Import Expert Evènement - Importer la liste de vos évènements

L’import expert des évènement permet d’importer les numéros d’identification uniques venant d’autres logiciels, d’avoir également l'insertion de vos champs personnalisables brief (seulement ceux qui sont actifs)
De plus vous aurez un fichier de correspondance pour vous aider dans l’import 

Pour importer vos évènements, vous devez absolument avoir importé votre base de données de clients.

L'import est valable pour vos nouveaux évènement, vous ne pouvez pas modifier ceux existant dans le but des les importer à nouveau.

A. Télécharger les fichiers

L'import est disponible depuis toute les vues de la liste des évènements, sélectionner l'import expert depuis le bouton "IMPORT"

B. Le Fichier Modèle d'Import

Nous mettons à votre disposition un fichier de correspondances pour vous aider dans votre import, disponible à l'étape 1 de l'import.

Vous recevrez par mail un fichier excel recensant tous les identifiants des catégories suivantes : 

1. Liste des contacts clients

Cet onglet comporte pour chaque client les éléments de votre contact tels que : 

• L'identifiant
• Le prénom
• Le nom 
• L'email 
• Le nom de société auquel il est rattaché

Pour en savoir plus sur la création d'une page contact, consultez cette page

2. Liste des clients

Vous retrouverez dans cet onglet les éléments liés à toutes vos fiches clients tels que :

• L'identifiant
• Le nom de la société
• Si le client est actif ou inactif

Pour en savoir plus sur la création d'une fiche client, consultez cette page

3. La catégorie du commentaire

La catégorie du commentaire est utilisé pour l'activité de votre client selon votre paramétrage. Les informations contenus dans cet onglet sont les suivants :

• L'identifiant
• Le titre de la catégorie

Pour en savoir plus sur la configuration de la catégorie du commentaire, consultez cette page

4. Type de société

Cet onglet, vous met à disposition les éléments de vos différents type de société définit selon votre paramétrage tels que :

• L'identifiant
• Le titre du type de société

Pour en savoir plus sur la configuration du type de société, consultez cette page

5. Source de l'évènement

La source de l'évènement vous permet d'indiquer les circonstance de déclenchement de votre évènement selon votre paramétrage, vous retrouverez dans cet onglet, les informations tels que :

• L'identifiant
• Le titre de la source de l'évènement

6. Liste des utilisateurs

💡La Liste des utilisateurs vous permettra pour votre import de relier un commercial par son pseudo à votre évènement

Vous trouverez les informations suivantes dans l'onglet de votre fichier :

• L'identifiant de l'utilisateur
• Le statut interne ou externe
• Le prénom
• Le nom
• Le pseudo
• L'email
• Le téléphone direct
• Le téléphone portable
• Le poste occupé
• Le rôle attribué
• Le statut actif ou inactif

7. Liste des évènements

💡La liste des évènements vous permet par l'ID de définir la chronologie de vos prochains évènements, vous trouverez également les informations suivantes sur l'ensemble de vos évènements actuels :

• L'identifiant de l'évènement
• Le titre du projet
• Le nom du client
• Le nom du contact rattaché à l'évènement
• La date d'évènement
• Le chargé de projet
• Le suivi d'évènement

8. Suivi des évènements

Le suivi des évènements, définit selon votre paramétrage vous permet de superviser leur état d'avancement. L'onglet vous met à disposition les informations suivantes : 

• L'identifiant du suivi de l'évènement
• Le titre du suivi
• Son statut, s'il est gagné ou perdu

Pour en savoir plus sur la configuration du suivi des évènements, consultez cette page 

9. Lieux et prestations reliées

Les lieux et prestations dans vos évènements vous permettent d'associer un créneau horaire à un endroit spécifique pour le déroulement de votre évènement. Cet onglet recense les éléments tel que :

• L'identifiant de votre lieu ou prestation
• Le nom de votre fiche

Pour en savoir plus sur la création de vos lieux et prestations, consultez cette page  

10. Salle reliées

Un lieu et une prestation peuvent comporter des salles, en fonction de votre paramétrage, ce qui vous permet d'affiner le déroulement de votre évènement. Cet onglet vous met à disposition les informations suivantes :

• L'identifiant de vos salles
• Le nom attribué dans LabEvent
• Le nom du lieu et da la prestation reliée

Pour en savoir plus sur la création d'une salle reliée, consultez cette page

C. Le Fichier Modèle d'import

Nous mettons à votre disposition un fichier modèle d'import disponible à l'étape 2 de l'import.

Une fois téléchargé, il est nécessaire de le remplir en respectant un modèle spécifique comme ci-dessus.
Votre fichier doit faire moins 2Mb et être sous le format .xls ou ..xlsx

1. Explication des colonnes du fichier modèle 

Les colonnes d'import présente au sein du fichier modèle correspondent aux informations principales contenus dans le brief d'un évènement. Vous trouverez ci-après où les éléments seront importé dans vos évènements.

Partie Client

• Mail du client :

L'information sera reprise dans votre évènement à l'étape "client" en prenant les informations complémentaire de la fichier client relié

Partie commerciale 

Les informations relatives au suivi commercial correspondes aux éléments suivants : 

1. Commercial : le chargé de projet en charge du suivi de l'évènement
2. Utilisateurs additionnels : un ou plusieurs chargés de projet supplémentaire pour le suivi de l'évènement
3. Suivi évènement : le suivi de l'évènement en cours pour vous informer de son statut
4. Probabilité : le % que cet évènement a d'aboutir
5. Date de création : date de création de l'évènement ou date à laquelle votre client vous a fait sa demande
6. Date d'objectif : date de finalisation pour votre suivi
7. Source : circonstance de déclenchement de l'évènement
8. Commentaires 

Contenu de l'évènement

Toute les informations sur le contenu de l'évènement vont s'implémenter en fonction des éléments ci-après :

1. Titre du projet : nom de votre évènement
2. Nombre de personne : nombre de personne estimé en participation
3. Montant HT (budget) : montant total estimé du budget de votre client
4. Description du projet : informations complémentaires à votre évènement
5. Date du début de l'évènement
6. Date de fin de l'évènement
7. Horaire début évènement
8. Horaire de fin de l'évènement
9. Tags : éléments à des fins de suivi interne pour vos statistiques 

Suivi de l'évènement

Les aspects de suivi de l'évènement sont correspondants aux informations suivantes :

• Code personnalisé évènement : information de numérotation afin de retrouver facilement vos évènements aussi bien en interne, qu'en communication avec vos clients

1. Suivi évènement : suivi actuel de votre évènement
2. Date dernier suivi : dernière date du dernier suivi de votre évènement
3. Gagné ou perdu : si votre évènement est gagné (en cours) ou perdu

• Raison du perdu : lorsqu'un évènement est perdu, vous avez la possibilité d'ajouter une raison

• ID évènement : L'identifiant de l'évènement n'est pas visible, il correspond à sa chronologie en base de données. 

Attention, cette information est très important car il permet de le recenser à l'import

Lieux et prestations

Un évènement est lié à un lieux ou à une prestation afin d'indiquer à quel endroit il va se dérouler.

Il est nécessaire d'ajouter en amont vos lieux et prestations ou de les importer.
Pour en savoir plus sur l'import de vos prestations, consultez cette page
Concernant la création de vos lieux et prestations, visitez cette page

Les informations suivantes vont s'implémenter en visualisation dans votre évènement de la façon suivante :

• ID Prestations associées : l'identifiant de la ou les prestations associées correspond à votre fiche prestation.

 

 

 

 

 

 

 

• ID Salles associées : un lieux ou une prestation peut contenir une ou plusieurs salles. 

Pour en savoir plus sur la configuration de vos salles, consultez cette page

Champs personnalisé

Les champs personnalisé s'afficheront en entête de couleur BLEU

Les champs personnalisé brief des évènements sont à paramétrer en admin. Pour en savoir plus, consultez cette page

3. Vérifier les informations 

Un affichage récapitulatif de vos données vous permettra de modifier, supprimer au besoin les informations

 

4. Importer votre fichier

Vous êtes prêt pour le transfert, appuyer sur importer, la liste va s'importer dans votre liste de client ou de contact en fonction de votre choix précédent. 

 

L'import est valable pour vos nouveaux évènements, vous ne pouvez pas modifier ceux existant dans le but des les importer à nouveau.