Comprendre les permissions dans les rôles

En fonction des cases cochées, les utilisateurs pourront effectuer un certain nombre d'actions.
Celles-ci sont expliquées ci-dessous. Nous avons indiquées en bleu les permission de tous les modules : en fonction des options choisies, vous pouvez en voir plus ou moins. 

Les différents rôles attribués aux utilisateurs externes ne permettent pas de gérer des permissions. Les rôles des utilisateurs externes permettent de catégoriser les utilisateurs pour qu'ils aient accès à un modèle de mini site particulier.

Vous pouvez vous renseigner sur les utilisateurs externes ici.

A - Les permissions pour les rôles des utilisateurs internes

1 - Gestion des Sociétés Clientes

2 - Gestion des Contacts Clients

3 - Gestion des Prestataires - Sociétés

Voir : accès à la liste des prestataires.
Créer : créer de nouveau prestataire.
Modifier : modifier la base de données prestataire.
Supprimer : supprimer des prestataires de la base de données.
Modification des commissions : modifier le taux de commission par lieu ou prestation

4 - Gestion des Prestataires - Contacts

Voir : voir la liste des contacts prestataires. 
Créer : créer des contacts prestataires.
Modifier : modifier des contacts prestataires.
Supprimer : supprimer des contacts prestataires.
Importer/Exporter : importer/exporter dans Excel la liste des contacts prestataires.

5 - Gestion des Lieux/Prestations

6 - Gestion du catalogue

Voir : permet de voir les articles / regroupements de votre base de données
Créer : permet de créer des articles / regroupements
Modifier : permet de modifier des articles / regroupement à l'exception de l'onglet TARIFS
Supprimer : permet de supprimer des articles / regroupements
Exporter les articles : permet d'exporter la liste des articles / regroupements en Excel
Modifier le prix des articles : permet de modifier les tarifs des articles / regroupements ainsi que les périodes tarifaires

7 - Gestion des Evénements

Voir la liste des événements : voir la liste des événements.
Voir uniquement ses évènements : voir uniquement les événements qui leur sont attribués.
Créer : créer des événements.
Supprimer : supprimer des événements.
Exporter : exporter sur Excel la liste des événements

Brief

Voir le détail : voir le détail du brief de l'événement (suivi commercial, client, contenu de l'événement, lieux ou prestations sélectionnées)
Modifier : modifier le brief de l'événement.
Modifier ses évènements : modifier les informations de l'événement.
Modifier le commercial lié : modifier l'attribution de l'événement au différents commercial.

Les permissions de modification du brief ne vous donnent pas accès aux permissions suivantes : 

1- Modification des créneaux horaires depuis l'événement, le calendrier par lieux et prestations ou le Plan interactif (cf. partie Calendrier par lieux et prestations)

2- Ajout d'articles depuis l'événement, le calendrier par lieux et prestations ou le Plan interactif (cf. partie Devis)

Organisation (EN OPTION)
Voir le détail : voir le détail de l'organisation d'un événement 
Modifier : modifier les données dans l'onglet organisation de l'événement.
Modifier uniquement ses évènements : modifier les données de l'onglet organisation uniquement pour leurs propres événements.
Créer des modèles : créer des modèles d'organisation pour les événements.

Checklist (EN OPTION)
Voir le détail : voir les checklists créées pour un événement.
Modifier : modifier les checklists.
Modifier uniquement ses évènements : modifier les checklists uniquement pour leurs propres événements.
Créer des modèles : créer des modèles de checklists.

Invitation (EN OPTION)
Voir le détail : voir l'ensemble des invitations de l'événement.
Modifier : modifier les informations concernant les invitations de l'événement.
Modifier uniquement ses évènements : modifier les invitations uniquement pour leurs propres événements.

Tableau de Bord 
Voir le budget de l'événement : désactiver la visualisation du budget dans la vue PIPE. 

8 - Vue événements par semaine (EN OPTION)

Cette section sera visible uniquement si l'option est activée

Evènements vue par semaine (OPTION)
Voir : voir la vue par semaine des événements.
Modifier le modèle & les suivis : modifier les modèles et les suivi des événements.

9 - Présentation (EN OPTION)

Cette section sera visible uniquement si l'option est activée

Présentation (OPTION)
Créer présentation : donne accès à la section Présentations pour l'utilisateur et l'autorise à créer des présentations 
Voir présentation : autorise l'utilisateur à voir les présentations créées par les autres utilisateurs
Modifier présentation : autorise l'utilisateur à modifier une présentation
Supprimer présentation : autorise l'utilisateur à supprimer une présentation

Modèle(OPTION)
Créer modèle : autorise l'utilisateur à créer un modèle de présentation
Voir modèle : autorise l'utilisateur à visualiser un modèle 
Modifier modèle : autorise l'utilisateur à modifier un modèle
Supprimer modèle : autorise l'utilisateur à supprimer un modèle

10 - FINANCE

Export du déroulé dans l’Excel : autorise l'utilisateur à exporter le déroulé de l'événement dans Excel
Export du déroulé dans l'évènement : autorise l'utilisateur à exporter dans l'événement les prestations et les horaires du devis ou de la facture

Devis

Voir : autorise l'utilisateur à visualiser la liste des devis créés

Approuver : autorise l'utilisateur à approuver et modifier les devis selon les règles suivantes 

• Si la permission est cochée :
- L'utilisateur pourra approuver les devis
- L'utilisateur pourra modifier les informations du devis du devis liées à la partie achat et vente pour tous les statuts à l'exception des statuts des devis suivants : envoyé pour signature électronique, signé électroniquement, signé électroniquement (1/2) et signé électroniquement (2/2) où la partie vente est verrouillée à la modification. 

• Si la permission n'est pas cochée 
- L'utilisateur ne pourra pas approuver les devis
- L'utilisateur pourra modifier uniquement les informations du devis liées à la partie achat. La partie vente est verrouillée à l'exception des statuts de devis suivants :  Brouillon et Rejeté.

Attention : ces règles s'appliquent uniquement si les permissions Voir Créer et Modifier sont cochées simultanément

Voir uniquement sa propre liste : autorise uniquement la visualisation de sa propre liste de devis
Créer : autorise l'utilisateur à créer un devis
Modifier : autorise l'utilisateur à modifier tous les devis

La permission Modifier est aussi liée à l'ajout d'articles depuis la pop : 
Si cette permission n'est pas cochée, l'ajout d'article dans un événement sera rendu impossible depuis les onglets suivants :

- Evénement 
- Calendrier par lieux et prestations
- Plan interactif

- Ainsi que dans la vue article de l'événement : 

Modifier uniquement les siens : autorise uniquement la modification de ses propres devis
Supprimer : autorise la suppression de tous les devis
Supprimer uniquement les siens : autorise uniquement la suppression de ses propres devis
Suivi de devis : autorise l'utilisateur à modifier le statut du suivi du devis (envoyé au client - signé par le client - rejeté par le client)
Export Financier : autorise l'utilisateur à effectuer un export financier du devis dans Excel
Transformer en facture : autorise de transformer le devis en facture d'acompte ou facture

Factures

Voir : autorise l'utilisateur à visualiser toutes les factures

Approuver : autorise l'utilisateur à approuver et modifier les factures selon les règles suivantes 

• Si la permission est cochée :
- L'utilisateur pourra approuver les factures
- L'utilisateur pourra modifier les factures SAUF si les factures sont bloquées après modification (partie vente de la facture verrouillée à la modification)

• Si la permission n'est pas cochée 
- L'utilisateur ne pourra pas approuver les factures
- L'utilisateur pourra modifier uniquement les informations des factures liées à la partie achat. La partie vente est verrouillée à l'exception des statuts de factures suivants :  Brouillon et Rejeté.

Attention : ces règles s'appliquent uniquement si les permissions Voir Créer et Modifier sont cochées simultanément

Voir uniquement sa propre liste : autorise uniquement la visualisation de sa propre liste de factures
Créer : autorise l'utilisateur à créer une facture
Modifier : autorise l'utilisateur à modifier toutes les factures
Modifier uniquement les siens : autorise uniquement la modification de ses propres factures
Supprimer : autorise la suppression de toutes les factures
Supprimer uniquement les siens : autorise uniquement la suppression de ses propres factures
Champs analytiques : autorise l'utilisateur à visualiser et à modifier les champs analytiques présents sur la facture
Suivi de facture : autorise l'utilisateur à modifier le statut du suivi de la facture (envoyé au client - payée - payée en partie - litige)

Export Financier : autorise l'utilisateur à exporter sur Excel les données financières
Export Comptable : autorise l'utilisateur à exporter sur Excel les données comptables vente
Export règlements : autorise l'utilisateur à exporter sur Excel les données comptables règlements

Modifier les règlements client : autorise l'utilisateur à modifier les règlements : 
   - Depuis l'onglet PAIEMENTS dans l'événement
   - Depuis l'onglet PAIEMENTS dans la liste des paiements
   - Depuis l'édition d'une facture
   - Depuis la liste des factures - colonne PAIEMENT

BON DE COMMADE / BON DE RECEPTION

Voir : autorise l'utilisateur à visualiser tous les bons de commande / bons de réception
Créer : autorise l'utilisateur à créer un bon de commande / bon de réception
Supprimer les brouillons : autorise l'utilisateur à supprimer les brouillons des bons de commande / bons de réception
Suivi de bon de commande : autorise l'utilisateur à modifier le suivi du bon de commande

Envoyer pour approbation : autorise l'utilisateur à envoyer un bon de commande pour approbation. Une demande d'approbation est envoyée au superviseur choisi par email. 
Comment envoyer un bon de commande pour approbation ?

Approuver seul : autorise l'utilisateur à approuver seul un bon de commande / bon de réception. La signature de ce même utilisateur sera affichée en bas du bon de commande.
Approuver ceux des autres : lorsque l'utilisateur reçois un bon de commande pour approbation, l'utilisateur pourra approuver ce bon de commande / bon de réception des autres utilisateurs. La signature de ce même utilisateur sera affichée en bas du bon de commande.
Comment approuver un bon de commande ?

Suivi de bon de réception : autorise l'utilisateur à modifier le suivi du bon de réception.
Supprimer uniquement les brouillons : autorise l'utilisateur à supprimer uniquement les bons de commande / bons de réception en statut "brouillon"
Voir uniquement sa propre liste : autorise l'utilisateur à voir uniquement sa propre liste de bons de commande / bons de réception
Modifier : autorise l'utilisateur à modifier les bons de commande / bons de réception 
Modifier uniquement les siens : autorise l'utilisateur à modifier uniquement ses propres bons de commande / bons de réception
Transformer en bon de réception : autorise l'utilisateur à transformer un bon de commande en bon de réception

CVG

Voir : autorise l'utilisateur à visualiser toutes les Conditions générales de vente
Créer : autorise l'utilisateur à créer des Conditions générales de vente
Modifier : autorise l'utilisateur à modifier toutes les Conditions générales de vente
Supprimer : autorise la suppression de toutes les Conditions générales de vente

Achat

Voir : autorise l'utilisateur à visualiser toutes les factures d'achats fournisseurs 
Voir uniquement sa propre liste : autorise uniquement la visualisation de sa propre liste de factures d'achats fournisseurs 
Créer des achats : autorise à créer des factures d'achats fournisseurs 
Modifier : autorise l'utilisateur à modifier toutes les factures d'achats fournisseurs
Modifier uniquement les siens : autorise uniquement la modification de ses propres factures d'achats fournisseurs
Supprimer : autorise la suppression de toutes les factures d'achats fournisseurs
Supprimer uniquement les siens : autorise uniquement la suppression de ses propres factures d'achats fournisseurs
Export Comptable achat : autorise l'export comptable des facteurs d'achats fournisseurs 

Pour en savoir davantage concernant vos factures d'achats fournisseurs, cliquez ici

11- Statistiques

Voir les Statistiques quantitatives : autorise l'utilisateur à visualiser toutes les statistiques quantitatives
Voir uniquement ses propres Statistiques quantitatives : autorise uniquement la visualisation de ses propres statistiques quantitatives
Exporter les statistiques quantitatives : autorise l'export sur Excel de toutes statistiques quantitatives (statistiques événements et statistiques clients)
Voir les Statistiques financières : autorise l'utilisateur à visualiser toutes les statistiques financières
Exporter les statistiques financières : autorise l'utilisateur à exporter sur Excel toutes les statistiques financières
Voir uniquement ses propres Statistiques Commerciales : autorise l'utilisateur à visualiser uniquement SES  informations d'activités commerciales (les siennes uniquement)
Voir les Statistiques commerciales : autorise l'utilisateur à visualiser toutes les informations des activités commerciales (les siennes et ceux des autres)

12- Calendrier par Lieux et Prestations

Voir et créer ses calendriers : autorise l'utilisateur à visualiser et à créer son calendrier par salles
Partage du calendrier par lieux et prestations : autorise le partage du calendrier par lieux et prestations en interne et externe
Modifier les créneaux horaires dans le calendrier par lieux et par prestations : autorise la modification des créneaux horaires du calendrier par lieux et prestations et du planning de l'événement
Supprimer les créneaux horaires dans le calendrier par lieux et par prestations : autorise la suppression des créneaux horaires du calendrier par lieux et prestations et du planning de l'événement

13- Calendrier général

14- Plan interactif

Voir le plan interactif : autorise la visualisation du plan interactif
Partage du plan interactif : autorise le partage du plan interactif en interne et externe
Créer et modifier un évènement du plan interactif : autorise la création et la modification d'un évènement depuis le plan interactif
Supprimer un évènement du plan interactif : autorise la suppression d'un évènement dans le plan interactif.

Seuls les utilisateurs ayant le rôle "Admin" peuvent supprimer les événements du plan interactif. 
Les utilisateurs n'ayant pas ce rôle peuvent supprimer uniquement leurs propres événements du plan interactif.

15- Envoyer des Emails

16- Activités et Tâches

Cette permission fait référence à l'onglet tâches ainsi qu'aux commentaires et tâches ajoutés depuis les modules événement, client / client contact et prestataire / contact prestataire :

Voir : permet d'accéder à l'onglet Tâches ainsi que de voir les commentaires et tâches ajoutés.
Créer : permet de créer des commentaires et tâches
Modifier uniquement les siens : permet de modifier uniquement ses propres tâches et activités
Modifier : permet de modifier les tâches et activités de tous les utilisateurs
Supprimer uniquement les siens : permet de supprimer uniquement ses propres tâches et activités
Supprimer : permet de supprimer les tâches et activités de tous les utilisateurs
Exporter les tâches : autorise l'utilisateur à exporter sur Excel les tâches de tous les collaborateurs

17- Administration

Général

Modifier informations générales société : autorise la modification des informations générales sur la société (nom, logo, site internet, fuseau horaire...)
Créer et modifier les sociétés : autorise la création et la modification de sociétés
Supprimer une société : autorise la suppression d'une société

Site vitrine

Modifier site vitrine : autorise à définir le site vitrine par défaut (landing page ou votre site) pour vos lieux ou prestations

Formulaire Site

Cette section sera visible uniquement si le champ "Gestion des champs" est activé

Voir : autorise l'utilisateur à visualiser les langues créées par les autres utilisateurs
Créer : autorise l'utilisateur à ajouter une langue
Modifier : autorise à modifier une langue (nom, code de la langue, format du calendrier, traduction des mots sur les landing page et sur le mini site d'invitation)
Supprimer : autorise à supprimer une langue parmi la liste crée par l'utilisateur lui-même ou les autres utilisateurs

Gestion des utilisateurs

Voir la liste des utilisateurs : autorise à voir la liste des utilisateurs de sa société sur l'outil Lab Event
Créer :  autorise l'ajout d'un utilisateur
Modifier Tout : autorise à modifier la liste des utilisateurs (profil, signature mail, signature devis, configuration mail, choix personnalisés d'affichage, ouverture des liens et droits)
Modifier ses propres informations : autorise l'utilisateur à modifier uniquement ses propres informations présentes dans "Mon profil"
Modifier mot de passe : autorise l'utilisateur à modifier son mot de passe ET celui des autres utilisateurs
Modifier la photo : autorise l'utilisateur à modifier sa photo de profil ET celle des autres utilisateurs
Modifier le rôle : dans la section "Droits" autorise l'utilisateur à modifier son propre rôle ET celui des autres utilisateurs
Modifier le statut : autorise l'utilisateur à modifier son propre statut (actif/inactif) ET celui des autres utilisateurs
Modifier Email : autorise l'utilisateur à modifier son propre Email utilisateur ET celui des autres utilisateurs
Modifier son propre Email d'utilisateur : autorise l'utilisateur à modifier uniquement son email utilisateur

Modèles de mails

Modèles HTML

Voir : autorise à visualiser les modèles HTML ajoutés par les autres utilisateurs
Créer : autorise à ajouter un modèle HTML
Modifier : autorise à modifier un modèle HTML
Supprimer : autorise à supprimer un modèle HTML 

Pays

Zones

Modifier : dans "Gestion des zones géographiques", autorise à modifier la section zone géographique (ajout d'une zone, modification d'une zone, suppression d'une zone)

Gestion des champs

B - Les permissions pour les rôles des utilisateurs externes