Vue Exploitation des devis - filtres et groupements

Retrouvez la Vue Exploitation dans le menu, partie Evénement

A - Votre tableau exploitation

1. Colonnes du tableau

Votre vue exploitation est composée de plusieurs colonnes qui apparaissent par défaut. 
Vous conservez la possibilité de masquer/afficher les colonnes de votre choix

2. Lignes du tableau

• Chacune des lignes du tableau sont regroupées en fonction des filtres/regroupement sélectionnés : consultez cette page pour en savoir plus.

• Vous pourrez avoir un aperçu pour chacune de vos lignes filtrées/groupées (lignes en gras) sur les sous-totaux par :

- prix d'achat
- prix de vente 
- quantités
- prix de vente avant remise
- prix de vente après remise
- Total HT après remise
- % de remise
- Total remise

Exemple : pour vos regroupements par salle + événement : 

• Vous retrouverez des sous totaux pour chaque devis/factures par événements : 

• Puis un total global par salles regroupant les événements : 

 

B - Vos actions sur la vue EXPLOITATION

1. Définissez vos colonnes

Nous vous donnons un ordre par défaut mais vous pouvez le modifier et faire afficher les colonnes comme vous le désirez

 

2. Utilisez la fonction GROUPER PAR

Grouper par vous permet de visualiser en fonction de différents critères :

• Grande famille : vous pouvez grouper la vue par service (GRANDE FAMILLE)

• Statut : vous pouvez grouper les lignes par STATUT de devis ou STATUT de Facture

• Grande famille + N° : vous pouvez grouper les lignes d'abord par Grande famille et ENSUITE en sous partie par numéro de devis ou facture

Chaque numéro de devis/factures sera visible sur votre export PDF : voici un exemple.

•  N° + Grande famille: vous pouvez grouper les lignes d'abord par numéro de devis ou facture  et ENSUITE en sous partie par Grande famille 

• Evénement : vous pouvez grouper les lignes par événement

Chaque intitulé d'événement sera visible sur votre export PDF : voici un exemple.

• Evénement + Grande Famille : vous pouvez grouper les lignes par événement et ENSUITE en sous partie par Grande famille 

• Type : de facture ou devis

• Article : vous pouvez grouper les lignes par articles

Chaque article sera visible sur votre export PDF : voici un exemple.

• Article + Evénement : grouper les lignes par articles et ENSUITE en sous partie par événements 

• Evénement + Article : grouper les lignes par événements et ENSUITE en sous partie par articles

• Salle : grouper les lignes par salles 

Chaque salle sera visible sur votre export PDF : voici un exemple.

• Evénement + Salle : grouper les lignes par événements et ENSUITE en sous partie par salles

• Salle + Evénement : vous pouvez grouper les lignes par salle et ENSUITE en sous partie par événements
  

• Article + Salle : vous pouvez grouper les lignes par articles et ENSUITE en sous partie par salles

• Salle + Article : vous pouvez grouper les lignes par salles et ENSUITE en sous partie par articles

 

3. Filtrez par SOCIETE

Si vous utilisez l'outil avec plusieurs profils de société, vous retrouverez ces différentes sociétés en forme de liste déroulante dans la vue exploitation. Vous pourrez donc afficher les documents financiers propres à une société.

4. Filtrez par SUIVI

Cela vous permet de filtrer et de n'afficher QUE ce qui vous intéresse d'exporter dans votre fiche EXPLOITATION : 

• Suivi de vos factures :

- Envoyée pour révision
- Rejeté
- Envoyée au client
- Payée
- Payée en partie
- Litige

• Suivi de vos devis : 

- Finalisée
- Envoyée pour révision
- Rejeté
- Envoyé au client
- Signé par le client
- Rejeté par le client
- Annulé

5. Filtrez par type de DOCUMENT (DEVIS ou FACTURE)

6. Sélection de la période

Les documents financiers et articles qui s'y trouvent seront affichés dans la vue exploitation en fonction de la période sélectionnée (jour, semaine, mois) mais aussi des filtres par date (partie 1.6)

• Par jour : pour afficher la vue exploitation sur un jour.
• Par semaine : pour afficher la vue exploitation sur une semaine.
• Par mois : pour afficher la vue exploitation sur un mois.

7. Filtrez par DATE

• Date du document financier : la vue exploitation sera filtrée par date des documents financiers dans l'ordre croissant.
  Vous pourrez afficher une colonne pour visualiser la date du document financier :

La date du document financier doit être incluse dans la période sélectionnée (jour, semaine, mois) pour apparaître.

• Date de l'événement : la vue exploitation sera filtrée par date de l'événement dans l'ordre croissant.
  Vous pourrez afficher deux colonnes pour visualiser la date de début et de fin de l'événement.

  

L'événement doit débuter ou finir en fonction de la période sélectionnée (jour, semaine, mois) pour apparaître.
Ex : si la période sélectionnée est du 20/03 au 26/03, la date de début OU de fin de l'événement doit être comprise entre ces dates.

• Date de la demande : la vue exploitation sera filtrée par date de la demande dans l'ordre croissant.
  Vous pourrez afficher une colonne pour la date d'enregistrement (date de la demande)

La date de la demande doit être incluse dans la période sélectionnée (jour, semaine, mois) pour apparaître.

• Sur votre brief, cette information est renseignée dans la partie suivi commercial :

  

• Date du créneau horaire : la vue exploitation sera filtrée par date des créneaux horaires des articles ajoutés dans les documents financiers. Vous pourrez afficher une colonne pour afficher les articles et deux colonnes pour les dates de début et de fin des créneaux horaires :

Le créneau horaire (article dans le devis) doit débuter ou finir en fonction de la période sélectionnée (jour, semaine, mois) pour apparaître. Ex : si la période sélectionnée est du 20/03 au 26/03, la date de début OU de fin du créneau horaire doit être comprise entre ces dates.

8. Afficher les couleurs des statuts

Vous pouvez choisir d'afficher les couleurs des statuts de vos devis ou factures. 

 

C - EXPORT PDF

L'export PDF, vous permettra de recevoir par mail les données recherchées sur un document PDF.

1. Les différents filtres

Plusieurs filtres sont à votre disposition affiner d'affiner votre recherche, nous allons voir ensemble chacun d'entre eux.

1. Choisir le profil de la société : Vous pouvez en choisir plusieurs. N'hésitez pas à consultez cette page pour en savoir plus sur leur configuration.
2. Choisir le type de document financier : Vous pouvez choisir sur quoi s'applique votre EXPORT entre vos devis ou vos factures.
   
   
3. Choisir la grande famille :
   - exporter certains services (c'est à dire des grandes familles en particulier) en sélectionnant ceux souhaités
   - exporter TOUS les services (c'est à dire toutes les grandes familles), en ne faisant aucun choix
   
   
4. Afficher la description détaillée : Vous pouvez choisir d'afficher ou non la description détaillée qui provient de vos devis/factures 
   Répartir la vue par évènement : Choisissez de trier votre vue par évènement
   
   
5. Modifier la période d'export : Vous pouvez adapter la date de votre export
   
   
6. Définissez sur quoi s'applique la période en fonction des choix suivants :
   - Date de l'événement : la période ciblera la date du début de l'événement

   - Date du document financier : la période ciblera la date de création du document financier (devis ou facture)

   - Date de la demande : la période ciblera la date de création de l'événement

   - Date du créneau horaire : la période ciblera les dates dans les créneaux horaires des articles des documents financiers
   
   

7. Filtrer par évènements : Vous pouvez choisir sur quel évènement relié exporter. Vous pouvez en sélectionner plusieurs selon le choix affiché dans la liste.

2. Pour aller plus loin

Une fois votre export lancé, un message vous averti que vous recevrez le document PDF dans votre boite mail. Afin d'en savoir plus consultez cette page.