Import des factures

Vous pouvez effectuer un import de vos factures et des articles (uniquement articles simples) dans Lab Event.

Voici les étapes à suivre : 

1- Rendez-vous dans la liste des factures

Depuis le menu gauche, accédez à la liste de toutes vos factures : 

2- Importer des factures 

Cliquez sur IMPORTER

Une pop up s'ouvrira pour vous permettre de téléverser votre fichier : 

Suivez les étapes indiquées : 

Etape 1- Importez votre base événement : consultez le support explicatif

Cette base événement vous servira par la suite à rattacher les factures aux événements.

Etape 2- Exportez le fichier joint avec les numéros d’identifications uniques des événements

Votre fichier sera composé de plusieurs onglets : 

• Evénement
• Id Utilisateur
• Liste des contacts clients
• Prestataires
• id Profil société
• Nom des unités
• Lieux et prestations
• Salles
• Articles
• Statut de la facture

Etape 3- Téléchargez le modèle d’import pour importer en nombre : 

• Modèle pour les documents financiers : 
  

Id Evénement : utilisez le fichier d'export de l'étape 2 pour récupérer cette information
Id Facture : format numéro 
Date du document : format date
ID Contact client : utilisez le fichier d'export de l'étape 2 pour récupérer cette information

Date de début : format date
Heure de début : format horaire 
Date de fin : format date
Heure de fin : format horaire

Numéro de Facture : format nombre simple ou suivi d'une dénomination (123 ; FAC 1234 ; FAC-1234-2024 ; etc)

Titre de la Facture : titre qui sera repris dans la facture
Nombre de personnes : nombre qui sera repris dans la facture

Statut de la facture : utilisez le fichier d'export de l'étape 2 pour récupérer cette information
Code Utilisateur : utilisez le fichier d'export de l'étape 2 pour récupérer cette information
Id Profil Société : utilisez le fichier d'export de l'étape 2 pour récupérer cette information
Devis relié : numéro du devis relié à la facture
Type de facture : Acompte, Total, Avoir
Date d'échéance : format date
% acompte (uniquement pour ligne de facture d'acompte) : indiquez un nombre
Facture reliée (uniquement si la ligne est une facture d'acompte) : numéro de facture reliée
Facture reliée (uniquement si facture d'avoir) : numéro de facture reliée

• Modèle pour les lignes dans les documents financiers

Id facture : indiquez le numéro de la facture correspondante à la ligne (même numéro indiqué dans le modèle pour les documents financiers)
Id article : utilisez le fichier d'export de l'étape 2 pour récupérer cette information

Libellé de l'article pour le devis : ce libellé apparaîtra uniquement comme titre de l'article sur la facture
Commentaire article : ce commentaire apparaîtra uniquement pour l'article sélectionné sur la facture
Zone de texte article : cette zone de texte apparaîtra uniquement pour l'article sélectionné sur la facture
Commentaire INTERNE : ce commentaire interne apparaîtra uniquement pour l'article sélectionné sur la facture

Quantité 1 : indiquez un nombre
Libellé unité 1 : utilisez le fichier d'export de l'étape 2 pour récupérer cette information
Quantité 2 : indiquez un nombre pour la quantité 2 (uniquement si les doubles quantités sont activées)
Libellé unité 2 : utilisez le fichier d'export de l'étape 2 pour récupérer cette information

Montant HT VT : indiquez un nombre
Montant de la remise : indiquez un nombre
Taux TVA : indiquez un nombre

Date début : format date
Horaire début : format horaire 
Horaire fin : format horaire
Date fin : format date

Id Salle(s) associée(s) : utilisez le fichier d'export de l'étape 2 pour récupérer cette information
Position dans le document : indiquez l'ordre d'affichage de l'article dans la facture (1, 2, 3, etc)

Id lieu et prestation relié : utilisez le fichier d'export de l'étape 2 pour récupérer cette information

3- Déposez vos fichiers 

Une fois vos fichiers complétés, il vous suffit de déposer vos fichiers correspondants : 
1- Facture structure : fichier exporté à l'étape 3 nommé "Import-Facture-lignes"
2- Lignes dans factures : fichier exporté à l'étape 3 nommé "Import-Factures"

Vos fichiers seront ensuite examiné avant soumission. Si des erreurs sont détectées, une pop up d'alerte sera visible : 

Vous devez corriger toutes les erreurs visibles par le symbole  avant d'importer à nouveau votre fichier :