Comment préparer mon devis directement de mon déroulé d'événement ?

Vous voulez faire d'une pierre deux coups ? 

• Créer votre déroulé d'événement
• et pouvoir générer un devis à partir de cela ?

Après 15 ans de R&D :-), Lab Event vous propose de réaliser ce rêve un peu fou. Voici comment le faire. 

Il y a plusieurs étapes à respecter :
1- Créer un planning d'événement avec les prestations sélectionnées
2- Associer sur chaque bloc de planning des articles (un ou plusieurs)
3- Exporter les lignes de prestations en format DEVIS ou FACTURE

1- Créer un déroulé / planning dans un événement

Vous vous souvenez que vous pouvez rajouter des moments et des prestations, qui seront ce que vous proposer à vos clients (vos salles, des team-buildings, ...). 

Vous ne souvenez plus comment faire : cliquez ici. 

Ce listing se présente de la facon suivante :

en vue TABLEAU

 

ou en vue PLANNING. 

C'est de cette vue "PLANNING" que vous devez partir pour associer des articles 

 

2- Associer sur les blocs de planning des articles 

Est-ce obligatoire d'associer des articles ? 
Non, vous pouvez vous servir de cette fonctionnalité sans avoir d'articles, mais si vous avez des articles, les lignes de vos devis et de vos factures seront automatiquement remplies avec des informations financières provenant ... de vos articles

Sur chaque bloc planning, vous pouvez DOUBLE CLIQUER pour rentrer et changer les propriété de ce bloc. 

Vous pouvez y définir : 

• Le moment ou l'étape de l'événement (nom qui apparaitra comme Titre dans le devis)

• Le ou les articles. Pour rappel un article est composé de : 
  • un titre d'article (ici menu 24 pièce) : dans le devis cela se transformera en titre de votre ligne
  • un descriptif : dans le devis, cela se transformera en descriptif de votre ligne
  • un prix : il se mettra automatiquement dans les cases)

• Les horaires et dates (cela rajoutera des dates et horaires à votre ligne de devis)

• Le nombre de personnes 

• Ajouter des articles ou regroupements

Intéressant : vous pouvez rajouter dans un bloc PLUSIEURS articles ou regroupements pour automatiquement générer un devis complet avec plusieurs lignes auto complétées. 

Vous pouvez réorganiser la liste des articles ou regroupements sélectionnés afin qu'ils apparaissent dans l'ordre souhaité sur vos devis : 

3- Exporter les lignes de prestations en devis ou facture

Comment exporter dans un devis ou une facture QUE les lignes qui m'intéressent ? 

Et bien, suivez le guide : 

1 - Sélectionnez les lignes
2- appuyez sur le bouton €
3- Choisissez si vous voulez éditer un devis ou une facture

Qu'est ce que cela donne dans un devis ? 

• Si vous avez mis un article : la ligne sera crée avec toutes les informations de l'article (son titre, sa description, son prix...)
• Si vous avez mis un titre dans le bloc avec un article : cela vous créera un titre
• Si vous a mis titre dans le bloc mais sans article : cela vous créera une ligne mais sans aucune information financière.
• Si vous avez mis un moment : cela vous créera également un titre

Pour que cela soit le plus intéressant possible, pensez à afficher les horaires sur votre devis (en activant l'option dans l'administration)

Voici un exemple de création d'un devis en ayant sélectionné les lignes comme dans la capture d'écran ci-dessus

Le saviez vous : Lab Event vous donne la possibilité de faire l'opération inverse, c'est à dire de partir de votre document financier (devis ou facture) pour récréer votre déroulé sur votre événement. 
Un gain de temps certain ! Tout savoir sur cela en cliquant sur le lien !