Action automatisation : envoyer un email avec les Modèles d'emails

Créer un modèle d'email pour vos automatisations vous permettra d'envoyer des messages personnalisés pour chaque situation, grâce à l'utilisation des champs dynamiques disponibles. Ainsi le message reçu par votre client ou votre utilisateur ne sera pas perçu comme un message automatique.
Nous allons voir ensemble, comment créer un modèle d'email à insérer lorsque votre automatisation concerne l'action d'envoyer un mail.

A. Accéder aux modèles d'emails

Rendez-vous dans le menu Administration puis cliquez sur "Gestion des emails", ouvrez ensuite la section "Modèle de mails". 

B. Créer un modèle d'email

Pour créer un nouveau modèle d'email, cliquez sur "Ajouter un modèle"

C. Contenu de votre modèle

Vous devez remplir certains champs pour que la création de votre modèle soit validée. Les éléments marqués d'un * rouge sont obligatoires, tandis que les autres sont facultatifs.
Nous allons voir ensemble le contenu général ainsi que le corps du mail, en incluant la possibilité d'ajouter des champs dynamiques.

1. Contenu général

Le contenu général vous permet de paramétrer votre email avec les informations suivantes :

1. Nom du modèle : Intitulé que vous attribuez à votre modèle pour l'identifier facilement parmi les autres depuis la liste de vos modèles
2. Objet de l'email : Il correspond à la ligne de titre du votre email
3. Message par défaut : Il est le contenu principal de votre email
4. Mettre le commercial en CCI : En activant le switcher le commercial dédié sera mis en copie caché automatiquement. Si l'automatisation est lié à un évènement, il correspond au Chargé de Projet de cet évènement sera ajoutée.
5. Rajouter un autre CCI : Indiquez une adresse email en copie cachée pour que cette personne reçoive automatiquement une copie de l'email envoyé, sans que les autres destinataires ne la voient.

Toutes les informations suivantes n'affectent pas l'envoi du mail lors d'une automatisation :
Propriétaire, Langue, Cible, Modèle HTML, Suivi lieu ou prestation par défaut, Catégorie par défaut, Suivi du devis.

Elles sont utilisées à des fins de visibilité et pour des actions lorsque l'email est envoyé en dehors du cadre d'une automatisation, pour en savoir plus consultez cette page

2. Eléments dynamiques

Les champs dynamiques vous offrent la possibilité de personnaliser un message automatisé. Les éléments insérés récupèrent les informations spécifiques liées au contenu pour chaque automatisation.

Pour les ajouter à votre modèle, faites glisser chaque champ dynamique à l'endroit désiré, que ce soit dans l'objet de votre e-mail ou dans votre message par défaut.

Les champs dynamiques seront opérationnels en fonction des 3 catégories des déclencheurs d'automatisations suivants :

- Automatisations liées aux évènements
- Automatisations liées aux devis
- Automatisations liées aux factures

Les autres champs dynamiques (tels que Général, Client, Evènement etc.) seront également fonctionnels à condition qu'il y ai un lien avec votre automatisation.

3. Eléments dynamiques évènements

• {{LIEN_EVENEMENT_INTERNE}} : lien url de l'évènement
• {{PRENOM_NOM_DU_CHARGE_DE_PROJET}} : Prénom et Nom du Chargé de Projet de l'évènement
• {{CHARGE_DE_PROJET_ET_COORDONNEES}} : Coordonnées du Chargé de Projet de l'évènement
• {{UTILISATEURS_ADDITIONNELS}} : Prénom et Nom du ou des Utilisateurs additionnels de l'évènement
• {{UTILISATEURS_ADDITIONNELS_ET_COORDONNEES}} : Coordonnées du ou des Utilisateurs additionnels de l'évènement
• {{PROFILE_SOCIETE_RELIE}} : Profil de société relié à l'évènement
• {{STATUT_DU_SUIVI_EVENEMENT}} : Statut du suivi de l'évènement
• {{CODE_PERSONNALISE_EVENEMENT}} : Code personnalisé de l'évènement

Pour en savoir plus sur l'origine des informations de ces champs dynamiques, rendez-vous sur cette page.

4. Eléments dynamiques devis

• {{NUM_DOCUMENT_FINANCIER}} : Numéro du devis
• {{DATE_HEURE_OUVERTURE_DOC}} : Date d'ouverture du devis en ligne
• {{LIEN_DOCUMENT_FINANCIER}} : Lien URL du devis en ligne accessible pour des personnes externe à Lab Event
• {{DATE_ACOMPTE_DANS_DEVIS}} : Date d'acompte présente dans le devis
• {{DATE_DEVIS_A_SIGNER_AVANT_LE}} : Date de signature attendu dans le devis
• {{LIEN_EVENEMENT_INTERNE}} : Lien URL de l'évènement relié au devis
• {{LIEN_DOCUMENT_FINANCIER_INTERNE}} : Lien URL du PDF du devis accessible uniquement pour des utilisateurs de Lab Event
• {{PRENOM_NOM_DU_CHARGE_DE_PROJET}} : Prénom et Nom du Chargé de Projet de l'évènement relié au devis
• {{CHARGE_DE_PROJET_ET_COORDONNEES}} : Coordonnées du Chargé de Projet de l'évènement relié au devis
• {{UTILISATEURS_ADDITIONNELS}} : Prénom et Nom du ou des Utilisateurs additionnels de l'évènement relié au devis
• {{UTILISATEURS_ADDITIONNELS_ET_COORDONNEES}} : Coordonnées du ou des Utilisateurs additionnels de l'évènement relié au devis
• {{PROFILE_SOCIETE_RELIE}} : Profil de société relié au devis
• {{STATUT_DU_SUIVI_EVENEMENT}} : Statut du suivi de l'évènement relié au devis
• {{PRIX_DE_VENTE_HT}} : Prix de Vente HT du devis
• {{STATUT_DU_DOCUMENT_FINANCIER}} : Statut du devis
• {{CODE_PERSONNALISE_EVENEMENT}} : Code personnalisé de l'évènement relié au devis

Pour connaitre l'origine des informations de ces champs dynamiques, consultez cette page.

4. Eléments dynamiques factures

• {{DATE_ECHEANCE_FACTURE}} : date d'échéance présente sur la facture
• {{PX_VT_TTC}} : Prix de Vente TTC du devis
• {{LIEN_EVENEMENT_INTERNE}} : Lien URL de l'évènement relié au devis
• {{LIEN_DOCUMENT_FINANCIER}} : Lien URL de la facture accessible pour des personnes externe à Lab Event
• {{LIEN_DOCUMENT_FINANCIER_INTERNE}} : Lien URL du PDF du devis accessible uniquement pour des utilisateurs de Lab Event
• {{PRENOM_NOM_DU_CHARGE_DE_PROJET}} : Prénom et Nom du Chargé de Projet de l'évènement relié à la facture
• {{CHARGE_DE_PROJET_ET_COORDONNEES}} : Coordonnées du Chargé de Projet de l'évènement relié à la facture
• {{UTILISATEURS_ADDITIONNELS}} : Prénom et Nom du ou des Utilisateurs additionnels de l'évènement relié à la facture
• {{UTILISATEURS_ADDITIONNELS_ET_COORDONNEES}} : Coordonnées du ou des Utilisateurs additionnels de l'évènement relié à la facture
• {{PROFILE_SOCIETE_RELIE}} : Profil de société relié à la facture
• {{STATUT_DU_SUIVI_EVENEMENT}} : Statut du suivi de l'évènement relié au devis
• {{PRIX_DE_VENTE_HT}} : Prix de Vente HT de la facture
• {{STATUT_DU_DOCUMENT_FINANCIER}} : Statut de la facture
• {{CODE_PERSONNALISE_EVENEMENT}} : Code personnalisé de l'évènement relié à la facture

Pour connaitre l'origine des informations de ces champs dynamiques, visitez cette page.