code de confirmation envoyé à votre adresse e-mail.
  2. Votre signature manuscrite : dessinez votre signature dans le cadre prévu à cet effet.

  La confirmation d'identité se fait uniquement par code e-mail et signature dessinée. Il n'y a pas de confirmation par SMS ni par téléphone.

  C. Suivi de votre BDC après envoi

  Une fois le BDC envoyé pour signature électronique :

  • Son statut passe à Envoyé pour signature électronique.
  • Le document est verrouillé : vous ne pouvez plus le modifier tant que le superviseur n'a pas répondu.
  • Une icône de signature rouge s'affiche dans la liste des BDC pour signaler qu'une validation est en attente.

  Le superviseur désigné reçoit un e-mail d'invitation. En cliquant sur Voir le document, il accède au BDC et peut :

  • Approuver le BDC : le document est validé et son statut est mis à jour.
  • Rejeter le BDC : le document vous est renvoyé pour modification. Vous pouvez alors apporter les corrections nécessaires et relancer le processus.

  Tant que le BDC est en attente de signature, vous ne pouvez pas le modifier. Si vous devez effectuer des corrections urgentes, contactez le superviseur pour qu'il rejette le document.

  D. Réassigner la demande d'approbation

  Si le superviseur initialement désigné n'est pas disponible, il est possible de réassigner la demande à un autre superviseur directement depuis le BDC. Cette action évite un blocage dans le processus de validation.